高峰

隨著科技和電子信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用和普及，在辦公工作逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的今天，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，以便捷的非人工識(shí)讀性和信息存儲(chǔ)的高密度性成為了發(fā)展主流趨勢(shì)，因此如何有效對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的整理和保護(hù)成為了辦公室檔案管理人員必須要熟練掌握的一項(xiàng)技能。以唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)為例，現(xiàn)在幾乎所有行政文書檔案的生成方式發(fā)生了根本的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，所有的用戶個(gè)人以及用氣信息管理變更都是以電子信息為主。這些大量的電子文件，在給人們的生活和工作帶來了巨大的變化的同時(shí)，也給檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這樣的檔案是以電子文件為主要存在形態(tài)，那么檔案也自然以電子文檔的形式存在著，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有一定差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的以光盤、磁帶等為載體的檔案，而對(duì)這種檔案的保管設(shè)施和要求也越來越高。

檔案信息利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中。唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)有很多種終端設(shè)備和遠(yuǎn)傳設(shè)備負(fù)責(zé)收費(fèi)、計(jì)量、安全預(yù)警、管網(wǎng)更新等信息收集和傳輸，把這些檔案信息綜合、系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。作為燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理人員，對(duì)于各種電子檔案的收集整理，不失時(shí)機(jī)地為集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效信息，保障企業(yè)能夠快速發(fā)展，是檔案管理人員的必備的素質(zhì)。同時(shí)，有效信息的提取必須有一個(gè)“去粗取精”的過程，使得電子文檔的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，才能為檔案信息利用者提供更為完善的服務(wù)。在信息技術(shù)日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平，是勢(shì)在必得。

一、檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質(zhì)對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)及其它設(shè)備對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選進(jìn)行電子化加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次信息加工，然后再結(jié)合這些電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行文件級(jí)的管理，從而實(shí)現(xiàn)安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)生活提供安全、真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息管理模式。其優(yōu)點(diǎn)有：

1.提高文檔的利用效率?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門都是應(yīng)用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟，計(jì)算機(jī)已得到廣泛的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進(jìn)一步波及到了文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語音識(shí)別、文字掃描模式識(shí)別等方面的應(yīng)用已逐步進(jìn)入實(shí)用領(lǐng)域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2.明顯提高檔案信息的時(shí)效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細(xì)活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)繁鎖，且容易造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用價(jià)值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機(jī)讀形式的檔案，充分利用計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現(xiàn)二次文獻(xiàn)。

二、推進(jìn)檔案信息電子化的策略

1.慎重選擇技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對(duì)檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作緊密結(jié)合，同時(shí)利用軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動(dòng)轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到較大范圍的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2.加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息電子化的運(yùn)用體現(xiàn)在檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息電子化，必須進(jìn)行科學(xué)、合理、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。國(guó)家檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即可在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動(dòng)，及日后數(shù)據(jù)匯集的重復(fù)現(xiàn)象。

3.高度重視人才管理

推進(jìn)檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息電子化工作的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息電子化水平的提高。同時(shí)檔案工作的連續(xù)性較強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和積累，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善，所以一方面要抓好檔案干部的穩(wěn)定工作，另一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)培訓(xùn)，結(jié)合工作實(shí)際需要和未來的發(fā)展趨勢(shì)，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學(xué)以致用。掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，是當(dāng)前適應(yīng)實(shí)際工作的需要。目前已有相當(dāng)多的單位配備了專職網(wǎng)絡(luò)管理人員，如果能將檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)管理人員融合使用，筆者認(rèn)為將會(huì)對(duì)加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革提供一條新的捷徑。

（作者單位：唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司）