張馨月

人口計(jì)生檔案是人口和計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口和計(jì)劃生育措施的參考依據(jù)之一。人口計(jì)生檔案管理是重要的基礎(chǔ)性工作。隨著人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化的發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。下面就人口計(jì)生檔案信息化管理談幾點(diǎn)看法。

一、人口計(jì)生檔案信息化管理的必要性

（一）人口計(jì)生檔案信息化是人口計(jì)生工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果。國家人口計(jì)生委主任李斌在講話中明確提出“要把信息化作為人口計(jì)生事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先領(lǐng)域，推動(dòng)人口計(jì)生信息化實(shí)現(xiàn)新的跨越”。我們要充分利用信息科技手段即時(shí)、便捷、高效的特點(diǎn)，為人口計(jì)生管理工作服務(wù)。使人口和計(jì)劃生育工作由管理型向服務(wù)型、由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)化?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正成為一種必然趨勢(shì)。

（二）傳統(tǒng)方式檔案管理已不能適應(yīng)計(jì)生管理需要。傳統(tǒng)管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費(fèi)用較高。由于長時(shí)間保管檔案，檔案容易損壞，紙張容易發(fā)黃，易枯，易脆，尤其是在兌現(xiàn)獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)和生育審批時(shí)需長期高頻繁的調(diào)用相關(guān)檔案資料，既費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。原始的育齡婦女信息全部靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務(wù)的需求，并不能做到隨時(shí)收集，計(jì)生業(yè)務(wù)檔案已不能適應(yīng)目前計(jì)生管理要求。

（三）人口計(jì)生檔案信息化可以給計(jì)生部門帶來顯而易見的效果。通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，改造原有的檔案管理模式，省卻了傳統(tǒng)意義上的那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，提高了工作效率。不但能管理日益龐大的檔案信息，滿足快速查詢的需要，而且能有效地保護(hù)檔案原件，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本異地存放。通過利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常的統(tǒng)計(jì)、檢索工作，就能很快地查找到計(jì)劃生育家庭的檔案信息，在兌現(xiàn)計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)，生育審核等工作中，可以為群眾提供方便快捷的服務(wù)。

二、人口計(jì)生檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）建立和完善檔案信息化管理機(jī)構(gòu)是基礎(chǔ)。包括信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的組織效率;網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu);網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。各級(jí)人口計(jì)生部門成立檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案員既掌握檔案管理知識(shí)，又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要，形成縱橫關(guān)系協(xié)調(diào)的檔案信息化管理工作組織和人員體系。

（二）建設(shè)人口計(jì)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是核心。全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)中心、應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通道等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將各個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善和整合，形成網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。檔案采集、分類、整理、總結(jié)和儲(chǔ)存形成一條龍的系列管理，以實(shí)現(xiàn)人口計(jì)生檔案管理的信息化、科技化、智能化。引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)軟件以及網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，對(duì)人口計(jì)生情況進(jìn)行綜合管理和分析，鏈接有關(guān)的政府網(wǎng)站、政務(wù)公開系統(tǒng)等，將人口計(jì)生數(shù)據(jù)和生育審批、干部提職計(jì)生審核等需要接受群眾監(jiān)督的信息公布于眾，達(dá)到信息數(shù)據(jù)透明化、合理化。實(shí)現(xiàn)所有公民平等分享信息的作用，強(qiáng)化人口計(jì)生檔案的促進(jìn)功能、考核功能。因此，建設(shè)人口計(jì)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)于加強(qiáng)人口計(jì)生檔案信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。

（三）規(guī)范人口計(jì)生檔案的數(shù)據(jù)庫管理是關(guān)鍵。制定人口計(jì)生決策和方案的基礎(chǔ)是各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。如果人口數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或卷宗材料缺乏真實(shí)性，會(huì)直接導(dǎo)致整個(gè)決策失誤，工作失效，影響可持續(xù)發(fā)展。運(yùn)用先進(jìn)的人口計(jì)生檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)正好解決了這個(gè)難題，從數(shù)據(jù)采集，分析，建模到得出結(jié)論，制定相關(guān)政策都可以做到科學(xué)的計(jì)算，保證采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少冗余信息。同時(shí)，將計(jì)算機(jī)的運(yùn)算功能應(yīng)用到實(shí)際的人口計(jì)生數(shù)據(jù)調(diào)查中，不僅可以實(shí)現(xiàn)人口數(shù)據(jù)調(diào)查的規(guī)范化，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)從平面化到立體化的轉(zhuǎn)變，大大提高了人口計(jì)生工作的工作效率和縮短了調(diào)查的時(shí)間和步驟。另外，人口計(jì)生數(shù)據(jù)庫還具有容量大、分類齊全等優(yōu)勢(shì)，將人口計(jì)生工作中所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行同一處理和規(guī)劃，避免數(shù)據(jù)丟失或損壞，大大降低了人為的失誤率。

三、人口計(jì)生檔案信息化管理的保障措施。

（一）健全和完善工作制度。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求， 制定《計(jì)算機(jī)檔案信息服務(wù)管理規(guī)范》、《工作日志制度》、《檔案信息收集分析運(yùn)用共享制度》、《系統(tǒng)檢查和維護(hù)制度》等一系列適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，進(jìn)一步健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟，進(jìn)一步規(guī)范管理。

（二）保障資金投入。各級(jí)人口計(jì)生部門要積極爭取各級(jí)發(fā)改委、財(cái)政部門信息化項(xiàng)目的立項(xiàng)工作，要將信息化建設(shè)的硬件投入、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、應(yīng)用推廣和人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)納入年度人口和計(jì)劃生育事業(yè)費(fèi)預(yù)算，通過設(shè)立信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，建立穩(wěn)定的信息化建設(shè)財(cái)政投入機(jī)制，保證信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

（三）保障電子檔案的安全性和完整性。在管理中，一定要對(duì)計(jì)生檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時(shí)刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保檔案信息的安全性和完整性。

（作者單位：唐山市人口計(jì)生委）