董玲玲

檔案是經(jīng)濟社會發(fā)展的印跡，城建檔案更是城市建設發(fā)展的重要歷史性記錄，是城市、村鎮(zhèn)、廠企變遷的真實寫照，尤其是今后城市建設發(fā)展基礎設施維護、管理、改建、擴建等工作的重要依據(jù)。但目前城建檔案陳舊，不宜保存，電子化程度低，與城市建設發(fā)展不相適應。諸如南湖公園建設初期，受多種原因影響，檔案缺損嚴重，對南湖公園建設的精細度和內涵挖掘的深入度產生較大影響。結合當前工作實際，著眼今后城市建設發(fā)展，認為城建檔案工作必須堅持社會化、數(shù)字化和精細化管理模式，做到收集全面、管理規(guī)范、查詢方便，提高信息化綜合管理水平。

一、依托分級分類查詢處理平臺，完善檔案信息化管理的數(shù)字化程度。南湖公園是在原有采煤沉降區(qū)基礎上規(guī)劃建設而成，由于起步前屬規(guī)劃放棄區(qū)域，沒有設置專門的檔案管理機構，在檔案搜集管理范圍、類別、要求等方面不夠完善。南湖公園組建后，管委會高度重視南湖公園開發(fā)建設檔案的搜集整理和規(guī)范提升工作，在市檔案局指導下，對照標準設置專門檔案室和庫房，新增微機3臺，統(tǒng)一安裝適應現(xiàn)代化管理和信息化建設的河北科怡檔案管理軟件，采購檔案專用切割機和膠裝機等專用設備。同時，在完善硬件基礎上，對現(xiàn)存及新產生的城建檔案全部掃描錄入，基本做到了室藏檔案目錄計算機檢索。2010年，市檔案局在南湖召開唐山市“四城、一河、三島”檔案工作會議，現(xiàn)場組織參觀南湖管委會綜合檔案室，唐山電視臺《唐山新聞》節(jié)目專題報道。2010至2011年，管委會檔案工作受到市檔案局表彰，獲唐山市檔案工作先進單位榮譽稱號，《利用檔案，為城鎮(zhèn)面貌三年大變樣工作服務》獲唐山市第十五屆開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務成果一等獎。2011年，經(jīng)河北省機關檔案工作目標管理評審認定，南湖檔案管理工作達到AAA標準。但這還只是停留在管理效率提升層面，在充分、高效利用、保存現(xiàn)有檔案方面還有很大空間，特別是隨著檔案管理信息化和科技化推進，對檔案特別是城建檔案進行數(shù)字化管理尤其迫切，應該積極利用現(xiàn)代化信息技術，全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源，統(tǒng)一納入分級分類查詢處理平臺。重點和方向應把握住三點：一是建立健全網(wǎng)絡平臺目錄查詢系統(tǒng)，讓每個公民都能通過每個城建館藏的網(wǎng)上檔案館進行目錄查詢，減少實地查詢時間，提高館內查詢有效性。二是繼續(xù)完善和強化自助平臺索引網(wǎng)絡查詢，讓每一個城建館藏目錄均能通過自助查詢載體完成，并及時準確提交查檔申請，既能快速提升查詢效率，也能強化查詢數(shù)字化。三是全面強化檔案館內電子化查詢，力求將館藏檔案，包括城市地上、地下的建筑物、構筑物信息檔案全部掃描錄入，實現(xiàn)100%電子文檔化，一般查詢直接提供電子文檔查詢，并根據(jù)需要提供掃描復印文本，特殊需要的，經(jīng)申請可查詢原紙質文本正本或副本，以有效減少檔案破損。

二、積極拓展延伸領域和范圍，推進檔案信息化管理的精細化程度。僅就南湖公園而言，檔案資料還停留在開園以后建設層面，對以前的富含歷史性、人文性、民俗性、群眾性的檔案資料還偏少，還處在機關部門公文模式層面，程式化太強，精細化不足，覆蓋面不廣。要重點圍繞服務社會、服務群眾、服務城建發(fā)展這條主線，調整檔案管理思路，利用靈活的方式方法，加大對民間、百姓和各類機構散存檔案資料的征集力度，建立多元化館藏結構，推進檔案信息化管理精細化。一是轉變征集手段，由單靠行政手段向多種手段并用，加強橫向聯(lián)合，積極與各類團體協(xié)會、民間收藏機構和民間愛好者等方面保持聯(lián)系和協(xié)作，將反映自然風光、城市面貌、民風民俗、歷史變遷、重大事件（活動）的檔案材料收集進館。二是轉變收集內容，將所有涉及到人的檔案如房產檔案、交通檔案、基礎設施檔案等全部納入接收范圍，既讓檔案資源體系能夠覆蓋城建的各個領域，又實現(xiàn)檔案收集管理的精細化。三是轉變收集渠道，在互聯(lián)網(wǎng)和各種新聞媒體上建立城建檔案收集平臺，征集散落遺失各類檔案線索，動員全社會力量進行豐富完善，更好地實現(xiàn)精細化管理。在此基礎上，推進查詢的精細化，主要是以縣（市）區(qū)為單位，劃分城建檔案管理系統(tǒng)，下面細分縣域網(wǎng)格，明確相應檔案原本、副本（影印本、復印件）的主輔保存單位責任，建立起一鍵式市級檔案查詢平臺，讓公眾需求者通過網(wǎng)絡平臺兩三分鐘就能知曉有無、獲知所要查詢檔案的具體收藏檔案館址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等精細化項目，實現(xiàn)一站式查閱。

三、利用好民間機構和基層群眾的資源，提高檔案信息化管理的社會化程度。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，各種門類、各種載體的城建檔案大量產生，而有些單位和部門檔案工作的軟硬件設施相對滯后，影響了國家檔案資源的安全保管和有效利用。特別是南湖生態(tài)城經(jīng)歷了由廢棄、復建、再放棄、再復建的過程，再加上地震的原因，造成了大量歷史資料遺失、散落，及時搜集、完善檔案缺憾十分重要。一方面，可以按照優(yōu)化館藏結構的總體要求，面向經(jīng)濟社會各階層，探索性推出檔案寄存和代保管業(yè)務，為缺乏檔案管理能力的建筑施工企業(yè)和個人提供檔案寄存和代保管服務，不斷拓展館藏檔案的結構和價值。另一方面，可以對既屬家族代代相傳的資料，又可作為歷史見證檔案的資料，政府相關部門拿出相應的資金，鼓勵支持引入第三方檔案管理機構進行檔案寄存和代保管，特殊情況可由原持有單位（個人）進行檔案管理，并給予適當補貼。特別是唐山作為因煤而建、因煤而興的大市，始建于1878年的開灤煤礦，堪稱中國煤炭工業(yè)的活化石，也融合了南湖區(qū)域為重點的歷史性檔案，啟新水泥廠展館、大釗紀念館、地震科普館等也是如此。對這些大型企業(yè)、科普展館和一些收藏愛好者手中的往來書信、影像檔案也要進行收集歸納，通過簽訂檔案保管責任書等形式，使其融入整體管理體系，既可以完善檔案信息化管理模式，也可以提升檔案的收藏價值和人文藝術觀賞水準。

（作者單位：唐山市南湖生態(tài)城管理委員會綜合辦公室）