李曉新

摘要：近年來，國內(nèi)企業(yè)越來越重視對(duì)采購過程進(jìn)行監(jiān)督與管理，實(shí)際操作中存在片面強(qiáng)調(diào)對(duì)采購部門的控制，而忽視了把采購作為一個(gè)有機(jī)整體的控制。本文通過對(duì)采購過程的分解、采購決策影響因素的分析，提出了采購整體控制的對(duì)策與日常監(jiān)控的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：采購控制 采購關(guān)系人 產(chǎn)生機(jī)理 預(yù)防措施 重點(diǎn)監(jiān)控

目前國內(nèi)企業(yè)在采購控制過程中，普遍存在重視采購部門防止商業(yè)賄賂，而忽略了對(duì)采購過程涉及的其他環(huán)節(jié)的監(jiān)管與控制。

比較常見的做法是企業(yè)跟采購人員及供應(yīng)商簽訂“反商業(yè)賄賂承諾書”，企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度如“比價(jià)采購制度”、質(zhì)量管理體系中“供方選擇與評(píng)審制度”等等。雖然這些舉措能在一定程度上控制與規(guī)范采購行為，但其著眼點(diǎn)還是集中于采購部門一個(gè)部門，沒有把采購過程作為一個(gè)整體，進(jìn)行全局性的考慮。

在企業(yè)的正常運(yùn)作中，采購過程實(shí)際上是一種集體決策的行為，而采購部門僅僅是采購決策的實(shí)施者。整個(gè)采購鏈條上的人以不同的身份，不同的崗位職責(zé)影響著最終的采購決策。必須對(duì)整個(gè)采購過程進(jìn)行有效的控制，而不是僅僅盯著采購一個(gè)部門，監(jiān)督與控制才能達(dá)到滿意的效果。因此，有必要首先對(duì)整個(gè)采購過程做一番梳理，確定都存在哪些具體的階段、哪些角色，他們是如何來影響采購決策的。

1 采購過程分解

在實(shí)際操作中，最復(fù)雜的工業(yè)企業(yè)首次采購一般存在下面幾個(gè)階段：

①使用部門意識(shí)到某種必需的需求，并形成具體的采購需求。此階段使用部門必須綜合考慮各種因素，形成明確具體的，切實(shí)可行的采購需求。一般包括規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、等級(jí)、使用時(shí)間，甚至指定一個(gè)或幾個(gè)供應(yīng)廠商。

②采購需求傳遞到采購部門。采購部門根據(jù)采購需求，確定是屬于首次采購還是常規(guī)采購，首次采購較為復(fù)雜，可能需要與使用部門多次溝通采購需求，尋找新的供應(yīng)商商談采購需求，必要時(shí)與使用部門協(xié)商修訂采購需求。

③采購部門綜合各方面的信息，篩選一個(gè)或數(shù)個(gè)潛在的供應(yīng)商，確定需要實(shí)施的采購方式：單獨(dú)議價(jià)采購、競爭性報(bào)價(jià)采購、招投標(biāo)等方式進(jìn)行采購。

④與選定的供應(yīng)商簽訂合同。主要涉及規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、價(jià)格數(shù)量及合同條款的確定，并根據(jù)合同審批流程，完成各種審批程序，直至合同簽字蓋章。

⑤合同的履行與跟進(jìn)。

⑥到貨后入檢程序。貨到后，工程技術(shù)部門或使用部門的檢驗(yàn)人員要對(duì)到貨質(zhì)量根據(jù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，以完成質(zhì)量驗(yàn)證。

⑦檢驗(yàn)合格進(jìn)入生產(chǎn)線后，在線的檢驗(yàn)人員還需要對(duì)采購物品的使用效果進(jìn)行驗(yàn)證，判定合格、不合格或提出需改進(jìn)項(xiàng)。

⑧各種驗(yàn)證完成后，如后續(xù)需要持續(xù)采購，還要有一個(gè)新供方導(dǎo)入的程序以及后續(xù)的供方評(píng)審等等。

⑨貨款的結(jié)算。

總之，從上述的整個(gè)采購過程來看，一家新的供應(yīng)商，在成為認(rèn)可供方并實(shí)現(xiàn)正常供貨的道路上，面臨很多不可預(yù)測的因素，期間上述的9個(gè)階段無論哪個(gè)階段出現(xiàn)問題，都可能會(huì)出現(xiàn)反復(fù)的情況，都是能夠影響采購過程正常運(yùn)行的關(guān)鍵性因素，從而也成為供應(yīng)商緊盯的環(huán)節(jié)。

2 采購決策的影響者

經(jīng)過對(duì)上述過程的梳理，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)采購決策有重要影響的各個(gè)崗位就一一浮現(xiàn)，我們可稱之為采購關(guān)系人。

①使用部門人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人，即提出采購需求的人員。

②采購人員及采購分管領(lǐng)導(dǎo)。

③進(jìn)貨入檢人員。

④使用效果驗(yàn)證人員。

⑤技術(shù)負(fù)責(zé)人。

⑥財(cái)務(wù)結(jié)算人員及負(fù)責(zé)人。

有很多現(xiàn)實(shí)的案例都說明了任何一個(gè)采購關(guān)系人都可能對(duì)采購決策產(chǎn)生決定性的影響。

以進(jìn)貨檢驗(yàn)為例，尊重隱私起見，暫且稱某公司為A公司。A公司長期使用的采購自B公司的某種材料，一直以來存在采購價(jià)格偏高的現(xiàn)象。采購部門為降低采購成本，不斷尋找價(jià)格較低的合格供應(yīng)商，但每次試用的時(shí)候，總是進(jìn)貨檢驗(yàn)不合格，新供應(yīng)商的產(chǎn)品始終無法通過驗(yàn)證。采購人員逐漸開始懷疑檢驗(yàn)環(huán)節(jié)中可能存在問題，于是就想了一個(gè)辦法，隨機(jī)選擇了一種之前進(jìn)貨檢驗(yàn)未合格的材料，與B公司材料的包裝進(jìn)行了對(duì)換，并將這兩種對(duì)換了包裝的材料，同時(shí)送到了進(jìn)貨檢驗(yàn)人員處，檢驗(yàn)報(bào)告如以前一樣：B公司材料合格，另一家不合格。為徹底排除偶發(fā)事件的影響，采購人員如法炮制，又連續(xù)進(jìn)行了2次進(jìn)貨檢驗(yàn)，檢驗(yàn)報(bào)告始終是B公司包裝的材料合格。于是真相大白，經(jīng)過調(diào)查，B公司系該名檢驗(yàn)人員持有隱性股份的公司。

實(shí)際上在現(xiàn)實(shí)的生活中，對(duì)于一些技術(shù)要求復(fù)雜、需要多次或長期調(diào)試、對(duì)產(chǎn)品適用性有較高要求的產(chǎn)品來說，供應(yīng)商為迅速打進(jìn)供應(yīng)鏈中，公關(guān)的首要對(duì)象早已排除了采購人員，工程技術(shù)人員及檢驗(yàn)人員才是他們公關(guān)的重點(diǎn)。

在采購過程中有如此多的擁有影響力的采購關(guān)系人，僅僅通過對(duì)采購人員的行為進(jìn)行監(jiān)控與管理顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須建立有效的機(jī)制，將其他的采購關(guān)系人也納入相應(yīng)的管理。

3 完善采購控制的對(duì)策

3.1 制定對(duì)策的原則

制定相關(guān)對(duì)策必須符合三個(gè)原則：一是將所有的采購關(guān)系人均納入采購監(jiān)管的視野；二是建立行之有效的制度，在保證效率的前提下，形成互相制衡的局面，避免出現(xiàn)內(nèi)部人控制的情況發(fā)生；三是能公開透明的部分盡可能地公開化、透明化。

3.2 具體措施

①根據(jù)不同采購關(guān)系人的崗位職責(zé)的特點(diǎn)，及對(duì)采購決策發(fā)生影響的產(chǎn)生機(jī)理，制定相關(guān)的預(yù)防措施，促使這種影響向正面發(fā)展。

②對(duì)某些關(guān)鍵性的采購關(guān)系人崗位，根據(jù)實(shí)際情況，可實(shí)行雙崗制或輪崗制。

③建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商、價(jià)格等信息的收集與整理。了解材料的主要供方，材料成本的主要構(gòu)成部分及影響各構(gòu)成部分成本的主要因素。掌握材料的歷史價(jià)格變動(dòng)及預(yù)測未來的價(jià)格變動(dòng)。

④采購人員的輪崗制度。可實(shí)行部門內(nèi)或跨部門的輪崗，對(duì)于大多數(shù)的企業(yè)來說，這是行之有效的簡單辦法。

⑤采購部門引入采購工程師。要求具有較深厚的理工科背景，負(fù)責(zé)一些對(duì)技術(shù)要求較高的采購工作，這樣無論是在與供應(yīng)商，還是與使用部門的溝通中，會(huì)避免出現(xiàn)信息溝通能力不對(duì)稱的情況。

⑥尊重“契約精神”。簽訂合同是為了執(zhí)行合同。執(zhí)行合同的過程往往最能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平與企業(yè)文化的真實(shí)狀態(tài)。嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行合同，是提高管理效率的要求，也是減少“吃拿卡要”現(xiàn)象的必要前提。企業(yè)要珍惜良好的信用記錄，良好的信用記錄是企業(yè)的資源，最終必將回饋給企業(yè)自身。

⑦將不需保密的、能夠公開的物品的價(jià)格信息，在規(guī)定的范圍內(nèi)定期公開，既有利于監(jiān)控，又能給予采購人員以降低成本的動(dòng)力。

3.3 重點(diǎn)監(jiān)控

除了在機(jī)制上面的調(diào)整以外，在具體的采購行為中，也有必要對(duì)問題易發(fā)、多發(fā)的采購行為做重點(diǎn)監(jiān)控。

①首次采購物品。首次采購物品由于缺乏采購歷史，一般情況下，對(duì)供應(yīng)商及價(jià)格均需要時(shí)間進(jìn)行深入的了解，而且某些物品短期內(nèi)也無法全面地掌握必要的情況。有的供應(yīng)商甚至?xí)龅綖榱颂囟ǖ目蛻?，將產(chǎn)品的牌號(hào)或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做些實(shí)際上換湯不換藥的變更，以防止存在不同人詢價(jià)會(huì)有價(jià)格差異的現(xiàn)象，從而避免落下口實(shí)。這就給一些不良行為的產(chǎn)生提供了有利的機(jī)會(huì)。震驚全國的高鐵腐敗案，全新的線路系統(tǒng)、全新的列車、全新的配套設(shè)備，又經(jīng)歷幾年的快速發(fā)展累積，發(fā)生這樣的事情，實(shí)際上沒什么令人吃驚的。

②專用設(shè)備的定制。許多專用設(shè)備的定制，需要需求方與供應(yīng)商之間進(jìn)行緊密的配合，確定明確的技術(shù)要求與指標(biāo)參數(shù)。而達(dá)到同樣的效果，各供應(yīng)商之間的報(bào)價(jià)可能會(huì)有比較大的差異，主要原因有供應(yīng)商技術(shù)水平的差異，選用備品備件的檔次及其他方面的成本差異。在評(píng)價(jià)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)及性價(jià)比的方面，存在較大的難度，這一過程往往主要由需求方的工程技術(shù)人員主導(dǎo)，采購人員起輔助作用，話語權(quán)降低。不良供應(yīng)商會(huì)千方百計(jì)地運(yùn)用不正當(dāng)?shù)男袨?，努力公關(guān)直接負(fù)責(zé)的工程技術(shù)人員。

③新供應(yīng)商引入階段或供應(yīng)商更替階段。在此過程期間，有供應(yīng)商會(huì)采取一些不正當(dāng)?shù)氖侄蝸砑訌?qiáng)公關(guān)力度，往往會(huì)涉及到采購品驗(yàn)證與使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，以期加快推進(jìn)認(rèn)證，及早正常供貨。而且即使是在正常供貨后，這種行為往往也會(huì)持續(xù)很長的時(shí)間。如果在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，這種情況形成一種慣例的話，勢(shì)必對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

④國外公司在中國的經(jīng)銷商。某些國外的公司深諳中國國內(nèi)的商業(yè)環(huán)境，為規(guī)避中國或其所在國反商業(yè)賄賂法律的制裁，紛紛在國內(nèi)發(fā)展經(jīng)銷商或類似的機(jī)構(gòu)來銷售自己的產(chǎn)品。本質(zhì)上是把自己不方便實(shí)施或不能實(shí)施的行為轉(zhuǎn)給經(jīng)銷商來運(yùn)作，而許多經(jīng)銷商對(duì)此也是心知肚明。當(dāng)面對(duì)此類經(jīng)銷商時(shí)，尤其要注意。

⑤基建采購方面?；ú少弻?duì)于某些缺乏專業(yè)人員的中小企業(yè)來說，控制采購過程是比較困難的事情。即使對(duì)于擁有相關(guān)專業(yè)人員及基建采購經(jīng)驗(yàn)的大型企業(yè)來說，基建采購控制由于頭緒較多、采購物資繁雜，其中又與進(jìn)度控制管理相交叉，再加上大型企業(yè)的基建規(guī)模往往很大，規(guī)范的基建的采購控制也非易事。當(dāng)采購控制管理不當(dāng)，容易出現(xiàn)一定程度的混亂狀態(tài)，許多不當(dāng)行為趁亂出現(xiàn)的幾率就會(huì)比較高。

⑥招投標(biāo)環(huán)節(jié)。從制度安排的角度來看，招投標(biāo)制度是一項(xiàng)比較好的制度安排。但任何安排都是有利有弊，無論是國內(nèi)國外、無論是政府項(xiàng)目還是商業(yè)項(xiàng)目，在招投標(biāo)過程中的舞弊現(xiàn)象屢見不鮮。國內(nèi)的某些領(lǐng)域，招投標(biāo)甚至成為許多違規(guī)違法行為的遮羞布而大行其道。即使是在表面上看似規(guī)范的招標(biāo)過程，陪標(biāo)、投標(biāo)人私下交易輪流坐莊的行為也是經(jīng)常會(huì)見到。因此，大量的招投標(biāo)行為有時(shí)會(huì)產(chǎn)生令人尷尬的結(jié)果，通過招投標(biāo)采購的中標(biāo)價(jià)格高于正常采購中能夠商談到的最低價(jià)格。制度的安排并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。對(duì)于招投標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真分析什么類型的采購需要采用招投標(biāo)的方式，防止片面強(qiáng)調(diào)招投標(biāo)方式在降低采購成本或防止腐敗中的重要作用。

⑦財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)。還有一個(gè)環(huán)節(jié)也是不可忽略的，那就是財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)。在一些管理不規(guī)范的企業(yè)，往往會(huì)出現(xiàn)一些不合理的現(xiàn)象。比如說，合同簽了，貨也供了，根據(jù)合同條款的規(guī)定，應(yīng)該向供應(yīng)商付款了，但有時(shí)候財(cái)務(wù)會(huì)以各種真實(shí)或不真實(shí)的理由推脫，要求推遲付款。而供應(yīng)商此時(shí)基本處于弱勢(shì)地位，為及早收回應(yīng)收賬款，也會(huì)有一些不良行為的發(fā)生。

綜上所述，企業(yè)在規(guī)范采購控制的過程中，應(yīng)具有整體化的視角，全面分析影響采購決策的相關(guān)因素，制定對(duì)策并重點(diǎn)監(jiān)控。

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