曾菊香

我國福利彩票發(fā)行的目的是籌集福利資金，發(fā)展社會福利和社會救助事業(yè)，發(fā)行宗旨可以用八個字概括：即，“扶老、助殘、救孤、濟困”。隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，彩票事業(yè)得到迅猛發(fā)展，彩票業(yè)務(wù)的不斷拓展、新型玩法的出現(xiàn)、事業(yè)單位改革以及人事的不斷變化，再加上一些原始彩票票據(jù)的回收、對一些彩票站點如何進行管理等等對檔案的有效管理提出了一些新的要求。而福彩行業(yè)的檔案不僅具有檔案的共性，還具有彩票行業(yè)的特殊性。彩票檔案作為一種寶貴的信息資源。如果沒有得到有效管理，將會對單位和國家的發(fā)展造成一定的損失。面對這種形勢，如何管理好彩票檔案以實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，成為檔案信息化建設(shè)中的一個重要問題。

一、檔案室的選擇是重點

由于彩票發(fā)行游戲種類較多，技術(shù)更新較快，市場形勢瞬息變化，任何新游戲的上市和舊游戲的退市、各種游戲促銷方案和發(fā)行方式的改變、系統(tǒng)更換和升級改造等等，管理的站點多，因此，必須選擇一個合適的檔案室。從檔案安全的角度來看，不宜將檔案室設(shè)在辦公樓的最底層和頂層，門窗應(yīng)專門加固，以防盜竊。檔案室和辦公室必須分開。同時，檔案室要具備防火防蟲防潮功能，實踐證實，檔案室的科學(xué)選擇，是做好檔案保密、維護檔案平安的基本保障。

二、做好安全防護工作是關(guān)鍵

福彩檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認(rèn)知，在保證公開、公平、公正的情況下如何保護好彩票資源這就要求我們做好彩票的保密和安全工作（特別是“刮刮樂”這一類即開型彩票），這項工作做得好和壞，將直接影響到單位的利益和社會的穩(wěn)定。

1、嚴(yán)格執(zhí)行《國家秘密保密期限的規(guī)定》的規(guī)定。設(shè)立保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保彩票檔案的安全。特別是沒有出售的彩票的安全，對于一些沒有價值的彩票、文字資料及時進行銷毀。

2、做好彩票檔案收集過程中的保密工作。保存檔案的根本目的是為了利用檔案。一份檔案有沒有利用價值，必須經(jīng)過專業(yè)人士的甄別，去偽存真，有利用價值的才能進入庫房進行保存。收集福彩檔案時凡是記載和反映福彩活動具有保存價值的各種形式（包括文件、圖表、聲像、實物）的歷史記錄都要歸檔。歸檔可以按照年度，也可以根據(jù)上下級關(guān)系。歸檔后的資料要確定保管期限，甚至可以規(guī)定出是不是秘密檔案。只有把檔案進行有效歸檔才能合理的利用檔案。當(dāng)檔案需要外借時，凡對涉及本部門的一些在一定時期和一定場合具有保密性質(zhì)的檔案（如銷售數(shù)據(jù)、突發(fā)事件、人事檔案等），要嚴(yán)格把關(guān)，按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不該開放利用的或不屬知密范圍的人都果斷不予提供，避免造成失密和損失。

3、電子檔案的有效管理。隨著電子網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，福彩檔案管理也進入了信息化時代。很多檔案的保存不僅有紙質(zhì)，而且有電子檔案。如果保管不善，電子檔案更容易泄密。為使檔案工作跟上福利彩票事業(yè)發(fā)展的需要，必須及時配置了檔案管理專用計算機，安裝了檔案管理軟件，對主要文件進行計算機輸入，建立起了全部文件的電子目錄。對上級部門關(guān)于彩票業(yè)務(wù)的來文進行了掃描錄入，形成完整的電子文檔。同時，對以前的紙質(zhì)歸檔文件逐步進行計算機輸入，為將來通過網(wǎng)絡(luò)查閱和利用歸檔文件打下基礎(chǔ)。電子檔案管理要有專人負責(zé)，未經(jīng)許可不得私自拷貝、下載和外借。對未公開的檔案資料數(shù)據(jù)做好保密工作；對于重要文字，聲像，圖畫、照片要進行編碼處理；利用計算機系統(tǒng)查詢檔案利用工作時，不得對系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資料隨意修改、更換、刪除。電腦進行定期檢測和殺毒。用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時期的檔案工作。要有新思路、新方法，探究在檔案開放利用和平安保密工作中出現(xiàn)的新新問題、新特征、新要求。如對電子文件的完整、平安保密等新問題，應(yīng)該是在充分利用電子文件的過程中加強保密工作，在加強保密工作的過程中促進電子文件的利用。

三、完善福彩檔案管理制度是保障

福彩檔案文件類多量大，工作繁雜，當(dāng)前很多地方的福彩檔案管理不夠規(guī)范。沒有規(guī)矩不成方圓，因此，必須完善檔桿管理制度來加強對福彩檔案的管理。

1、建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。加強對檔案工作的管理和領(lǐng)導(dǎo)，檔案實體實行集中統(tǒng)一管理領(lǐng)導(dǎo)。

2、加強檔案的歸檔工作，檔案的歸檔應(yīng)有專人負責(zé)，任何單位和個人不得私自截留檔案。

3、配置專兼職檔案人員，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

4、建立完整的檔案收集、歸檔、保管、利用、保密、鑒定、安全、新載體檔案等各項制度。加強福彩檔案的日常管理。重要檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案借閱完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

四、積極開展培訓(xùn)工作，提高福彩檔案管理質(zhì)量。每年組織開展一至兩次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以《檔案法》《保密法》等為學(xué)習(xí)內(nèi)容?？梢匝垖ｉT從事檔案工作的專家為大家講課，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案的內(nèi)容和基本原則、檔案的收集和整理、檔案的管理利用及檔案的保護注意事項，特別是檔案制定分類要科學(xué)謹(jǐn)慎，在做好有計劃、有要求、有檢查、有總結(jié)的檔案管理工作的同時保證硬件設(shè)施安全。對福彩檔案提供者和檔案利用者加強教育，提高他們的檔案意識和保密意識，自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護國家、集體和個人合法權(quán)益。

福彩檔案工作，任重道遠。加強監(jiān)管、完善監(jiān)督機制，使檔案管理工作更好地為福彩發(fā)行工作服務(wù)、為福利彩票事業(yè)發(fā)展服務(wù)、為全社會公眾利益及民生建設(shè)服務(wù)。（作者單位：湖南省冷水江市民政局）