周璐

摘要：《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》印發(fā)后，檔案工作的重要性被越來(lái)越多的關(guān)注和認(rèn)同。在欠發(fā)達(dá)的青藏高原，青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案工作者也如沐春風(fēng)。新形勢(shì)下檔案工作的重要程度不言而喻，而如何將檔案工作做實(shí)、做細(xì)、創(chuàng)新檔案工作、深挖檔案資源，為單位的高效運(yùn)行和資源共享提供服務(wù)也成為需要深度思考和亟待解決的課題。筆者結(jié)合自身工作實(shí)際，就青海省監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行回顧和解剖，就存在的一些問(wèn)題進(jìn)行探討和分析，并提出今后將檔案信息資源如何科學(xué)管理和優(yōu)化利用的新思路。

關(guān)鍵詞：監(jiān)獄檔案；管理利用

一、青海省監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀

（一）青海省監(jiān)獄系統(tǒng)歷史沿革

監(jiān)獄是依照法律對(duì)罪犯實(shí)施懲罰與改造的機(jī)關(guān)。青海的監(jiān)獄事業(yè)起步于1951年，嚴(yán)格執(zhí)行中央關(guān)于向邊遠(yuǎn)地區(qū)移民屯墾的決策和“穩(wěn)步地分期分批向地廣人稀地區(qū)轉(zhuǎn)移”的精神，承接了全國(guó)大部分調(diào)入罪犯，截至到1985年年底，青海累計(jì)收押全國(guó)調(diào)犯164612名，占總押犯的72.5%，并多以反革命犯和舊社會(huì)渣滓居多。調(diào)入罪犯促進(jìn)了本省經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)的繁榮，在特殊的歷史時(shí)期，對(duì)鞏固人民民主政權(quán)，保衛(wèi)社會(huì)主義革命和建設(shè)作出了巨大貢獻(xiàn)。截至到1985年年底，勞改系統(tǒng)共有勞改支隊(duì)級(jí)單位20個(gè)，其中工廠5個(gè)，農(nóng)場(chǎng)11各，公司和醫(yī)院共4個(gè)。至今，青海的監(jiān)獄系統(tǒng)在64年來(lái)歷經(jīng)由小到大，由膨脹到收縮，由動(dòng)蕩到相對(duì)穩(wěn)定的演變，現(xiàn)已成為青海省直機(jī)關(guān)中管理人員和類(lèi)別最多、業(yè)務(wù)涉及的行業(yè)和部門(mén)最廣的單位，現(xiàn)轄14個(gè)縣級(jí)單位，其中有押犯監(jiān)獄8所，為維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，預(yù)防和減少犯罪，保障社會(huì)長(zhǎng)治久安，促進(jìn)全省政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展做出了積極的貢獻(xiàn)。

（二）監(jiān)獄發(fā)展背景下的檔案管理工作情況

從20世紀(jì)50年代至今，青海監(jiān)獄系統(tǒng)都沒(méi)有屬于自己的檔案館，也沒(méi)有嚴(yán)格意義上的科學(xué)管檔和依法治檔。在檔案事業(yè)的發(fā)展的良好機(jī)遇期，在各項(xiàng)條件都趨于成熟的情況下，監(jiān)獄局黨委高瞻遠(yuǎn)矚，決定建立青海省監(jiān)獄局檔案館，于2014年抽調(diào)全省監(jiān)獄系統(tǒng)的優(yōu)秀檔案工作者投入到大量的檔案整理工作中。由于檔案數(shù)量多、涉及的部門(mén)類(lèi)別多、內(nèi)容的領(lǐng)域分布廣、時(shí)間跨度長(zhǎng)，此次檔案的統(tǒng)一整理工作呈現(xiàn)數(shù)量多、時(shí)間緊、任務(wù)重的特點(diǎn)。

二、青海監(jiān)獄系統(tǒng)檔案工作目前呈現(xiàn)的主要問(wèn)題

（一）檔案數(shù)量多、分類(lèi)亂、內(nèi)容雜

監(jiān)獄系統(tǒng)較之其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位有其特殊性。押犯多、干警多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量就多；部門(mén)多、類(lèi)別雜，檔案的分類(lèi)和層次就多；各押犯單位分布跨越青海省行政區(qū)域的一半以上，交通的制約使各單位自成一體，自行保管的檔案也有不同的分類(lèi)方法和層次，并且內(nèi)容涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、建筑業(yè)、監(jiān)管改造、警務(wù)、人事等，種類(lèi)繁雜。

（二）檔案資源流失嚴(yán)重

1. 歸檔和保管環(huán)節(jié)的不嚴(yán)謹(jǐn)造成檔案資源流失嚴(yán)重。由于檔案工作人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，歸檔比較隨意，加之缺少有力的制度規(guī)范，有些具有保存價(jià)值和涉及個(gè)體利益的文件材料沒(méi)有做到應(yīng)歸盡歸，也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋４婀ぷ?，造成檔案資源的流失。加之依法治檔的觀念薄弱，有的文件在登記和查閱等過(guò)程中甚至遭到人為破壞。

2. 自然災(zāi)害也使檔案的保存延續(xù)雪上加霜。青海歷史上發(fā)生過(guò)的地震、火災(zāi)、鼠疫等自然災(zāi)害也使部分檔案損毀嚴(yán)重，有的丟失，有的化為灰燼。

三、產(chǎn)生檔案工作矛盾和問(wèn)題的原因分析

1. 監(jiān)獄布局調(diào)整給檔案整理工作造成了極大的困難。在特殊的歷史時(shí)期里，青海監(jiān)獄系統(tǒng)承擔(dān)了全國(guó)一大部分勞動(dòng)改造的服刑人員，由于各押犯區(qū)域地盤(pán)分散、人數(shù)眾多造成青海監(jiān)獄系統(tǒng)的部門(mén)多，類(lèi)別雜、職能散的特點(diǎn)。各部門(mén)的登記整理方法也不一致，層次繁瑣、或者分類(lèi)不科學(xué)，檔案整理質(zhì)量也不盡如人意。隨著監(jiān)獄系統(tǒng)的布局調(diào)整和改革，分布在全省的監(jiān)獄、農(nóng)場(chǎng)幾經(jīng)裁撤和合并，人員更迭，在檔案的完善、整理和移交過(guò)程中為了完成任務(wù)重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量，匆匆?guī)н^(guò)、草草了事，給后期的整理工作帶來(lái)極大的不便。在老一代監(jiān)獄人在戈壁荒灘艱苦創(chuàng)業(yè)的時(shí)期，檔案的保管條件極差，最終導(dǎo)致檔案的潮濕、霉變、蟲(chóng)蛀、碳化、破損等情況較多，給檔案的修復(fù)和數(shù)字化處理帶來(lái)極大的困擾。

2. 監(jiān)獄的職責(zé)和工作重心使檔案工作的重視度缺失。監(jiān)獄是國(guó)家的刑罰執(zhí)行機(jī)關(guān)，承擔(dān)的是改造和懲罰罪犯的職責(zé)。在監(jiān)獄，一切工作以教育改造為主，安全穩(wěn)定大于天。所以，在歷任領(lǐng)導(dǎo)和一代代監(jiān)獄干警對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付對(duì)外調(diào)查檔就行，并沒(méi)有多大的重要性。輕視檔案工作的思想表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，這是無(wú)法適應(yīng)檔案管理要求的。

3. 檔案工作管理力量薄弱，手段陳舊單一。大部分檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在檔案的收集、登記和管理歸檔等程序中本來(lái)就存在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，加之單位應(yīng)該給予檔案工作的重視程度也很低，沒(méi)有完善的配套硬件設(shè)施和創(chuàng)新的技術(shù)支持，沒(méi)有業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)等等，導(dǎo)致檔案工作人員業(yè)務(wù)能力和水平的提升無(wú)法得到有效保障，在檔案工作中表現(xiàn)為技能水平不高、業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，科學(xué)和依法治檔的理念淡薄。

四、如何高效管理和利用檔案資源的對(duì)策

（一）科學(xué)管理

1. 規(guī)范收集、立卷歸檔、鑒定、登記制度

文件收集是檔案工作第一個(gè)環(huán)節(jié)，收集不到位，今后無(wú)法彌補(bǔ)，所以在第一個(gè)環(huán)節(jié)就要把工作做扎實(shí)，以往有多少文件就歸多少文件，而不主動(dòng)徹底收集的是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。對(duì)由于主觀因紊造成的歸檔不齊全、不完整，建議建立檔案人員工作目標(biāo)責(zé)任制，對(duì)立卷單位實(shí)行包干管理，對(duì)有保存價(jià)值的檔案要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，要嚴(yán)格執(zhí)行單位編制的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案規(guī)定。嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局8、9、10號(hào)令確定歸檔文件材料的保管期限，由于鑒定標(biāo)準(zhǔn)不易統(tǒng)一，應(yīng)選擇一名精通業(yè)務(wù)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不應(yīng)歸檔的堅(jiān)決剔除。改進(jìn)優(yōu)化設(shè)計(jì)“查借閱（檔案）登記表”，保證檔案利用統(tǒng)計(jì)的便捷、準(zhǔn)確。

2. 推動(dòng)紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理

檔案是人類(lèi)使用各種記錄工具載錄的信息，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存起來(lái)的歷史記錄，它是原稿第一手材料，是一種文獻(xiàn)。紙質(zhì)檔案直觀，信息存貯量小，共享性差，不便于查閱，電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠(yuǎn)距離傳播。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件正在逐步取代以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件。紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前檔案管理的實(shí)際情況，在未來(lái)一時(shí)期內(nèi)電子檔案還不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過(guò)度，這是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，紙質(zhì)文件與電子文件特點(diǎn)各異，配套管理可揚(yáng)長(zhǎng)避短，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。因而目前只有做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同管理——雙軌制管理，才能更好地迎接無(wú)紙化時(shí)代的到來(lái)，實(shí)現(xiàn)最為理想的檔案管理。

3. 提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)重視程度

從眾多單位檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不清，重視不夠，不管是從單位領(lǐng)導(dǎo)還是干部職工，都沒(méi)能引起足夠的重視，甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展。單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的地位作用作出新的定位，進(jìn)一步增強(qiáng)做好新形勢(shì)下檔案工作的緊迫感和責(zé)任感，在檔案制度化、規(guī)范化建設(shè)上給予最大程度的資金和技術(shù)支持，努力開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面，取得檔案管理的新突破。

4. 加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

檔案管理工作水平的高低是決定單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，更好的管理檔案，人員的因素必不可少。檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性較強(qiáng)，綜合性高的工作，因此，其對(duì)于從業(yè)人員的要求也較高。必須明確好、制度化規(guī)范檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來(lái)完善隊(duì)伍建設(shè)。其次，應(yīng)不斷開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)與實(shí)踐性的培訓(xùn)活動(dòng)與交流，扎實(shí)檔案管理的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)崗位責(zé)任感和依法治檔的法律意識(shí)，進(jìn)一步提升管理經(jīng)驗(yàn)，確保檔案工作隊(duì)伍的整體水平。

（二）優(yōu)化利用

1. 推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，共享信息資源

長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，人們習(xí)慣于手工檢索，沿用傳統(tǒng)的分類(lèi)管理方法，缺乏信息意識(shí)和創(chuàng)新精神，信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，管理方式單一。檔案材料形成時(shí)間跨度長(zhǎng)，要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息，僅靠人工檢索和調(diào)閱，耗時(shí)費(fèi)力，效率低下，長(zhǎng)期頻繁的查閱和磨損也不利于檔案的保存，這就需要實(shí)行數(shù)字化、信息化管理。事實(shí)上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來(lái)，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在檔案數(shù)字化和信息化的進(jìn)程中，一是要明確任務(wù)、分清主次，根據(jù)當(dāng)前需要和工作實(shí)際確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先次序。二是嚴(yán)格程序，掌握標(biāo)準(zhǔn)，把好質(zhì)量關(guān)，基本的要求就是要忠實(shí)于檔案原件，根據(jù)檔案信息不同的轉(zhuǎn)化要求，檔案信息的內(nèi)容在經(jīng)過(guò)數(shù)字化后，盡最大可能減少檔案信息的錯(cuò)、漏、增、假現(xiàn)象的發(fā)生。為此必須有相應(yīng)的手段和方法，規(guī)范的制度和措施，嚴(yán)格的工作程序和步驟。三是必須跟進(jìn)設(shè)施設(shè)備的配套，改善檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)快速高效的資料搜索和排查，開(kāi)展遠(yuǎn)程利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源快捷共享。如，罪犯檔案的信息化平臺(tái)建設(shè)可快速實(shí)現(xiàn)罪犯的信息采集，與公、檢、法等部門(mén)產(chǎn)生良好互動(dòng)和資源共享，提高執(zhí)法辦案和行政管理效能。四是提高信息安全意識(shí)，提高檔案信息化管理與利用水平。凡是涉及國(guó)家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生，要不斷進(jìn)行信息的安全備份和防護(hù)。

2. 深挖檔案的文化建設(shè)作用

大家普遍認(rèn)為檔案管理主要就是材料保管和提供查閱咨詢(xún)服務(wù)，很少去思考其潛在的價(jià)值。檔案是珍貴的歷史文獻(xiàn)，放置于單位中，檔案是記錄歷史，傳承文化的重要載體。64年來(lái)，兩代監(jiān)獄人在黨和國(guó)家的號(hào)召下，墾荒開(kāi)渠，填土埋沙，建良田萬(wàn)頃于亙古荒漠之上，將一批批罪犯改造成守法公民，披荊斬棘，風(fēng)餐露宿，為青海的經(jīng)濟(jì)建設(shè)開(kāi)路拓基，為打擊犯罪，減少犯罪，維護(hù)社會(huì)的團(tuán)結(jié)穩(wěn)定做出了不可磨滅的功績(jī)，在老少相繼的改造工作中堅(jiān)守著忠于黨、忠于祖國(guó)、忠于人民、忠于法律的職業(yè)信念和特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能團(tuán)結(jié)、特別能忍耐、特別能奉獻(xiàn)的老高原精神和職業(yè)品格。要將這些輝煌的歷史和優(yōu)秀的職業(yè)操守根植在每一個(gè)監(jiān)獄工作者的心中，就要充分利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案“源文化”的價(jià)值。可以對(duì)檔案進(jìn)行篩選、加工和編纂，把檔案“原料”轉(zhuǎn)化為各種形式的文化“產(chǎn)品”，通過(guò)將檔案整理出版、舉辦檔案陳列展覽、檔案史料的交流會(huì)、研討會(huì)等手段激活歷史，讓沉寂的檔案發(fā)揮教育作用，讓“死檔案”變成“活資源”，在潛移默化中推動(dòng)廣大干警見(jiàn)證和銘記歷史，秉承監(jiān)獄事業(yè)的文化精神。

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（作者單位：青海省安全生產(chǎn)科學(xué)技術(shù)中心）