高翔

摘要：文章以文件管理中最重要的規(guī)范性文件管理為研究對(duì)象，對(duì)文件的管理理論進(jìn)行了研究。通過(guò)對(duì)江門供電局規(guī)范性文件管理現(xiàn)狀分析，提出了基于一體化的規(guī)范性文件集成管理體系模型，并對(duì)此模型中的三大工作機(jī)制、三個(gè)協(xié)同機(jī)制和一個(gè)平臺(tái)基礎(chǔ)進(jìn)行了具體的研究和設(shè)計(jì)。文章的研究方法和結(jié)論可以推廣到所有的地市供電局的規(guī)范性文件管理，同時(shí)也可為省、網(wǎng)公司級(jí)的文件管理體系建設(shè)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：規(guī)范性文件；集成管理；全生命周期管理；文件管理成熟度

一、研究背景和意義

南網(wǎng)中前期發(fā)展戰(zhàn)略提出“兩型、兩化”的戰(zhàn)略實(shí)施路徑，并在2014年全面開(kāi)展一體化制度體系和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)工作。我局作為廣東電網(wǎng)公司第一梯隊(duì)地市局，積極響應(yīng)網(wǎng)省公司工作安排，大力推進(jìn)一體化落地工作，積極實(shí)施作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)本地化工作。

本研究期望通過(guò)對(duì)文件管理的相關(guān)理論和實(shí)踐進(jìn)行分析，探索適合江門供電局的規(guī)范性文件管理體系，并應(yīng)用于制定管理規(guī)范，促進(jìn)江門供電局的規(guī)范性文件管理體系化建設(shè)中。為網(wǎng)、省、地市各級(jí)公司的全方位文件管理體系建設(shè)提供參考和借鑒。

二、文件管理現(xiàn)狀分析研究

（一）文件管理理論和發(fā)展趨勢(shì)

文件管理的理論，從1840年美國(guó)的飛利浦·布魯克斯提出“文件生命周期”的概念開(kāi)始，經(jīng)過(guò)100余年的發(fā)展，迄今為止主要有文件生命周期管理、連續(xù)體管理、文件集成管理等方法。

其中，文件生命周期的概念由飛利浦·布魯克斯提出，其目的是強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的時(shí)間跨度，并將文件管理的過(guò)程按文件價(jià)值形態(tài)的變化分成現(xiàn)行階段、暫存階段、永久保存階段。文件連續(xù)體是澳大利亞弗蘭克·厄普奧德于20世紀(jì)90年代提出。該理論統(tǒng)一了所有類型文件的管理，將人為劃分文件生命周期階段的管理過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)榭稍诙鄠€(gè)背景和用途的范圍內(nèi)同時(shí)存在或積累的生命周期管理過(guò)程。并在文件規(guī)范的基礎(chǔ)上，對(duì)文件工作者的行為提出了規(guī)范要求。文件集成管理由ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(huì)在2006 年 5 月召開(kāi)的第十六次年會(huì)中提出，將文件管理的外延擴(kuò)展到與組織、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，文件管理要貫穿文件整個(gè)生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中，以業(yè)務(wù)為中心，體現(xiàn)文件與業(yè)務(wù)優(yōu)化的相互促進(jìn)關(guān)系。

如今，文件管理研究向著全方位、全周期管控，降低管理成本、挖掘文件價(jià)值，文件與業(yè)務(wù)管理相互促進(jìn)提升三大方向前進(jìn)。目前南網(wǎng)推行的一體化管理理念，構(gòu)建制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等一體化規(guī)范性文件管理體系正是在這些管理理念的指導(dǎo)下開(kāi)展，也符合國(guó)際文件管理的整體發(fā)展趨勢(shì)。

（二）江門供電局文件管理現(xiàn)狀分析

通過(guò)對(duì)江門供電局2009年至2014年這6年來(lái)近2萬(wàn)份發(fā)文的梳理和分析，并對(duì)江門局15個(gè)職能部門文件管理的相關(guān)人員進(jìn)行訪談，得出江門供電局的文件管理現(xiàn)狀整理如下：

從文件的管控規(guī)范角度，江門供電局缺乏全生命、全角度的過(guò)程管理，對(duì)于文件前期編制流程管理較為注重，但對(duì)于文件生命周期的其它階段，以及與相關(guān)文件的體系管理觀念較弱；

從文件價(jià)值體現(xiàn)角度，江門供電局文件內(nèi)容界限不夠明確，導(dǎo)致執(zhí)行與管理成本較高，另外現(xiàn)有的文件管理未達(dá)到知識(shí)積累和沉淀的作用，降低了文件的資本價(jià)值。

針對(duì)現(xiàn)狀調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，提升江門供電局文件管理水平，使文件管理與業(yè)務(wù)管理相互促進(jìn)，需要建立適合江門供電局的規(guī)范性文件管理體系和運(yùn)行機(jī)制。

三、規(guī)范性文件管理體系設(shè)計(jì)

（一）管理體系模型設(shè)計(jì)的總體思路

文件管理機(jī)制包括工作機(jī)制、協(xié)同機(jī)制。本研究擬根據(jù)江門局的文件管理現(xiàn)狀分析，規(guī)范性文件管理體系，堅(jiān)持以南網(wǎng)一體化管理理念和思想為指導(dǎo)，承接一體化框架體系。并在此基礎(chǔ)上，結(jié)合江門地市局的實(shí)際管理工作特點(diǎn)，構(gòu)建一體化規(guī)范性文件的集成管理模式，具體如圖1所示。

整個(gè)管理模型是在一體化集成管理理念的指導(dǎo)下，以三大工作機(jī)制和三大協(xié)調(diào)機(jī)制為主體，以文件管理信息系統(tǒng)平臺(tái)為基礎(chǔ)的管理模型。

（二）管理體系具體構(gòu)建

1. 規(guī)范性文件集成管理體系前期工作

為了讓員工更好地理解管理體系，方便接受文件管理思維，應(yīng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)針對(duì)文件管理的培訓(xùn)課程，對(duì)規(guī)范性文件管理進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容如圖2所示。

2. 規(guī)范性文件集成管理工作機(jī)制的構(gòu)建

（1）文件分類分級(jí)管理

結(jié)合南網(wǎng)推行的一體化管理理念和思路，按照一體化業(yè)務(wù)管理框架，把規(guī)范性文件按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類管理，同時(shí)根據(jù)文件對(duì)業(yè)務(wù)的約束性和影響程度進(jìn)行分級(jí)管理。

文件分類：基于一體化業(yè)務(wù)管理框架的業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，將文件對(duì)應(yīng)分類成15個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)文件與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。如財(cái)務(wù)類文件、人資類文件等。

文件分級(jí)：根據(jù)文件對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)范效率和影響程度進(jìn)行分級(jí)，體現(xiàn)文件管理體系性。

具體分級(jí)如表1所示。

其中1～3級(jí)文件是規(guī)范性文件，第4級(jí)文件是可能產(chǎn)生約束性條款或管理經(jīng)驗(yàn)的一般性文件，第5級(jí)文件是在業(yè)務(wù)執(zhí)行和操作時(shí)產(chǎn)生的記錄性文件。

（2）文件全生命周期管理

按照文件生命周期理論，結(jié)合江門局的文件管理實(shí)際情況和習(xí)慣，將文件管理分為幾個(gè)階段，見(jiàn)圖3。

（3）文件管理成熟度管理

參考知識(shí)管理的評(píng)估理論，文件管理成熟度可以分為初始級(jí)、發(fā)展級(jí)、標(biāo)準(zhǔn)級(jí)、優(yōu)化級(jí)、創(chuàng)先級(jí)五個(gè)，分別代表著組織從關(guān)注業(yè)務(wù)規(guī)范、應(yīng)用文件規(guī)范業(yè)務(wù)、系統(tǒng)化規(guī)范業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)優(yōu)化和創(chuàng)先的轉(zhuǎn)變。

目前江門供電局正處于規(guī)范性文件管理成熟的發(fā)展期到標(biāo)準(zhǔn)級(jí)過(guò)度的階段，正開(kāi)始構(gòu)建規(guī)范性文件管理系統(tǒng)，初步形成較為系統(tǒng)的規(guī)范性文件管理規(guī)范，并實(shí)現(xiàn)文件的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)。

3. 規(guī)范性文件集成管理協(xié)同機(jī)制的構(gòu)建

文件管理協(xié)同機(jī)制主要包括文件管理的約束、激勵(lì)和保障機(jī)制。

約束機(jī)制有如下工作要點(diǎn)：（1）建立規(guī)范性文件的管理規(guī)范，明確各類文件的內(nèi)容、格式和管理。（2）加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督：對(duì)發(fā)文審核；定期組織對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行評(píng)價(jià)；定期對(duì)各部門規(guī)范性文件管理工作進(jìn)行檢查和考評(píng)。

激勵(lì)機(jī)制有如下工作要點(diǎn)：（1）將規(guī)范性文件管理水平的提升作為管理創(chuàng)先、一體化管理等的重要指標(biāo)內(nèi)容，納入績(jī)效考核，給予相關(guān)的績(jī)效加分。（2）每年對(duì)規(guī)范性文件管理突出的各部門和個(gè)人進(jìn)行表彰。

4. 規(guī)范性文件集成管理文件管理信息平臺(tái)的構(gòu)建

平臺(tái)的主要功能有：（1）通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件的關(guān)聯(lián)體系。（2）構(gòu)建規(guī)范性文件信息化檢索、查詢平臺(tái)。（3）實(shí)現(xiàn)規(guī)范性文件全生命周期管理工作的協(xié)同平臺(tái)。（4）構(gòu)建各級(jí)組織機(jī)構(gòu)的規(guī)范性文件庫(kù)。（5）實(shí)現(xiàn)規(guī)范性文件的各種統(tǒng)計(jì)和分析。

規(guī)范性文件綜合管理平臺(tái)的主要功能界面示意圖如圖4所示。

四、成果與展望

基于一體化的規(guī)范性文件集成管理體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，本文是在一體化標(biāo)準(zhǔn)體系在地市局推進(jìn)工作中不斷實(shí)踐、學(xué)習(xí)和思考而提出，目前還處于初期規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，實(shí)際效果還需要不斷的完善和實(shí)踐驗(yàn)證。

本研究通過(guò)對(duì)江門供電局近6年發(fā)文的梳理，明確了江門供電局規(guī)范性文件管理的現(xiàn)狀，指出了目前文件管理中存在的問(wèn)題，指明了進(jìn)一步提升的方向。

因此，本研究期望通過(guò)文件集成管理的設(shè)計(jì)與實(shí)施，彌補(bǔ)江門供電局文件全生命周期管理上的薄弱環(huán)節(jié)，降低文件管理成本，進(jìn)一步挖掘文件信息的價(jià)值，更好地促進(jìn)業(yè)務(wù)管理水平的提升。

同時(shí)，實(shí)施的過(guò)程也希望能得到全局的管理人員都能參與和支持，特別是需要得到公司和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，以便能進(jìn)一步開(kāi)展試點(diǎn)和提煉工作。相信隨著一體化管理在全網(wǎng)的貫徹落實(shí)，也隨著管理水平和信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，基于一體化的規(guī)范性文件管理體系能在將來(lái)為我局甚至全網(wǎng)的創(chuàng)新工作提供強(qiáng)大的支持和保障。

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（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司江門供電局）