楊曉平

摘要：為了確保房地產(chǎn)項(xiàng)目文件歸檔能夠達(dá)到完整、齊全、系統(tǒng)的要求，本文從文件形成單位的歸檔內(nèi)容出發(fā)，分析房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)的歸檔工作職責(zé)不分明、依托執(zhí)行難、檔案工作與工程進(jìn)度不同步、人員更換頻繁等困境，提出落實(shí)檔案管理職責(zé)、加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)、三種檔案收集方法把控過程、完善“紙質(zhì)、電子、照片、錄像”文件歸檔工作等建議，使房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案工作不僅能走出歸檔困境，還能有序、高效地完成房地產(chǎn)項(xiàng)目文件歸檔任務(wù)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)項(xiàng)目文件歸檔困境與建議

一套完整、齊全、系統(tǒng)的房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案記錄了整個(gè)房建項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工至竣工的全過程，也是日后項(xiàng)目維修、改擴(kuò)建的重要記錄憑證?？梢哉f，房建檔案不僅服務(wù)于項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)，更在城建檔案、企業(yè)檔案的規(guī)定要求下發(fā)揮著舉足輕重的作用。

工期有計(jì)劃、設(shè)計(jì)合理、監(jiān)理到位、施工有序的房建工程會(huì)留下珍貴的檔案信息。相反，一項(xiàng)急于交付使用而設(shè)計(jì)有誤、資金不到位的房建工程很容易出現(xiàn)各方相互推諉的現(xiàn)象，進(jìn)而影響房地產(chǎn)項(xiàng)目文件（以下簡(jiǎn)稱房建文件）的齊全完整。做好房建文件的歸檔工作，將各方工作成果有效地體現(xiàn)在紙質(zhì)、電子檔案等載體上，為各類資金使用留下證明文件，體現(xiàn)了房地產(chǎn)企業(yè)協(xié)調(diào)各方做好檔案工作的水平；它的有效利用，還可以避免經(jīng)濟(jì)損失、重復(fù)投入等。

一、房建文件的歸檔內(nèi)容

從文件的形成單位分析，房建文件歸檔內(nèi)容共由以下四部分組成：

由房地產(chǎn)企業(yè)（建設(shè)單位）主導(dǎo)形成的工程準(zhǔn)備階段文件（立項(xiàng)文件、勘察/測(cè)繪文件、招投標(biāo)/合同文件、開工審批文件）和竣工驗(yàn)收文件（建設(shè)工程質(zhì)量、規(guī)劃、環(huán)保、節(jié)能等驗(yàn)收備案表，建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證等）是項(xiàng)目開工、竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)性文件，這些文件應(yīng)分階段整理組卷，待竣工后3個(gè)月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案館和房地產(chǎn)企業(yè)檔案室移交。

設(shè)計(jì)單位形成的設(shè)計(jì)文件，主要是總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及審查批準(zhǔn)書等文件材料，應(yīng)在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后及時(shí)整理，向房地產(chǎn)企業(yè)檔案室移交。而根據(jù)當(dāng)?shù)爻墙n案館要求，一些重要設(shè)計(jì)文件放入項(xiàng)目開工、竣工驗(yàn)收文件后，則需要建設(shè)單位整理成冊(cè)并向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交。

監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程開工/復(fù)工報(bào)審表、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見、竣工結(jié)算審核意見書、工程延期報(bào)告及審批、監(jiān)理竣工總結(jié)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等資料。這些文件由監(jiān)理單位整理成冊(cè)向當(dāng)?shù)爻墙n案館和房地產(chǎn)企業(yè)檔案室移交。

施工單位形成的施工文件包括（施工技術(shù)管理記錄、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件與檢驗(yàn)報(bào)告、施工記錄、施工試驗(yàn)報(bào)告/檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等）和竣工圖（綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、室外專業(yè)竣工圖）。這些文件由施工單位整理成冊(cè)向當(dāng)?shù)爻墙n案館和房地產(chǎn)企業(yè)檔案室移交。

二、房建文件的歸檔困境

房建文件歸檔工作需要參建各方齊心協(xié)力才能完成。各方協(xié)作、執(zhí)行歸檔內(nèi)容和要求因所涉環(huán)節(jié)眾多、所涉主體復(fù)雜，使房建文件很容易陷入歸檔困境。

（一）四方職責(zé)不分明

房建工程需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位一起才能完成。若其中一方在工程建設(shè)過程中所承擔(dān)的檔案管理責(zé)任不明確或者執(zhí)行不到位，都會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目文件歸檔工作。尤其是作為建設(shè)單位的房地產(chǎn)企業(yè)，很多時(shí)候會(huì)側(cè)重工程施工進(jìn)度和銷售住房、商鋪等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，加之企業(yè)檔案管理制度不完善，沒有針對(duì)該項(xiàng)目的檔案工作實(shí)施細(xì)則，對(duì)參建各方檔案管理的指導(dǎo)力度不夠等，這些都將造成建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工四方檔案管理上的困擾；而設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位則過多考慮各自的經(jīng)濟(jì)利益，不及時(shí)收集和整理建設(shè)中產(chǎn)生的文件資料，導(dǎo)致房建文件歸檔不齊全、份數(shù)不夠等，都將直接影響房建檔案的齊全完整、竣工驗(yàn)收和日后的正常使用。

（二）三方依托難于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案工作需要建設(shè)單位與監(jiān)理單位、施工總承包單位相互配合、相互依托、共同完成。但是，在房地產(chǎn)項(xiàng)目中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位有時(shí)會(huì)有不同的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而且還存在著部分單位因?yàn)椴恢匾暦康禺a(chǎn)項(xiàng)目，而根本沒有相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由于三方執(zhí)行項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得歸檔的房建文件也標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，為以后的檔案工作帶來(lái)困難。

（三）檔案工作、工程建設(shè)兩不同步

房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)初期，新項(xiàng)目班子剛建立，領(lǐng)導(dǎo)的主要精力都放在抓設(shè)計(jì)進(jìn)度上，檔案管理工作可能排不上日程；等到各方投入生產(chǎn)了，才發(fā)現(xiàn)前期堆積了很多開工的基礎(chǔ)資料，這樣會(huì)無(wú)從下手或者造成相關(guān)資料的丟失。而在工程建設(shè)期間，各施工單位忙于搶工期，日夜奮戰(zhàn)在工地現(xiàn)場(chǎng)上，沒有時(shí)間寫施工日志、做好施工技術(shù)資料，疏忽了工程資料的形成、收集和整理，到竣工時(shí)像寫“回憶錄”般整理檔案，這樣檔案工作既跟不上工程建設(shè)，歸檔的房建文件的完整性、準(zhǔn)確性等又無(wú)法得到保證。

（四）檔案人員不能貫穿工程始終

對(duì)于一個(gè)需要幾年甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能完成的房建項(xiàng)目，各參建單位很難保證由一個(gè)專業(yè)過硬的檔案人員貫穿始終。檔案人員的更換、檔案人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)都會(huì)讓文件流失的幾率增大；有時(shí)一個(gè)檔案人員剛培養(yǎng)起來(lái)又要兼做現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢工作，例如電梯進(jìn)場(chǎng)開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)該拍照并做好照片檔案收集工作，但是質(zhì)檢工作因水泥齡期已到需要送檢，檔案人員需要兼顧相關(guān)方面的工作，便不能有條不紊地進(jìn)行照片檔案收集工作，因此會(huì)造成歸檔文件的不完整、不準(zhǔn)確與不系統(tǒng)。

三、房建文件的歸檔建議

從房建文件歸檔困境看，從上至下的歸檔錯(cuò)亂就像一個(gè)“倒三角”使歸檔工作變得混亂。因此，筆者提出四點(diǎn)建議將“倒三角”歸檔困境較好地修正為“正三角”歸檔順境，如下圖所示。

（一）一明職責(zé)：明確各方職責(zé)

針對(duì)“四方職責(zé)不分明”，筆者建議從建設(shè)單位開始明確檔案管理職責(zé)。房地產(chǎn)企業(yè)是項(xiàng)目建設(shè)各項(xiàng)工作（包括檔案管理工作）的指揮者和組織者，對(duì)整個(gè)房建檔案工作負(fù)有組織、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的職責(zé)，應(yīng)在企業(yè)管理制度中明確檔案部門的管理職責(zé)，建立符合房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的檔案管理制度，并監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位移交檔案資料。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)范要求，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)當(dāng)明確各自職責(zé)范圍或合同約定房建文件的整理、歸檔工作。在施工期間，監(jiān)理單位以會(huì)議紀(jì)要形式要求各工程單位按施工計(jì)劃、施工節(jié)點(diǎn)形成施工文件，施工總承包單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案具體任務(wù)。此外，監(jiān)理牽頭建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等單位，每月對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各施工單位的文件進(jìn)行檢查，在施工節(jié)點(diǎn)還要驗(yàn)收。在檢查中，將發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)以工作聯(lián)系單的形式，反饋給各相關(guān)施工單位整改并完善，然后上報(bào)房地產(chǎn)企業(yè)檔案室備案。若發(fā)現(xiàn)較為嚴(yán)重的問題，則由房地產(chǎn)企業(yè)檔案室直接發(fā)出資料整改通知單，收到單據(jù)的施工單位限期進(jìn)行整改。這樣不僅可以保證檔案工作跟得上工程的進(jìn)度，也保證了房建檔案的完整、齊全、系統(tǒng)。

（二）二點(diǎn)結(jié)合：業(yè)務(wù)指導(dǎo)與繼續(xù)教育相結(jié)合

筆者認(rèn)為，在明確落實(shí)工作任務(wù)和責(zé)任后，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案人員應(yīng)多組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度，使檔案人員把握檔案理論的前沿；有條件的情況下，還可以組織監(jiān)理、施工單位參觀一些知名企業(yè)的房建檔案，感知榜樣單位的檔案工作業(yè)績(jī)也是鞭策企業(yè)完善檔案管理的手段。在項(xiàng)目建設(shè)中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案人員要深入項(xiàng)目，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，增強(qiáng)各單位相關(guān)人員的檔案工作意識(shí)。此外，檔案人員或駐場(chǎng)監(jiān)理（兼職檔案人員）還可以通過檔案培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式不斷擴(kuò)大知識(shí)面，例如在項(xiàng)目竣工階段，聯(lián)系設(shè)計(jì)單位給施工單位做“怎樣編制竣工圖”的培訓(xùn)，這樣不僅優(yōu)化了檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還提高了竣工圖的歸檔質(zhì)量。

（三）三種收集：善用針對(duì)性、分階段、強(qiáng)制性收集方法

房建檔案工作貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過程，文件的形成、積累和歸檔應(yīng)納入到項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，建議根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃采用不同的檔案收集方法。

對(duì)于一些建設(shè)周期短的工程，建議檔案人員或駐場(chǎng)監(jiān)理（兼職檔案人員）采取針對(duì)收集方法，主動(dòng)了解工程進(jìn)度，督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、收集的檔案質(zhì)量較高。

對(duì)于一些建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，建議檔案人員或駐場(chǎng)監(jiān)理（兼職檔案人員）采取分階段收集方法，根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)積極主動(dòng)與施工、設(shè)計(jì)等單位聯(lián)系，了解工程進(jìn)度，及時(shí)檢查、催收各節(jié)點(diǎn)形成的資料，這樣能有效地保證房建檔案的連續(xù)性、完整性。

對(duì)于某些人員分散、臨時(shí)施工機(jī)構(gòu)較多的小項(xiàng)目，檔案人員還可以向公司建議采用適當(dāng)收取檔案押金或者工程保證金的強(qiáng)制性收集法。例如一項(xiàng)供電及電表安裝工程，施工單位先繳納小額資料押金，等供電驗(yàn)收后、檔案移交城建檔案館和房企檔案室后返還此筆押金。這種方法對(duì)一些特定的、內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有約束力，便于避免非人為因素而導(dǎo)致的檔案資料流失。

（四）四抓要求：始終抓好紙質(zhì)、電子、照片、錄像歸檔工作

在房建項(xiàng)目中，為了保證檔案的完整性、齊全性、系統(tǒng)性，除了要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家規(guī)范和房企檔案管理制度以外，還要抓好紙質(zhì)、電子、照片、聲像等不同載體的歸檔工作。特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及信息化建設(shè)的快速發(fā)展，房建項(xiàng)目的電子、照片、錄像等文件不僅反映房建項(xiàng)目的內(nèi)在質(zhì)量，更是對(duì)已交付項(xiàng)目驗(yàn)收、管理、鑒定等的直接憑證。因此，在房建項(xiàng)目中，除了積極、有序推進(jìn)房建文件歸檔工作外，還要高度重視房建項(xiàng)目中的電子、照片、錄像等文件的歸檔工作，并在整個(gè)房建項(xiàng)目的過程中常抓不懈。

作為資金密集、風(fēng)險(xiǎn)較高的房地產(chǎn)行業(yè)，科學(xué)全面地做好房建檔案歸檔工作更要發(fā)揮其貫穿項(xiàng)目投資、設(shè)計(jì)、建設(shè)、維護(hù)的憑證作用。今后，房建檔案工作只有不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要。

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