陳衛(wèi)華

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步科技運(yùn)用的發(fā)展，各行各業(yè)都在傳統(tǒng)本職工作的基礎(chǔ)上紛紛不斷加入了信息化手段和方式的運(yùn)用，大大提高了工作的效率和工作成果。本文主要對(duì)信息化技術(shù)在人事檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行分析，指出了人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

一、前言

人事檔案管理是一項(xiàng)精細(xì)化要求高的管理工作，因此傳統(tǒng)的管理手法經(jīng)常容易出現(xiàn)管理混亂或失誤。隨著以計(jì)算機(jī)為代表的信息化科技時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理也面臨著從原來(lái)的紙質(zhì)化向信息化管理轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。對(duì)于人事檔案管理人員來(lái)說(shuō)應(yīng)該迎積極采取對(duì)策迎接挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的全面信息化發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理的重要意義

人事檔案的信息化管理是適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求下的一項(xiàng)主流檔案管理趨勢(shì)，對(duì)企事業(yè)單位和國(guó)家的人才管理利用都具有著重要意義。

1.實(shí)行人事檔案信息化管理，大大減少了以往紙質(zhì)文檔管理的工作量，精簡(jiǎn)了人員構(gòu)成和工作內(nèi)容，提高了管理效率。

2.信息化管理實(shí)施改變了以往建立簡(jiǎn)單使用困難的局面，實(shí)現(xiàn)了一次錄入管理、多次反復(fù)使用，更利于單位對(duì)人才情況有一個(gè)綜合了解，提升人才資源的合理化配置利用效率。

3.人事檔案信息化管理使全國(guó)的人才信息和資源實(shí)現(xiàn)了更大程度的共享和人才流通，提高了單位選用的人才與崗位的匹配度，滿(mǎn)足了現(xiàn)代眾多行業(yè)個(gè)性化和多元化的人才選用需求。因此，也在另一方面對(duì)人事制度的改革具有重要作用。

4.以往有對(duì)人事檔案進(jìn)行傳動(dòng)、調(diào)閱的時(shí)候，都要把紙質(zhì)文件調(diào)出，容易造成紙質(zhì)文件實(shí)物的損壞或丟失，而信息化管理的實(shí)施，無(wú)疑保護(hù)了紙質(zhì)檔案文件的完好，有利于人事檔案事業(yè)建設(shè)。

三、人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

由于人事檔案是一項(xiàng)存在歷史較久、管理思維和模式形成了較為穩(wěn)固的方式等原因，對(duì)信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑戰(zhàn)，具體有以下幾點(diǎn)：

1.以往的人事檔案管理模式較為單一、陳舊，需要的人力勞動(dòng)量也很大，而且由于工作量繁雜細(xì)瑣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的差錯(cuò)，因此管理的效率也不高。一方面人事檔案一旦封存若再想調(diào)閱或流轉(zhuǎn)就很難，或需要一定的翻找時(shí)間，降低了檔案管理的及時(shí)性、方便性和準(zhǔn)確性；另一方面人事檔案的庫(kù)存式管理使各單位很難對(duì)人才信息有一個(gè)綜合的了解，降低了社會(huì)人才資源的配置和利用效率。

2.以往的人事檔案管理人員接受的都只是與傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)能技能培養(yǎng)，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的操作比較陌生，在主觀上直接制約了人事檔案信息化管理的推進(jìn)和實(shí)施。人員要素往往也是進(jìn)行一項(xiàng)革新或改革時(shí)需要考慮的第一基本要素。

3.人事檔案信息化管理強(qiáng)調(diào)的是對(duì)信息化手段的運(yùn)用，因此在實(shí)施過(guò)程中信息化的軟硬件設(shè)備是必不可少的。但是目前我國(guó)人事檔案管理的設(shè)備現(xiàn)狀就是管理軟件或平臺(tái)落后、缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)施，不能適應(yīng)現(xiàn)代的人事檔案管理和使用需求，也不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化辦公操作的要求，這些也都從物質(zhì)條件上限制了信息化管理的轉(zhuǎn)變實(shí)施。

4.信息化的人事檔案管理對(duì)人事檔案和信息文件的處理方式改變了以往紙質(zhì)檔案的方式，而是更多地利用電腦信息存儲(chǔ)形成網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)的方式。但是由于傳統(tǒng)的人事管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工序都不能與現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)操作相匹配，因此存在信息化方式難以實(shí)施阻礙信息化管理進(jìn)程的挑戰(zhàn)。

5.有一些大的企事業(yè)單位，意識(shí)到了人事檔案信息化管理的重要價(jià)值，也實(shí)行了信息化管理方式的改革。但并沒(méi)有進(jìn)一步制定一個(gè)規(guī)范的實(shí)施要求并嚴(yán)格落實(shí)，因此在具體的實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息錄入不完整、人事信息不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)等問(wèn)題，這些都違背了人事檔案信息化建設(shè)的初衷，也限制了信息化管理的有效開(kāi)展。

四、應(yīng)對(duì)人事檔案信息化管理挑戰(zhàn)的對(duì)策

針對(duì)上文所述的人事檔案信息化管理實(shí)施中所面臨的一些挑戰(zhàn)，具體可以從以下幾項(xiàng)措施入手來(lái)迎接應(yīng)對(duì)。

1.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。一方面引入既對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)技能熟練精通、又了解相關(guān)法規(guī)、并且能夠操作使用信息化設(shè)備的專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才，另一方面加強(qiáng)對(duì)老員工在工作技能方面的提升，尤其是對(duì)信息化設(shè)備的認(rèn)識(shí)和操作學(xué)習(xí)，使他們能夠在最快的時(shí)間內(nèi)完全獨(dú)立熟練地進(jìn)行信息化操作，能夠勝任現(xiàn)代化人事檔案管理的工作要求。此外，也要加強(qiáng)管理人員的職業(yè)操守提升，提高他們?cè)诠ぷ髦械募?xì)致度和責(zé)任心，增強(qiáng)他們的工作服務(wù)理念。

2.升級(jí)人事檔案管理的軟硬件設(shè)備。首先應(yīng)該適當(dāng)增加資金投入采購(gòu)一批適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理要求的信息化設(shè)備，其次應(yīng)該對(duì)老的、落后的管理軟件和平臺(tái)實(shí)行更新?lián)Q代，使其能夠滿(mǎn)足現(xiàn)在的管理工作需求，為人事檔案信息化管理的實(shí)施和發(fā)展提供物質(zhì)保障。

3.制定完善的信息化管理體制。企事業(yè)單位應(yīng)該在做好人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的人員和設(shè)備準(zhǔn)備時(shí)，更應(yīng)該針對(duì)自身的經(jīng)營(yíng)策略和特點(diǎn)，制定一套完善的實(shí)施規(guī)范并嚴(yán)格落實(shí)，促使人事檔案在錄入時(shí)的準(zhǔn)確有效完整、在流動(dòng)中的合法規(guī)范合理，確保人事檔案管理的高質(zhì)、有效開(kāi)展，為自身的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供高質(zhì)的人才資源。

4.根據(jù)信息化人事檔案管理的流程和要求，優(yōu)化原油人事管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工序規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠最大化地與信息化檔案管理實(shí)施相匹配，為人事檔案信息化管理的推進(jìn)提供有力的保障。

5. 制定一個(gè)規(guī)范的信息化人事檔案管理的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，并在日常工作中要求工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，確保人事信息錄入的真實(shí)、準(zhǔn)確。

五、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是信息化高度發(fā)展的社會(huì)，所有工作都或多或少地受到了其影響，并且從中獲得了一定的便利。但對(duì)于人事檔案管理這種傳統(tǒng)行業(yè)，在推進(jìn)過(guò)程中仍面臨著諸多的挑戰(zhàn)。人事檔案管理人員應(yīng)該勇于迎難而上，針對(duì)存在的問(wèn)題研究相應(yīng)的解決對(duì)策，使人事檔案管理的信息化升級(jí)轉(zhuǎn)變能夠早日全面有效的完成。

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