胡玉榮

摘 要：筆者在分析了當(dāng)前檔案管理工作面對的總體形勢之后，分析了開展檔案制度創(chuàng)新工作的原因，指出了創(chuàng)新的相關(guān)措施等。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度創(chuàng)新；重要性

在當(dāng)前時期，檔案管理工作必須順應(yīng)時代發(fā)展的腳步，適時地進(jìn)行創(chuàng)新工作。要不斷的創(chuàng)建新制度，確保管理工作可以順暢開展。該項(xiàng)創(chuàng)新工作涵蓋的內(nèi)容非常多，比如管理專業(yè)人員與檔案關(guān)系、管理運(yùn)行機(jī)制、檔案管理模式等方面的創(chuàng)新范疇。只有做好了上述的這些創(chuàng)新工作，才可以真正的實(shí)現(xiàn)管理制度的優(yōu)化。

1 檔案管理制度創(chuàng)新對于當(dāng)前檔案管理的重要意義

1.1 制度創(chuàng)新是社會發(fā)展到一定時期的必然選擇

由于社會在不斷的發(fā)展進(jìn)步，此時人力資源機(jī)構(gòu)體現(xiàn)出的作用更加明顯。由于人事管理工作在不斷的變化，此時不論是機(jī)關(guān)亦或是各種單位在開展檔案管理工作的時候都面對非常多的難題。比如收集的材料不全面，而且很多都是過去很長時間的信息，沒有及時的收集新材料，這就無法體現(xiàn)出一個人的真實(shí)狀態(tài)。在評價的時候過于機(jī)械和形式化，這就無法真實(shí)的體現(xiàn)出個體的面貌。除此之外還存在著隨意修改檔案的現(xiàn)象，虛假工齡以及虛假的學(xué)歷等。除了材料的收集之外，其傳遞和使用等步驟也面對很多的問題，會導(dǎo)致材料丟失或是變形，最終使得信息不真實(shí)。上述問題的存在表示著之前的檔案管理模式已經(jīng)不能和當(dāng)前的時代發(fā)展步調(diào)保持一致了，必須加以完善創(chuàng)新。

1.2 制度創(chuàng)新可以為工作的開展提供體制保障

我們常說無規(guī)矩不方圓。此處講到的規(guī)矩其實(shí)就是我們常說的規(guī)章體制，它是我們在開展工作的時候必須要遵守的內(nèi)容，它的存在是為了約束我們的活動的。只有建立科學(xué)的制度，才可以降低問題的發(fā)生幾率，才能夠帶動工作的有序發(fā)展。檔案能夠體現(xiàn)一個人的綜合素養(yǎng)和學(xué)歷情況，所以檔案必須真實(shí)全面，只有這樣才可以更好的服務(wù)于人事管理活動，才可以給人才使用提供更為精準(zhǔn)的信息。個人的材料應(yīng)該和其真實(shí)狀態(tài)保持一致，特別是可以證明其狀態(tài)和履歷的資料，必須要全面。儲存的信息必須精準(zhǔn)，對于那些不能核查的材料禁止存檔，對于那些存在不清晰字跡的也不應(yīng)該存檔。上述內(nèi)容要想落實(shí)到位，就必須得有完善的制度作為保障，假如標(biāo)準(zhǔn)制定的不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑?，就會帶來很多問題。所以當(dāng)前必須認(rèn)真的進(jìn)行檔案創(chuàng)新工作，確保其更加全面綜合。

1.3 制度創(chuàng)新能夠激發(fā)出從業(yè)人員的工作熱情

通過分析最近的檔案工作我們發(fā)現(xiàn)，要想開展好該項(xiàng)工作，除了要有領(lǐng)導(dǎo)支持之外，還必須得依靠從業(yè)人員的不斷努力。通過分析當(dāng)前情況，我們得知目前的管理制度不完善，很多關(guān)鍵檔案過于分散，導(dǎo)致使用率受影響，因此必須進(jìn)行制度創(chuàng)新工作。要認(rèn)真論述工作的目標(biāo)和從業(yè)者在工作中的任務(wù)，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評比，職責(zé)明確，獎罰分明，只有這樣才能夠激發(fā)出廣大從業(yè)者的活動熱情和主觀能動性。

2 檔案管理制度創(chuàng)新的具體內(nèi)容

各個機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真對待檔案工作，要認(rèn)真聽取匯報，嚴(yán)肅對待工作中面對的難點(diǎn)。而且接受上級監(jiān)管。

第一，創(chuàng)建檔案培訓(xùn)制度。各機(jī)構(gòu)應(yīng)該認(rèn)真對待該項(xiàng)管理工作，要定時的開展培訓(xùn)工作，可以請專門人員講授課程，通常一年不得低于一次。上級部門負(fù)責(zé)對下級檔案管理人員的上崗培訓(xùn)，制訂教育培訓(xùn)計(jì)劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓(xùn)班，普及檔案基礎(chǔ)知識，提高檔案業(yè)務(wù)水平。

第二，創(chuàng)建檔案檢查制度。從業(yè)人員應(yīng)該積極的向資源所屬者索取資料，要了解檔案整理技術(shù)，結(jié)合檔案制度為廣大工作者創(chuàng)造優(yōu)秀的服務(wù)工作，而且要不定時的檢查歸檔檔案的品質(zhì)以及數(shù)量。

第三，創(chuàng)建檔案責(zé)任追查制度。檔案的管理機(jī)構(gòu)要切實(shí)的依照相關(guān)的管理?xiàng)l例，在要求的時間范圍內(nèi)對有關(guān)的材料歸檔處理。如果發(fā)生了人事變化，此時要及時進(jìn)行材料移交，對于那些沒有按時移交，將材料帶走或是損毀的，要按照相關(guān)法律追其責(zé)任。對文件材料應(yīng)歸檔而未歸檔造成遺失，導(dǎo)致職工利益受損、政務(wù)工作難開展、引起群眾上訪的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。

最后，創(chuàng)建檔案聯(lián)系制度。落實(shí)各級檔案工作的包干負(fù)責(zé)制，由上級抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干分別負(fù)責(zé)所屬單位的檔案工作，便于及時了解檔案工作情況，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。

3 開展創(chuàng)新活動時要注意的內(nèi)容

第一，加強(qiáng)檔案資源管理體系建設(shè)完善。檔案管理制度和檔案資源管理監(jiān)督機(jī)制。在平時的管控過程中，要結(jié)合實(shí)際情況，不斷的完善規(guī)章體系。我們都知道，檔案能夠體現(xiàn)一個單位在各個階段的工作開展?fàn)顟B(tài)，假如相關(guān)的制度未得以合理的更新發(fā)展的話，就會使得資源得不到合理的利用，最終使得基層工作者對檔案歸檔工作不熱情。有一句古語講的非常好，沒有規(guī)矩就無方圓，這句話對于當(dāng)前時代的任意一個單位來說都是這樣的，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源歸檔的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現(xiàn)象的發(fā)生。因此，要明確檔案的收集范圍、流程、要求和部門第一責(zé)任人，建立檔案收集工作目標(biāo)責(zé)任制，把檔案資源管理歸檔機(jī)制落到實(shí)處。

第二，拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全和完整。首先要從根源加以開工至，將材料的收集工作開展到位。工作者應(yīng)該認(rèn)真的開展檔案收集活動，要注重部門責(zé)任人的資料收集，嚴(yán)格按照檔案歸檔范圍進(jìn)行部門資料的接收，把好檔案資源歸檔管理的第一關(guān)，它是檔案資源管理的重中之重，也是豐富館藏的主要渠道；要抓文件資料歸檔質(zhì)量。

企業(yè)文件資料來源于各個部門，如何把控文件質(zhì)量及歸檔，需要各部門落實(shí)到每人每天的工作中去，檔案管理是一個系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案的質(zhì)量與各部門的工作質(zhì)量息息相關(guān)，各部門既是檔案室服務(wù)的客戶，同時也是供應(yīng)商，供應(yīng)商提供什么質(zhì)量的產(chǎn)品，所能享受到的就是該質(zhì)量的產(chǎn)品服務(wù)，部門工作成果的質(zhì)量直接影響歸檔文件材料的質(zhì)量和保存價值，做好部門資料管理是企業(yè)檔案資源管理的基礎(chǔ)；適時開展檔案資源征集等相關(guān)活動，把對企業(yè)有利用價值的檔案資源接收進(jìn)來，以發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用。

第三，強(qiáng)化對檔案工作的評價與考核。首先要完善工作獎懲體系，對于那些工作開展好的，要對其適當(dāng)?shù)谋頁P(yáng)，相反的對于工作不認(rèn)真導(dǎo)致檔案丟失的，要對其進(jìn)行批評教育。其次，結(jié)合單位舉辦的特色活動，參加各種評比。最后，積極的協(xié)調(diào)二級單位進(jìn)行檔案工作評價，認(rèn)真分析管理工作中面對的難點(diǎn)，積極的開展資源整理活動。

第四，加快檔案資源的信息化建設(shè)。一是借助檔案管理系統(tǒng)平臺，整合各板塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源；二是大力推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，把檔案應(yīng)用與歸檔機(jī)制延伸至企業(yè)的每個部門及每個崗位，做到人人應(yīng)知應(yīng)會；三是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調(diào)閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統(tǒng)的提升力度，以最大限度實(shí)現(xiàn)其利用價值。

第五，切實(shí)提升工作者的綜合素養(yǎng)。當(dāng)前時期必須切實(shí)提升工作者的綜合素養(yǎng)，確保他們的專業(yè)能力強(qiáng)，對業(yè)務(wù)熟稔，還應(yīng)該了解相關(guān)法規(guī)常識，確保管理工作者能夠切實(shí)的意識到該項(xiàng)管理工作的意義，并且鐘愛此工作，只有這樣才能夠提升工作的熱情和主觀能動性。除此之外，還要不斷的完善用人體系，選取那些專業(yè)水平高的人員開展該項(xiàng)工作，使組織更加優(yōu)秀，只有高素養(yǎng)的隊(duì)伍才能夠更快的發(fā)現(xiàn)并且處理存在的不良現(xiàn)象，并且加以總結(jié)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)存在的規(guī)律。

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