王雙

檔案，既是文件的集中有效管理，也是一種信息的集成。檔案管理也是一種信息工作的再創(chuàng)造。檔案是對(duì)某一階段工作及事件的詳細(xì)記載與總結(jié)，對(duì)于今后各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展及查找有關(guān)情況，追索事物發(fā)展具有重要價(jià)值。農(nóng)業(yè)科研檔案對(duì)于某一單位科研發(fā)展及沿革等予以記載，意義更為重要。

科研單位的庫(kù)存檔案反應(yīng)了一個(gè)單位的歷史發(fā)展過(guò)程，檔案材料具有資料的原始性、準(zhǔn)確性和較大的可開(kāi)發(fā)利用性，承載著多代科研人員的智慧和心血，是科研單位全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，是寶貴的知識(shí)財(cái)富和重要的信息資源。檔案管理是科研單位管理工作的一項(xiàng)重要組成部門(mén)。隨著農(nóng)業(yè)科研單位的體制的改革，對(duì)許多農(nóng)業(yè)科研院所的管理人員的編制進(jìn)行了壓縮，使多數(shù)管理人員身兼數(shù)職，檔案管理人員也不例外，因此使得檔案管理工作難以做到精細(xì)化和高度信息化。科研檔案管理的人員隊(duì)伍狀況堪憂，急需進(jìn)一步強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作更加規(guī)范和健全，逐步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化程度，為更好的利用科研檔案農(nóng)業(yè)科研提供服務(wù)。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏專(zhuān)職的檔案管理人員

農(nóng)業(yè)科研單位改制以來(lái)，對(duì)省級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所的管理人員進(jìn)行了精簡(jiǎn)，很少有單位能夠設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理人員。就各個(gè)研究所的檔案室管理人員多數(shù)是兼職人員，且身兼數(shù)職，這部分管理者往往被繁雜的行政事務(wù)纏身；檔案整理需要有必要的時(shí)間保證，而兼職人員能夠用在檔案管理的時(shí)間是非常有限的，僅在工作時(shí)間上就難以保證檔案管理過(guò)程的連續(xù)性，在管理質(zhì)量上能夠保證交上來(lái)的檔案不丟失，完成基本的查閱利用都需要工作之余完成，使檔案管理工作上檔升級(jí)和檔案開(kāi)發(fā)利用就相當(dāng)困難了。

1.2 對(duì)檔案管理工作不夠重視

農(nóng)業(yè)科研單位以科研為主，領(lǐng)導(dǎo)把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，沒(méi)有太多的精力顧及檔案管理，有的人認(rèn)為檔案管理工作做到存放不丟失即可，對(duì)檔案管理工作的搜集、整理、編研、開(kāi)發(fā)和利用等一整套工作方法缺乏了解，導(dǎo)致對(duì)檔案室基本設(shè)施建設(shè)一般投入不足，或者說(shuō)重視程度不夠，這就導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)搞好檔案管理工作缺乏信心。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案室基本設(shè)施條件的建設(shè)，做到防火、防盜、防蟲(chóng)、防濕和降溫，改善檔案的存放條件，使檔案資料存放條件達(dá)到最佳，避免檔案資料的損壞。有條件的要積極購(gòu)置高科技電子管理設(shè)備，如照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描柿餅、電腦等設(shè)備，使檔案室硬件條件達(dá)到檔案管理上檔升級(jí)的必備條件。

1.3 專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新緩慢

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新速度慢，特別是缺少最新的科技檔案管理知識(shí)。這些人員平時(shí)與專(zhuān)業(yè)人員交流的機(jī)會(huì)較少，工作環(huán)境相對(duì)比較閉塞，思想比較滯后。長(zhǎng)期以來(lái)從事單一枯燥的工作，難免產(chǎn)生不良的情緒，加上收入少，顯示才華的機(jī)會(huì)少，職稱(chēng)晉升難，不堪重負(fù)的社會(huì)生活壓力，壓抑的心情長(zhǎng)久得不到釋放，勢(shì)必會(huì)影響到工作質(zhì)量。

2 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

2.1 增強(qiáng)重視程度

要想搞好檔案管理工作，首先要從思想上重視檔案工作。思想認(rèn)識(shí)在很大程度上會(huì)影響到一個(gè)單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，建立比較完善的檔案管理制度，促進(jìn)單位檔案管理工作的上檔升級(jí)。單位領(lǐng)導(dǎo)要積極支持檔案工作，調(diào)動(dòng)專(zhuān)兼職檔案管理人員的工作積極性，對(duì)提高檔案管理水平具有巨大的促進(jìn)作用。

2.2 建立激勵(lì)機(jī)制

要建立一套人性化管理與恰當(dāng)激勵(lì)相結(jié)合的體制。從制度上保證檔案管理人員在物質(zhì)與精神各方面的相對(duì)平衡，通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。比如在獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效方面要考慮檔案專(zhuān)兼職人員的勞動(dòng)強(qiáng)度的不同，適當(dāng)向兼職檔案管理人員傾斜，提高兼職檔案管理人員的工作積極性。要建立開(kāi)放式的工作制度，檔案管理人員之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)作與溝通，各農(nóng)業(yè)科研單位之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息交流，檔案管理與其它管理部門(mén)之間也要加強(qiáng)合作，給檔案管理人員提供一個(gè)寬松、和諧的工作氛圍，使檔案管理人員身心愉快地、高效率地工作。

2.3 提高檔案管理工作積極性

通過(guò)調(diào)查發(fā)展，多數(shù)檔案管理人員的職業(yè)幸福感不強(qiáng)，其中一個(gè)主要因素就是思想問(wèn)題。

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行愛(ài)崗敬業(yè)方面的思想教育，使他們樹(shù)立畢生奉獻(xiàn)給檔案管理事業(yè)的精神。讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，是提高檔案管理人員的工作積極性的前提。檔案管理工作畢竟是為其他部門(mén)提供服務(wù)的，是在幕后默默無(wú)聞的貢獻(xiàn)者，要具有甘為人梯的犧牲精神。

加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)教育，檔案管理工作人員要充分利用資源的優(yōu)勢(shì)，走出一條檔案管理工作的創(chuàng)新之路，要在鉆研業(yè)務(wù)的過(guò)程中找到檔案管理工作的新辦法、新思路，讓一成不變的檔案管理工作變成具有無(wú)盡的求知探索之地，單位要制定傾斜政策和有利措施提高檔案管理工作人員的鉆研興趣，使之能夠始終處于樂(lè)于創(chuàng)造、敢于求新的氛圍中，為檔案建設(shè)做出更大地貢獻(xiàn)。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)水平

只有不斷提高專(zhuān)兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理能力才會(huì)有相應(yīng)的提高。檔案管理部門(mén)要在提高崗位工作要求的同時(shí)，兼顧檔案管理人員的現(xiàn)實(shí)狀況，把提高專(zhuān)兼職檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平做為首要事務(wù)來(lái)抓。

要給所有的檔案管理人員創(chuàng)造機(jī)會(huì)，要廣泛開(kāi)辟包括業(yè)務(wù)進(jìn)修、知識(shí)更新和擴(kuò)展視野等方面的平臺(tái)，為檔案管理人員自身價(jià)值的體現(xiàn)創(chuàng)造全面發(fā)展的機(jī)會(huì)，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的智慧和創(chuàng)造力。特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，要緩解科技進(jìn)步給檔案管理人員帶來(lái)的種種壓力，只有讓他們不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識(shí)，才能使他們更好地做好檔案管理工作。

2.5 引入信息化管理手段，提高檔案利用率

檔案管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大、檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開(kāi)發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。通過(guò)信息化管理，向管理和科研工作提供大規(guī)模、大信息量的數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。信息化管理不僅可以降低管理人員的工作強(qiáng)度，還可大大提高檔案管理的工作效率，使農(nóng)業(yè)科技檔案更好的為農(nóng)業(yè)技術(shù)進(jìn)步服務(wù)。