蔣曉山，何申紅

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西　太原　030025)

·工作論壇·

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的建立與管理

蔣曉山1，2，何申紅1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西太原030025)

摘要：地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案是面向地震臺(tái)站技術(shù)管理與技術(shù)維護(hù)人員的監(jiān)測(cè)技術(shù)基礎(chǔ)資料。文章從地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的基本概念、重要性入手，分析地震臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案在行業(yè)內(nèi)的現(xiàn)狀與存在的不足，提出檔案建立和管理的具體措施，為提升地震監(jiān)測(cè)基礎(chǔ)技術(shù)維護(hù)工作的效率提供參考。

關(guān)鍵詞：地震臺(tái)站；監(jiān)測(cè)維護(hù)；技術(shù)檔案

0引言

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的建立，是地震觀測(cè)項(xiàng)目建設(shè)、維護(hù)、管理及提升科技服務(wù)的重要依據(jù)，也是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期、可持續(xù)進(jìn)行的基礎(chǔ)性工作。在為地震臺(tái)站工作人員、科技支撐研發(fā)人員以及分析人員提供基本材料的同時(shí)，又可作為項(xiàng)目工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄[1]、工作維護(hù)記錄的基礎(chǔ)檔案資料，同時(shí)得以規(guī)范整理、完整地保存下來(lái)，為科技人員查詢、利用提供方便。

1地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案基本概念

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案，主要是指地震臺(tái)站涉及地震監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的觀測(cè)環(huán)境、觀測(cè)設(shè)施、儀器設(shè)備、配置參數(shù)及網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃分配、管理規(guī)章制度等一系列保障地震科學(xué)觀測(cè)從技術(shù)管理到技術(shù)維護(hù)的基礎(chǔ)資料載體。

2地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的重要性

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案是維護(hù)管理工作的重要組成部分，規(guī)范整理維護(hù)技術(shù)檔案可以保證維護(hù)工作的準(zhǔn)確性和基礎(chǔ)維護(hù)資料的完整性，利于臺(tái)站觀測(cè)維護(hù)基礎(chǔ)資料的保存，并使其發(fā)揮應(yīng)有的科學(xué)價(jià)值[2]。

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案主要面向臺(tái)站技術(shù)管理和技術(shù)維護(hù)工作人員，從規(guī)章制度、觀測(cè)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施、儀器設(shè)備等方面涵蓋地震監(jiān)測(cè)技術(shù)系統(tǒng)的全部環(huán)節(jié)，可以將目前按照學(xué)科、部門等分散保存管理的模式向集中、統(tǒng)一規(guī)范的管理模式積極過(guò)渡。將觀測(cè)項(xiàng)目管理由點(diǎn)向面擴(kuò)展，同時(shí)也為技術(shù)維護(hù)人員合理分配地震臺(tái)站現(xiàn)有資源、分析掌控維護(hù)工作的全面性提供依據(jù)。

3地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的現(xiàn)狀

隨著地震科學(xué)技術(shù)的提升和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，地震觀測(cè)技術(shù)向多手段、高精度、自動(dòng)化方向大步邁進(jìn)。各地震觀測(cè)項(xiàng)目的檔案數(shù)量也急劇增加，但對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)上的局限性和重視程度的不足，導(dǎo)致一些問(wèn)題亟須解決。

3.1　資料保存分散、完整性差

在地震觀測(cè)項(xiàng)目建設(shè)中，大量土木工程、儀器設(shè)備、資源配置和運(yùn)行維護(hù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)產(chǎn)出的大量基礎(chǔ)資料均為分散管理，資料掌握在各學(xué)科管理部門、管理維護(hù)工作人員手中，存在集中性和完整性不足。另外，由于部門變動(dòng)和人員調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致使用時(shí)無(wú)法查找。

3.2　資料類型多樣，不規(guī)范

地震監(jiān)測(cè)技術(shù)維護(hù)資料，種類多，形式五花八門。如，文字、圖紙、照片等，且根據(jù)各學(xué)科管理的不同需求，檔案資料的保存形式大不相同。缺乏統(tǒng)一的規(guī)范整理，影響檔案的后期利用。

3.3　檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

目前，各地震臺(tái)地震監(jiān)測(cè)維護(hù)資料大部分保管在學(xué)科觀測(cè)維護(hù)人員手中，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，造成大量有價(jià)值的維護(hù)資料隨著時(shí)間而流失，臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案管理工作滯后于時(shí)代和應(yīng)用的發(fā)展要求。

3.4　地震監(jiān)測(cè)技術(shù)維護(hù)檔案各自為政，關(guān)聯(lián)性低

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，地震監(jiān)測(cè)技術(shù)在自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化方面得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，但在技術(shù)管理和維護(hù)上，仍束縛在以監(jiān)測(cè)學(xué)科為界的小范圍內(nèi)，如，對(duì)信息學(xué)科在其他學(xué)科上的關(guān)聯(lián)性重視程度不足，檔案資源利用缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，業(yè)務(wù)共享能力差。

4地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的建立和管理措施

4.1　地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的建立特點(diǎn)

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案與工程技術(shù)檔案等略有不同，它是面向臺(tái)站監(jiān)測(cè)技術(shù)管理、維護(hù)人員服務(wù)的技術(shù)資料檔案，主要為地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)管理與維護(hù)工作服務(wù)。在檔案資料的收集匯總、規(guī)范整理以及保存形式上都具有一定的針對(duì)性。

(1) 新。是指臺(tái)站地震監(jiān)測(cè)上正在建設(shè)或已投入運(yùn)行的監(jiān)測(cè)項(xiàng)目相關(guān)資料，已淘汰、停止觀測(cè)的監(jiān)測(cè)手段項(xiàng)目不含在內(nèi)。

(2) 全。涵蓋監(jiān)測(cè)項(xiàng)目手段相關(guān)的所有內(nèi)容，包括監(jiān)測(cè)環(huán)境、監(jiān)測(cè)設(shè)施、儀器設(shè)備、設(shè)備參數(shù)配置、網(wǎng)絡(luò)配置和輔助資料、規(guī)章制度等涉及數(shù)據(jù)采集、傳輸、管理保存的各個(gè)環(huán)節(jié)。

(3) 精。考慮地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)的管理維護(hù)需求，內(nèi)容應(yīng)更專業(yè)、更精確，杜絕長(zhǎng)篇大論、資料堆積。

(4) 真。確?；A(chǔ)資料的準(zhǔn)確性和完整性，因業(yè)務(wù)變化發(fā)生的設(shè)施更新、設(shè)備更換、參數(shù)變化等均需及時(shí)修正，保證檔案利用的有效性。

4.2　地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的建立措施

(1) 由各學(xué)科專家組織編寫以臺(tái)站為單位的臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案模板，詳細(xì)列出需收集的檔案內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容應(yīng)以高度集約的圖、表形式體現(xiàn)，以確保科學(xué)性和全面性。

(2) 由臺(tái)站管理維護(hù)人員和學(xué)科工作人員提供模板內(nèi)要求的資料，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編輯、處理，并進(jìn)行內(nèi)容初步校驗(yàn)，確保資料的時(shí)效性和精確性。

(3) 組織專家對(duì)臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案資料進(jìn)行內(nèi)容核查和逐一檢測(cè)，確保檔案資料的真實(shí)性和有效性。

(4) 進(jìn)行統(tǒng)一裝訂、印刷和歸檔。

以上地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案建立的措施，重點(diǎn)是建立一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)、涵蓋內(nèi)容既相對(duì)完整又條理清晰的模板，為臺(tái)站人員填報(bào)提供“填空”性質(zhì)的填報(bào)平臺(tái)；難點(diǎn)是資料收集的全面與時(shí)效、精確，需要臺(tái)站人員付出很多努力來(lái)完成，同時(shí)，需要進(jìn)行一些制圖等方面的培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)資料的標(biāo)準(zhǔn)編輯。

4.3　提高對(duì)地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

(1) 需要提高各地震監(jiān)測(cè)臺(tái)站、地震觀測(cè)學(xué)科管理者對(duì)地震臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。無(wú)論是監(jiān)測(cè)項(xiàng)目建設(shè)，還是運(yùn)行維護(hù)等，對(duì)產(chǎn)生的基礎(chǔ)資料做好全面收集、認(rèn)真保管。不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員、監(jiān)測(cè)人員和維護(hù)人員檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，進(jìn)一步明確職責(zé)。

(2) 地震臺(tái)站要建立切實(shí)可行的維護(hù)技術(shù)檔案管理制度。從資料的收集、整理以及保存、管理、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，將維護(hù)技術(shù)檔案管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)，納入臺(tái)站的維護(hù)管理工作。

4.4　地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的管理

(1) 管理制度。隨著地震臺(tái)站的業(yè)務(wù)變化和技術(shù)的不斷更新，為保證地震臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案的有效管理和利用，依據(jù)地震行業(yè)《科技檔案管理辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等建立健全地震臺(tái)站維護(hù)技術(shù)檔案歸檔、登記、借閱等各項(xiàng)管理制度。

(2) 管理主體?？山Y(jié)合中心臺(tái)站建設(shè)工作，以地震監(jiān)測(cè)臺(tái)站管理的監(jiān)測(cè)技術(shù)資源建立維護(hù)技術(shù)檔案，或按學(xué)科建立。

(3) 檔案分類。將地震臺(tái)站各學(xué)科觀測(cè)手段產(chǎn)生的維護(hù)技術(shù)資料對(duì)照《中國(guó)檔案分類法·地震檔案分類表》中的九大基本類目，進(jìn)行分類，按照歸檔要求，通過(guò)編目、登記、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行必要的加工整理。

(4) 立卷歸檔。對(duì)于臺(tái)站維護(hù)技術(shù)升級(jí)或更新后產(chǎn)生的技術(shù)資料，應(yīng)及時(shí)收集、整理，并按一定的周期立卷歸檔，確保技術(shù)維護(hù)檔案的連續(xù)性和完整性。

(5) 檔案保存。配備檔案管理必要的設(shè)備和必要的檔案保護(hù)設(shè)備，如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、防磁柜、防蟲藥具等，檔案柜架、卷盒等裝具符合國(guó)家耐久性要求，保證檔案實(shí)體和信息的安全。

5結(jié)束語(yǔ)

地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案在地震科學(xué)監(jiān)測(cè)工作中具有相當(dāng)重要的利用價(jià)值，應(yīng)從檔案的資料收集、整理匯總上做到全面、客觀、真實(shí)、有效，確保地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)維護(hù)技術(shù)檔案的憑證作用和查考作用，為地震臺(tái)站監(jiān)測(cè)管理維護(hù)人員提供科學(xué)、規(guī)范、有效的參考資料；同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)地震臺(tái)站資源的有效利用，為地震監(jiān)測(cè)提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張敬宏.水利工程技術(shù)檔案的管理與利用[J].城市建設(shè)理論研究,2013(26)：125.

[2]明杰，張建平，曹桂萍.技術(shù)維護(hù)檔案在技術(shù)管理工作中的作用[J].內(nèi)蒙古廣播與電視技術(shù),2013(3)：7-8.

(英文摘要

Establishment and Management of Monitoring and Maintenance Technology Files of Seismic Stations

JIANG Xiao-shan1,2, HE Shen-hong1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Abstract:Monitoring and maintenance technology files of seismic stations are the basic data for staff of technology management and maintenance in seismic station. Starting with the basic concept and the importance of monitoring and maintenance technology files in seismic station, the present situation and shortcomings are analyzed. Specific measures for file establishment and management are put forward to improve work efficiency of earthquake monitoring technology maintenance.

Key words:Seismic station; Monitoring and maintenance; Technology file

作者簡(jiǎn)介：第一蔣曉山(1977—)，男，青海省同仁縣人。2010年畢業(yè)于北京郵電大學(xué)，工程師。

收稿日期：2014-12-20

中圖分類號(hào)：P315.99

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1000-6265(2015)02-0030-02