肖怡

摘 要：文字是人類發(fā)展歷程的重要記錄依據(jù)，很多重要的檔案和歷史文獻(xiàn)記錄，都存放在政府各個部門內(nèi)。而在近些年的檔案查閱和整理過程中，發(fā)現(xiàn)很多部門的檔案存在缺失、遺漏、模糊不清等問題，甚至有部分重要檔案機密泄露的狀況，給國家和人民帶來了較大的損失。因此研究檔案管理存在的問題，如何加強檔案的安全保障體系建設(shè)，對檔案保存工作具有重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保障；體系建設(shè)

我國的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，存在較多的漏洞。2010年國家檔案局提出“確保檔案安全保密的安全體系建設(shè)”重要任務(wù)，在全國范圍內(nèi)從法律制度和部門管理上都開始不斷完善和提高。然而由于社會發(fā)展的速度太快，需要完善的檔案工作量日益增多，同時相關(guān)的檔案管理設(shè)備的條件有限，二者的矛盾造成整個檔案管理工作難度加大。各檔案管理部門正面臨著全所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

1 我國文字檔案安全保障體系的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 安全管理制度不全

在以往很長的一段時間內(nèi)，檔案管理工作都是零散的，更沒有相關(guān)的制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。特別是對于檔案的安全檢查、日常維護(hù)、丟失責(zé)任和處罰等都沒有形成完善的制度。由于沒有制度的約束，相關(guān)工作人員便沒有較高的責(zé)任心，工作中玩忽懈怠，很多重要和寶貴的資料因此遺失掉了。

1.2 安全意識差

很多部門沒有設(shè)置專門的檔案室和檔案管理員，即使設(shè)置了的也是隨意安排的非專業(yè)人士。由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，相關(guān)的檔案管理和安全保密知識匱乏，在進(jìn)行檔案管理的時候，難以達(dá)到預(yù)期的效果。同時由于檔案管理安全意識，沒有引起足夠的重視，導(dǎo)致很多機密檔案信息的泄露。

1.3 檔案收集不全

基于檔案管理專業(yè)知識的缺乏，非專業(yè)檔案管理員只是簡單的對資料進(jìn)行整理和存放，大多的資料來源于其他同事和部門的提供，沒有主動的系統(tǒng)化的搜集。這樣整理的資料往往都不完善，很多只記錄了某個事件的一部分，同時很多資料由于年代久遠(yuǎn)，加之原來記錄的時候條件有限，很多字跡模糊，或者紙張發(fā)生了霉變、掉色等情況，導(dǎo)致資料搜集很不完整。倘若沒有有效的進(jìn)行保護(hù)，很多久遠(yuǎn)的資料就會破壞了。

1.4 分類不清

大多數(shù)部門在檔案存放的資料，沒有細(xì)致對所有檔案進(jìn)行分類。有新的檔案需要存放和保管的時候，就隨意的大概歸類到某個地方，也沒有進(jìn)行編號和登記。所以很多檔案管理員自己都不清楚，該檔案室存放了哪些資料。一旦發(fā)生遺失和破損，他們也沒有能及時的發(fā)現(xiàn)，進(jìn)行補充和彌補，這也給很多的不法分子提供了客觀作案條件。

1.5 人員變動快、交接不全

各部門的人事變動是很正常的，作為檔案管理部門也同樣經(jīng)常進(jìn)行人事調(diào)動。在此過程中，如果監(jiān)管不嚴(yán)，很多寶貴資料可能就會被帶走，或者在交接的過程中，發(fā)生遺失。

2 電子檔案安全保障體系存在的問題

2.1 電腦設(shè)備陳舊

很多部門檔案室的電腦都是很陳舊的，其配置很低。同時很多檔案管理員電腦操作技術(shù)不好，一旦使用不當(dāng)，很容易發(fā)生電腦死機和其他一些故障。特別是當(dāng)電腦被植入病毒的時候，很多文件就會被損壞或被木馬病毒盜竊。

2.2 安全意識差

在我國的大部分部門的檔案室電腦，基本都沒有設(shè)置專業(yè)的防盜系統(tǒng)，也沒有其他的一些安全防護(hù)系統(tǒng)。當(dāng)其他同事或相關(guān)部門需要過來查閱相關(guān)資料的時候，都可以進(jìn)入電腦進(jìn)行查閱，甚至有些人可以在管理員不在場的時候直接進(jìn)入電腦。如果有些不法分子利用這種職務(wù)之便或買通相關(guān)人員，就隨時可以講電腦中的保密資料盜走。

3 檔案管理的安全保障體系要求

結(jié)合上述我國大部分部門的檔案管理工作中存在的問題，可以看出，要做好檔案的安全管理保障體系，就必須從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、技術(shù)升級等方面著手，具體如下：

3.1 完善檔案管理的相關(guān)工作制度

3.1.1歸檔和保存制度

對于各種保密資料要定期進(jìn)行分類歸檔，并妥善放置在安全的位置，最好是放置在專用的保密資料室內(nèi)。切忌將保密資料隨意放置在自己的辦公桌甚至是家里。定期存檔后要做好登記，以便知道文件的類型和去處，方便查找的同時也知道文件的位置。同時做好分類的存放，定期對檔案進(jìn)行檢查，是否有遺失和破損的情況，對出現(xiàn)的狀況可以及時處理。

3.1.2查看和借閱制度

（1）根據(jù)文件的重要程度，要設(shè)置查看和借閱的權(quán)限。并非所有的文件都可以對所有的內(nèi)部人員開放，只有根據(jù)等級和實際工作需要，才可以查看特定的一些特別機密的文件。這樣可以有效防止基層人員了解上層的一些機密消息。

（2）不論和哪個部門、哪個人員來借閱一些比較機密的文件，特別是涉及到國家利益和經(jīng)濟相關(guān)的，必須要請示上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后才可以借閱。并嚴(yán)格做好登記，詳細(xì)記錄借閱部門、人員、職務(wù)、借閱時間和期限，在規(guī)定時間內(nèi)務(wù)必督促其還回，形成閉合。

（3）設(shè)置專門的檔案室，并配置專業(yè)的檔案管理員，制定完善的檔案管理制度，并落實到人，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，可以有效避免多樣化和隨意性，做到專業(yè)人做專業(yè)事。

3.1.3制作和復(fù)印制度

（1）很多時候由于各種工作原因，需要對一些機密的檔案文件進(jìn)行制作和復(fù)印。由于版面和技術(shù)要求等因素，很多部門會隨意把資料拿到外面的打印店去制作，這就很容易造成資料的泄密和外傳。特別是拿電子檔文件去制作的時候，很多人員就直接把文件給復(fù)制到了他的電腦中，造成了各種損失。因此對于機密文件，必須在本機構(gòu)指定的位置或文印店來進(jìn)行制作，嚴(yán)禁隨意刻錄。

（2）當(dāng)對一些機密文件進(jìn)行復(fù)印的時候，必須要有第二人在場，不可單獨把資料拿出去復(fù)印和存檔。并且在復(fù)印后文件上要蓋好相關(guān)的印章，指定文件的用途不可用做它處，防止不法分子拿著文件進(jìn)行其他的違法事宜。

3.1.4處罰制度

對于工作中以權(quán)謀私、利用職務(wù)之便給其他相關(guān)利益人提供本部門內(nèi)部機密資料的，以及其他相關(guān)違法行為，要進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰。對于構(gòu)成犯罪的，要提交公安及檢查機關(guān)進(jìn)行處理，接受法律制裁。只有嚴(yán)格執(zhí)法，對瀆職人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊，才能將制度給予落實，才能對其他工作人員敲響法律的警鐘。

3.2 提高工作人員的安全意識

在日常工作中，要經(jīng)常給檔案管理人員進(jìn)行法律的普及，可以進(jìn)行一些法律講座、典型案例的培訓(xùn)，一些已有的犯罪事實的形成和處理等。既讓工作人員了解到各種犯罪的方式和方法，從而有效的進(jìn)行避免和控制；同時又能讓他們了解到出售國家機密所要承擔(dān)的嚴(yán)重后果，從而提高法律意識，增加控制手段，做到警鐘長鳴，嚴(yán)防機密文件外泄。

3.3 提高信息化的技術(shù)水平

隨著計算機辦公的逐步普及，越來越多的資料需要進(jìn)行電子的存檔。那么如何防病毒、防監(jiān)控、防竊聽、防黑客等都成為了防止機密外泄的重要手段。針對大量工作人員非計算機專業(yè)人員的現(xiàn)狀，最好不定期的進(jìn)行各種信息化和電腦技術(shù)的培訓(xùn)，特別是對于各種電腦入侵的防治等技術(shù)操作進(jìn)行針對性的培訓(xùn)。達(dá)到信息的密碼化、科技化，形成更高的安全防護(hù)系統(tǒng)。只有從技術(shù)水平上得到真正的提高，才能有切實可行的措施來防止各種犯罪手段的實施。

4 結(jié)語

檔案管理涉及到國家和政府的很多機密，也是傳承歷史文化、人類文明的窗口。保障檔案的完整和安全，是我們每個人應(yīng)該重視的事情。只有從思想上提高認(rèn)識、設(shè)備上不斷更新、技術(shù)上不斷提高，同時相關(guān)工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好本職工作，相信檔案安全保障體系一定可以做好。

參考文獻(xiàn)

[1] 項文新. 構(gòu)建基于信息安全風(fēng)險評估的檔案信息安全保障體系必要性研究. 檔案學(xué)研究[J]，2008（1）.18-19

[2]李佳善 .我國檔案管理保障體系存在的問題及對策研究[J] .科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2011（10）.23-24