李洪艷

（濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250020）

淺談院校合作后的檔案工作

李洪艷

（濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250020）

針對(duì)合并院校老檔案的保護(hù)、利用和合并后檔案管理工作的順利進(jìn)行提出了自己的建議。

檔案管理；院校合并

近年來(lái)，為調(diào)整教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，發(fā)展職業(yè)教育，提高職業(yè)教育的辦學(xué)層次和辦學(xué)水平，各地紛紛整合教育資源，推行院校之間的合并、重組。濟(jì)南市財(cái)經(jīng)學(xué)校，濟(jì)南市市政公用事業(yè)技工學(xué)校就是在這種形勢(shì)下，并入濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院。院校合并可以充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，突出辦學(xué)特色，打破部門(mén)和行業(yè)界限，最大化優(yōu)化教育資源，進(jìn)而提高辦學(xué)層次和教育質(zhì)量。

學(xué)校合并后，一方面，面臨著機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分的問(wèn)題，還有許多不確定因素給檔案管理工作帶來(lái)困擾；另一方面，合并前的中專學(xué)校隸屬不同的主管部門(mén)，其辦學(xué)宗旨，辦學(xué)理念、服務(wù)對(duì)象各不相同，體現(xiàn)在檔案管理工作上，也是各有特色。因此，合并后的檔案管理工作主要包括兩個(gè)方面的工作。一是要完整的保護(hù)好、利用好合并前的老檔案。二是合并后檔案管理工作，要確立新的工作目標(biāo)，制定新的工作制度。

1 合并前中專學(xué)校的檔案

1.1 尊重學(xué)校的歷史，尊重同行的勞動(dòng)

濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院是由兩所全國(guó)重點(diǎn)中專合并后，升格成高職院校的。加上整合來(lái)的兩所中專學(xué)校，一共是四所中專學(xué)校。這四所中專學(xué)校都屬于行業(yè)辦學(xué)，分別隸屬四個(gè)不同的上級(jí)行政主管部門(mén)。由于行業(yè)特點(diǎn)不同，造成檔案管理水平、方法各有差異。有集中管理的，也有分散管理的。分類方法也不相同，有按“卷”裝訂整理的，也有按“件”組合整理。不管按哪種形式管理，這些檔案都真實(shí)的記錄了中專學(xué)校的日常工作和教書(shū)育人情況，反映出中專學(xué)校的發(fā)展歷史?；谧鹬貙W(xué)校歷史，尊重同行的勞動(dòng)這個(gè)出發(fā)點(diǎn)，我們決定保持各校檔案原有的分類方法，裝訂形式不變，維持老檔案原貌。為了方便檔案的利用，我們將所有老檔案從原校區(qū)遷至新校區(qū)，建立老檔案庫(kù)房，統(tǒng)一管理。對(duì)分散在各部門(mén)的老檔案，我們做了深入細(xì)致的調(diào)查工作，進(jìn)行查找、登記，并逐步回收，集中保管，確保檔案的完整、安全。

1.2 做好廢止印章的管理工作

印章是學(xué)校在各項(xiàng)工作中行使主體職權(quán)，證明其身份的權(quán)威性要件。學(xué)校合并后，原中專學(xué)校的印章逐步停止使用。如果不及時(shí)收集、歸檔，極易造成損壞或丟失。由于其原有的法律效果與權(quán)威，一旦被不法分子利用，會(huì)給學(xué)校帶來(lái)不必要的糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)保管好這些印章，也是解決遺留問(wèn)題，辨別真?zhèn)蔚膽{證。筆者將收集的廢止印章，逐一進(jìn)行登記，填寫(xiě)“印章移交登記表”，并使相關(guān)人員履行簽字手續(xù)。

最近幾年，各種從業(yè)資格考試越來(lái)越熱，并對(duì)報(bào)考者提出了學(xué)歷要求。于是，有些不具備條件的人，通過(guò)不正當(dāng)途經(jīng)，取得偽造學(xué)歷證明。筆者應(yīng)各地人事主管部門(mén)委托，做過(guò)畢業(yè)證鑒定工作。其中，臨沂市人事局發(fā)出，請(qǐng)求幫助鑒定畢業(yè)證，通過(guò)比對(duì)學(xué)校公章、法人印章，判定這十余份證書(shū)全系偽造，我們出據(jù)了文字證明材料。

2 做好檔案利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力依據(jù)

2.1 為干部任用、教師職稱聘任提供證據(jù)

學(xué)校合并后，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、人事調(diào)整都發(fā)生了很大的變化。在干部任命過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有些人前期任職資料不全，影響職務(wù)的正常銜接。干部提拔任用，用大處說(shuō)關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展，從小處說(shuō)是關(guān)系到一個(gè)人命運(yùn)的轉(zhuǎn)變，是一種機(jī)遇。為此，筆者仔細(xì)查找老檔案，盡最大可能將材料找全。在教師職稱重新聘任過(guò)程中，也出過(guò)類似情況。

2.2 為畢業(yè)生提供學(xué)歷認(rèn)證證據(jù)

四所中專學(xué)校都有近三十年的歷史了，可以說(shuō)畢業(yè)生遍及全省大部。他們中有些人，因?yàn)楣ぷ髯儎?dòng)，或者職務(wù)遷升，個(gè)人檔案里的材料不完整，往往要回學(xué)校尋找當(dāng)年的入學(xué)蹤跡。這時(shí)一本本泛黃的卷宗就更加彌足珍貴。據(jù)我們粗略統(tǒng)計(jì)，學(xué)生查找學(xué)籍憑證、錄取登記表等，占學(xué)校檔案利用率50%以上。

2.3 為解決歷史遺留問(wèn)題提供依據(jù)

來(lái)自不同行業(yè)，合并重組的學(xué)校，或多或少的都有些歷史遺留問(wèn)題糾纏不清，困擾著新上任的領(lǐng)導(dǎo)班子。曾經(jīng)有三位教師一位行政管理人員，因?yàn)榇鰡?wèn)題與領(lǐng)導(dǎo)僵持。退休時(shí)，人離開(kāi)學(xué)校數(shù)月，卻拒不提交任何辦理退休手續(xù)，在學(xué)校造成不良影響。最后我們通過(guò)查找文書(shū)檔案，找到了相關(guān)的資料憑證，幫助人事部門(mén)順利完成此項(xiàng)工作。

3 合并后的學(xué)校檔案工作

學(xué)校合并后，由于增設(shè)了新的機(jī)構(gòu)，人員崗位安排也發(fā)生了很大變化。因此，合校前各校的檔案網(wǎng)絡(luò)體系也隨之解體，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)。首先，我們確定合并后的檔案管理工作，嚴(yán)格按教育部國(guó)家局第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》歸檔。其次，加強(qiáng)檔案宣傳，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。通過(guò)學(xué)校宣傳欄、校刊等載體，宣傳檔案法規(guī)，提高全員檔案意識(shí)。

[1]鄭善學(xué).關(guān)于加強(qiáng)合并院校檔案管理的研究[J].檔案學(xué)研究,2006,(1):20-21.

[2]陳翠平.淺談中專學(xué)校合并為高職院校后的檔案管理[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2003,(2):148-149.

Discussion about academic cooperation archives work

Protection of archives for old institutions merge, merge smoothly after use and file management put forward their own proposals.

Records management; merged universities

G27

A

1008-1151(2015)05-0209-01

2015-04-12

李洪艷，供職于濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院。