徐 蔚

（重慶交通大學檔案館，重慶，400074）

檔案信息化所體現(xiàn)的是檔案管理在信息時代的一種必然選擇，也是我國檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的重要內(nèi)容之一。在此過程中，紙質(zhì)檔案的地位和作用問題始終是檔案界爭論的焦點。電子檔案雖然有著快速存取和高效利用的優(yōu)點，但其可靠性和真實性風險的存在，導致紙質(zhì)檔案的地位始終無可取代。因此，必須對信息化背景下的紙質(zhì)檔案的定位和重要性有足夠的認識，注重電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌并存和優(yōu)勢互補，從而促進檔案信息化管理走上科學化與規(guī)范化的軌道。

1 紙質(zhì)檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案就是以筆和紙的形式對社會組織和個人在工作生活中直接形成的各種文字、圖表等不同形式的信息進行記錄與保存的檔案形式。這種把紙張作為信息記錄載體的檔案有著一些非常突出的優(yōu)勢：

（1）信息與載體的依附性比較強。載體與信息的統(tǒng)一就使原始記錄性這一屬性得以形成。其在檔案信息的原始真實性與存儲介質(zhì)的原始依附性兩個方面都有所體現(xiàn)。因為信息與載體密不可分屬于傳統(tǒng)介質(zhì)的特點，當信息與載體達到充分地結合，將其進行分離就非常難。不僅如此，人們只有借助于依附在紙張等載體上的文字、圖形，才能夠對其所承載的信息有所了解。

（2）充分體現(xiàn)檔案信息的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的形成是由文件直接轉化過來的，對過去的歷史情況客觀地記錄，其憑證功能令人信服。作為管理檔案信息的載體，也是在特定的條件下通過特定的責任人制作來形成的實體材料。

（3）信息存儲介質(zhì)的耐久性比較強。紙張、膠片的耐久性比較強，對于長期保存檔案文獻特別適宜。雖然其可以通過一定條件產(chǎn)生水解和氧化反應，然而只要我們對其發(fā)生化學作用的必要條件注意排除，也就能延長紙質(zhì)檔案的壽命達到百年以上的時間。

然而，伴隨著電子文件的出現(xiàn)和電子檔案的建立，與之比較，紙質(zhì)檔案的差距也就非常明顯，主要體現(xiàn)在：一是需要投入很多人力進行管理。尤其在其歸檔、立卷、裝盒等方面，雖然花費工作量很大，但工作效率不高。二是信息的獨占性明顯。其僅能提供一人在同一時間、地點使用，難以共享信息資源。三是管理方式比較落后。由于紙質(zhì)檔案的成果需要占用大量空間，管理起來工作不便，管理手段也比較落后。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)

檔案信息化管理就是通過信息技術等高科技手段來促使檔案由實體保管實現(xiàn)以數(shù)字化信息為載體，向社會提供服務為重心的轉變。在檔案信息化管理過程中，紙質(zhì)檔案有著極其重要的作用，主要體現(xiàn)在：

（1）發(fā)揮紙質(zhì)檔案原始憑證作用可確保檔案的真實性。檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，但是，對于電子檔案的法律地位國家尚且沒有相關法律法規(guī)能夠對此進行明確。但對于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實性是確定無疑的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所體現(xiàn)的是“內(nèi)容的原始性”和“形式的原始性”的有機統(tǒng)一，其唯一性表現(xiàn)在其文件資料的字體、字跡、圖像、印章以及紙張載體均不可能被替換掉，若存在被篡改和復制的內(nèi)容也很難達到與原件完全一致的程度。因此，目前的技術條件就決定了紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔案信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現(xiàn)實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

（2）發(fā)揮紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性作用可確保檔案信息安全性。因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進行信息安全防護。在目前，由于網(wǎng)絡黑客、病毒對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和電子信息安全形成了嚴重威脅，雖然建立計算機網(wǎng)絡防火墻和病毒查殺系統(tǒng)能夠起到一定的安全保護作用，但黑客、病毒種類的日益翻新使任何安全防護技術和手段都很難給予電子檔案信息可靠的安全保障。而很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

（3）利用紙質(zhì)實體檔案增強檔案信息保存與利用價值的永久性。檔案價值就體現(xiàn)在其保存與利用上。因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。比較起來，那些對紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質(zhì)檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。珍貴的檔案資料因其保存的年限久遠則更顯示其價值。在檔案信息化管理之中，紙質(zhì)檔案所擁有的永久性保存價值是無法被其他形式的檔案所超越和取代的。因此，為使電子檔案載體和紙質(zhì)檔案資料的雙重安全有可靠的保證，就要求現(xiàn)代檔案館（室）設立專門的計算機房，并設立專柜來保存電子檔案載體，在有條件的單位或部門，就應分庫來對電子檔案載體和紙質(zhì)檔案資料進行分類存放，同時要設立專門的館員對其做雙套管理和維護工作。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑

因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著無法替代的一些優(yōu)勢，其安全性和穩(wěn)定性在檔案信息化管理中得到了充分體現(xiàn)。同時，因紙質(zhì)檔案管理具有被各個機構認可的很強的法律效力和權威性，這遠非電子檔案可比擬的。因此，應從如下方面，切實讓紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。

（1）促進檔案管理人員觀念的更新。長期以來，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。這就要求檔案管理人員與檔案事業(yè)與信息技術的發(fā)展步伐相適應，積極學習新知識完善自己的知識結構，通過對新的信息技術的消化學習，以現(xiàn)代科技提高自我職業(yè)素質(zhì)。在對傳統(tǒng)檔案管理方法熟練掌握的基礎上，也要熟練地掌握電腦知識及使用相關存儲設備的技能，從而成為檔案管理的全面人才，從工作重心和服務手段方面全面改革傳統(tǒng)檔案管理模式。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎上，進一步強化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

（2）完善檔案管理標準與制度。檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

（3）改進與調(diào)整檔案保管設施。只有做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互結合應用，才能實現(xiàn)最佳效果。由于這兩者都以一定物質(zhì)狀態(tài)而存在，其安全性和完整性離不開一定的相應設施和條件來作保障。因紙質(zhì)檔案的存儲信息量不大，在長時間積累的案卷面前，庫房的壓力很大。電子檔案的出現(xiàn)就有利于解決這一問題。光盤的大信息存儲量不要求很大的保管空間，在具備基本保管條件和要求的前提下，就可使庫房壓力減輕，并節(jié)省大量資金和人力。

（4）采取“雙套制”檔案保管模式。所謂“雙套制”也就是對于載體不同但內(nèi)容一樣的兩種檔案實行雙套保存，即采取雙套來保存同一內(nèi)容的紙質(zhì)與電子檔案。因為紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點、作用各異，“雙套制”的實施并非為重復保存。“雙套制”檔案保管模式恰恰使紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢得到融合，這樣不僅能讓高效存取檢索功能發(fā)揮出來，而且也能實現(xiàn)檔案憑證價值。此外，電子檔案可以以副本形式進行異地保存，由此可避免檔案資料遭遇意外毀滅的危險。采取“雙套制”檔案保管模式確保檔案館館藏中電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠長期并存，這代表著未來檔案館館藏結構的大趨勢，非常有利于保護紙質(zhì)檔案資料。

（5）積極推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的相互轉化，在現(xiàn)實中是可行的。對電子檔案來說，可采取紙張打印的形式，向紙質(zhì)檔案快速轉化，使電子檔案的簡單直觀性得到提高，使不同檔案發(fā)揮不同的利用效果。對紙質(zhì)檔案來說，采取掃描或計算機輸入的形式，可使其向電子檔案快速轉化，由此促進檔案工作高效性的提高。因此，我們可發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案可彼此相互轉化的特點，及時進行資料的備份，把兩者之間可以共存的合適臨界點找出來。在推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中，就需要對紙質(zhì)檔案運用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備進行數(shù)字化加工，促使其向磁帶、磁盤、光盤等載體存儲轉化。在恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復提供幫助的同時，也能促使檔案的利用方式發(fā)生改變，使檔案利用的“孤本”狀態(tài)得到突破，同樣的一份文件可為其他所需要的人共享。當紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)后，可把已開放的檔案傳到網(wǎng)上，以方便利用者無時間限制地進行檔案信息資源的上網(wǎng)查詢利用，以此擴大利用檔案的空間，減少原載體檔案因頻繁使用而造成的損害，紙質(zhì)檔案的使用壽命因此也能夠延長。

總之，對于現(xiàn)代檔案管理者來說，要充分認識和重視紙質(zhì)檔案真實性、安全性、穩(wěn)定性在檔案信息化管理過程中的重要作用，實現(xiàn)檔案管理理念從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉變，努力做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌并存和優(yōu)勢互補工作，從而有力地促進現(xiàn)代檔案事業(yè)的健康和科學發(fā)展。

＊本文系重慶市教育委員會人文社會科學研究項目“新形勢下高校檔案發(fā)揮反腐倡廉作用的機制研究”（項目批準號：15SKG087）的階段性成果。

［1］葛麗陽.淺談紙質(zhì)檔案管理中的優(yōu)缺點［J］.辦公室業(yè)務，2012(13):20.

［2］蘇迎春.淺談電子檔案的信息化管理［J］.辦公室業(yè)務，2012(13):80.

［3］葉進.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存之探討［J］.蘭臺世界，2012(S2):71.