□文/王云波（陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西·渭南）

高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理存在的問題

□文/王云波
（陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西·渭南）

學(xué)籍學(xué)歷管理工作直接關(guān)系著學(xué)校的教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量。高職院校應(yīng)嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的要求，提高對學(xué)籍學(xué)歷管理工作的認(rèn)識，樹立新理念，完善體制機制建設(shè)，加強學(xué)籍學(xué)歷管理隊伍建設(shè)，優(yōu)化高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理工作。

高職院校；學(xué)籍管理；對策

原標(biāo)題：試論高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理存在的問題及對策——以陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

收錄日期：2015年2月11日

普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理工作是完善高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，進一步規(guī)范辦學(xué)行為，保障高等教育改革健康發(fā)展的需要。尤其是高職院校生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)歷層次多樣，使學(xué)籍學(xué)歷管理工作面臨許多新的情況，加強和完善高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理工作，對高職院校穩(wěn)定教學(xué)秩序，促進校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)都具有重要的意義。陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“陜鐵院”）嚴(yán)格按照教育部及省教育廳相關(guān)政策和文件精神，建立了科學(xué)的學(xué)籍學(xué)歷管理制度，確保了此項工作的規(guī)范化管理，得到了廣大師生的一致好評和上級有關(guān)部門的肯定，曾被評為“陜西省高等教育學(xué)籍學(xué)歷證書電子注冊管理工作先進集體”。

一、高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理工作存在的問題

近年來，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大，高職院校生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)歷層次多樣化日趨明顯，給學(xué)籍學(xué)歷管理工作帶來很多問題。

（一）學(xué)籍學(xué)歷觀念落后。長期以來，在學(xué)籍管理過程中，重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象十分普遍，忽視學(xué)生的主體地位，只把學(xué)生看作接受教育和管理的對象，不把學(xué)生當(dāng)作服務(wù)對象，從而造成學(xué)籍管理工作行政化、機關(guān)化。只注重管理的規(guī)范統(tǒng)一，對學(xué)生的個性發(fā)展未能給予足夠的重視，對學(xué)生的人性關(guān)注甚少，對學(xué)生的某些權(quán)利視而不見，管得太死，忽視學(xué)生的自我管理，扼殺了學(xué)生的創(chuàng)新能力和實踐能力。

（二）對學(xué)籍管理工作認(rèn)識不到位。部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)籍管理人員還沒有把學(xué)籍管理作為一門學(xué)問來對待，認(rèn)為學(xué)籍管理只是簡單的事務(wù)工作，缺乏學(xué)籍管理研究的氛圍，只是停留在常規(guī)管理上，忽視甚至放棄學(xué)籍管理的創(chuàng)新。有的高職院校對學(xué)籍管理工作重視不夠，只是在教學(xué)檢查或教學(xué)質(zhì)量評估時才抓一下，隨著檢查評估的結(jié)束，管理力度大打折扣，很少考慮長遠的發(fā)展和進步。對學(xué)籍管理崗位重視也不夠，致使崗位變動頻繁，有時成了引進人才家屬安置地。

（三）學(xué)籍管理制度、分級管理責(zé)任制不健全。多數(shù)高職院校都對本校學(xué)籍管理制度進行了修訂，但是少數(shù)學(xué)校存在制度簡單，修訂不及時，學(xué)籍學(xué)歷管理工作分級責(zé)任制落實不夠細(xì)化、不明確，學(xué)校的學(xué)籍管理制度沒有具體的分級責(zé)任制內(nèi)容，也沒有列入學(xué)校工作責(zé)任考核制度之中。

（四）學(xué)籍管理隊伍建設(shè)亟待加強。隨著高職辦學(xué)規(guī)模的擴大，辦學(xué)形式的多樣化，新專業(yè)、科類增加，在校生人數(shù)激增，學(xué)籍管理工作的難度和強度成倍提高。一是數(shù)量配備不足，學(xué)籍管理專職人員不能滿足新形勢的需要；二是結(jié)構(gòu)上須改善，絕大多數(shù)學(xué)籍管理人員非專業(yè)出身，其本人缺乏教育基礎(chǔ)理論知識、學(xué)籍管理的專業(yè)知識，現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，亟須培訓(xùn)、提高；三是管理水平上有待提高，學(xué)校對管理人員重使用、輕培訓(xùn)，在實際學(xué)籍管理過程中往往按慣例、按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事，缺乏依法依規(guī)辦事的意識和能力，使學(xué)籍管理工作停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型的管理水平上；四是學(xué)籍管理隊伍不穩(wěn)定，由于缺乏學(xué)習(xí)的機會，工作與專業(yè)不對口，以及高校對學(xué)歷要求不斷提高，加上職務(wù)升遷困難、工作任務(wù)繁重等原因，導(dǎo)致學(xué)籍管理人員往往不愿長期從事學(xué)籍管理工作，管理人員流動性大，呈不穩(wěn)定狀態(tài)，對高校的教育教學(xué)管理產(chǎn)生不利影響。

（五）學(xué)籍管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。高職學(xué)籍管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，少數(shù)高職院校工作手段還比較落后，工作效率低。學(xué)籍管理信息量大、要求高、時限性強，沒有現(xiàn)代信息平臺很難及時完成工作任務(wù)，甚至出現(xiàn)信息錯誤、服務(wù)不及時等后果。學(xué)籍管理中有大量的檔

案要整理歸檔，有的高校檔案齊全，有的高校檔案積累的較少，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是工作人員自己憑經(jīng)驗進行歸檔，造成高校之間檔案管理水平差別較大。

二、陜鐵院學(xué)籍學(xué)歷管理工作的主要特色

陜鐵院在認(rèn)真貫徹執(zhí)行教育部及省教育廳學(xué)籍學(xué)歷管理相關(guān)政策的同時，結(jié)合學(xué)院實際，積極探索學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作的新思路、新方法，制度健全、責(zé)任明確、管理有序、常規(guī)工作扎實，保證了學(xué)院教育教學(xué)工作的順利開展。

（一）高度重視，責(zé)任落實。隨著學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大和教學(xué)管理改革的進一步深入，學(xué)籍學(xué)歷管理工作也日益復(fù)雜和繁重，按照相關(guān)文件要求，及時部署，狠抓落實，實行了院系二級管理體制，按照“分級管理、分級負(fù)責(zé)、誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，建立“學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門齊抓共管，系（部）和輔導(dǎo)員（班主任）具體落實，全院師生參與監(jiān)督”的管理工作運行機制，明確學(xué)校、職能部門、院（系）和輔導(dǎo)員（班主任）各級工作職責(zé)和工作責(zé)任，統(tǒng)籌管理和分級分層組織實施全院學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作，做到了責(zé)任明確具體，工作過程覆蓋。

（二）完善機制，規(guī)范管理。學(xué)院積極行動進一步規(guī)范學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作，強化工作責(zé)任機制，維護學(xué)校正常的教育教學(xué)秩序和學(xué)生合法權(quán)益，建立學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作的長效機制，先后制（修）訂了《學(xué)生管理規(guī)定》、《學(xué)生學(xué)籍管理實施細(xì)則》、《考試違紀(jì)處理辦法》、《頂崗實習(xí)管理辦法》等切實可行的文件，建立了一套嚴(yán)密而具體的管理措施和辦法，做到有“章”可循，有“法”可依。

（三）嚴(yán)把關(guān)口，規(guī)范操作。新生學(xué)籍復(fù)查注冊、在校生學(xué)年注冊和畢業(yè)生學(xué)歷即時注冊，是學(xué)籍學(xué)歷管理工作的重點。學(xué)院以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)嚴(yán)把三關(guān)（新生入學(xué)復(fù)查關(guān)，在校生學(xué)籍異動關(guān)，畢業(yè)生信息審核和證書發(fā)放關(guān)），保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實、及時。在2011級新生學(xué)籍復(fù)查工作中成立了由分管院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的新生入學(xué)資格復(fù)查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，職能部門負(fù)責(zé)人為成員，組織領(lǐng)導(dǎo)全校新生入學(xué)資格復(fù)查工作。及時、準(zhǔn)確地完成新生學(xué)籍注冊工作，并及時通知全體新生上網(wǎng)查詢個人信息。

（四）以生為本，重在服務(wù)。學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷工作事務(wù)繁雜、政策性強，各高校牢固樹立服務(wù)意識，廣泛進行政策宣傳，在校園網(wǎng)上或《學(xué)生手冊》中人性化地設(shè)計并告知辦理學(xué)籍學(xué)歷各類事務(wù)的工作流程圖和資源表格等，通過多種現(xiàn)代信息手段加強溝通，及時處理學(xué)生的咨詢和事務(wù)。安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)等高校對于學(xué)生學(xué)業(yè)成績管理，建立了學(xué)籍預(yù)警制度，關(guān)口前移，及時提醒和告知。安徽中醫(yī)學(xué)院制定印發(fā)了《學(xué)生違紀(jì)處分解除實施辦法》，幫助和引導(dǎo)受處分的學(xué)生改正錯誤，重新進步，體現(xiàn)了以學(xué)生為本的教育理念。

（五）多種渠道，加強宣傳。陜鐵院采用多種渠道和形式，加大學(xué)籍學(xué)歷政策宣傳力度。一是利用學(xué)院食堂、學(xué)生宿舍及教學(xué)樓前的宣傳欄、公告欄，及時張貼《高等學(xué)校學(xué)生獲取學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》等宣傳資料；二是及時將學(xué)籍學(xué)歷管理辦法和最終的補充規(guī)定發(fā)布在校園網(wǎng)上；三是利用學(xué)院廣播進行多次廣播；四是通過召開班會、座談會等形式進行宣傳；五是將學(xué)習(xí)學(xué)籍學(xué)歷管理辦法等相關(guān)規(guī)章制度作為新生入學(xué)教育的重要內(nèi)容；六是利用就業(yè)指導(dǎo)課，把學(xué)籍學(xué)歷的相關(guān)內(nèi)容以及國家關(guān)于各種學(xué)歷證書的格式、內(nèi)容等向廣大同學(xué)宣講。

（六）保障有力，工作有序。學(xué)院專職學(xué)籍學(xué)歷工作人員基本達到要求，輔以兼職管理人員、輔導(dǎo)員（班主任），基本形成了一支“專兼結(jié)合、分級管理”的工作隊伍。為保證學(xué)籍管理工作的正常開展，學(xué)院配備了計算機、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，并有學(xué)籍學(xué)歷管理工作辦公經(jīng)費（處室合用或?qū)崍髮嶄N），用于學(xué)歷證書、新生火車票優(yōu)惠卡、新生學(xué)生證、畢業(yè)生檔案袋、學(xué)生郵寄檔案、學(xué)籍學(xué)歷培訓(xùn)以及學(xué)籍學(xué)歷出差等費用支出。通過一系列的保障措施，學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷管理工作有序開展。

三、關(guān)于做好高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理工作的若干建議

（一）進一步深化和提高對學(xué)籍學(xué)歷管理工作的認(rèn)識。高校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理是加強教育教學(xué)管理的重要組成部分和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要充分認(rèn)識到學(xué)籍學(xué)歷管理在打擊假文憑、規(guī)范辦學(xué)行為、維護高等教育聲譽、保護學(xué)生合法權(quán)益等方面具有重要作用。完善和加強學(xué)籍管理對調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)積極性、維護學(xué)校教學(xué)秩序、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量有著重要的意義。高職院校應(yīng)加強學(xué)籍過程管理，實現(xiàn)管理全程化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。建立完整的高職學(xué)生數(shù)據(jù)信息庫，統(tǒng)計分析高職學(xué)生學(xué)籍變動基本規(guī)律，為高等教育改革、發(fā)展提供有力服務(wù)。

（二）進一步加強學(xué)籍學(xué)歷管理隊伍建設(shè)。學(xué)籍管理工作的對象是學(xué)生，同時它又是一項操作性很強的技術(shù)工作，作為學(xué)籍管理人員，應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗，改進工作方法，時刻確立以教學(xué)為中心，充分尊重和維護學(xué)生的合法權(quán)利，將服務(wù)學(xué)生作為自己的工作宗旨。隨著社會信息化水平日益提高，高校的學(xué)籍管理實施了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實行電子注冊，這對學(xué)籍學(xué)歷管理工作隊伍提出了新要求。各高職院校要高度重視學(xué)籍學(xué)歷管理隊伍建設(shè)，創(chuàng)造條件，支持他們參加業(yè)余學(xué)習(xí)和進修，開展工作和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，適應(yīng)新形勢學(xué)籍學(xué)歷管理工作需要。要把學(xué)籍學(xué)歷管理工作納入學(xué)校檢查、評比之中，采取積極措施激勵相關(guān)人員立足本職崗位，干好本職工作。

（三）進一步落實分級責(zé)任制。隨著在校生學(xué)生人數(shù)的日益增加，高職學(xué)籍管理不是教務(wù)處可以獨立完成的，學(xué)籍管理應(yīng)在二級系（部）建立二級管理體制，充分發(fā)揮各系部直接管理作用，通過教務(wù)處負(fù)責(zé)制定學(xué)籍管理日程和管理規(guī)定，各系部按既定日程和要求完成工作，減少中間管理環(huán)節(jié)，調(diào)動各系部的積極性和管理潛能的發(fā)揮，從而提高教學(xué)管理質(zhì)量。

（四）加強高校學(xué)籍管理裝備現(xiàn)代化。隨著高等職業(yè)教育快速發(fā)展，規(guī)模逐年擴大，人數(shù)逐年增多，管理工作任務(wù)日趨繁重。要重視管理機構(gòu)建設(shè)，設(shè)置獨立工作部門，配備滿足工作需要的辦公設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化。要加強管理網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息管理手段的作用，重點做好學(xué)生檔案、信息資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、學(xué)業(yè)登錄、獎懲記載等工作，確?！叭椬浴睌?shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實、及時，確保學(xué)生信息檔案齊全、完整、規(guī)范、安全，切實保障學(xué)生的合法權(quán)益。

總之，學(xué)籍學(xué)歷管理是高職教學(xué)管理工作的重要組成部分，是一項細(xì)致而又繁雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作要有極大的耐心和責(zé)任心，面對高等教育進入大眾化階段的新形勢，學(xué)籍學(xué)歷管理工作必須與時俱進，建立與之相適應(yīng)的保障措施。因此，認(rèn)真研究學(xué)籍學(xué)歷管理工作的新特點和新問題，采用高效率的學(xué)籍管理手段，不斷提高管理工作的信息化程度，堅持樹立以“學(xué)生為本”的管理理念，才能進一步提高高職院校學(xué)籍學(xué)歷管理水平。

主要參考文獻：

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