李小云

（懷化學(xué)院政法系，湖南懷化418008）

高校院系教學(xué)秘書工作存在的主要問題及對策

李小云

（懷化學(xué)院政法系，湖南懷化418008）

院系教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理體系中具有重要地位和作用。在教學(xué)管理實踐中，院系教學(xué)秘書工作存在諸多問題，如不被重視、重要性認識不夠、工作隊伍建設(shè)落后等。需要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、待遇、職業(yè)發(fā)展、業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面采取措施，提高院系教學(xué)秘書工作的能力和水平。

教學(xué)秘書；教學(xué)管理；高校

教學(xué)質(zhì)量是高校的生命線，教學(xué)管理工作是保障和提高高校教學(xué)質(zhì)量的核心環(huán)節(jié)之一。高校教學(xué)管理系統(tǒng)一般分為學(xué)校、院系、教研室三個層次，院系教學(xué)管理在高校教學(xué)管理系統(tǒng)中居于承上啟下的位置，其工作質(zhì)量的好壞直接影響到高校教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書是院系教學(xué)管理活動的直接實踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者，其素質(zhì)和工作能力直接關(guān)聯(lián)院系的教學(xué)管理水平和管理效率，進而影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。筆者長期擔(dān)任院系的教學(xué)秘書，具有一定的院系教學(xué)管理工作經(jīng)驗。在工作實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)院系的教學(xué)秘書工作存在一定的問題，尚有較大的改善空間。鑒于此，筆者依據(jù)日常的教學(xué)管理工作實踐經(jīng)驗就加強和改進高校院系教學(xué)秘書工作問題提出自己的看法和思考，以就教于各位同仁和大家。

一、正確認識院系教學(xué)秘書工作的地位和作用

院系教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理系統(tǒng)中扮演多重角色，既負責(zé)院系的教學(xué)管理工作、處理院系相關(guān)日常事務(wù)及協(xié)調(diào)部門關(guān)系，又是院系分管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，在學(xué)校教務(wù)處、院系分管領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生之間傳遞和溝通信息。因此，院系教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理系統(tǒng)中具有重要地位和作用。具體言之，院系教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理系統(tǒng)中的地位和作用體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.院系教學(xué)秘書的溝通協(xié)調(diào)作用

院系教學(xué)秘書日常工作主要涵蓋教學(xué)工作的安排與管理、學(xué)生成績和學(xué)籍管理、學(xué)生日常事務(wù)如學(xué)分申請手續(xù)辦理等環(huán)節(jié)，它是一個不斷變化的動態(tài)過程，貫穿于學(xué)校和院系教學(xué)活動全過程。教學(xué)秘書工作的這種地位決定了其在教學(xué)管理系統(tǒng)中具有其他人無法替代的作用，即溝通和協(xié)調(diào)作用。教學(xué)秘書的溝通和協(xié)調(diào)作用主要體現(xiàn)在兩方面：一是溝通和協(xié)調(diào)學(xué)校教務(wù)部門與院系之間的教學(xué)工作，如接收和傳遞教務(wù)通知、監(jiān)督和協(xié)調(diào)院系及教師完成學(xué)校教務(wù)部門和院系的教學(xué)工作任務(wù)，如專業(yè)課程教學(xué)計劃的制訂、教師教學(xué)任務(wù)的安排和管理、學(xué)生英語等級考試的報考、計算機及普通話等級證書的發(fā)放、教師和學(xué)生教材的征訂、學(xué)生考試工作安排及學(xué)生成績的錄入管理、其它的相關(guān)教學(xué)報表統(tǒng)計等等；二是溝通和協(xié)調(diào)院系內(nèi)部的教學(xué)工作，如任課老師的調(diào)停課、學(xué)生選課、畢業(yè)論文（設(shè)計）工作、學(xué)生實習(xí)（實踐）活動等［1］。在教學(xué)管理工作過程中，教學(xué)秘書需要面對學(xué)校教務(wù)部門、教師、學(xué)生三類不同對象。教學(xué)秩序的穩(wěn)定和教學(xué)管理效率的提高，都要求教學(xué)秘書具有較強的溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠正確認識和把握不同類型工作對象的特點，對三種工作對象的個性要求做到心中有數(shù)，能夠統(tǒng)籌兼顧、突出重點進行管理。以院系的排課工作為例，由于老師的要求、學(xué)生的需求與學(xué)校所能提供的教學(xué)資源之間存在較大的不一致性，因此，教學(xué)秘書在排課時必然要充分發(fā)揮好溝通和協(xié)調(diào)作用，最大限度地尋找三者利益的共同點，把工作做得讓三方面都能欣然接受，都能滿意。當(dāng)然，教學(xué)秘書在溝通和協(xié)調(diào)過程中要注意擺正自己的角色位置，做到不越位不缺位，參與不干預(yù)，出謀而不決策，處處以集體利益為重，自覺維護院系領(lǐng)導(dǎo)及院系的形象和聲譽。

2.院系教學(xué)秘書的助手參謀作用

院系教學(xué)秘書不僅要周密細致地做好日常教學(xué)工作事務(wù)，而且也是院系領(lǐng)導(dǎo)組織教學(xué)、管理教學(xué)的參與者和助手［2］。教學(xué)秘書的助手參謀作用主要體現(xiàn)在，為領(lǐng)導(dǎo)組織和管理教學(xué)收集信息、資料和文件，協(xié)助處理院系教學(xué)中的一些具體事項，甚至要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方案建議。

3.院系教學(xué)秘書的服務(wù)管理作用

院系教學(xué)秘書是教學(xué)工作的一線管理者，管理即是服務(wù)，提供服務(wù)是教學(xué)秘書的首要職責(zé)。高校的中心工作是教學(xué)和科研，院系教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理體系中的重要參與者、執(zhí)行者，自然，院系教學(xué)秘書的中心工作也必須圍繞教學(xué)和科研展開，為院系和學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供服務(wù)。另一方面，院系領(lǐng)導(dǎo)、專任教師、學(xué)生是教學(xué)和科研的主體，因此，教學(xué)秘書的服務(wù)對象即是院系領(lǐng)導(dǎo)、專任教師和學(xué)生，為其開展教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、當(dāng)前高校院系教學(xué)秘書工作上存在的主要問題

1.學(xué)校和院系對院系教學(xué)秘書工作的重視度不夠

高等學(xué)校的根本任務(wù)是培養(yǎng)中國特色社會主義事業(yè)的合格接班人，教學(xué)質(zhì)量是培養(yǎng)合格接班人的保障。教學(xué)質(zhì)量的提高需要高校中的眾多主體協(xié)同推進，這些主體包括專任教師、教輔人員以及其他如教學(xué)秘書類的行政人員等。專任教師地處教學(xué)第一線，是教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵主體和直接責(zé)任者。也正是因為如此，出現(xiàn)了“教學(xué)質(zhì)量的提高與否是專任教師的事情”的觀點和認識。這種觀點認為，教學(xué)質(zhì)量只是專任教師的事情，與其他工作人員沒有關(guān)系，尤其是院系教學(xué)秘書在教學(xué)質(zhì)量環(huán)節(jié)中根本發(fā)揮不了什么作用。所以，要提高高校教學(xué)質(zhì)量，只要想辦法調(diào)動專任教師的工作積極性就可以了，其它的主體不用考慮。殊不知，高校教學(xué)質(zhì)量是多個主體共同發(fā)揮作用的結(jié)果，這些主體構(gòu)成教學(xué)質(zhì)量體系的整個環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會嚴重影響教學(xué)質(zhì)量。院系教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)質(zhì)量體系中地位關(guān)鍵，作用不容小覷，它承上啟下，上對教務(wù)處負責(zé)，下為院系教師和學(xué)生提供服務(wù)，也為院系教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)工作提供信息反饋。如果院系教學(xué)秘書工作出現(xiàn)問題，勢必會影響院系和學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量。

2.院系教學(xué)秘書工作缺乏必要的物質(zhì)保障

對院系教學(xué)秘書工作的重要性認識不夠，直接導(dǎo)致院系教學(xué)秘書工作實踐中出現(xiàn)的一個問題是，院系教學(xué)秘書工作的物質(zhì)條件較為落后，缺乏必要的物質(zhì)保障。當(dāng)前，多數(shù)高校的教學(xué)資源并不是十分充裕，有的高校甚至連專任教師的必要教學(xué)工作條件都無法保障，自然不會考慮院系教學(xué)秘書工作了。如，院系教學(xué)秘書工作的場所簡陋、擁擠；工作設(shè)備陳舊落后，一些電腦甚至是十幾年前的，早就應(yīng)該淘汰，直接影響到教學(xué)秘書工作的速度和效率；多數(shù)教學(xué)秘書不屬于事業(yè)單位正式編制內(nèi)教工，而是屬于臨時聘用或合同制用工。這種用工身份一方面直接影響了教學(xué)秘書的工作積極性，另一方面也決定了教學(xué)秘書的工資待遇明顯低于事業(yè)編制內(nèi)教工，最終必然影響他們的工作積極性和主動性。

3.院系教學(xué)秘書工作隊伍建設(shè)落后乏力

對院系教學(xué)秘書工作的重要性認識不夠，導(dǎo)致院系教學(xué)秘書工作實踐中出現(xiàn)的又一個問題是，院系教學(xué)秘書工作隊伍的組建和建設(shè)嚴重落后乏力，幾乎成為高校建設(shè)當(dāng)中的一個盲區(qū)。一是教學(xué)秘書的學(xué)歷低、職稱低，工作能力偏弱；二是教學(xué)秘書的待遇低，穩(wěn)定性差；三是教學(xué)秘書的專業(yè)和業(yè)務(wù)不對口；四是教學(xué)秘書的工作職責(zé)不明確，常常身兼多職，影響教學(xué)秘書的教學(xué)管理和服務(wù)工作；五是教學(xué)秘書缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要么是培訓(xùn)的機會很少，要么是培訓(xùn)的質(zhì)量不達標；六是教學(xué)秘書的工作定位低，容易出現(xiàn)心理失衡等現(xiàn)象，影響工作質(zhì)量；七是教學(xué)秘書的個人職業(yè)發(fā)展路徑不清晰，職業(yè)發(fā)展空間過窄，在行政職務(wù)晉升和專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升方面困難較大?？傊合到虒W(xué)秘書成為高校教學(xué)管理中的一個非常重要卻又不被重視和關(guān)注的群體，嚴重影響了院系和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量的提高。

三、加強系級教學(xué)秘書工作的主要措施

1.提高對院系教學(xué)秘書工作重要性的認識

院系教學(xué)秘書在院系和學(xué)校教學(xué)管理體系中具有重要的地位和作用，而在教學(xué)實踐中院系教學(xué)秘書工作又存在眾多問題，嚴重影響了教學(xué)質(zhì)量的提高。因此，無論是學(xué)校層面還是院系層面，各級領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該重視院系教學(xué)秘書工作，加強對院系教學(xué)秘書工作重要性的認識。要從學(xué)校層面進行頂層設(shè)計，對院系教學(xué)秘書工作通盤考慮，制定相關(guān)規(guī)制，重視和規(guī)范院系教學(xué)秘書工作。要重視和理解院系教學(xué)秘書，應(yīng)該給予教學(xué)秘書足夠的尊重，提高他們的待遇，為他們的職業(yè)發(fā)展進行規(guī)劃，鼓勵他們安心做好本職工作，提供高質(zhì)量的教學(xué)管理和服務(wù)工作。

2.做好院系教學(xué)秘書工作的物質(zhì)保障工作

一是要為院系教學(xué)秘書工作提供必要的工作裝備。安心舒適的工作環(huán)境，良好先進的辦公設(shè)備，無疑能夠提高教學(xué)秘書工作的效率和質(zhì)量。二是要提高院系教學(xué)秘書的待遇水平，包括經(jīng)濟待遇和行政待遇。許多高校在院系教學(xué)秘書崗位招聘的時候，經(jīng)常遇到招不到人的情況，原因就是教學(xué)秘書工作多、累，待遇低。因此，既要通過規(guī)范的人事考評機制提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟待遇，又要建立合理的教學(xué)秘書行政職務(wù)晉升機制，給予教學(xué)秘書一定的行政職務(wù)晉升機會，從而提高其行政待遇。

3.加強院系教學(xué)秘書工作隊伍建設(shè)

教學(xué)秘書是院系教學(xué)工作的重要主體，加強院系教學(xué)秘書工作的隊伍建設(shè)，實質(zhì)就是要做好院系教學(xué)秘書的隊伍建設(shè)。要加強教學(xué)秘書的隊伍建設(shè)，除了上面提到的提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟待遇和行政待遇之外，可以從以下幾個方面入手：

第一，明確院系教學(xué)秘書工作職責(zé)。由于院系教學(xué)秘書的工作職責(zé)不明確，造成教學(xué)秘書的工作量過大、工作范圍過廣、教學(xué)秘書無法專注于教學(xué)管理工作。因此，院系可以設(shè)立行政秘書，或者結(jié)合實際情況可以增加教學(xué)秘書名額，從而使得教學(xué)秘書從行政事務(wù)中解放出來，專心致力于教學(xué)管理工作，提高教學(xué)管理工作質(zhì)量。

第二，提升教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)。應(yīng)該加大對教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。教學(xué)管理職能部門應(yīng)定期或不定期的開展教學(xué)管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵教學(xué)秘書多參加相關(guān)管理研討會等活動，組織教學(xué)秘書開展內(nèi)部工作經(jīng)驗交流，提供外出學(xué)習(xí)的機會。通過這些途徑，可以提升他們的教學(xué)管理工作專業(yè)度，增進教學(xué)管理工作經(jīng)驗，豐富教學(xué)管理工作方式方法，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量。

對教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容包括：（1）具有時代特點的教育質(zhì)量觀［3］。高等教育規(guī)模的不斷擴大與素質(zhì)教育的深化細化，要求各級教學(xué)管理者應(yīng)具有與時俱進的教育質(zhì)量觀，明確高等教育的最終目的是培養(yǎng)高素質(zhì)人才，精英人才、復(fù)合型人才都包含其中。在這個基礎(chǔ)上，深刻了解本校的培養(yǎng)目標，清楚自己從事的工作在全校教學(xué)管理中的坐標，這樣才能既見樹木又見森林，工作思路清晰。（2）扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一個優(yōu)秀的教學(xué)秘書在高校院系教學(xué)單位中的作用是無可估量的，對照教學(xué)秘書的工作職責(zé)就會發(fā)現(xiàn)這句話并不過分。要完成工作職責(zé)，教學(xué)秘書必須有扎實的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好基本功，學(xué)習(xí)領(lǐng)會學(xué)分制，使學(xué)生有多種渠道了解學(xué)分制的相關(guān)政策；熟悉掌握教學(xué)工作的內(nèi)容、程序、方法和步驟，保證工作的準確性與效率；認識教學(xué)工作不同內(nèi)容之間的關(guān)系，達到與教務(wù)處及其他部門的相互協(xié)調(diào)和配合。（3）良好的服務(wù)意識［4］。教學(xué)秘書是教學(xué)活動的管理者和執(zhí)行者，也是教師和學(xué)生的朋友、服務(wù)者，其工作具有很強的服務(wù)性，如果沒有良好的服務(wù)意識，業(yè)務(wù)素質(zhì)就失去了依托，教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)都會受到影響。管理是手段，是過程，服務(wù)是內(nèi)容，是實質(zhì)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才是所有教學(xué)管理部門的共同任務(wù)。

第三，提高教學(xué)秘書的學(xué)歷和職稱層次?？梢酝ㄟ^提質(zhì)擴面兩種途徑實現(xiàn)院系教學(xué)秘書學(xué)歷和職稱層次的提升：一是從現(xiàn)有存量入手，鼓勵現(xiàn)有教學(xué)秘書通過在職進修、自學(xué)、繼續(xù)教育等方式提高自身學(xué)歷層次。為此，學(xué)校和院系應(yīng)該大力支持教學(xué)秘書在職攻讀碩士學(xué)位，為教學(xué)秘書提供盡可能多的外出學(xué)習(xí)和進修機會。二是從增量入手，引進高學(xué)歷層次的人員擔(dān)任院系教學(xué)秘書［5］。無論哪一種方法，目的都是為了提高教學(xué)秘書的知識水平、工作能力和應(yīng)對問題的能力。

第四，注重院系教學(xué)秘書自身的修養(yǎng)。一是要加強文化學(xué)習(xí)，提高自身的文化素養(yǎng)。與服務(wù)對象之間的順暢溝通和交流，是影響教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量的重要因素。高校教師、學(xué)生都是高級知識分子，文化水平較高。教學(xué)秘書只有通過文化學(xué)習(xí)，才能增進與他們之間的溝通和交流。二是要保持平和的心態(tài)［6］。教學(xué)秘書每天在工作中要處理很多瑣細的問題，涉及到教學(xué)環(huán)節(jié)的各個方面，還會遇到一些突發(fā)事件和情況，有些事情雖然花了很多精力、時間去做，但效果卻不理想，甚至不被人理解。因此，教學(xué)秘書工作要求教學(xué)秘書應(yīng)該保持良好平和的心態(tài)和任勞任怨的精神。

第五，建立科學(xué)的院系教學(xué)秘書激勵機制。開展教學(xué)管理評估，獎優(yōu)罰劣，促進教學(xué)管理良性循環(huán)。教學(xué)管理隊伍的建設(shè)離不開一套好的激勵機制的建立，實行目標績效管理。教學(xué)秘書的工作事務(wù)多，作用大，學(xué)校及院（系）應(yīng)采取相應(yīng)的激勵措施，獎優(yōu)罰劣，以獎為主。在具體的考察過程中，工作完成的優(yōu)劣、工作量的多少固然是一個方面，對工作的態(tài)度、工作水平也應(yīng)該納入考評內(nèi)容。對效率高，責(zé)任心強，教師、學(xué)生評議打分高的要給予表彰和物質(zhì)獎勵；對工作管理不利，不能勝任甚至造成管理混亂出教學(xué)事故的，要教育其改正；對長期不能改正的應(yīng)及時調(diào)離教學(xué)秘書崗位。只有獎罰分明才能調(diào)動教學(xué)秘書的工作熱情，發(fā)揮他們的主觀能動性，開拓進取，大膽創(chuàng)新，建立起一支高水平的教學(xué)秘書隊伍。我們學(xué)校教學(xué)秘書的工資待遇是按自身職稱來計算的，這種計算辦法沒有考慮到教學(xué)秘書崗位的特殊性與具體工作量，挫傷了教學(xué)秘書的工作積極性。筆者認為，應(yīng)設(shè)立崗位責(zé)任制，定期進行工作考核，按工作實績兌現(xiàn)獎懲，加大收入差距，不能吃大鍋飯，更不能不看工作成績，僅憑學(xué)歷和學(xué)位去分配，這樣才能形成相互促進、相互競爭的良好氛圍。同時，各院系具體情況不一樣，教學(xué)秘書的工作量、工作強度也不同。各高?？筛鶕?jù)本校實際，將教學(xué)秘書工作適度量化，根據(jù)學(xué)生人數(shù)等指標進行計算，給予她們一定的調(diào)整和補貼，使教學(xué)秘書群體獲得的報酬與崗位貢獻成正比。針對大家共同關(guān)心的如職稱評定問題，給予相應(yīng)的政策上的傾斜，這將會大大提高教學(xué)管理人員的工作積極性。

［1］唐陽華.關(guān)于加強高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的幾點思考［J］.湖南科技大學(xué)學(xué)報，2008（7）.

［2］徐東.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求［J］.山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報（高等教育版），2005（3）.

［3］仇戰(zhàn)宏.淺談高校院系教學(xué)秘書隊伍的現(xiàn)狀與建設(shè)［J］.陜西師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2007－09（36）.

［4］王誠怡.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點思考［J］.黑龍江高教研究，2004（3）.

［5］張曉梅，賴劍明.高校院系教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力探討［J］.教育與職業(yè)，2007（18）.

［6］李丹.關(guān)于院系教學(xué)秘書工作定位的探討［J］.信息與電腦，2011（11）.

Main Problems in theWork of Teaching Secretaries in Colleges and Universities and Solutions

LIXiao-yun
（Department of Political Science and Law，Huaihua University，Huaihua，Hunan 418008）

The work of teaching secretaries plays an important role in teaching management system of colleges and universities. However，itmeets with a lot of problems in practice，such as drawing a little attention and getting not enough understanding，the developmentofwork team lagging behind and so on.So it is urgent to improve the level of the teaching secretary's ability and level from leadership，system，treatment，occupation development，service quality and so on.

teaching secretaries；teachingmanagement；colleges and universities

G647

A

1671－9743（2015）04－0123－03

2015－01－21

李小云，1969年生，女，湖南邵陽人，研究方向：檔案管理。