張 巖

（赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案管理是高等院校的最重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作之一，高校檔案包含了如教師信息、學(xué)生信息等重要資料，因此高校檔案管理工作責(zé)任十分重大，擔(dān)任這項(xiàng)工作的人員勢(shì)必要不斷研究新的工作方法，不斷提高自己的全面綜合素質(zhì)，以適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)形勢(shì).

1 高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、科學(xué)性、技術(shù)性并存的工作，因此要求其工作人員要具備比較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)等，而由于近年來(lái)高等教育不斷改革和發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)也有了進(jìn)一步要求，以下總結(jié)了幾點(diǎn)新時(shí)代高校檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì).

1.1 高校檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1.1.1 良好的思想道德素質(zhì)

高校檔案管理人員作為國(guó)家工作人員，對(duì)其政治素質(zhì)的要求比較高.首先應(yīng)當(dāng)要始終保持持正確的政治方向和政治立場(chǎng)不動(dòng)搖，在毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表以及四項(xiàng)基本原則為指導(dǎo)思想的前提下，堅(jiān)決擁護(hù)中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行黨的路線、方針、政策，遵守國(guó)家法律法規(guī)，在黨組織的領(lǐng)導(dǎo)下積極開(kāi)展檔案工作.

其次應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，善于運(yùn)用辯證唯物主義的理論來(lái)看待事物、分析問(wèn)題、并解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題.

最后應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、踏實(shí)、細(xì)致的優(yōu)良工作作風(fēng)，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理的每一項(xiàng)工作.

1.1.2 高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)

任何一項(xiàng)工作都應(yīng)以熱愛(ài)為前提，才能做好本職工作.高校檔案管理是一份嚴(yán)肅而清苦的工作，檔案管理人員應(yīng)該要腳踏實(shí)地，忠于職守，以強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感做好保管檔案資料的工作.而且由于高校檔案管理工作十分繁瑣細(xì)致，更需要工作人員具備良好的心理素質(zhì)，對(duì)工作有足夠的細(xì)心和耐心，避免給工作帶來(lái)失誤.

高校檔案資料中包含大量機(jī)密文件，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不能違法違紀(jì)泄露任何檔案資料.

除此之外，檔案管理工作不能總是停留在原有水平，要時(shí)刻保持上進(jìn)心，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提高自己的綜合能力，探索新的檔案管理方法，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求.

1.1.3 過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能有了更高的要求.首先檔案管理人員應(yīng)該掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，并懂得如檔案分類(lèi)整理、檔案文獻(xiàn)編目檢索等相關(guān)知識(shí).其次，檔案管理人員也應(yīng)該熟練掌握檔案管理工作實(shí)際操作的過(guò)程和基本技能，如歸檔文件整理方法、編制目錄方法、電子文件歸檔方法等等.

1.2 高校檔案管理人員應(yīng)具備的特殊素質(zhì)

1.2.1 檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外語(yǔ)能力

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展以及辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理也逐漸趨向數(shù)字化管理，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案資料更利于保存和查閱.因此，高校檔案管理人員必須掌握如圖像處理等運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的能力.其次，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普遍應(yīng)用，高校檔案管理工作已經(jīng)不僅限于本校、本國(guó)，高校檔案管理工作者可以充分利用網(wǎng)絡(luò)，查找收藏國(guó)外有用的檔案信息資源，所以，檔案管理人員不僅要具備網(wǎng)絡(luò)使用能力，還應(yīng)掌握一定的外語(yǔ)能力.

1.2.2 檔案管理人員應(yīng)具備一定的文物鑒別能力

因?yàn)槲奈锇司哂薪逃饬x或史料價(jià)值的近現(xiàn)代重要史跡、實(shí)物或代表性建筑，歷史上各個(gè)時(shí)代的重要文獻(xiàn)，以及具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的手稿和圖書(shū)資料等等，所以部分檔案也屬于文物，因此高校檔案管理人員需要具有一定的文物鑒別能力，才能更好地完成檔案管理工作.

1.2.3 檔案管理人員應(yīng)具備高超的協(xié)調(diào)能力

高校檔案有一部分是分散在學(xué)校各個(gè)部門(mén)的日常工作和活動(dòng)中形成的，具有復(fù)雜多樣性，所以為了完整地收集檔案材料，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與其他各部門(mén)的相關(guān)人員聯(lián)系，認(rèn)真了解各部門(mén)的工作程序，發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)能力高質(zhì)量高效率地完成檔案收集或整理工作.

2 提高高校檔案管理人員素質(zhì)的必要性

2.1 高校檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人才

目前高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校師生不斷增加，檔案內(nèi)容越來(lái)越豐富，檔案管理的工作量越來(lái)越大，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高，而學(xué)校配備的管理人員數(shù)量不夠多或是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠高，有些非檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的人員自然就缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致工作效率低下，給檔案工作的順利進(jìn)行帶來(lái)阻礙.

2.2 高校檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神

目前高校不斷發(fā)展與改革，檔案管理工作也變得現(xiàn)代化和自動(dòng)化，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力要求也有了新的標(biāo)準(zhǔn)，而很大一部分檔案管理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神，在檔案的收集上缺乏主動(dòng)性，在檔案的管理上不采用先進(jìn)技術(shù)，在檔案的利用上缺乏服務(wù)意識(shí)和市場(chǎng)意識(shí)，對(duì)檔案工作的發(fā)展造成不利影響.

2.3 高校檔案管理人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定

目前許多高校都不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，以致不夠重視檔案管理工作，人力物理財(cái)力投入自然也不足，檔案管理人員的待遇和晉升空間都被限制，致使工作人員容易流失，工作缺乏積極性，工作人員隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性.

還有部分高校的檔案管理制度不夠規(guī)范，造成管理混亂或者檔案資料丟失等重大損失.

3 提高高校檔案管理人員的對(duì)策

3.1 提高學(xué)校和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視

只有學(xué)校及其領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)的重要作用，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，才能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，才能引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，才能建立健全人才機(jī)制，才能激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，才能提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì).

3.2 加強(qiáng)思想政治建設(shè)，提高思想素質(zhì)

加強(qiáng)思想政治建設(shè)，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員的政治理論學(xué)習(xí)，提高他們的思想政治覺(jué)悟，還要加強(qiáng)對(duì)其法制觀念的培養(yǎng).通過(guò)各種政治理論學(xué)習(xí)，了解國(guó)內(nèi)外的政策形式，以及相關(guān)法律法規(guī)，提高自己的政治素質(zhì)和法律意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和社會(huì)價(jià)值，為能從事檔案管理事業(yè)而感到自豪.

同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)自己的創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，不再固步自封，而是要主動(dòng)積極地去探索新方法，提出新思路，解決新問(wèn)題.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的今天，檔案管理人員要具有效益意識(shí)，把檔案服務(wù)推向市場(chǎng)，為檔案工作帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益，使其能提高自身價(jià)值.

3.3 強(qiáng)化德治教育，提高職業(yè)道德素質(zhì)

很多人的職業(yè)價(jià)值觀受到現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，不能安心于默默無(wú)聞的檔案管理工作，所以有必要加強(qiáng)組織對(duì)檔案管理道德規(guī)范的學(xué)習(xí)，引導(dǎo)人們干一行，愛(ài)一行，專(zhuān)一行，促使檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，形成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵照檔案管理的形成、規(guī)律，做好繁瑣的如檔案收集、鑒定、編目、提供等工作，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，保證不為個(gè)人利益做出有損學(xué)校和社會(huì)利益的行為.

3.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括檔案專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)理論、技術(shù)實(shí)踐能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、錄像、照相技術(shù)、視聽(tīng)設(shè)備和視聽(tīng)資料的使用及保護(hù)技術(shù)、數(shù)字化檔案管理等.首先，檔案管理人員應(yīng)積極參加本專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，不斷地增強(qiáng)自己的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，包括自然科學(xué)知識(shí)、人文社會(huì)科學(xué)知識(shí)等等，以及熟練掌握各類(lèi)檔案的管理理論和管理方法，努力成為一名復(fù)合型人才.例如要鑒定一份檔案的保管價(jià)值，其實(shí)就是要看它所記述的科學(xué)文化知識(shí)的價(jià)值，所以檔案管理人員就必須要掌握這一類(lèi)的文化知識(shí)，才能完成好檔案鑒定工作.

當(dāng)然，檔案人員還必須具備比較豐富的語(yǔ)言文字知識(shí)、歷史知識(shí)和寫(xiě)作知識(shí)、書(shū)法知識(shí)等等與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，以備開(kāi)展高校檔案的大事記編、文件匯編、科研匯編、檢索工具等工作，這樣才能勝任檔案管理的工作.

3.5 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

目前科學(xué)技術(shù)日新月異，只擁有基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能是不夠的，檔案管理人員不能滿足于現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)水平，而應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握電子信息技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)和其他現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)處理檔案的收集、整理、加工、存儲(chǔ)和管理等事項(xiàng)，比如，可以將師生常用檔案輸入電腦，建成電子檔案，并在校內(nèi)網(wǎng)上設(shè)立搜索引擎，方便師生自行查找，這樣不僅可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷，還能節(jié)省人力物力，提高工作效率.

3.6 建立激勵(lì)和考核機(jī)制，提高綜合素質(zhì)

現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，使得各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，由于目前還有部分檔案管理人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，所以學(xué)?；蛴嘘P(guān)部門(mén)應(yīng)建立健全競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)制度，實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制，對(duì)工作成績(jī)突出的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)疏忽職守的人員給予批評(píng)，開(kāi)展評(píng)先進(jìn)、評(píng)職稱(chēng)等具有競(jìng)爭(zhēng)性質(zhì)的活動(dòng)，激發(fā)檔案管理工作人員的自覺(jué)性、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，創(chuàng)造出良好的、積極向上的工作氛圍.

4 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案是記載高校歷史歷程的重要載體，是高校教育工作的重要組成部分.要想提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視下，培養(yǎng)和引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性的高素質(zhì)人才，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等各方面的素質(zhì)和能力，不斷探索和創(chuàng)新，做好高校檔案管理工作，推動(dòng)我國(guó)高校檔案事業(yè)取得新成就.

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