□閆 凱

隨著我國綜合國力的提升，我國事業(yè)單位的管理體制也應(yīng)進行相應(yīng)的改革，以適應(yīng)于我國社會的發(fā)展階段?，F(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理體制必須具有其較為規(guī)范的管理標準。若一個事業(yè)單位沒有其檔案管理工作規(guī)范化標準，那么就不能有效，充分利用事業(yè)單位良好的計算機管理硬件系統(tǒng)，不能很好地進行高效的管理，而且還會影響到其他部門的工作，不利于事業(yè)單位提高其工作效率。事業(yè)單位的檔案管理包括有人事檔案管理，工作檔案管理等內(nèi)容。事業(yè)單位中的檔案管理要做到管理的規(guī)范化，檔案管理人員必須要做到認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，指導，監(jiān)督，檢查。并按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整以及檔案材料安全。積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領(lǐng)導匯報處理，不斷根據(jù)單位中的工作情況作出總結(jié)，制定單位的工作計劃，不斷努力提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。

一、我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

(一)認識不足、管理薄弱。事業(yè)單位中有些檔案管理工作人員對單位檔案管理存在著一定的誤區(qū)，他們認為在檔案管理中只要不丟失，損壞文件即可，認為檔案管理只是保管性的工作。而有的事業(yè)單位對檔案管理規(guī)范化也不夠重視，在單位檔案管理中，經(jīng)費，人員，場所等方面，沒有達到足夠的重視和投入。同時，檔案管理人員沒有受過專業(yè)的培訓，管理檔案的水平，手段，觀念等方面都沒有達到一定的高度，對檔案管理工作不太熟悉，工作效率不高。這些都是事業(yè)單位對檔案管理的重要性不夠重視，對單位工作中的情況檔案收集意識不高，沒有及時對收集到的檔案進行分類整理，管理。在對檔案管理不夠重視的事業(yè)單位基層，檔案管理人員一般是由各辦公室的后勤人員兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些人員的專業(yè)化程度不高，而且他們工作的變動較大，沒有固定的工作內(nèi)容，這樣就導致了單位檔案管理人員的頻繁更換和檔案管理的混亂。有的檔案管理人員對檔案管理的規(guī)則，流程，管理方法不是很清楚，只是了解檔案管理的基本知識，而對檔案的收集，給檔案編寫宗號，類別號，目錄號，保管的時間等流程不是很清楚，從而出現(xiàn)檔案管理中編號錯誤，混淆不清。也不能形成比較全面的檔案索引，在工作需要時不能及時找到，使檔案的利用價值不能及時展現(xiàn)出來，致使檔案管理質(zhì)量下降，不能很好地為事業(yè)單位服務(wù)。

(二)檔案材料制作不規(guī)范。在事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)使用一定規(guī)格的檔案紙來進行檔案的收集，以便于對檔案的管理，但有時單位在檔案收集時使用的是辦公用的A4 紙，使用A4 紙的材料歸檔不利于對檔案的整理，裁剪，單位沒有對檔案歸檔時的材料進行統(tǒng)一的規(guī)定，使檔案的管理不規(guī)范。

(三)軟硬件設(shè)施配套不健全。在現(xiàn)在信息化的時代，人們越來越多地使用電子文件來辦公，所以在我國事業(yè)單位的檔案管理中，也應(yīng)對電子文件進行統(tǒng)一的管理。就目前來看，單位在電子檔案管理中，存在硬件設(shè)施配套不齊全，管理不規(guī)范，而且電子檔案的錄取也比較麻煩。然而，事業(yè)單位電子檔案的管理必須適應(yīng)我國信息化發(fā)展的要求，信息化管理越來越多地應(yīng)用于我國事業(yè)單位中，這就對電子檔案管理提出了更高的要求。

二、促進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策

(一)提高事業(yè)單位對檔案管理的重視。提高事業(yè)單位對檔案管理的認識，注意加強對單位檔案管理人員的工作素質(zhì)，單位在任命檔案管理人員時，應(yīng)首先考慮其思想意識和工作能力方面，選擇政治思想正確，工作作風良好，責任心較強，思想覺悟高的人員。事業(yè)單位在對檔案管理者的教育中，要培養(yǎng)其工作的積極性，加強檔案管理隊伍的可靠性。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量跟檔案管理工作人員有著直接的關(guān)系，檔案管理人員要注意提高自身工作能力，通過各鐘渠道學習，熟悉檔案管理中的各個流程和要求，努力嘗試使用現(xiàn)代計算機管理技術(shù)，根據(jù)單位的自身情況，積極探索新的檔案管理體制，制定科學的檔案管理方法，使單位檔案管理體制更科學，高效，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。使單位工作中需要調(diào)用檔案時，可以方便，快速地拿到檔案，為單位的工作提供方便，實用的資源。

(二)健全管理制度。健全事業(yè)單位檔案管理制度，使檔案管理更規(guī)范化，做到檔案的收集及時，檔案歸檔規(guī)范，在需要時隨時可以調(diào)出。在對檔案進行收集時，要做到收集范圍廣，收集形式多樣，可以分為紙質(zhì)檔案，電子檔案，照片，錄像帶，錄音帶等，并合理對多種形式的檔案組卷，歸檔，在檔案的封面標明檔案的日期。在對檔案進行分類管理時，要把檔案分成保密性檔案和非保密性檔案，常用和非常用等類別，創(chuàng)新和嘗試用新的檔案管理方法，努力提高檔案管理的高效性，嚴格按照各類檔案的管理方法對各類檔案進行統(tǒng)一的管理，并做好對檔案的保護工作，如防止火災(zāi)，防潮濕，防止丟失等一切可能對檔案造成損壞的因素，并定時對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞的檔案要及時修補。

(三)提高檔案管理中的信息化管理。信息化管理體制在我國事業(yè)單位越來越多地得到應(yīng)用，檔案管理的信息化是單位工作信息化的重要組成部分。在事業(yè)單位檔案管理中，應(yīng)用科學的管理手段，可以使檔案管理發(fā)揮最大的作用。在事業(yè)單位中，要加強檔案管理的信息化，首先在檔案的收集時，要收集數(shù)字，文字，圖像，影音等各方面的資料，使檔案的內(nèi)容更全面，形象，在對檔案歸檔時，單位檔案管理人員要把所收集的各方面的資料合理進行處理并歸在一起，達到檔案中圖片，影像，數(shù)字，文字并存。檔案管理中要加強電子檔案的保密性，防止電子檔案的泄露，而對于那些不屬于保密性檔案的電子檔案，可以通過信息化網(wǎng)絡(luò)向社會公布，達到更好地為人民服務(wù)的效果和提高檔案的利用率。

三、結(jié)語

在我國事業(yè)單位的檔案管理中，要做到檔案管理的規(guī)范化是非常重要的，檔案管理的規(guī)范化可以提高單位的工作效率，為單位的工作提供必要的資料，更好地為人民服務(wù)，檔案管理是一項復雜而艱巨的工作，隨著時代的發(fā)展和單位工作的情況變化，檔案管理不斷面臨著挑戰(zhàn)，面對發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理必須做到檔案管理的規(guī)范化，增強檔案管理的工作效率，與時俱進，使檔案更好地為人們提供服務(wù)，提高事業(yè)單位的工作效率，為我國社會的發(fā)展提供強有力的保障。

［1］程巧玲．事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析［J］．科技創(chuàng)新導報，2011，20

［2］張兵．淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對策［J］．才智，2011，18

［3］付玉榮．關(guān)于檔案管理規(guī)范化標準化問題探究［J］．華章，2011，15

［4］劉曉卿，肖燕．醫(yī)院檔案綜合管理的意義與對策［J］．現(xiàn)代醫(yī)院管理，2005，12(5):147 ～148