● 王紅 張俊玲 蔡元啟

一、海爾人力共享大數(shù)據(jù)增值服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建背景

建立人力資源共享服務(wù)中心可以提高人力資源的工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，能創(chuàng)造人力增值服務(wù)，這也是共享服務(wù)中心的“核心”。

然而“增值”并不是一個單薄的詞匯，它不僅意味著時間的縮減、質(zhì)量的提高，還意味著成本得到有效控制。人力資源共享服務(wù)中心的“增值”便是這三方面達到最優(yōu)平衡的體現(xiàn)。海爾的平臺型組織及按單聚散人力資源體系的運營，需要強大的信息化系統(tǒng)保障，對原HR信息化平臺提出了更大的挑戰(zhàn)；小微的運營需要公開透明，規(guī)避風(fēng)險；小微負責(zé)人在進行決策時，需要有數(shù)據(jù)分析做依據(jù)、支持，另外，在海爾生態(tài)圈上孵化出來的創(chuàng)業(yè)小微，對HR運營流程及管理體系提出了更為高效、簡捷、個性化的需求。

基于以上用戶需求，海爾集團HR 平臺搭建了一個模塊化、靈活、流程可以自由組合的E-hr 信息化平臺，該平臺包含平臺型組織管理、人才的按單聚散、薪酬體系管理、共享服務(wù)（勞動合同、五險一金、年金）等。以下將詳述海爾人力資源共享服務(wù)如何利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的有效利用、分享，為企業(yè)員工帶來便捷。滿足用戶對HR 運營流程及管理體系提出的更為高效、準確、簡捷、個性化的需求。

二、大數(shù)據(jù)增值的服務(wù)功能

人力共享身為業(yè)務(wù)伙伴之一，在提供服務(wù)的層面來說，能夠創(chuàng)造廣闊的輻射面、更多的服務(wù)內(nèi)容，并且通過自身工作流程的簡化、效率、信息化的提升來促進整個公司達到高效、便捷的工作節(jié)奏。人力共享大數(shù)據(jù)增值的服務(wù)價值具體展現(xiàn)在以下八個方面：

1、組織管理：通過SAP 數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，靈活設(shè)置管理各個部門和節(jié)點的信息，方便查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析，可自動生成小微運營組織網(wǎng)絡(luò)，支持組織結(jié)構(gòu)合并、撤銷、拆分等各種變化，并能保留組織機構(gòu)變化的歷史，同時也支持集團內(nèi)多種模式的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置。

圖1 員工入職服務(wù)平臺

2、員工業(yè)務(wù)管理：對于員工錄用后的人事業(yè)務(wù)自動流程化處理，與其他系統(tǒng)模塊信息數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)提取，輕松獲取數(shù)據(jù)和生成各類報表，同時提供個性化的目錄查詢，公司可事先設(shè)定業(yè)務(wù)審批流程，保證信息高度安全性。

3、薪資與福利管理：根據(jù)公司自身需求，安全設(shè)定薪資管理流程，薪資項目的計算可直接引用系統(tǒng)內(nèi)其他模塊數(shù)據(jù)，支持各種復(fù)雜薪資福利計算，通過預(yù)設(shè)薪資接口，能與財務(wù)、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)傳遞，另外，能夠按條件輸出定制不同員工的薪資單，可以打印、E-mail、或發(fā)布在網(wǎng)上供員工查詢。

4、考勤管理：可靈活設(shè)定排班策略和員工加班、休假、調(diào)班換班等考勤信息，通過自動的考勤分析得出完整的考勤匯總結(jié)果，滿足了管理人員即時查詢、日常管理的需求，還可轉(zhuǎn)到薪資系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)計算處理。

5、人才吸引管理：支持從多渠道（網(wǎng)站、媒體等）獲取應(yīng)聘信息，提供方便、快捷的人才檢索，組織安排人才吸引面試活動。錄用人員自動轉(zhuǎn)入人事模塊，其他人員可根據(jù)需求轉(zhuǎn)入人才庫等，系統(tǒng)自動做相應(yīng)處理，另外可以提供靈活的查詢和分析，建立儲備人才庫。與入職手續(xù)信息錄入對接，盡可能減少員工重復(fù)填寫個人信息，全面優(yōu)化入職手續(xù)的辦理效率，提升員工的入職體驗（如圖1所示）。

6、員工自助服務(wù)：支持信息查詢、自助更新、休假加班申請與審批、培訓(xùn)的調(diào)查和反饋以及網(wǎng)上績效評價等HR 業(yè)務(wù)，用戶也可以通過標(biāo)準開發(fā)接口個性化地自定義更多其它的HR 業(yè)務(wù)。

面向員工：員工提供詳細的個人信息（婚姻狀況、配偶及子女、緊急聯(lián)系人、家庭住址、電話、學(xué)歷學(xué)位等），這些信息均可自行更新、校誤，這是員工的一種義務(wù)，更是他們享受權(quán)利的前提：一切保險、假期等利益均與提供的信息有關(guān)。面向管理者：自助服務(wù)給予管理者更大的權(quán)限去直接管理員工，管理者可直接在系統(tǒng)上進行內(nèi)部的各項管理工作（員工試用期評估、人員調(diào)動、合同延期或終止、假期與加班審批等等）。為公司管理帶來了便利，同時也使數(shù)據(jù)庫自身更新速度加快，內(nèi)容不斷擴充和完善，省去了許多不必要的繁瑣流程，使員工體驗到更直接、更迅速的人力資源服務(wù)。

7、人力資源智能分析：可幫助HR 從系統(tǒng)中提取現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，用強大的分析統(tǒng)計功能和豐富的展現(xiàn)形式挖掘有價值的信息，有效地支持公司人力資源管理決策分析。區(qū)別于一般僅展現(xiàn)業(yè)務(wù)結(jié)果的報表系統(tǒng)，對HR 相關(guān)數(shù)據(jù)的深入挖掘與多維分析，達到HR 與小微經(jīng)營的連接，實現(xiàn)HR 對小微組織經(jīng)營戰(zhàn)略的支持。

8、簡化數(shù)據(jù)審批節(jié)點：以員工延長合同期限為例，以往的流程如下：管理者審批→人力簽字→決定延長合同期限。經(jīng)過這一條路徑，不僅耗時長，而且流程繁瑣。事實上管理者應(yīng)該比HR 更清楚員工的表現(xiàn)，為何不完全放權(quán)給管理者呢？于是決定刪掉“人力簽字”這一環(huán)節(jié)。這樣不僅釋放了人力的負擔(dān)，也保證了信息流程的簡潔和有效。

同時，E-hr 信息化平臺還為小微提供各種增值服務(wù)，如人才雷達，支持小微對人才需求的全網(wǎng)搜索、評估、分析等；HR 大數(shù)據(jù)增值平臺，通過對數(shù)據(jù)深度挖掘分析、可視化，為小微主決策提供數(shù)據(jù)支持，為員工提供各類自主服務(wù)（查看個人信息、績效、薪酬數(shù)據(jù)顯示，快捷的全方位信息化服務(wù)等）（如圖2），為HR 提供全方位數(shù)據(jù)分析與解決方案。

三、實施效果展現(xiàn)

海爾人力共享通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)增值服務(wù)系統(tǒng)已取得了初步成果，具體可總結(jié)為以下四個方面：

1.高效——工作效率的提升

通過模塊化、靈活、流程可以自由組合的HR 信息化平臺，使HR 及相關(guān)業(yè)務(wù)部門在處理組織管理、人才的按單聚散、薪酬體系管理、共享服務(wù)（勞動合同、五險一金、年金）等的工作。更體系化，大大提升了工作效率。

2.準確——力求服務(wù)高質(zhì)量

薪酬支付的目標(biāo)是準時發(fā)放100%和準確性99%，因為再好的系統(tǒng)也是由人來操作，再好的流程也是由人來傳遞，再好的系統(tǒng)也不可能解決所有的業(yè)務(wù)問題。我們允許微小差錯和遺漏的存在，這為我們持續(xù)提升質(zhì)量提供了空間。

3.簡捷——功能強大、覆蓋面廣

圖2 E-hr 信息化平臺示意

完善的系統(tǒng)才能發(fā)揮強大的功能。沒有一個系統(tǒng)可以滿足我們所有的要求，但如果我們對系統(tǒng)有足夠的了解，對業(yè)務(wù)的原因與流程有準確的把握，我們完全可以開發(fā)它的潛能。經(jīng)過幾年的信息化發(fā)展，已有較為完善的系統(tǒng)，憑借靈活的解決方案，照樣可以發(fā)揮系統(tǒng)的最大功效。

4.個性化——數(shù)據(jù)分享業(yè)務(wù)伙伴

HR 的主數(shù)據(jù)庫搭建準確、完整后，面對信息如此完備的系統(tǒng)，我們是否還能將其深入拓展？答案是肯定的。我們將HR 的數(shù)據(jù)庫與IT 的系統(tǒng)實現(xiàn)連接，那么在HR 數(shù)據(jù)庫中“入職”一名員工，相關(guān)信息便會同步到IT 所支持的數(shù)據(jù)庫中，自動生成員工名錄，并網(wǎng)上創(chuàng)建信箱、電話等數(shù)據(jù)。IT 無需再做重復(fù)輸入，節(jié)省了工作量，這便是由HR 觸動的便捷和高效。各功能得到拓展，服務(wù)對象也是在不斷擴大的。當(dāng)我們談?wù)撊肆蚕頃r，要明白它不僅是為HR 服務(wù)，更是為公司管理層和廣大員工服務(wù)。在HR大數(shù)據(jù)增值服務(wù)系統(tǒng)搭建時，便要考慮所有用戶的需求，這會使服務(wù)更加擴大化、透明化。

四、案例分析

為了承接集團網(wǎng)絡(luò)化戰(zhàn)略，秉承互聯(lián)網(wǎng)思維，2014 年2 月合肥冰箱、洗衣機、空調(diào)3 家工廠在外圍園區(qū)中率先搶入小微，搶入小微后員工個人業(yè)務(wù)辦理面臨著諸多問題，主要集中在：1.公積金的提取、轉(zhuǎn)移需要提供哪些材料才能辦理，時間節(jié)點及要求；2.異地醫(yī)療如何辦理備案手續(xù)，時間節(jié)點及要求；3.異地生育備案，需要提供哪些資料，時間節(jié)點及要求；4.(1)女方無工作、參保男職工享受生育津貼需準備的資料；(2)女方無工作且戶口為農(nóng)業(yè)戶口、參保男職工享受護理假補貼需準備的資料；(3)符合計劃生育政策條件的生育津貼撥付需準備的資料，時間節(jié)點及要求；5.退休業(yè)務(wù)如何辦理，員工個人需要準備哪些資料，時間節(jié)點及要求；6.離職業(yè)務(wù)如何辦理，員工個人需要提供哪些資料，時間節(jié)點及要求；7.員工考勤卡（新辦卡、補辦卡）的流程及時間要求；8.員工個人工作證明/收入證明如何開具，需提供的資料及流程；9.員工個人信息（如通訊方式、個人郵箱、婚姻狀況、家庭住址等）發(fā)生變化，如何提報更改；10.員工個人咨詢業(yè)務(wù)平臺如何開通。

小微組織的形式是全新的，員工業(yè)務(wù)辦理出現(xiàn)的問題更是從未有過的復(fù)雜多樣，面臨這些問題，合肥人力共享是怎么通過創(chuàng)新的做法驅(qū)動員工更好地體驗HR 服務(wù)，實現(xiàn)HR 增值的呢？

面對員工提出的這些問題，合肥人力共享第一時間通過電話或郵件的形式逐一對員工進行解答，實現(xiàn)持續(xù)的零距離交互；同時，通過和小微HR 接口人的不斷交互，收集、整理小微員工個人問題的意見征求調(diào)研；并從當(dāng)?shù)厣绫?、公積金平臺上了解相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程，積極主動地與當(dāng)?shù)厣绫?、公積金相關(guān)政策制定部門溝通，了解業(yè)務(wù)辦理過程中遇到的疑難問題點的解析，尤其對生育備案的時間節(jié)點和和生育津貼撥付進行了詳細的了解，確保政策執(zhí)行的準確率。

通過上述的零距離交互，合肥人力共享將所有問題點的答復(fù)口徑歸納總結(jié)、整理成冊，形成了園區(qū)通用版本的《小微員工個人業(yè)務(wù)操作指南》----員工能通俗易懂、便于操作的指導(dǎo)手冊；使業(yè)務(wù)操作更加簡便、高效，減少員工的跑動次數(shù)及抱怨，提升了小微員工業(yè)務(wù)辦理的效率和用戶體驗。為了將《小微員工個人業(yè)務(wù)操作指南》更好地推廣使用，合肥人力共享在第一時間對各小微的接口人進行了系統(tǒng)的培訓(xùn)、宣貫，使接口人能及時掌握當(dāng)?shù)厣绫?、公積金的相關(guān)政策，降低了政策執(zhí)行過程中的偏差，協(xié)助人力共享更好地推進小微員工個人業(yè)務(wù)的辦理，讓小微員工更好地享受共享中心的服務(wù)。通過《小微員工個人業(yè)務(wù)操作指南》的推廣使用，人力共享小微建立起小微與用戶零距離的生態(tài)圈，不斷完善和改進著與用戶交互和做用戶零距離的平臺，目前園區(qū)幾千名小微員工均可以享受到此項服務(wù)。這項服務(wù)的推行，既規(guī)范了小微員工個人業(yè)務(wù)的辦理流程，又提升了人力共享中心的服務(wù)效率和服務(wù)美譽度，確保了業(yè)務(wù)執(zhí)行的合法合規(guī)。