譚瑋力

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，在21世紀(jì)的今天，我們進(jìn)入了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了資源共享，給人們的生活帶來了高效、便捷。辦公室的辦公多數(shù)都是通過計算機(jī)完成，一般公文的撰寫都是用計算機(jī)完成電子稿再打印出來，為了將公文進(jìn)行全面信息化管理，我們需要一款使用的公文管理系統(tǒng)。該文通過對公文管理系統(tǒng)的研究，將其制作過程進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：公文管理；系統(tǒng)；研究與制作

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）34-0215-02

時代的進(jìn)步離不開科技，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，影響著人們的生活，尤其是在辦公方面，帶來了便利和高效的工作方式。公文管理部門涉及的部門多、流程復(fù)雜，工作人員手工撰寫公文的方式不便利且出錯率高，為了提高工作效率和公文管理水平，辦公室公文管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使公文管理系統(tǒng)的存在有必要性。

1 建立公文管理系統(tǒng)的好處

能夠大大提高辦公效率，利用計算機(jī)將所需公文寫成電子稿，并通過公文管理系統(tǒng)對公文進(jìn)行管理，辦公人員能隨時查閱公文，不僅節(jié)約了發(fā)送公文的時間，還節(jié)約了寫公文所需的紙張。提高公文的利用效率，因?yàn)楣墓芾硐到y(tǒng)對公文系統(tǒng)歸類、管理，所以辦公人員能通過分類檢索進(jìn)行查詢，給公文的使用帶來極大便利。對公文制作實(shí)現(xiàn)全稱監(jiān)控，可以加強(qiáng)內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)速度和質(zhì)量。公文管理系統(tǒng)的核心是數(shù)據(jù)管理，通過對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的利用，可以對公文處理的各種信息進(jìn)行收集、整理、存儲、檢索、統(tǒng)計和傳播。有利于歸檔，傳統(tǒng)的公文歸檔以基本是紙質(zhì)原件，存放在檔案局等部門，當(dāng)歸檔公文數(shù)目逐漸增多時，公文的查找就存在效率較低等缺點(diǎn)，公文管理系統(tǒng)能改善這一問題。有利于查詢，紙質(zhì)公文存放時間久可能會使內(nèi)容模糊不清，給查詢帶來很大麻煩，并且有些時候例如用戶記不清楚公文的具體年份、標(biāo)題等內(nèi)容時，也會給查詢帶來困難。公文管理系統(tǒng)能很好地解決這些問題，它沒有存放時限，并且能根據(jù)年限等標(biāo)準(zhǔn)條件歸類，有利于辦公人員查詢，有完善的權(quán)限管理機(jī)制，保密性強(qiáng)，根據(jù)操作者不同的身份賦予不同的權(quán)限，操作者只能在其權(quán)限范圍內(nèi)閱讀，真正做到安全管理。公文管理系統(tǒng)的操作簡單，對操作對象除了具備一般的計算機(jī)操作能力外沒有其他要求。

2 公文管理系統(tǒng)制作存在的問題

2.1 公文管理系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)化管理

公文管理系統(tǒng)在電子公文格式上的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文一般采用信紙，撰寫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，但電子公文不同于紙質(zhì)公文，雖然其規(guī)范是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)公文格式上，但是不同的企業(yè)之間所用的公文管理系統(tǒng)不一樣，導(dǎo)致模式不統(tǒng)一，使得公文格式標(biāo)準(zhǔn)和管理公文流程有了差異。

2.2 公文管理系統(tǒng)不成熟

行政機(jī)關(guān)、公司企業(yè)公文工作趨向于電子化，電子化公文管理成為政府機(jī)關(guān)和公司企業(yè)的一個戰(zhàn)略性課題，但當(dāng)前公文管理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)還不夠成熟?？蛻舳说墓墓芾硐到y(tǒng)一般是專門設(shè)計的，導(dǎo)致整個系統(tǒng)的可擴(kuò)展性較差，并且每一次對系統(tǒng)改動后就得對所有的客戶端進(jìn)行手動升級，給操作者帶來了一定的麻煩，公文管理系統(tǒng)還只是做到了工作流程自動化，因?yàn)橄到y(tǒng)功能還不完善，所有對系統(tǒng)要更深入的研究，對相關(guān)人才更又需求。

2.3 公文管理系統(tǒng)的工作素質(zhì)不高

不管公文管理系統(tǒng)的功能多強(qiáng)大，起管理工作還是靠人來運(yùn)行，所以管理公文的工作人員的素質(zhì)水平直接影響到公文管理效果。大多數(shù)企業(yè)的公文管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)水平不過關(guān)，但是公文管理工作是很重要的，所以為了培養(yǎng)他們的素質(zhì)水準(zhǔn)，還需要開展專門的培訓(xùn)班，落實(shí)于行動中，提升業(yè)務(wù)員的整體素質(zhì)。公文管理中出現(xiàn)的任何問題都由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，所以在選拔領(lǐng)導(dǎo)時，也要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)來定，在法規(guī)的約束下明事理，不濫用職權(quán)，真正使用其領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。

3 公文管理系統(tǒng)分析

3.1 業(yè)務(wù)流程分析

一般來說辦公室的公文管理業(yè)務(wù)流程是當(dāng)來文的時候辦公室秘書接收文件并且進(jìn)行登記，登記完之后送給辦公室主任處理，辦公室主任處理完之后送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)那里去審批，領(lǐng)導(dǎo)審理完之后交給秘書，秘書將命令下發(fā)到其他部門，整個處理完之后就可以進(jìn)行存檔，另一個方面下發(fā)文件命令的時候，辦公室的秘書要進(jìn)行登記處理且擬稿，審?fù)旮搴蠼o領(lǐng)導(dǎo)請示簽字審批最后發(fā)行、存檔。

3.2 數(shù)據(jù)流程分析

一般來說數(shù)據(jù)的流程是由來文登記單、來文臺賬、來文存檔、領(lǐng)導(dǎo)批閱下文單、發(fā)文登記單、發(fā)文臺賬、發(fā)文存檔組成，我們選擇其中一個作為例子，例如來文登記單：

總的數(shù)據(jù)流程就是來文登記單、批閱后的來文登記單、下發(fā)后處理的來文登記單、發(fā)文登記單、審核發(fā)文登記單、發(fā)行發(fā)文登記單、發(fā)文臺賬信息、來文臺賬信息整個一套流程組成的公文管理系統(tǒng)的設(shè)計。

4 公文管理系統(tǒng)設(shè)計

4.1 公文管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計

公文管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖的設(shè)計，根據(jù)系統(tǒng)的邏輯和系統(tǒng)目標(biāo)的要求，我們可以把它分成五個二級科目，分別是來文處理、發(fā)文處理、文件查詢、系統(tǒng)維護(hù)和退出，來文處理、發(fā)文處理、文案查詢、系統(tǒng)維護(hù)又分成四個三級科目，他們分別是來文處理的四個三級科目來文登記處理、領(lǐng)導(dǎo)閱批和下發(fā)、督辦處理、來文存檔；發(fā)文處理的四個三級科目發(fā)文擬稿處理、審稿處理、發(fā)行處理、發(fā)文存檔；文件查詢的四個三級科目來文臺賬查詢、來文臺賬打印、發(fā)文臺賬查詢、發(fā)文臺賬打??；系統(tǒng)維護(hù)的四個三級科目取消存檔、存檔備份、數(shù)據(jù)庫的清理、恢復(fù)數(shù)據(jù)，其中存檔取消設(shè)計兩個四級科目，分別是取消來文存檔、取消發(fā)文存檔。這一整套流程能夠很大程度的促進(jìn)辦事人員的效率，使得數(shù)據(jù)的輸入性能能夠提高，編輯修改也非常的方便，系統(tǒng)的維護(hù)也非常的簡單，操作靈活簡單，不需要太多的專業(yè)知識人員來操作，以彌補(bǔ)工作人員自身的素質(zhì)不夠的缺陷，也可以進(jìn)一步改善公文管理系統(tǒng)的不標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)象。

4.2 代碼設(shè)計

代碼設(shè)計分為來文編號代碼設(shè)計、發(fā)文編號代碼設(shè)計，采用復(fù)合碼的方式進(jìn)行設(shè)計，用十一位字符代表，采用4位字符、2位字符、2位字符、3位字符分別代表年份、月份、日期以及順序號。

4.3 輸出設(shè)計

公文管理系統(tǒng)的輸入輸出設(shè)計分別有來文臺賬查詢輸出、來文臺賬打印、發(fā)文臺賬查詢輸出以及發(fā)文臺賬打印，我們以來文臺賬查詢輸出為例做一個基本形式的設(shè)計圖。

這就是對輸出來文的一個設(shè)計，但是來文臺賬的打印卻不是這種格式，本文也就不一一做出表格。

5 總結(jié)

本文簡單介紹了公文管理系統(tǒng)的內(nèi)容及發(fā)展方向，并且對該系統(tǒng)存在的問題做了簡單歸納，從該系統(tǒng)存在的意義說明了該系統(tǒng)的實(shí)用性。經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開科技的進(jìn)步，而公文管理系統(tǒng)體現(xiàn)了科學(xué)的力量，政府及企業(yè)的辦公逐漸趨向信息化，為了進(jìn)一步推動政府及企業(yè)信息化的建設(shè)，必須進(jìn)一步研究開發(fā)適應(yīng)新時代的基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公文管理系統(tǒng)，以提高公文辦理效率，提升政府和公司績效。

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