翟小羽(國家海洋技術中心 天津 300112)

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海洋公益性科研專項管理信息化建設研究與發(fā)展*

翟小羽
(國家海洋技術中心 天津 300112)

文章針對海洋公益性科研專項(簡稱“專項”)管理，根據(jù)專項管理的需求及相關管理辦法的要求，結合專項管理的應用實踐，闡述了專項管理信息化建設的背景和需求，設計了海洋公益性科研專項管理平臺(簡稱“平臺”)，并對該平臺在海洋科技項目管理中的應用前景進行了展望。

海洋公益性科研專項；信息化；海洋科技項目管理

1 引言

自2007年首批海洋公益性科研專項立項以來，到目前已立項268項。項目數(shù)量多、工作量大、效率低等諸多弊端已經(jīng)嚴重阻礙了專項管理工作的發(fā)展，而信息化的管理方式不僅可以解決這些問題，還為海洋科技項目管理的長期發(fā)展打下了基礎。

2 專項管理平臺建設

2.1 平臺建設的背景

2006年，中央財政設立了“公益性行業(yè)科研專項”，支持開展公益性行業(yè)科研工作，海洋公益性行業(yè)科研專項是首批試點專項之一。專項秉承財政部的總體要求，定位在“貫徹落實國家海洋科技發(fā)展規(guī)劃，促進‘科技興?！瘧?zhàn)略的實施，支撐和引領國家與重點區(qū)域海洋經(jīng)濟社會協(xié)調發(fā)展與海洋管理”。專項立足于中試技術研究和成果轉化，同“973計劃”“863計劃”和科技支撐計劃有效銜接[1]。

國家海洋局對專項高度重視，專項的項目管理成為國家海洋局一項重要的科技工作。一方面，為提高專項實施質量，確保專項總體目標完成，國家海洋局在專項執(zhí)行過程中，逐步制定并健全了專項管理辦法和規(guī)章制度等；另一方面，為提高專項管理效率，保證專項管理質量，提出了信息化專項管理模式，建立并逐步完善海洋公益性科研專項管理平臺[2]。

2.2 平臺建設需求

2008年，國家海洋局科技司開展了平臺建設工作，專項申報管理模塊、專家評審模塊等功能已經(jīng)基本建設完成。但由于前期專項管理需求提出不連續(xù)、不夠明確和詳細，平臺一直存在功能上的欠缺。為此，國家海洋局科技司對專項管理的需求進行了詳細的梳理，并對平臺建設重新進行了頂層設計，包括項目立項、項目過程管理、專家評審、成果轉化等。

2.2.1 項目立項

項目立項主要分為征集海洋科技需求、提出年度任務和項目建議、遴選優(yōu)勢團隊、項目建議查重、實施方案和預算評審、項目批復6個環(huán)節(jié)，立項過程涉及國家海洋局、科技部、財政部等多個部委。在項目申報過程中只受理納入直接申報平臺單位的申報材料。納入直接申報平臺的單位有16個沿海省市海洋廳局(局)，18家局屬單位以及中國海洋大學、廈門大學、中科院海洋所、中科院南海海洋研究所等4家涉海高校和研究所。其他未納入或已經(jīng)納入直接申報平臺的單位均可通過16個沿海省市海洋廳(局)推薦申報項目[1]。具體立項流程如圖1所示。

2.2.2 項目過程管理

專項項目管理實施的是過程管理，實行了4個制度，分別是年度報告制度、中期檢查制度、專家監(jiān)理制度和信用制度[1]。

圖1 項目立項流程

年度報告制度是在每年年初，項目承擔單位組織各項目協(xié)作單位編制《項目年度執(zhí)行情況報告》，并報送給國家海洋局科技司。由監(jiān)理專家提出年度執(zhí)行情況和下一年計劃意見。

中期檢查制度是每年對執(zhí)行過半的項目，國家海洋局科技司聯(lián)合財務司制定中期檢查計劃、檢查程序和要求，各沿海省(自治區(qū)、直轄市)、市海洋與漁業(yè)廳(局)配合北海分局、東海分局和南海分局按照相關要求對項目執(zhí)行和經(jīng)費使用情況進行中期檢查[3]。

專家監(jiān)理制度，從2010年項目起，國家海洋局為每個項目聘請了一位監(jiān)理專家，對項目執(zhí)行情況進行跟蹤、監(jiān)督和咨詢，參加項目年度總結、中期檢查、項目驗收等工作。

信用制度，通過驗收的項目，將驗收結果記入該單位信用記錄，并在今后承擔專項時給予優(yōu)先考慮。

2.2.3 專家評審

專家在專項的各個評審、管理、監(jiān)督等環(huán)節(jié)中起著重要的作用。國家海洋局科技司在專項成立之初，專門成立了專家?guī)?，專家?guī)焓怯啥嗉疑婧挝弧⒋髮W、研究所和企業(yè)推薦的權威專家組成。專家數(shù)據(jù)庫的建立是專項實施的基礎。

2.2.4 成果轉化

成果轉化是海洋公益性科研專項的最終目標。收集和宣傳項目成果，有利于將專項取得的成果與國家海洋局各業(yè)務司和沿海海洋管理部門進行有效的成果對接，新技術、新方法和標準等成果將得到擴大應用。加大成果轉化宣傳還可以幫助各沿海省(自治區(qū)、直轄市)、市充分發(fā)揮專項成果的產(chǎn)品推廣，帶動區(qū)域創(chuàng)新水平的提升。因此，專項成果的信息收集和廣泛宣傳是實現(xiàn)專項最終目標的必要條件。

2.3 平臺設計

2.3.1 結構設計

海洋公益性科研專項管理平臺根據(jù)需求分析主要分為項目立項、項目過程管理、專家評審、成果轉化4個部分(圖2)。項目立項用于用戶注冊、項目申請、需求征集填報、建議書評審、實施方案和預算書評審。項目過程管理將實現(xiàn)對項目執(zhí)行情況的動態(tài)監(jiān)測，為專項管理者進行項目階段性檢查和項目管理提供支持，包括中期檢查、驗收、年度報告、項目批復、信用評價等。專家評審功能包括專家數(shù)據(jù)庫管理、專家在線評審、專家在線交流等。建立專項成果數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡新聞模式進行成果轉化宣傳。

2.3.2 角色劃分

平臺用戶包括平臺管理員、管理部門(國家海洋局科技司)、二級管理部門(國家海洋局北海分局、東海分局、南海分局)、推薦單位、承擔單位、申請單位和專家。

平臺管理員負責日常平臺運行管理工作，屬于平臺技術管理人員。該角色擁有最高權限，可以為平臺的使用者提供技術服務。

專項管理部門是國家海洋局科技司，科技司作為專項管理部門對整個專項的立項、過程、驗收等都具有決策、管理、批復等權利。

二級管理部門即國家海洋局北海分局、東海分局和南海分局，主要負責專項中期檢查的組織、檢查和監(jiān)督工作。

推薦單位是具有推薦權利的沿海省(自治區(qū)、直轄市)、市廳(局)、大學及局屬研究所。其他單位如果想申請專項，必須通過推薦單位進行申請。推薦單位即可以推薦其他單位也可以推薦自己變成承擔單位。推薦單位在整個項目管理中，都起著監(jiān)督、管理的作用。承擔單位是已立項的項目承擔單位。

申請單位是專項項目申請單位，在項目申請時，申請單位需要通過推薦單位申請項目。

圖2 專項管理平臺功能

2.3.3 功能設計

(1)項目立項。管理部門給推薦單位發(fā)通知組織申請單位申請專項項目，平臺管理員將注冊好的平臺賬號提供給管理部門、二級管理部門和推薦單位的賬號。每個推薦單位限推薦4個申請單位，申請單位經(jīng)推薦單位確認后，登錄專項管理平臺進行注冊，平臺管理員審核通過后，申請單位可以瀏覽專項項目申請信息并通過平臺申請項目。

申請單位從平臺上下載需求征集表和調研表，填寫完整并按時上傳提交。推薦單位核查后將需求征集表、調研表和項目推薦表(項目推薦順序按照重要程度排序)上報管理部門，若審查不通過則退回申請單位重新修改上傳。管理部門對申報材料進行審核并反饋審核狀態(tài)，然后組織專家?guī)熘械膶＜覍徍送ㄟ^的項目進行專項頂層設計評審。將評審意見通過平臺反饋給通過評審的申請單位，并通知準備建議書編寫，未通過評審單位則反饋專家意見。收到建議書編寫通知的申請單位，按時編寫并上傳建議書。管理部門召開咨詢委會對其通過審核的建議書進行評審并通過平臺反饋評審意見。通過評審的申請單位根據(jù)咨詢委會評審意見修改建議書。管理部門將修改后的建議書報送科技部查重，通過科技部查重的申請單位根據(jù)科技部查重意見，編寫實施方案和預算書。財政部批復資金后，批復立項單位編寫根據(jù)財政部批復資金編寫任務書，實施方案、預算書和任務書的上報、審核、評審流程與建議書的流程相同。

平臺存儲立項過程中所有評審環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)材料，以便管理部門對歷史數(shù)據(jù)進行查閱、下載。數(shù)據(jù)信息自動提取功能從申報材料中提取申報項目單位信息、申請專項人員信息和申報技術內容信息，并將提取的數(shù)據(jù)信息進行存儲處理，建立立項管理數(shù)據(jù)庫。

(2)過程管理。過程管理是項目管理的重中之重，包括中期檢查、驗收、年度報告、信用評價、監(jiān)理專家和項目批復。平臺不僅記錄過程管理信息，還需要儲存、統(tǒng)計、處理、分析過程管理中產(chǎn)生的材料信息數(shù)據(jù)，并建立項目信息數(shù)據(jù)庫和過程管理信息數(shù)據(jù)庫。

平臺采用動態(tài)監(jiān)管模式，根據(jù)項目執(zhí)行時間，判斷項目執(zhí)行狀態(tài)。提醒管理部門對項目進行階段管理。項目執(zhí)行狀態(tài)分為：立項、中期檢查、自驗收、審計、驗收。① 立項：即當年財政部批復，海洋局審批的項目。② 中期檢查：執(zhí)行期過半的項目，平臺提醒管理部門，管理部門安排二級管理部門按時組織中期檢查。所有中期檢查中需要報送的材料都通過平臺提交處理，各級部門工作任務的通知也通過平臺進行安排。中期檢查包括現(xiàn)場檢查、子任務檢查、總任務檢查3部分，檢查內容包括業(yè)務、財務和管理3部分。二級管理部門應根據(jù)管理部門的中期檢查通知，制訂中期檢查計劃并提交給管理部門。管理部門批復后，二級管理部門根據(jù)計劃時間，通知準備檢查單位做好檢查準備。中期檢查后，被檢查單位將現(xiàn)場檢查、子任務檢查和總任務檢查的專家意見、整改報告、成果一覽表等材料上傳平臺，經(jīng)過推薦單位形式審核后，提交給二級管理部門。二級管理部門應對推薦單位審核后的上報材料進行二次審核，如有問題應通知被檢查單位修改重新上報。二級檢查部門應將所有審核通過材料和中期檢查報告等材料按時提交給管理部門。③ 自驗收、審計及驗收：執(zhí)行期快到項目截止時間的前3個月，平臺提醒管理部門項目進入驗收階段。管理部門通過平臺通知推薦單位組織自驗收。自驗收完成后，承擔單位向管理部門提交自驗收報告和驗收申請。管理部門接收到驗收申請后，通知財務司進行審計。審計通過后，管理部門根據(jù)審計情況安排驗收。驗收通過的項目將驗收材料提交到平臺的專項檔案管理信息庫。

項目立項后，管理部門給每個項目配備了一個監(jiān)理專家，監(jiān)理專家從專家?guī)熘羞x取。監(jiān)理專家通過平臺對項目的組織實施進行跟蹤、監(jiān)督和咨詢，并提出監(jiān)理意見和建議反饋給管理部門。

每年年底，項目承擔單位應向管理部門提交項目年度報告，管理部門將專項年度報告?zhèn)鞯骄W(wǎng)上進行宣傳。

根據(jù)項目執(zhí)行情況、中期檢查情況、驗收情況等，平臺對項目負責人和承擔單位的信息材料進行統(tǒng)計分析。管理部門根據(jù)分析結果掌握專項項目負責人和承擔單位的完成項目情況和信用評價情況。

項目過程管理中，難免會有項目的單位、負責人、實施方案、預算、執(zhí)行時間等因客觀原因需要調整。管理部門需要根據(jù)專項管理辦法和實際情況進行批復，批復后項目變動的信息將儲存到平臺項目信息數(shù)據(jù)庫中。平臺的動態(tài)監(jiān)管信息及時更新，為項目階段管理的時效性提供保障。

(3)專家評審。針對于專項各階段的評審工作，管理部門組織權威專家展開評審工作。管理部門利用專家?guī)煨畔?，選擇、委任專家，開展項目評審工作。管理部門每年會要依據(jù)涉海單位報送的信息對專家?guī)爝M行更新，保障專家?guī)煨畔⒌臏蚀_性與權威性。一些項目評審工作可以通過平臺進行在線評審，節(jié)約時間提高評審效率。

(4)成果轉化。已驗收項目承擔單位通過平臺上報專項成果。管理部門對成果進行收集、統(tǒng)計和分類。專項成果分為產(chǎn)業(yè)化、業(yè)務化、管理服務3類。產(chǎn)業(yè)化的成果即產(chǎn)品、工藝等，業(yè)務化成果是針對業(yè)務部門需求，完成的業(yè)務化系統(tǒng)或示范工程。管理服務類成果，體現(xiàn)自然科學和社會科學多學科交叉融合以及新技術的集成創(chuàng)新與應用，形成行業(yè)標準、規(guī)范。平臺儲存、記錄、更新成果數(shù)據(jù)，建立專項成果轉化數(shù)據(jù)庫。

管理部門根據(jù)成果分類，通過平臺對成果進行推廣宣傳。產(chǎn)業(yè)化類成果由管理部門交接給企業(yè)，能夠產(chǎn)生經(jīng)濟效益，對提升企業(yè)技術創(chuàng)新能力和國際市場競爭力有所幫助。業(yè)務化成果提供給業(yè)務管理部門，幫助業(yè)務管理部門為實現(xiàn)業(yè)務化管理做支持。管理服務類成果，為海洋管理提供政策建議，為行業(yè)主管部門提供管理支持。專項成果推廣平臺的建立不僅擴大了專項宣傳范圍，還將成果推廣給需求單位、部門和機構所認識、了解并使用。

3 平臺的發(fā)展前景

3.1 建立信用評估體系

通過構建相關的應用模型，建立一套完善的信用評估體系，為管理部門準確地把握科技發(fā)展動態(tài)和人才隊伍選擇提供有效的手段。目前，該評估體系已經(jīng)開展了先期研究。評估體系主要從項目承擔單位和項目負責人兩個方面進行，在中期檢查、自驗收、審計、驗收等環(huán)節(jié)都對項目承擔單位和負責人進行了評價和打分。系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)的歷史評價數(shù)據(jù)從業(yè)務完成情況、財務和項目管理情況和承擔項目方向等多項指標進行綜合分析，對每一個承擔單位的項目承擔情況和人才的業(yè)績情況進行評價，有利于在立項期間，選拔出專業(yè)合適的人才隊伍，最大限度地滿足和解決行業(yè)需求。

3.2 數(shù)據(jù)分析與挖掘

平臺中包括立項數(shù)據(jù)庫、項目信息數(shù)據(jù)庫、過程管理信息數(shù)據(jù)庫和專家?guī)斓榷鄠€數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫中蘊含了許多能夠指導和輔助專項管理工作的關鍵信息?？焖偬崛∵@些信息，以提高專項管理的能力和水平，就需要有更專業(yè)的技術手段對大量的數(shù)據(jù)進行挖掘和分析。

數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的數(shù)據(jù)中通過算法搜索、統(tǒng)計、在線分析處理、情報檢索、專家驗證等多種方法提取出隱藏有效信息的過程，可以幫助管理部門預測將來可能發(fā)生的行為，如重要技術、關鍵研究領域和行業(yè)科技發(fā)展方向等，作為管理部門輔助決策與行動的依據(jù)。數(shù)據(jù)挖掘為管理部門分析數(shù)據(jù)，把握專項管理發(fā)展方向提供了有效的技術手段，使科學決策、專項管理水平提升了一個新的層次[4]。

4 總結

專項管理的信息化建設在提高專項管理能力、領導決策能力、專項工作效率等方面發(fā)揮了重要的推動作用。未來，將在已有的專項管理平臺基礎上，進一步加大專項管理平臺建設力度，逐步完善各個功能模塊，建立起一個可靠、高效的專項管理平臺，實現(xiàn)海洋科技項目管理信息化發(fā)展。

[1] 國家海洋局科學技術司.海洋公益性科研專項管理手冊[Z].2012．

[2] 李華峰，林友華，張憲法，等.農(nóng)業(yè)科技項目管理平臺建設實踐與思考[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2012，31(3)：17-18．

[3] 國家海洋局科學技術司.海洋公益專項中期檢查指南[Z].2014．

[4] 胡曉林，劉劼，葛宏，等. 信息化在科研管理中的應用及發(fā)展[J].技術與創(chuàng)新管理，2014，35(1)：18-20．

國家海洋局科技業(yè)務管理項目.

D63；P7

A

1005-9857(2015)07-0044-05