符昌慧

(鹽城工學院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

高校檔案信息建設中存在的問題及對策

符昌慧

(鹽城工學院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

信息技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，給高校檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。如何有效推動檔案信息化進程已成為當前高校檔案管理工作的重要課題。本文從高校檔案信息化的內涵入手，分析了當前我國高校檔案信息化建設過程中的主要問題，提出了深化高校檔案信息化建設的意義、加大高校檔案信息化建設的基礎投入、加強高校檔案信息化建設的隊伍素質、完善高校檔案信息化建設的制度政策的策略。

高校檔案；信息化；建設

為了適應信息時代發(fā)展的新要求，高校檔案管理人員要全面理解檔案信息化建設的基本內涵，充分認清當前高校檔案信息化建設面臨的主要問題，多角度多層次的制定出推動高校檔案信息化建設進程的有效策略。

一、高校檔案信息化建設的基本內涵

所謂信息化是指：人們對現(xiàn)代信息技術的應用達到較高的程度，在全社會范圍內實現(xiàn)信息資源的高度共享，推動人的智能潛力和社會物質資源潛力充分發(fā)揮，使社會經濟向高效、優(yōu)質方向發(fā)展的歷史進程。檔案信息化建設主要是指運用現(xiàn)代信息技術開發(fā)檔案信息資源，做好檔案管理工作，保護檔案資料，提高檔案在信息化時代的利用率[1]。正確理解高校檔案信息化的基本內涵，是做好高校高檔信息化工作的重要前提。要全面認識高校檔案信息化的基本內涵，可以從兩個方面來理解：

一方面是高校檔案信息化建設的目標。加強高校檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平，達到檔案信息資源的有效共享和利用。高校檔案信息化建設是一個長期的過程，在這一過程中，既會遇到信息技術發(fā)展帶來的共性要求，也會遇到不同部門和個體帶來的個性化需求，因此，在實現(xiàn)最終目標的過程中，還要根據不同建設階段確立不同的階段分目標。

另一方面是高校檔案信息化建設的三個階段。高校檔案信息化建設的第一階段是檔案信息的數字化，主要是指通過影印、拍照等數字媒體技術對已有的紙質檔案和實物檔案進行數字化處理。第二階段是檔案信息的接收、傳遞、存儲的一體化，主要是指檔案管理部門與其它工作部門在檔案信息的傳遞接收過程中的信息化，以及對電子檔案的分類、歸檔、存儲等。第三階段是檔案信息的網絡化，主要是指檔案信息共享和使用的網絡化，在特定的檔案管理平臺上，通過用戶身份認證，實現(xiàn)隨時隨地的共享和利用所需的檔案信息資源。

二、高校檔案信息化建設的主要問題

1.對高校檔案信息化建設的認識不到位

隨著信息技術的不斷發(fā)展，尤其是信息技術在高校的廣泛應用，使高校的檔案建設工作日新月異，并由傳統(tǒng)單一的紙質實物檔案管理向現(xiàn)代化的電子信息檔案管理轉型。當前，很多高校檔案管理人員對檔案信息化建設的認識不到位，沒有跟上時代發(fā)展的步伐，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念，采用實物檔案時代的工作方式。檔案管理部門在高校內部一直處于邊緣位置，難以得到相應的重視和支持，檔案管理工作也很難得到學校領導的關注和重視，很多高校沒有認識到檔案信息化建設的重要意義，沒有意識到現(xiàn)代化檔案管理對教學、科研、人事管理工作的積極意義。因此，部分高校未能夠制定出科學有效的檔案信息化建設規(guī)劃，嚴重影響了高校檔案信息化的進程和工作效率。

2.對高校檔案信息化建設的投入不足

高校檔案信息建設工作是一項十分復雜繁瑣的系統(tǒng)工程，它需要大量設備與資金投入，尤其是要求硬件和軟件設備的投入。由于部分高校對檔案信息化建設工作認識不到位，因此，在建設過程中的資金、以及硬軟件投入都相對較少，從而致使高校檔案信息化建設進程緩慢，現(xiàn)代化檔案管理工作效率不高。高校檔案信息化建設投入不足主要表現(xiàn)在兩個方面：一是硬件設備投入不足。高校檔案信息化建設需要很多的網絡連接，需要管理和使用者能夠快速的登錄，在檔案信息傳遞過程中對網速等具有較高要求，但是現(xiàn)有的計算機硬件設備難以滿足信息檔案對高速度和大容量的要求。二是軟件技術相對落后。在高校檔案信息化建設過程中，檔案管理者需要智能的工作系統(tǒng)、各種影音視頻文件處理軟件、數據查詢存儲平臺，而使用者則需要便捷的身份認證系統(tǒng)和共享系統(tǒng)等。而現(xiàn)有的軟件技術和系統(tǒng)難以滿足不同主體對檔案信息的個性化需求。

3.高校檔案信息化建設隊伍素質不高

隨著高校擴招以來，在校學生的規(guī)模日益擴大，學校的教學管理、科研管理、人事師資管理、基礎建設管理等工作任務變得日益紛繁復雜。因此，高校的檔案管理工作也變得愈加復雜，工作量逐漸加大，然而檔案管理人員卻沒有顯著增加。而且很多高校檔案管理人員都是半路出家，并沒有接受過專業(yè)而系統(tǒng)的檔案管理知識學習和培訓，對檔案管理工作的認識也相對有限。高校檔案管理部門不像教學系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學生系統(tǒng)那樣容易做出巨大的工作成績，因此，檔案管理部門也很難招收到十分優(yōu)秀的管理人員。高校檔案信息化建設對檔案管理人員的素質要求較高，它要求檔案管理人員不僅要具備扎實而專業(yè)的檔案案例知識，而且還要具備一定的計算機基礎和信息技術應用技能。由于目前高校檔案管理隊伍整體素質不高，這在一定程度上限制了檔案信息化的進程。

4.高校檔案信息化建設制度、政策不完善

標準規(guī)范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程，是檔案信息化有序、快速發(fā)展的保障[2]。由于我國高校檔案信息化建設還處于起步階段，并沒有建立統(tǒng)一的高校信息化檔案管理規(guī)范和標準體系，一些高校還缺乏科學和系統(tǒng)的信息化建設規(guī)劃，各高校在檔案信息化建設過程中沒有統(tǒng)一的指導綱領，具有較大的隨意性和分散性，因此，導致了高校信息化檔案管理水平相對較低、管理效率不佳。同時，高校檔案信息化建設還涉及到高校內部其他部門，在建設過程中需要各個部門的有效溝通和密切配合，而規(guī)范和約束部門之間工作的文件和政策并不健全，在一定程度上限制了高校信息化建設工作的開展和實施，阻礙了高校檔案現(xiàn)代化管理的進程。

三、推動高校檔案信息化建設的策略

1.強化高校檔案信息化建設的意識

高校檔案信息化建設工作是高等教育現(xiàn)代化進程中的重要組成部分，是提高教育質量、推動教育工作的重要保障。因此，高校要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，強化檔案信息化建設的意識。高校領導要加強對檔案管理部門的領導，將檔案信息化建設工作納入到高校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃之中，做好檔案信息化建設的發(fā)展布局，加強對檔案信息化建設工作的支持和投入。高校檔案管理 部門作為檔案信息化建設的執(zhí)行部門，要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提高對檔案信息化建設工作的重視程度，做好檔案信息化建設工作各階段的規(guī)劃，有步驟、有計劃的對紙質和實物檔案進行整改工作，逐步實現(xiàn)檔案信息化的建設與管理。

2.加大高校檔案信息化建設的基礎投入

高校檔案信息化建設工作，需要大量的資金投入和軟硬件的支持。高校檔案管理部門要通過扎實而高效的前期準備工作，在強化檔案管理人員信息化建設意識的基礎上，改良現(xiàn)有的檔案管理辦公設備，及時更新和引進有效的管理軟件，為實現(xiàn)檔案信息化管理提供保障。首先，高校檔案管理部門要積極爭取建設資金，提升檔案管理部門在高校內部的地位和作用，確保檔案信息化建設進程的資金投入。其次，要加強檔案信息化設備的規(guī)劃與采購，逐步更新現(xiàn)有的計算機設備、掃描儀器、數碼相機、復印機和打印機等設備。再次，要本著先進、高效、實用、適用的原則，升級和引進檔案信息化建設需要的各類檔案管理軟件，建立有效的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。最后，要加強學校的網絡建設，給予檔案管理部門足夠的網絡支持，滿足高校檔案信息化建設所需的高速傳輸和大容量存儲。

3.加強高校檔案信息化建設的隊伍素質

高校檔案信息化建設是一項長期而復雜的工作，更是一項專業(yè)性、知識性和操作性較強的工作。檔案管理隊伍的素質和能力高低，是高校檔案信息化建設成敗的關鍵因素之一。因此，要促進高校檔案信息化建設進程，保證建設的質量和效果，必須要建設和培養(yǎng)一支專業(yè)知識扎實、實踐操作技能較強的檔案管理隊伍。加強高校檔案信息化建設隊伍，需要從兩個方面著手：一方面，檔案管理部門領導要對現(xiàn)有的管理隊伍進行摸底，了解已有隊伍的基本情況，通過多種渠道和方式，加強對現(xiàn)有檔案管理隊伍進行專業(yè)知識和計算機操作技能的培訓，在提高檔案管理隊伍的檔案專業(yè)素質的同時，切實提高的信息技術應用技能。另一方面，檔案管理部門領導要結合現(xiàn)有的檔案管理隊伍知識、年齡、學歷結構，有計劃、有步驟的引進高素質的現(xiàn)代化檔案管理人才，逐步優(yōu)化檔案管理隊伍。

4.完善高校檔案信息化建設的制度政策

科學而規(guī)范的檔案信息化建設標準和政策制度，是促進高校檔案信息化建設的重要保障。在信息化時代，高校檔案信息化建設工作紛繁復雜，因此，需要有標準化的管理工作準則和科學的規(guī)章制度。首先，國家檔案行政管理部門，要在充分利用已有檔案信息資源管理標準的基礎上，完善檔案信息化建設的標準規(guī)范體系，使檔案信息化建設有章可循[3]。其次，高校要結合本校檔案信息化建設工作實際與發(fā)展需求，通過校內外眾多專家的科學論證，明確檔案信息化建設工作的實施流程，建構科學合理的檔案信息化建設工作機制。最后，學校要出臺保障檔案信息化建設工作的規(guī)章制度，制定標準統(tǒng)一的檔案信息化建設工作規(guī)范和獎懲辦法，明確各個部門在參與檔案信息化建設過程的職責和義務，逐步完善檔案信息化建設工作的相關制度。

[1] 徐潔.論高校檔案信息化建設存在問題及改進思路[J].辦公室業(yè)務，2012(8)：39-39.

[2] 邱艷.高校檔案信息化建設的問題及對策探析[J].宿州學院學報，2009(6)：125-125.

[3] 何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004(5)：40-40.

(責任編輯：洪 林)

Problems and Countermeasures of Construction of University Archives

FU Changhui

(Archive, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China)

With the rapid development and wide application of information technology, the opportunities and challenges which can be not to evade has been brought to the management of University archives. In this context, how to effectively promote the archives informatization process has become an important topic of the current university archives management. From the connotation of university archives information This paper analyse the main problems in the process of our information construction of university archives, puts forward the ways of deepening the consciousness of informatization construction of university archives,andstrengthening the infrastructure investment construction,team quality, the system of policy strategies of university archives informationization.

archives of colleges and universities; informatization; construction

10.16018/j.cnki.cn32-1499/c.201503020

2015-03-11

符昌慧(1983-)，女，碩士，鹽城工學院檔案館館員，研究方向：檔案管理。

G270.7

A

1671-5322(2015)03-0092-03