王玉萍

天津廣播電視大學，天津300191

論開放大學學籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王玉萍

天津廣播電視大學，天津300191

開放大學學籍檔案是與學校教育教學同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在學校發(fā)展的各方面具有重要作用。目前，開放大學學籍檔案建設(shè)存在歸檔科目繁雜、歸檔資料不完整、案卷整理不規(guī)范、利用率低以及支持服務(wù)力度不夠等問題。因此，開放大學可從管理過程、制度、技術(shù)和服務(wù)意識、模式、手段兩方面，強化學籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，提高學籍檔案工作的效率和工作質(zhì)量。

開放大學；學籍檔案；管理；服務(wù)

開放大學學籍檔案管理創(chuàng)新是根據(jù)用戶需求和教育手段變化，重新調(diào)整業(yè)務(wù)管理和技術(shù)實現(xiàn)手段，集成檔案形成過程中的知識流程和業(yè)務(wù)流程，達到目標責任和工作效益的目的，同時滿足用戶檔案服務(wù)需求的過程。檔案服務(wù)模式是根據(jù)檔案發(fā)展的形勢和利用者不斷變化的需求，更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)涵、拓展服務(wù)范圍、引進新成果、改善服務(wù)手段的一個過程。新形勢下，搞好開放大學學籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，是電大學籍管理工作中的核心內(nèi)容。

一、開放大學學籍檔案管理與服務(wù)過程中的突出問題

1.歸檔科目繁雜

一是，入檔材料繁多，且種類不一。開放大學既有學歷教育，又有非學歷教育；學歷教育中既有開放教育，又有成人教育。二是，管理過程復雜。各類入檔材料中包含有入學資格審校、信息修改、學籍異動、選課記錄、成績記載、畢業(yè)（學位）申請等，學生從入學到畢業(yè)所形成的學籍檔案材料繁多復雜。三是，電大學生來源復雜，且主要是在職學習，工學矛盾突出，基本信息核對經(jīng)常無法正常進行，帶來諸多后續(xù)信息修改問題；同時轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)等學籍異動人數(shù)逐年增加，給后續(xù)的課程注冊、成績登載、畢業(yè)審核等工作帶來不便，更有甚者直到畢業(yè)之際方發(fā)現(xiàn)個人基本信息錯誤致使延緩畢業(yè)或復學，給學籍檔案管理建設(shè)工作帶來極大影響。

2.歸檔資料不完整

從天津開放大學（籌）系統(tǒng)學籍檔案立卷的情況看，諸多教學單位只是將各類學籍報表和發(fā)放表入卷，忽視了相關(guān)會議記錄、學生申請、領(lǐng)導批示等材料的收集，個別單位甚至只是對畢業(yè)生成績單進行了簡單的立卷整理，影響了檔案的齊全完整，無法對相關(guān)事件的回查工作提供材料支持。

3.案卷整理不規(guī)范

部分單位只是簡單的將各類材料入卷保存，卷內(nèi)沒有材料目錄，也沒有按工作項或?qū)W期時間進行簡單整理，個別單位甚至對卷盒都沒有命名，沒有按照通知要求進行檔案建設(shè)。

4.檔案信息管理和開發(fā)利用水平較低

一是，學籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，后期僅限于做好檔案保管工作，沒有對檔案信息進行深加工，并從中提煉出有規(guī)律性、結(jié)論性數(shù)據(jù)資料來為教學管理服務(wù)、為教學改革服務(wù)、為領(lǐng)導決策服務(wù)。二是，學籍檔案的開發(fā)利用缺少精通業(yè)務(wù)和熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，沒有適當?shù)拈_發(fā)系統(tǒng)和開發(fā)環(huán)境。

5.支持服務(wù)不適應(yīng)開放大學建設(shè)要求

學籍檔案管理服務(wù)對象不僅僅是學生和相關(guān)主管部門，教師、分校學籍檔案管理人員和各類有需求的社會人員都應(yīng)包含在其服務(wù)對象范疇內(nèi)，在不違反檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的前提下提供應(yīng)有支持服務(wù)。目前，天津開放大學（籌）學籍檔案管理長期以來僅面向?qū)W生和相關(guān)主管單位提供單一性的查詢服務(wù)，沒有向校內(nèi)其他門和分校開放，且僅能提供學籍檔案直觀呈現(xiàn)的相關(guān)信息，致使其服務(wù)對象無法感受到貼心的支持服務(wù)，達不到應(yīng)有的服務(wù)效果。

三、開放大學學籍檔案管理創(chuàng)新

1.管理過程創(chuàng)新

按照知識流程管理中知識的獲取、共享、儲存和應(yīng)用原則，對學籍檔案形成的管理過程開展業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，特別是對畢業(yè)審核這一核心業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化。根據(jù)“價值鏈分析法”將畢業(yè)審核業(yè)務(wù)流程分解成多個相互聯(lián)系的鏈條，然后分析每個鏈條上所包含的有價值的活動，再將分解優(yōu)化后的鏈條重新整合，按照檔案建設(shè)要求對各鏈條上所形成的信息予以記載、整理和歸檔，形成規(guī)范的學籍檔案。

以畢業(yè)審核為例，將其分解為畢業(yè)審核準備、學生提交畢業(yè)申請、分校初審、省校復審、央校畢業(yè)終審、央校生成和下發(fā)電子注冊號并上報教育部畢業(yè)生信息、省校接收并下發(fā)電子注冊號、省校上報畢業(yè)證書制證數(shù)據(jù)、央校制作并下發(fā)畢業(yè)證書、省校接收并分發(fā)畢業(yè)證書、分校接收并發(fā)放畢業(yè)證書和建立并上報畢業(yè)生檔案、省校建立畢業(yè)生檔案、省校和分校保存畢業(yè)審核流程中的各類信息等13個步驟。其業(yè)務(wù)流程可分成準備、實施、上報、存儲四個步驟。事實上，每個流程步驟都還包括多個環(huán)節(jié)，各步驟檔案形成如下。

準備：前期準備工作是學籍形成的重要組成部分，需要占用大量時間。期間要完成畢業(yè)審核方案制定，確定畢業(yè)生成績發(fā)布時間、畢業(yè)審核時間、畢業(yè)審核報告格式、發(fā)布畢業(yè)審核通知等。該步驟需要的工作環(huán)節(jié)雖然不多，但每一環(huán)節(jié)都有文件規(guī)范，將這些相應(yīng)的文件、方案、通知按要求予以保存，形成畢業(yè)審核準備階段檔案。

實施：實施步驟的特點是責任重大，不容有失，各環(huán)節(jié)信息材料均需妥善保管。該步驟主要包括初審、復審、終審、制證數(shù)據(jù)審校、畢業(yè)證書制作及發(fā)放等工作，對信息的準確性要求極為嚴格，出現(xiàn)任何失誤，都將影響學生切身利益，甚至造成不可挽回的結(jié)果。檔案的形成緊密圍繞各環(huán)節(jié)展開，按各環(huán)節(jié)實施順序?qū)⑦^程中出現(xiàn)的學生畢業(yè)申請、分校畢業(yè)審核報告、證書簽領(lǐng)等材料予以歸檔，形成實施階段檔案。

上報：上報是將學生數(shù)據(jù)按上級要求整理完畢后，報給上級主管部門。現(xiàn)有數(shù)據(jù)上報的各環(huán)節(jié)多通過教務(wù)管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)實施，檔案的形成多以電腦截屏形式出現(xiàn)，將數(shù)據(jù)傳輸和接受過程予以留存。

儲存：儲存是畢業(yè)審核流程的最后步驟，也是整個學籍檔案形成和管理中最核心的環(huán)節(jié)。在該環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)教學單位嚴格按照畢業(yè)生檔案建設(shè)要求，打印畢業(yè)生成績單并粘貼照片，同時按學號或電子注冊號順序整理上報，并同時形成教學單位畢業(yè)生檔案。省校接收教學單位上報合格的畢業(yè)生成績單后，按檔案建設(shè)規(guī)范要求整理歸檔，報送校檔案室永久留存。

學籍管理各業(yè)務(wù)流程的特點是單個流程線性進行的同時，多個流程之間可能存在交叉。針對這個特點，可采取單個工作流程由專人負責，且可以多人并行進行的工作方式，其過程各類信息材料由第一責任人整理歸檔，這種工作方式可以明確責任，同時還可以集中力量完成各工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。

2.管理制度創(chuàng)新

檔案工作創(chuàng)新，必須在機制上進行創(chuàng)新，積極研究和探索新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律，調(diào)動激勵檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，建立以工作目標管理為中心的考核機制，來評定工作質(zhì)量和完成情況，建立工作規(guī)章制度管理機制，創(chuàng)新檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的責任，建立評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結(jié)考評。

3.管理技術(shù)創(chuàng)新

要推進計算機管理系統(tǒng)建設(shè)，運用先進的計算機信息技術(shù)代替手工對學籍檔案信息進行檢索、編研、統(tǒng)計，提高學籍檔案工作效率和信息開發(fā)效益，并通過電子檔案管理系統(tǒng)把學籍檔案所記載的信息資源迅速地傳播出去，提高學籍檔案的使用效率和信息輸出量。要推行以學籍檔案信息資源共享為目標的學籍檔案資源信息化建設(shè)。在搞好學籍電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極推進學籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為系統(tǒng)師生提供一個開放、交互性的學籍檔案查詢平臺。通過這個平臺，用戶可隨時隨地利用網(wǎng)絡(luò)檢索和查詢所需的信息，真正實現(xiàn)檔案資源共享，從根本上改變傳統(tǒng)的學籍檔案管理與利用方式，更好的系統(tǒng)師生和相關(guān)業(yè)務(wù)部門服務(wù)。

三、開放大學學籍檔案服務(wù)創(chuàng)新

1.服務(wù)意識創(chuàng)新

本著“想客戶所想，急客戶所急”的服務(wù)意識，在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)提供面向師生和社會的學籍檔案相關(guān)信息發(fā)布以及面向?qū)W生個人的支持服務(wù)。學籍檔案由于其記載內(nèi)容的特殊性、重要性及其保管的嚴肅性，給人以神秘感，使人望而卻步，難以形成利用學籍檔案資源開展相關(guān)研究的氛圍，致使其資源難以加工利用，形成浪費。在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)和保障檔案材料安全的前提下，建立開放的學籍檔案服務(wù)平臺，既能得到社會對檔案服務(wù)的尊重，也能夠滿足社會公眾的不同需求，通過有效的支持服務(wù)去創(chuàng)造新的社會效益和經(jīng)濟效益。各開放大學可制定相應(yīng)的激勵措施，調(diào)動學籍檔案管理人員將相關(guān)的檔案查詢和支持服務(wù)從狹小的檔案室內(nèi)解放出來，建立起一套規(guī)范、完整的支持服務(wù)系統(tǒng)和服務(wù)平臺，使學籍檔案服務(wù)與時俱進。

2.服務(wù)模式創(chuàng)新

一是，學籍檔案工作人員應(yīng)將歸檔的各類材料進行數(shù)字化處理，特別是一些容易受損和利用頻率較高檔案材料進行數(shù)字化加工處理，建立學籍檔案數(shù)據(jù)存貯中心，將各類檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，這是學籍檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)工作。二是，省級開放大學可構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)和完善相應(yīng)的檢索功能。建立系統(tǒng)辦學單位內(nèi)部學籍檔案管理局域網(wǎng)，要求各教學單位及時將學籍檔案信息上傳至該局域網(wǎng)，由省級開放大學審驗合格后統(tǒng)一存儲至學籍檔案數(shù)據(jù)庫，同時，通過校園網(wǎng)或?qū)W生學習平臺將學籍檔案數(shù)據(jù)庫連入互聯(lián)網(wǎng)，不同客戶可在授權(quán)范圍內(nèi)進行相關(guān)學籍檔案信息查閱。三是，開放大學應(yīng)制定適應(yīng)學籍檔案化特點的以及具有網(wǎng)絡(luò)數(shù)字文件管理和服務(wù)的規(guī)章制度、規(guī)范和標準，并不斷完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學籍檔案管理的政策、規(guī)范和標準，這是創(chuàng)新學籍檔案服務(wù)模式的根本保證。四是，開放大學學籍檔案建設(shè)還應(yīng)同時堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則，尤其是永久性保存的學籍檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和一致性。

3.服務(wù)手段創(chuàng)新

一是，學籍檔案管理部門可制作自己的網(wǎng)頁，積極組織系統(tǒng)學籍檔案信息入庫和上網(wǎng)，實現(xiàn)學籍檔案信息的網(wǎng)上檢索，為社會各界提供更好的服務(wù)。二是，開放大學應(yīng)建立電子文檔中心，集中系統(tǒng)各教學單位的歸檔學籍信息電子文件，通過檔案網(wǎng)站，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，既發(fā)揮信息中心和信息公開場所的作用，又實現(xiàn)電子文檔的自動上傳收集、整理，達到電子文件信息資源共享。三是，整合資源，必須打破系統(tǒng)辦學單位、學籍管理部門和檔案管理部門相對獨立的局面，建立一個完整的信息共享系統(tǒng)，實行學籍檔案一體化管理，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體優(yōu)勢，建立聯(lián)合檔案目錄，實行資源共享，推動學籍檔案工作可持續(xù)發(fā)展，提高學籍檔案的開發(fā)利用水平。

開展學籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新探索，能為開放大學各類檔案創(chuàng)新管理和服務(wù)提供借鑒，將檔案管理工作從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導向的檔案知識管理模式，擴大開放大學學習支持服務(wù)廣度和深度。

［1］黃曉強.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究［D］.天津大學，2010.

［2］桑媛媛.關(guān)于成人教育學籍檔案優(yōu)化管理的對策研究［J］.湖北大學成人教育學院學報，2011，（6）：39-41.

［3］呂冬梅.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校成人教育學籍檔案管理中的應(yīng)用［J］.中國成人教育，2014，（3）：64-65.

［4］曾憲力.電大檔案管理創(chuàng)新建設(shè)探討［J］.湖北廣播電視大學學報，2014，（6）：13-14.

［5］劉新喻.做好開放大學學籍檔案管理工作的思考［J］.青海師范大學學報（哲學社會科學版），2014，（2）：162-164.

責任編輯：周曉華張旭

Study on M anagement and Service Innovation of Students Archives at Open University

WANG Yu-ping

（Tianjin Open University，Tianjin 300191）

As the intangible assets developing with the educational and teaching undertaking at the same pace，the student archives have been playing an important role in the development of open university.At present，there are problems of complicated subjects for the construction of student status files at open university，including uncompleted filing information，lack of standardization on file collections，archival arrangement，inadequate of utilization and insufficient supporting service.Open university should discuss on filemanagementand service innovation from two aspects including on both management process，system and technology construction and service consciousness，mode and methods in order to improve work efficiency and quality on students archivesmanagement.

Open university；students archives；manage；service

G724.82

A

2095－5537（2015）03－00049－03

2015-01-09

［課題項目］本文系天津廣播電視大學校級科研課題“開放教育學籍檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究”（課題編號：14XY1029）階段性成果。

王玉萍（1962—），女，漢族，天津市人，天津廣播電視大學實習研究員，研究方向：遠程教育。