許冬

淺談醫(yī)院檔案數(shù)字化管理

許冬

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理，是指在醫(yī)院在檔案管理過程中采用現(xiàn)代化新型技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化利用與管理。對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，符合網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的需求，建立一個完善的醫(yī)院數(shù)字化平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理對于醫(yī)院的生存與發(fā)展而言尤為關(guān)鍵。

醫(yī)院；檔案；數(shù)字化；優(yōu)勢

二十一世紀(jì)是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展廣泛應(yīng)用的時代，隨著科學(xué)技術(shù)的日益成熟，全球數(shù)字化時代的來臨，醫(yī)院檔案發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改革。追究其原因在于醫(yī)院檔案載體的變化，紙質(zhì)為載體的信息形態(tài)漸漸被磁帶、光盤等磁性載體和計算機(jī)硬盤存儲所取代[1]；同時醫(yī)院檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發(fā)生了巨大的改變。檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案研究人員重點(diǎn)探究的新課題。

1 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)難以符合現(xiàn)代辦公的需求。我國醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的醫(yī)院運(yùn)營管理技術(shù)，受到了醫(yī)學(xué)界學(xué)者的肯定和醫(yī)院的喜愛，醫(yī)院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛搜集和妥善儲存醫(yī)院檔案信息，這一改變也為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式完全替代了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫(yī)院檔案管理費(fèi)用支出，還節(jié)省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進(jìn)行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費(fèi)等棘手問題。檔案數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了人力，而且提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2 醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

2.1 紙張存儲和信息儲存同時存在

在各種醫(yī)療研究和醫(yī)療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結(jié)果和會議記錄，同時在整個醫(yī)院進(jìn)行傳閱，從而有力地增加了醫(yī)院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進(jìn)行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現(xiàn)了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫(yī)院成本，而且制約了醫(yī)院數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深

目前，大多數(shù)醫(yī)院大力推廣檔案信息數(shù)字化管理，然而醫(yī)院工作人員依然慣于采用紙張進(jìn)行辦公，將檔案數(shù)字化管理當(dāng)作軟任務(wù)，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數(shù)字化管理作用的發(fā)揮，而且增加了人力資源，使得數(shù)字化管理流于形式。

2.3 電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題

電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，威脅網(wǎng)絡(luò)的因素也漸漸出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題[2]。同時，網(wǎng)絡(luò)病毒更是威脅醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的重要因素，極有可能造成整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的崩潰，影響了醫(yī)院運(yùn)營安全。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的策略

3.1 建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺

為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)院必須制定一套符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，配齊相關(guān)硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)具有雙服務(wù)器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。另外，還需要制定檔案查詢系統(tǒng)，通過信息檢索、網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)傳輸實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。同時需要定期檢查檔案管理系統(tǒng)，及時更新和不斷優(yōu)化管理系統(tǒng)，確保管理系統(tǒng)的安全。

3.2 加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流

（1）在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁[3]。醫(yī)院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)、認(rèn)識管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進(jìn)行全面收集，進(jìn)一步完善檔案資料庫，使得數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)之間形成密切的關(guān)聯(lián)。

（2）在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質(zhì)文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關(guān)的檔案管理機(jī)制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質(zhì)文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。

3.3 構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊伍

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，首先要求具有現(xiàn)代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學(xué)歷和專業(yè)技能，不只是局限于一般的計算機(jī)操作。從當(dāng)前情況得知，大多數(shù)醫(yī)院現(xiàn)代高技術(shù)人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復(fù)合型人才，大多數(shù)檔案專職管理人員專業(yè)技能低，職業(yè)素質(zhì)差。雖然引入了現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和設(shè)備，但是并未充分發(fā)揮其作用，更別是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化了。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要求檔案專職人員具有高超的分析能力，精確把握專業(yè)性較強(qiáng)的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息。這些都要求具有高知識水平、高技能的現(xiàn)代化檔案專職人員才能勝任，因此醫(yī)院必須高度重視檔案專職隊伍的培訓(xùn)，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)電子文件管理知識，強(qiáng)化電子文件管理意識，做好數(shù)字化檔案管理工作，盡力增強(qiáng)電子文件管理能力。

3.4 增強(qiáng)醫(yī)院人員的檔案管理意識

增強(qiáng)醫(yī)院職工檔案管理意識，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，引導(dǎo)他們充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門都能夠高度重視檔案數(shù)字化管理，同時為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供穩(wěn)定、長期的技術(shù)和資金支持。同時，檔案管理人員應(yīng)該主動向檔案數(shù)字化建設(shè)卓有成效的醫(yī)院學(xué)習(xí)，相互交流，吸取成功經(jīng)驗，根據(jù)自身的具體情況，有計劃、有步驟地開展醫(yī)院檔案數(shù)字化管理建設(shè)。

總之，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)并不是一蹴而就的，是一個循序漸進(jìn)的過程，我們必須敢于創(chuàng)新，主動學(xué)習(xí)新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，按照醫(yī)院的實(shí)際情況，不斷增強(qiáng)自身管理能力，爭取早日實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案數(shù)字化管理。

[1]劉少德.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].哈爾濱醫(yī)藥，2012，4（25）：141-146.

[2]許揚(yáng)，馬衛(wèi)星.數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，12（5）：48-50.

[3]趙雪玲.創(chuàng)新醫(yī)院綜合檔案在信息化環(huán)境中數(shù)字化管理的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012，11（21）：203-204.

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The digital management of hospital archives is the use of modern technology in the process of archives management in the hospital. The digital management of hospital archives is in line with the needs of the development of the network times, and the establishment of a perfect hospital digital platform, which is very important for the survival and development of the hospital.

Hospital, Archives, Digital, Advantage

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A

1674-9308（2015）30-0024-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2015.30.017

252000 山東省聊城市人民醫(yī)院病案信息科