程愛榮

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

高校學(xué)生檔案管理存在的問題與解決方法

程愛榮

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

隨著近年來我國高校招生人數(shù)的不斷增加，相應(yīng)的檔案數(shù)量也日益增多，加上檔案使用者對檔案查找要求的不斷提高，如何對學(xué)生檔案進(jìn)行有效管理已經(jīng)成為了高校發(fā)展中的一項重要任務(wù)。本文主要結(jié)合當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，在分析管理中存在問題的基礎(chǔ)上，探討如何對檔案管理工作進(jìn)行完善，從而使檔案管理滿足現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需求。

高校；學(xué)生檔案；管理

隨著我國高校發(fā)展腳步的不斷加快，學(xué)生檔案中所涉及的內(nèi)容也越來越多，在給使用者帶來便利的同時，也給檔案的管理工作提出了更高的要求。雖然近年來，高校采取了一系列措施對學(xué)生檔案管理進(jìn)行完善，但卻仍然存在一些有待解決的問題。因此，對當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討問題的解決方法是非常重要的。

1、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

目前，高校學(xué)生檔案管理雖然能夠在一定程度上滿足使用者的根本需求，但是，隨著近年來案卷數(shù)量和時間跨度的不斷增加，一些檔案管理問題便漸漸浮出水面。結(jié)合起來，高校學(xué)生檔案管理中存在的問題主要包括以下幾個方面：首先是檔號與案卷標(biāo)題不規(guī)范，在當(dāng)前高校學(xué)生檔案中，很多檔案都沒有明確的檔案號和標(biāo)題，即使有標(biāo)題存在，也無法將主題內(nèi)容充分反映出來；其次是大多數(shù)檔案缺少目錄，從而導(dǎo)致很多案卷中包含的內(nèi)容無法通過目錄檢索的方式查找出來；最后是檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低也會在很大程度上影響到檔案管理的效果。隨著我國計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理手段日益先進(jìn)，這些都對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。但在我國部分高校里，仍然沒有對檔管理人員的綜合素質(zhì)給予高度的重視，從而沒有對其進(jìn)行必要的培訓(xùn)工作，使得很多檔案管理人員的水平和思想觀念仍然停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，從而對檔案管理工作不能充分把握，使高校學(xué)生檔案管理無法實現(xiàn)規(guī)范化、制度化。

2、提高高校綜合檔案管理的有效措施

從上文的分析我們能夠看出，目前，我國高校學(xué)生檔案管理工中仍然有很多部分亟待完善。因此，為了進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，高校檔案管理部門可以從以下幾個方面著手：

2.1 實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序和方法

管理程序和方法是否合理直接關(guān)系到檔案的管理質(zhì)量，因此，想要從根本上提高檔案管理水平，就必須實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序和方法。而管理人員所要做的第一項任務(wù)就是現(xiàn)存所有檔案進(jìn)行全面普查，去糟取精。目前，大部分高校在檔案管理方面，都沒能做到全面清查，加上移交部門文件劃分保管期限不準(zhǔn)，因此，相同和無參考價值的檔案時有存在。因此，只有將這些沒有用途的文件清理干凈，才能夠確保檔案的準(zhǔn)取性，提高檔案的利用效率。在對檔案進(jìn)行全面普查之后，接下來的任務(wù)就是對剩余的案卷進(jìn)行重組，更好的促進(jìn)檔案的規(guī)范化。在重組過程中工作人員需要注意的是，要按照相關(guān)原則來對檔案進(jìn)行重組，同時，在重組過程中，還要將無頁碼、無標(biāo)題以及標(biāo)題不準(zhǔn)確的案卷進(jìn)行更改，以此來提高檔案的規(guī)范性。

其次，要根據(jù)高校的實際情況對分類號進(jìn)行統(tǒng)一，以此來提高檔案的檢索率。隨著計算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應(yīng)用，對檔案的檢索通過計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)能夠得到充分滿足。但是，為了進(jìn)一步促進(jìn)檢索的完整性，在對檔案進(jìn)行分類的時候，工作人員還應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)將其分類，并根據(jù)高校自身的具體要求制定具體細(xì)則。除此之外，在分類過程中，還要加強校審力度，以此來對分類人員的錯誤進(jìn)行及時校正。

最后，要對題名進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，從而提高檔案的檢索率，為使用者在對檔案的檢索上提供便利。對分類號進(jìn)行統(tǒng)一只是能夠確保所有的檔案能夠檢索出來，而對題名進(jìn)行規(guī)范，則是為了進(jìn)一步確保檢索的查準(zhǔn)率。因此，對題名進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范也是非常重要的。

2.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

目前，現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為了高校學(xué)生檔案管理的一個必然趨勢。加強檔案管理工作的根本主要目的就是提高檔案的利用率。因此，在實行現(xiàn)代化管理的時候，工作人員首先應(yīng)該根據(jù)檔案的實際情況，按照重要程度、價值大小以及是否開放等標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，整理的時候應(yīng)該將開放的檔案以及利用率較高的檔案優(yōu)先整理，這樣便可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程，提高社會利用的效率。其次要分門別類，將檔案的原基礎(chǔ)充分利用起來。在高校諸多檔案中，必然會有一些基礎(chǔ)較好的檔案，在著錄時工作人員便可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，這樣便可以大大提高檔案的著錄效率。最后，為了更好的縮短檔案的查找時間，提高使用效率，管理人員可以將以往的主題詞用關(guān)鍵詞來代替，雖然兩者同樣都具有規(guī)范統(tǒng)一的功效，但是相對于關(guān)鍵詞來說，主題詞在查找的時候，過程比較繁瑣，而且效率也不高，很大程度上延長了使用者的查找時間。而關(guān)鍵詞則不同，管理人員在文件主題中提取關(guān)鍵詞并錄入計算機(jī)之后，便可以利用計算機(jī)的批量處理功能對文件進(jìn)行處理，并得出相關(guān)結(jié)果。具體例子來說，擬寫關(guān)于貧困生補助一事的關(guān)鍵詞，不同人所提取的關(guān)鍵詞也不盡相同，比如說“貧困生”、“補助”以及“貧補”等，對于以上關(guān)鍵詞的檢索，計算機(jī)會自動將其統(tǒng)一規(guī)范為“補助”，這不僅解決了手工標(biāo)引速度慢的問題，而且還能夠解決主題詞的詞義含量問題，從而更好的為使用者提供方便。

結(jié)語：

綜上所述，隨著我國高校發(fā)展腳步的不斷加快，傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理的工作模式必然無法滿足檔案管理工作的需求，在這種情況下，對檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新已經(jīng)成為了高校發(fā)展過程中的一項重要工作。合理分析目前高校學(xué)生檔案管理工作中的不足之處，結(jié)合高校實際發(fā)展情況對檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，不僅能夠提高檔案的利用率，而且還能夠在很大程度上促進(jìn)高校發(fā)展中各項工作的順利實現(xiàn)。

[1]劉玉華.談高校綜合檔案管理存在的問題及改進(jìn)方法[J].黑龍江史志，2010(15).

[2]韓春.高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及改進(jìn)方法[J].長春教育學(xué)院學(xué)報，2010(06).

[3]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)對策[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報，2009(03).