杜華

摘 要：會(huì)計(jì)檔案主要就是指會(huì)計(jì)類相關(guān)憑證，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等這些比較專業(yè)的會(huì)計(jì)核算資料，是企事業(yè)單位為了記錄和反映出所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況而保存的重要資料證據(jù)、極其重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查單位過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)。文章分析了會(huì)計(jì)檔案管理中存在的資料信息不全、利用不充分、電子檔案管理混亂等問題，闡明了問題存在的原因，并提出了改進(jìn)并且切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效改善手段。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)性文件或電子材料，是非常重要的歷史材料和證據(jù)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的重要性，我國《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的界限劃定、裝訂整理的規(guī)范性、保管使用方法、合法移交銷毀程序等具體內(nèi)容都進(jìn)行了十分明確的規(guī)定。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的含義及其作用

1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的一種會(huì)計(jì)材料記錄，這些財(cái)務(wù)記錄都是對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀記錄。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度反映了單位有關(guān)經(jīng)濟(jì)秩序的正常和合法性。

2.作用：信息保障作用、維系管理作用、監(jiān)督檢查作用、經(jīng)濟(jì)歷史研究作用、憑證、查考作用。

3.價(jià)值：這是單位制訂下一季度財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)來源；是單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策科學(xué)的信息來源；是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。

4.管理職責(zé)：按規(guī)定和要求定期收集與征集需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)檔案；對(duì)會(huì)計(jì)文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對(duì)，并整理組卷，編制會(huì)計(jì)文檔目錄，委派專人保管；對(duì)所藏會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，裝具齊備，存放有序，嚴(yán)格實(shí)行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體散失和內(nèi)容泄密；利用會(huì)計(jì)檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案利用工作制度；對(duì)已滿一定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置；對(duì)單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動(dòng)離職等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

財(cái)務(wù)檔案管理要及時(shí)進(jìn)行歸檔、整理，將原始憑證、賬簿、預(yù)決算報(bào)表、工資表，財(cái)政廳下發(fā)的文件及按照文件要求編制的相關(guān)報(bào)表等資料統(tǒng)一裝訂，編寫全宗號(hào)、目錄號(hào)，按照財(cái)務(wù)檔案的保管期限進(jìn)行保管，對(duì)超出保管期限的財(cái)務(wù)檔案登記造冊(cè)，裝箱封存，由專人送往銷毀站進(jìn)行銷毀等。財(cái)務(wù)檔案管理這些過程中存在著許多的問題：

1.不了解檔案管理中全宗號(hào)、目錄號(hào)的意思，在原始憑證裝訂后只是簡(jiǎn)單的按順序排列；

2.財(cái)政廳下發(fā)文件要求編制報(bào)表、上報(bào)報(bào)表，在檔案中只有報(bào)表，未將文件、報(bào)表、說明全套資料收集齊全，資料缺失嚴(yán)重；

3.經(jīng)年累計(jì)的財(cái)務(wù)資料簡(jiǎn)單堆放在財(cái)務(wù)檔案室中，不易尋找；

4.沒有財(cái)務(wù)檔案目；

5.下設(shè)公司撤銷后，也將財(cái)務(wù)檔案裝箱堆放在財(cái)務(wù)檔案室中，沒有目錄信息，不知具體保管的是什么資料；

6.財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管、整理、歸檔意識(shí)淡漠，不重視，簡(jiǎn)單的認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)交給自己的沒丟失，往文件柜里隨便堆放就可以了。

三、針對(duì)上述問題提出的一些的對(duì)策：

1.從檔案管理人員角度來分析：（1）需強(qiáng)化管理人員的意識(shí)重視程度：一方面要切實(shí)克服傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過程中的錯(cuò)誤觀念，及時(shí)糾正會(huì)計(jì)人員在檔案管理過程中的一些錯(cuò)誤做法。從另一方面來看，我們要積極引進(jìn)并學(xué)習(xí)新的專業(yè)的檔案管理思想、管理方法，提高并樹立檔案管理的時(shí)效完整性、檔案質(zhì)量保證性及資料有效利用性的各方面的意識(shí)。

（2）要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的專業(yè)崗位技能方面的培訓(xùn)，提高相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)：讓會(huì)計(jì)人員定期參加繼續(xù)教育方面的培訓(xùn)，開展專題的專門的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等，尋求并發(fā)現(xiàn)在不同情況下的業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員掌握了最新的相關(guān)業(yè)務(wù)形式，才能針對(duì)性的提高及時(shí)處理突發(fā)問題的反應(yīng)能力。

（3）發(fā)展培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員：由于會(huì)計(jì)檔案設(shè)計(jì)的具體資料內(nèi)容十分廣泛，特別專業(yè)并且嚴(yán)密，是不能按常規(guī)性的檔案管理辦法來進(jìn)行一般管理。大部分的檔案管理人員或是只會(huì)會(huì)計(jì)或只會(huì)檔案管理這些一方面的知識(shí)內(nèi)容，并不能充分勝任現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要，充分學(xué)習(xí)和培養(yǎng)這些人員掌握各種現(xiàn)代的管理技術(shù)知識(shí)和技能，這樣才能真正適應(yīng)我國新時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

2.從財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)施上來講。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的這些問題，只有采取相關(guān)有效的解決措施，才能有效地改善企事業(yè)單位在檔案管理工作的現(xiàn)狀：

（1）建立健全的檔案管理制度，完善具體的檔案管理手段。從嚴(yán)密并有序且規(guī)范的要求來看，會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)充分地重視制度的建設(shè)，一定要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，積極地推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)規(guī)范化、制度現(xiàn)代化工作。建立良好的會(huì)計(jì)檔案入庫審查制度，以此來提高相關(guān)檔案的質(zhì)量要求；要建立會(huì)計(jì)檔案查詢、借閱或復(fù)印等制度，確保會(huì)計(jì)檔案資料的安全及防止檔案資料的遺失與泄密?，F(xiàn)代新型會(huì)計(jì)檔案，是以會(huì)計(jì)電算化條件發(fā)展的前提下，成為會(huì)計(jì)檔案管理的一種重要形式，這是會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)管理手段與管理環(huán)境提出的新要求。

（2）要設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理，并制定出詳細(xì)具體的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)。崗位職責(zé)、還有擔(dān)任崗位的標(biāo)準(zhǔn)要在制度中明確提出并具體體現(xiàn)出來，規(guī)定出相應(yīng)的崗位要求，使每一個(gè)在職人員在自己的崗位上做好檔案管理工作、并且在完成檔案服務(wù)職能的同時(shí)，真正把檔案管理工作進(jìn)行得細(xì)致、充分。

（3）要結(jié)合現(xiàn)代會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，制定財(cái)務(wù)資料電子檔案的具體管理制度辦法。各單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的電子檔案管理的具體辦法，電子軟件要交給檔案室進(jìn)行保存管理；會(huì)計(jì)的電子管理數(shù)據(jù)要定期備份，進(jìn)行分類存放；同時(shí)要對(duì)財(cái)務(wù)電子管理軟件進(jìn)行定期維護(hù)、升級(jí)，并做好計(jì)算機(jī)硬件的配備工作。

在企事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，一定要嚴(yán)格按照我國現(xiàn)行的法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際工作情況，不斷研究新的管理方法，提高專業(yè)的會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，在這種情況下，我國的會(huì)計(jì)檔案管理工作才會(huì)不斷取得進(jìn)步。

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