李思嘉

（承德縣人才交流中心，河北 承德 067400）

學生檔案一般會有兩個去處：一是返回當地人社局，由畢業(yè)生持就業(yè)通知書到當地人社局報到，擇業(yè)期過后，學生檔案由當地就業(yè)指導部門轉入人才交流中心管理。二是將檔案直接存入就業(yè)所在地的人才交流中心管理。畢業(yè)生人數逐年增加，人才中心保管的檔案數量也在不斷增加，如何做好畢業(yè)生的檔案管理工作成為人才交流中心面臨的重要問題。

1 人才交流中心檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理信息化水平較低

隨著社會經濟的發(fā)展，信息科技技術也在不斷發(fā)展，但人才交流中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經頒布關于實現人才交流中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才交流中心實現真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級的檔案管理軟件費用偏高，縣級人才中心各項支出費用均由縣級財政負擔，很難支付高額費用支出。目前，縣級人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進行管理。二是歷史原因，學生自初中開始就已經開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質版，再延續(xù)到高中、大學，等到大學或大學畢業(yè)后才將檔案信息輸入到電腦中，檔案轉到人才中心以后，仍是紙質版的檔案材料。要實現信息化管理，就需要將紙質檔案轉換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和財力，縣級人才中心難以負擔。

1.2 被棄檔案難以管理

隨著經濟的迅猛發(fā)展，我國就業(yè)流動率也在不斷增大，給人才交流中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學校畢業(yè)生畢業(yè)時，由學校就業(yè)指導中心統(tǒng)一將學生檔案轉至生源地人社局，而學生并未持就業(yè)通知書回原籍報到，致使檔案被棄置。二是大部分學生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才交流中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時更新。面對大量被遺棄檔案，人才交流中心的檔案管理人員很難開展工作。多數檔案所有者都是等到需要檔案時才去人才交流中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導致檔案一直“沉睡”在人才交流中心，給檔案管理工作帶來困難。

1.3 檔案管理人員不足

按檔案管理相關規(guī)定，每千卷檔案需要配備一名專職管理人員，但多數在崗工作的檔案管理人員均達不到規(guī)定比例。隨著畢業(yè)生人數的逐年累加，檔案數量也在不斷增長。因此造成的人力不足導致工作無法到位。

1.4 檔案流轉不規(guī)范

一是檔案由學校轉遞時，部分學校允許本人自帶。由于畢業(yè)生初入社會，忙于找工作，便委托父母到當地人才中心辦理報到及檔案接轉手續(xù)。這部分人員由于不懂檔案保管知識，經常私自拆封檔案。二是檔案由人才中心轉移時，調檔部門要求的報到時間較短，并要求本人自帶，違反檔案轉遞相關規(guī)定。

2 解決人才交流中心檔案管理中存在的問題

2.1 加快檔案管理電子化進度

為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現管理信息化，在接收檔案時，人才交流中心應將畢業(yè)生檔案信息錄入電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方財政應支持人才交流中心加大檔案管理信息化資金投入，比如加大對檔案管理軟件的資金投入，購買適合縣級人才交流中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質和便捷的服務。

2.2 充足人員，加強檔案管理人員培訓，實現檔案科學有效管理

首先要加強對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，配置配齊專職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。其次要加快檔案管理信息化進程，加強對檔案管理人員的素質培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質。人才交流中心不僅要有相應的工作人員管理電子檔案，也需要專門人員管理紙質檔案。加強電子檔案的管理可以通過購買相應的電腦軟件來實現，但提高紙質檔案的管理效率，就需要提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質。可以通過聘請一些高校檔案管理的專業(yè)老師對檔案管理工作開展培訓，通過培訓使人才交流中心檔案管理的存放更加科學合理，工作人員也可以更加細致全面地為辦事群眾和大中專畢業(yè)生提供服務。

2.3 完善檔案管理辦法

在管理檔案時，檔案管理工作人員應該應用統(tǒng)一歸類辦法，比如將全部檔案統(tǒng)一根據時間進行歸類，或者進行分級分類管理。如對于大量檔案，檔案管理人員可以先根據地區(qū)進行歸類，然后再對已經根據地區(qū)進行分類的檔案進行二次歸類，二次歸類即根據檔案的寄存日期進行分類，從而方便尋找。為提高檔案管理工作效率，檔案管理人員應盡快創(chuàng)新并完善檔案管理辦法。

2.4 規(guī)范檔案流轉手續(xù)，提高檔案流轉嚴密性和科學性。

建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，按檔案管理相關規(guī)定辦理，檔案流轉中出現問題的要追究責任。

人才交流中心要提高檔案管理效率，減輕工作壓力，提高服務質量，就要加強對畢業(yè)生檔案管理工作的宣傳力度，提高畢業(yè)生們對檔案的認識，從而提高其對檔案的重視程度；除此之外，政府也應該加大對人才交流中心檔案管理的資金投入，從而提高人才交流中心檔案管理效率，將檔案管理工作做細、做全、做好。