高樹峰

摘要：大中型國有企業(yè)如何管理一直是國家探討的命題。隨著信息化技術(shù)與國家網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的快速發(fā)展，專業(yè)化業(yè)務(wù)管控與財(cái)務(wù)集中管控相結(jié)合的模式必將大行其道，集團(tuán)公司的集中采購成為必然。

關(guān)鍵詞：信息化；集團(tuán)公司；集中采購

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）33-7861-03

Abstract： Large and medium-sized state-owned enterprises how to manage has been the national problem. With the rapid development of information technology and the state of the network infrastructure， Professional business management and finance centralized management will become the mainstream， centralized purchasing group company has become an inevitable.

Key words： group company； centralized purchasing； information

1 集中采購定義與意義

集中采購已經(jīng)成為現(xiàn)在中大型企業(yè)的采購方向。集中采購的基本原理是規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。如何決策集團(tuán)采購模式和某種物料采購模式，要依據(jù)物資的種類在集團(tuán)中的批量及其重要性而定。

現(xiàn)有集團(tuán)化公司采購模式分為集中采購、分別采購、統(tǒng)采分談。

集中采購指集團(tuán)將內(nèi)部的采購需求進(jìn)行集中，一次性進(jìn)行采購，再分配給下屬單位。由于一次性采購量大，可以最大化的降低采購的直接費(fèi)用，也利于集團(tuán)對采購業(yè)務(wù)的整體控制，但是會占用大量資金，也降低采購靈活性。集中采購可以分為集團(tuán)集中和下屬聯(lián)合兩類。

分別采購指由各下屬單位獨(dú)立完成采購任務(wù)。這樣采購的靈活性較大，但相對價(jià)格水平較高，不利于采購成本控制。

統(tǒng)采分談是指集團(tuán)統(tǒng)一就某一采購事宜進(jìn)行框架性采購協(xié)議（量、價(jià)、品質(zhì)等），但是由下屬單位在采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，分別進(jìn)行補(bǔ)充談判。這樣采購的靈活性和價(jià)格水平的相對平衡，只是集團(tuán)控制力度較弱。

以本單位下屬武安工業(yè)區(qū)為例，年產(chǎn)鐵水47萬噸，日需鐵性粉料1.3萬噸，以100美元/噸計(jì)算，日采購金額130萬美元。對于大礦商來說，130萬美元/日的采購金額過于弱小，但是假設(shè)本單位下屬武安工業(yè)區(qū)、蕪湖工業(yè)區(qū)等集中采購，鐵性粉料采購金額將達(dá)到300萬-400萬美元/日，絕對可以變身為戰(zhàn)略客戶。以戰(zhàn)略客戶讓價(jià)0.5%來計(jì)算，就有1.5-2萬美元/日的采購金額利差。這是不容小覷的數(shù)字。

集中采購是與市場經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的企業(yè)采購管理模式，突出了現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在采購管理過程中的應(yīng)用，強(qiáng)制規(guī)范整個(gè)采購周期內(nèi)的管理，體現(xiàn)了買方市場主導(dǎo)下買方與賣方利益的均衡化，體現(xiàn)采購管理逐步實(shí)現(xiàn)社會化的趨勢，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、公開化。

2 集中采購實(shí)施條件

集中采購看著很美好，但是信息化集中采購需要很多條件。

組織機(jī)構(gòu)方面，集團(tuán)公司與各下屬單位必須成立相應(yīng)計(jì)劃、采購、招標(biāo)、結(jié)算、倉儲等關(guān)鍵部門，單純財(cái)務(wù)導(dǎo)向型管控的集團(tuán)公司不適用集中采購。其次，這些業(yè)務(wù)部門要垂直雙重管理，不僅要對本級單位負(fù)責(zé)，還要對上級單位負(fù)責(zé)，目的是形成業(yè)務(wù)上的多級迅速聯(lián)動，增加業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。另外，集團(tuán)公司內(nèi)部必須要有一整套完善的權(quán)利則分配明細(xì)，避免內(nèi)部利益分配不均與權(quán)責(zé)不匹配，例如集中采購所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益如何在集團(tuán)內(nèi)分配。

業(yè)務(wù)流程方面，集團(tuán)公司要有采購每種物料的相關(guān)審批、執(zhí)行流程。業(yè)務(wù)流程的明細(xì)化，是信息化的前提。只有具體到每種物料的采購細(xì)則，才能很好地設(shè)置采購、批轉(zhuǎn)流程，否則就將有不能預(yù)測的管理風(fēng)險(xiǎn)。

主數(shù)據(jù)方面，主要涉及物料、組織人事、財(cái)務(wù)三大類。物料類，要實(shí)現(xiàn)物料在集團(tuán)內(nèi)的唯一編碼和準(zhǔn)確描述，同時(shí)考慮數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的便利性。組織人事類，要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)各級組織人事在集團(tuán)內(nèi)的唯一編碼，同時(shí)考慮其可分配的權(quán)限問題。財(cái)務(wù)類，要實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的聯(lián)動性。沒有集中支付，集中采購就是空談。財(cái)務(wù)類包括合同結(jié)算、結(jié)算入賬、資金報(bào)批、資金準(zhǔn)備、資金支付等。資金的流轉(zhuǎn)性越高，付出的采購資金越低。

自然，這三類主數(shù)據(jù)的生成、修改、審批、使用將是集中采購信息化的關(guān)鍵。以中石化為例，僅僅物料主數(shù)據(jù)就花費(fèi)了三年的時(shí)間和一億的資金。

協(xié)作方面，要有信息化、采購、計(jì)劃、倉儲、生產(chǎn)、運(yùn)輸、計(jì)量、檢化驗(yàn)、審計(jì)、財(cái)務(wù)等多部門參與實(shí)施。因此，要有能協(xié)調(diào)相關(guān)部門的集團(tuán)公司副總級以上管理人員坐鎮(zhèn)指揮；要有熟悉多部門人員以及專職協(xié)調(diào)部門全程跟進(jìn)；要有熟悉全業(yè)務(wù)流程的編程團(tuán)隊(duì)開展工作。

硬件網(wǎng)絡(luò)方面，最低要求數(shù)臺小型機(jī)組成的機(jī)群與穩(wěn)定的VPN網(wǎng)絡(luò)。市場瞬息萬變，高速的數(shù)據(jù)處理能力和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)必不可少。但相對集中采購所帶來的效益而言，這些都是可以接受的。

只有具備了以上幾個(gè)條件，集團(tuán)公司的信息化集中采購才可以進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

3 集中采購模塊劃分

主要分為17個(gè)模塊以及若干子孫模塊。每個(gè)模塊都有新增、修改、使用、審批等相關(guān)操作，都要有獨(dú)立維護(hù)的頁面，切不可直接到后臺操作。要把能放前臺處理的部門全部放前臺處理，嚴(yán)格區(qū)分前后臺的操作。每一個(gè)模塊所涉及的可能變更的數(shù)據(jù)元素，盡可能明細(xì)表單化，不要固化，例如稅率，增值稅抵扣率等。

物料模塊，可以分為物料分類子模塊和物料編碼子模塊。主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)物料的統(tǒng)一編碼并準(zhǔn)確描述，明晰采購等級、采購模式、計(jì)量單位、基本屬性等，是系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵模塊。在模塊中，對于采購等級、采購模式、計(jì)量單位等要采用子表的形式，嚴(yán)禁固化到頁面或程序中。對于物料屬性，由于描述項(xiàng)目數(shù)量不確定，不適合采用橫型數(shù)據(jù)表存儲，宜采用豎型數(shù)據(jù)表存儲，以便于隨時(shí)調(diào)整屬性集。只是存在豎型轉(zhuǎn)橫型瀏覽的問題，以及頁面友好顯示的問題（例如項(xiàng)目過多，單行顯示可能超出頁面）要處理好。endprint

組織人事模塊，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)所有組織和人員的統(tǒng)一編碼和職責(zé)范圍界定，依據(jù)角色模塊給每一個(gè)員工分配角色權(quán)限。本模塊要與人力資源系統(tǒng)聯(lián)動，隨時(shí)掌握最新的組織人事變動，以便于相應(yīng)權(quán)限的調(diào)整，避免人員部門與權(quán)限的不匹配。建議設(shè)計(jì)專用子模塊，接收人力資源系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)集團(tuán)內(nèi)人員的新增、職務(wù)變動、部門變動等信息，而后作出相應(yīng)權(quán)限分配。

角色模塊，依照組織人事模塊職責(zé)分工，對組織內(nèi)員工進(jìn)行角色劃分，同時(shí)分配不同的操作權(quán)限。角色劃分基本依照組織部門的劃分即可，必要時(shí)加以適度調(diào)整。操作權(quán)限，包括對物料種類、可操作頁面、數(shù)據(jù)檢索、審批等方面的授權(quán)。

流程模塊，主要依據(jù)工作流程，設(shè)定各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體流向、條件。將其單獨(dú)模塊化，主要考慮流程設(shè)置的定制化，不同單位相同業(yè)務(wù)可以不一樣的流程設(shè)置。企業(yè)在業(yè)務(wù)流程化的過程中可以進(jìn)一步加強(qiáng)對重點(diǎn)業(yè)務(wù)的管控和標(biāo)準(zhǔn)化。流程的友好可視化快速設(shè)置，是流程模塊成功與否的關(guān)鍵指標(biāo)。

倉儲模塊，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)所有物資的倉儲管理及儲備資金管理。主要操作有點(diǎn)收入庫、庫內(nèi)作業(yè)、發(fā)料出庫、退料入庫、退料出庫、庫存盤點(diǎn)等。物資倉儲可以集中存儲，也可以分散存儲，甚至零存儲，但是相關(guān)信息必須進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)時(shí)更新。

計(jì)劃模塊，主要負(fù)責(zé)對不同物料依據(jù)物料采購等級進(jìn)行分級匯總，并與倉儲模塊聯(lián)動，形成采購計(jì)劃或者物資調(diào)撥，實(shí)現(xiàn)采購資源共享，杜絕過度采購。計(jì)劃是整個(gè)采購的發(fā)起，所以直接影響了整個(gè)采購行為。

采購模塊，主要是進(jìn)行采購行為。依照采購計(jì)劃，依照不同物資的采購模式進(jìn)行。分為詢比價(jià)、招標(biāo)、競標(biāo)、框架協(xié)議執(zhí)行四類子模塊，采購行為的結(jié)果有合同和框架協(xié)議兩種方式。合同是可直接執(zhí)行的，相關(guān)合同元素是完整?？蚣軈f(xié)議是不可直接執(zhí)行的，缺失部分可執(zhí)行元素，例如單價(jià)、數(shù)量等。

采購詢比價(jià)子模塊，主要為采購員向一定范圍內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)出包含有采購物資數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款要求等的詢價(jià)書；供應(yīng)商依據(jù)各自情況進(jìn)行報(bào)價(jià)，并附報(bào)價(jià)說明；采購員依照供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，評定報(bào)價(jià)結(jié)果，并報(bào)相關(guān)人員審批。詢比價(jià)模式適用于有長期協(xié)作關(guān)系或具有壟斷地位的供應(yīng)商的物資采購，目的是快捷采購。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-詢價(jià)書-詢價(jià)結(jié)果-詢價(jià)結(jié)果審批-訂立合同（框架協(xié)議）。

采購招標(biāo)子模塊，主要為將采購員向一定范圍內(nèi)或公開的發(fā)出詢價(jià)書；供應(yīng)商依據(jù)各自情況進(jìn)行投標(biāo)，并附相關(guān)說明；招標(biāo)部門按照既定流程，在多方參與的前提下公平的，逐步對投標(biāo)文件進(jìn)行解讀，最終選出中標(biāo)供應(yīng)商。國內(nèi)招投標(biāo)主要法律依據(jù)為《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》。招標(biāo)模式適用于大宗物資、高金額或者大的綜合型工程項(xiàng)目，目的是尋得總價(jià)最低，服務(wù)最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。需要包含評標(biāo)專家管理孫模塊，其主要為對評標(biāo)專家的相關(guān)工作，例如評標(biāo)專家數(shù)據(jù)表、評標(biāo)專家的抽取、評標(biāo)參加能否參加、評標(biāo)專家的簽到等。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-招標(biāo)方案-招標(biāo)方案審批-招標(biāo)準(zhǔn)備（生成招標(biāo)書、售賣標(biāo)書、評標(biāo)專家組成等）-開評標(biāo)（會議簽到、開標(biāo)說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)等）-招標(biāo)結(jié)果（公示結(jié)果等）-招標(biāo)結(jié)果審批-供應(yīng)商具體報(bào)價(jià)-訂立合同（框架協(xié)議）。

采購競標(biāo)子模塊，主要為采購員向一定范圍內(nèi)或公開的發(fā)出包含采購物資數(shù)量、技術(shù)、時(shí)間、交貨、付款要求等的詢價(jià)書；同時(shí)設(shè)定每次競價(jià)的降價(jià)比率或降幅總金額；供應(yīng)商依據(jù)各自情況進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行競標(biāo)，以價(jià)最低者的。競標(biāo)子模塊，適用于標(biāo)準(zhǔn)件或者社會可提供服務(wù)無差別的物資采購，目的是尋得最低價(jià)者。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-競價(jià)邀請-競價(jià)規(guī)則-競價(jià)-競價(jià)結(jié)果-訂立合同（框架協(xié)議）。

采購框架協(xié)議執(zhí)行模塊，是特殊模塊，是對已經(jīng)采購模塊過程結(jié)束產(chǎn)生的框架協(xié)議的繼續(xù)，因?yàn)榭蚣軈f(xié)議不能直接執(zhí)行，采購信息不完善。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-選取框架協(xié)議-向供應(yīng)商發(fā)出采購計(jì)劃-供應(yīng)商反饋-補(bǔ)充框架協(xié)議-采購審批-訂立合同。

合同模塊，包含兩個(gè)較大的子模塊，合同文本子模塊和合同文本格式化子模塊。合同文本子模塊主要是將合同文本進(jìn)行分類管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，是純文本的可打印出簽章的法律文本，主要有合同和補(bǔ)充協(xié)議兩種形式（補(bǔ)充協(xié)議是對合同的修訂、補(bǔ)充、完善和繼承）。合同文本格式化子模塊是對合同文本的格式化（主要為數(shù)字化和公式化）處理，使得計(jì)算機(jī)可以依照合同條款進(jìn)行自動結(jié)算，例如對物料理化指標(biāo)的考核、對交貨期的考核等。合同模塊設(shè)置比較復(fù)雜，要考慮合同任何部分的調(diào)整、修改，例如價(jià)格、執(zhí)行期、交貨地址、結(jié)算方式等。由于合同涉及元素較多，較雜，系統(tǒng)內(nèi)可以強(qiáng)制約定可修改項(xiàng)和不可修改項(xiàng)，一旦出現(xiàn)不可修改項(xiàng)變動則合同完全重新起草，甚至從采購計(jì)劃重新開始。例如，支付方式（現(xiàn)匯或承兌）的改變將影響合同主元素價(jià)格的變化。從而導(dǎo)致合同整體的變化。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為合同編號，在生成合同文本時(shí)自動生成，并向計(jì)量、檢化驗(yàn)?zāi)K發(fā)布。

對于鋼鐵企業(yè)來說，合同格式化模塊還需要自動計(jì)量模塊和自動檢化驗(yàn)?zāi)K的支持。

自動計(jì)量模塊，主要為自動對進(jìn)廠貨物進(jìn)行計(jì)量，不允許人為干預(yù)計(jì)量過程。以IC卡自助計(jì)量為例，主要流程為：依照合同號領(lǐng)卡-刷卡進(jìn)廠-刷卡毛重計(jì)量-刷卡取樣-刷卡入庫-刷卡離庫-刷卡皮重計(jì)量-刷卡出廠。在實(shí)際生產(chǎn)中還存在退貨出廠等子流程。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為磅單編號，物資進(jìn)廠時(shí)要與物資合同編號關(guān)聯(lián)。

自動檢化驗(yàn)?zāi)K，主要為自動對物料進(jìn)行編組封裝化驗(yàn)并公布，盡可能減少人為干預(yù)。主要流程為：刷卡取樣-樣品編組-樣品化驗(yàn)-化驗(yàn)結(jié)果-結(jié)果審核-結(jié)果公布。自然在實(shí)際生產(chǎn)中，還存在復(fù)樣（重新檢化驗(yàn)樣品）、重新采樣等行為，本模塊設(shè)計(jì)要予以充分考慮。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為化驗(yàn)單編號，要與磅單編號關(guān)聯(lián)。

供應(yīng)商模塊，主要為供應(yīng)商在系統(tǒng)內(nèi)可進(jìn)行的操作，例如注冊（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證、特種許可證等信息）、可供物料登記、報(bào)價(jià)、競價(jià)、投標(biāo)等。endprint

市場模塊，主要為時(shí)時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布有關(guān)采購的各類信息，例如有關(guān)鐵礦粉的礦山信息、普氏指數(shù)、外匯匯率、金融動向、供需信息、期貨信息等市場信息；機(jī)物料的新產(chǎn)品研發(fā)投用，可替代物資的性價(jià)比等。市場模塊主要針對大宗、高價(jià)物料設(shè)置，盡可能為采購提供參考。

結(jié)算模塊，主要為依據(jù)合同文本及其格式化的合同文本，依靠合同模塊、倉儲模塊、計(jì)量模塊、檢化驗(yàn)?zāi)K等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動結(jié)算，并將結(jié)算數(shù)據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)模塊。結(jié)算人員只要指定結(jié)算所需的合同編號、起始截止日期即可開始結(jié)算。由于結(jié)算模塊承擔(dān)系統(tǒng)最多的運(yùn)算職能，所以結(jié)算模塊必須考慮算法，例如分級運(yùn)算、預(yù)運(yùn)算等。分級運(yùn)算主要思想就是將整個(gè)結(jié)算的運(yùn)算步驟分解，在不同時(shí)間段運(yùn)行不同的結(jié)算部分在結(jié)算時(shí)匯。例如首先運(yùn)算涉及重量的數(shù)據(jù)，可以運(yùn)算出每車的干噸、濕噸等數(shù)據(jù)，可以在過磅較少的晚間進(jìn)行；接著運(yùn)算有關(guān)檢化驗(yàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)，每組檢化驗(yàn)數(shù)據(jù)考核值以及考核金額，可以在檢化驗(yàn)數(shù)據(jù)公布之后立即進(jìn)行，利用定時(shí)檢索進(jìn)行；然后，指定在檢化驗(yàn)數(shù)值公布的某一時(shí)間，運(yùn)算每一車/批物資的金額；最后在結(jié)算員結(jié)算時(shí)，將已經(jīng)有的單車/批結(jié)算數(shù)據(jù)等合并，并出具結(jié)算單。

供應(yīng)商管理模塊，主要為供應(yīng)商準(zhǔn)入、可供物料準(zhǔn)入以及對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)等。供應(yīng)商評價(jià)很關(guān)鍵，是對采購業(yè)務(wù)的一次總結(jié)，需要設(shè)置較全面公允的的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。例如，采購金額、供貨進(jìn)度、貨物質(zhì)量、售后服務(wù)、支付需求、企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、相關(guān)信息等，對于每個(gè)評價(jià)維度設(shè)置不同的評價(jià)策略和份額，并自動綜合評價(jià)。由于評價(jià)設(shè)計(jì)運(yùn)算量較大，僅次于計(jì)算模塊運(yùn)算，所以對供應(yīng)商的評價(jià)要分步進(jìn)行，需要合理設(shè)置運(yùn)算時(shí)間。以評價(jià)合同的進(jìn)貨質(zhì)量為例，評價(jià)時(shí)可以以結(jié)算單為基礎(chǔ)，結(jié)算單出具后就對本結(jié)算單進(jìn)行評價(jià)，形成單條評價(jià)記錄；在需要對合同出具評價(jià)結(jié)果時(shí)，僅僅將評價(jià)記錄進(jìn)行匯總即可。

物流模塊，主要為實(shí)時(shí)掌控采購物資全流程的存在狀態(tài)，包括倉儲、承運(yùn)、運(yùn)輸（車輛牌照、裝車毛重、起運(yùn)時(shí)間、預(yù)計(jì)到廠時(shí)間等）、轉(zhuǎn)運(yùn)、線路、天氣、交通等相關(guān)信息，目的是保證貨物安全按時(shí)最低費(fèi)用運(yùn)送到廠卸貨，保證連續(xù)生產(chǎn)使用，減少廠內(nèi)倉儲空間、倒運(yùn)成本以及倉儲金額。物流模塊是可擴(kuò)展模塊，因?yàn)檫M(jìn)廠送貨的車輛，卸貨后就可以是產(chǎn)品外發(fā)的車輛。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為合同編號與車號的聯(lián)合，要與磅單編號、化驗(yàn)編號關(guān)聯(lián)。

財(cái)務(wù)模塊，主要負(fù)責(zé)采購物資的結(jié)算數(shù)據(jù)入賬、資金報(bào)批、資金支付以及相關(guān)的成本核算等。

績效考評模塊，主要設(shè)立考評指標(biāo)，對全流程進(jìn)行評價(jià)，即對其余16各模塊依據(jù)需求進(jìn)行評價(jià)。例如某業(yè)務(wù)員的采購金額、物料的采購量、合格率、庫存量、采購價(jià)格等；有關(guān)結(jié)算的進(jìn)度、資金支付等。

總之一句話，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要依據(jù)集團(tuán)公司現(xiàn)狀開展，要從基礎(chǔ)做起，切勿建空中樓閣；盡量數(shù)據(jù)自采化，能自采的絕不手動，避免人為干預(yù)；要模塊化，系統(tǒng)搭建便利，按需配給；要最小單元化，系統(tǒng)修改方便，以不變應(yīng)萬變；要流程化，業(yè)務(wù)才能更清晰，權(quán)責(zé)利才能更好分配。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳啟申.ERP-從內(nèi)部集成起步[M].3版.北京：電子工業(yè)出版社，2012.endprint