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請示匯報不簡單

2014-12-23 01:13黃杰婷
人力資源 2014年12期
關(guān)鍵詞:老總上司匯報

黃杰婷

老板的心我不懂

在實際工作中,下屬對上司做請示匯報往往無所適從。在快消品牌任職銷售經(jīng)理的Lily,對如何跟頂頭上司匯報工作苦惱不已。市場多變,需要跟上司商議的事情頗多,可是上司是大區(qū)經(jīng)理,經(jīng)常出差巡區(qū),即使在辦公室也有不同區(qū)域經(jīng)理前來溝通工作,很難約見;即使見到面,溝通時間短,情況還沒充分反映,上司就責(zé)難:“這么重要的情況,為何現(xiàn)在才匯報?”“這個問題,你應(yīng)該先請示再處理的?!?/p>

在保險公司做行政主管的Susan每天也是過得提心吊膽,老板是一個完美主義者,交待下來的事情,Susan認(rèn)為自己已經(jīng)主動、高效地完成了,可老板卻覺得不合心意:“你就不能讓我省心一點嗎?你沒理解我的想法,這不是我想要的結(jié)果?!敝饾uSusan變得謹(jǐn)小慎微,老板不叫,寧可不做,老板不說,不肯多做??衫习鍏s越發(fā)不滿,覺得Susan工作不主動,讓人操心。

下對上的溝通從來就是職場人每天都要面對的工作節(jié)點。職場菜鳥戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢,不知從何入手;年資稍長的人面對不同的上司、不同的狀況,也需要多加斟酌,未必都能得心應(yīng)手。

我們最好要先去理解上司需要怎樣的下屬,學(xué)會怎么去適應(yīng)他們,做好溝通。上司希望得到下屬的尊重,保持溝通,使上司不是最后一個知道情況的;上司希望下屬理解他,能聽懂他的語言,特別是話中話;上司希望下屬應(yīng)主動工作,積極配合,有獨立的工作能力,也愿意幫助團隊成員;上司欣賞有責(zé)任感,敢于承擔(dān)的下屬。上下級通過不斷的磨合,雙方能逐步締結(jié)信任的關(guān)系;通過艱苦的項目協(xié)同作戰(zhàn),雙方能不斷積累“戰(zhàn)友”的情感。在信任關(guān)系的基礎(chǔ)上,雙方的溝通機制才會逐漸變得順暢,達成默契。

請示匯報,首先要恰當(dāng)把握時機。如果問題復(fù)雜,需要做出謹(jǐn)慎選擇的事情,最好選取上司較為空閑、情緒冷靜、心情輕松的時候。如果反映問題或意見,最好是一對一,不要在公開場合張口就說。新發(fā)現(xiàn)、市場變動、競爭對手情況、重大事項,應(yīng)在事前匯報,第一時間請示;老板交待的事情,一定不能忘了及時反饋,哪怕沒完成;執(zhí)行中的項目,也需要定期做過程匯報;工作整體完成后,要及時做結(jié)項匯報,上司往往最想知道的是工作成果和經(jīng)驗分享,而下屬往往最想傾訴的是工作努力和付出的過程,因此下屬匯報工作時,不妨先說結(jié)果,然后簡述工作要點

和心得,如上司追問細節(jié),再把過程娓娓道來。千萬不要流水賬般自顧自說,結(jié)果還沒說完,上司已經(jīng)無興趣聽下去。

員工曬經(jīng)驗

廣告公司的項目主管Betty正在忙一個大客戶項目,上司剛好有空,問她項目進展的情況,Betty可算逮到機會了,一股腦地跟上司吐苦水,說客戶如何刁難、供應(yīng)商如何難以配合,搞得自己每天都加班到很晚。上司聽得皺眉頭了,Betty還繼續(xù)抱怨項目時間如何緊。上司終于忍不住了,一句話擋回去:“大家都很忙,做這行加班是家常便飯,我還有電話會議,就這樣吧?!盉etty只顧著說過程,卻忘了最重要的事情——向上司要人手去配合完成項目。如果她在上司皺眉頭的時候,及時發(fā)現(xiàn),調(diào)整話題,就不會失掉了向上司爭取資源的機會了。

請示匯報更要注意溝通的技巧,注意溝通場合的氣氛,關(guān)注上司的情緒變化。事先做好筆記提要,有主題有中心,一事一議,語言簡明扼要。切忌詞不達意,把領(lǐng)導(dǎo)說急;領(lǐng)導(dǎo)提出意見,不妨虛心接受,不可一再和領(lǐng)導(dǎo)辯駁。如果反映問題和意見,最好帶著解決問題的想法和方案,和上司共同探討,最好讓上司做選擇題,而不是填空題。不要問“領(lǐng)導(dǎo),你看這件事該怎么辦”,而要主動說“領(lǐng)導(dǎo),考慮了兩個解決方案,您看哪個比較好”?上司統(tǒng)管全局,他需要從宏觀的角度去考慮和協(xié)調(diào)問題,有時下屬可能不會完全明白,我們應(yīng)該在闡述完自己的意見之后給上司思考和決策的時間和空間。即使上司不愿采納你的建議,也應(yīng)該感謝上司傾聽你的意見和建議,讓上司感覺到你對工作的熱誠和思考能力。上司做決策前詢問下屬意見的時候,要多角度分析利弊,概括了解到各方面的可行性;上司一旦做出決策,下屬要明確其想法的目的,列出要點,確認(rèn)和領(lǐng)導(dǎo)想法一致后,再去施行。上司要的高效,是要在保證效果的前提下提高效率。

Rachel是一家游戲公司的HR,最近公司流失率上升,影響到游戲的開發(fā)進度,老總憂心不已,召集各部門開會匯報情況,其他部門都在抱怨新員工難以上手、老員工積極性不高,Rachel則準(zhǔn)備了提高現(xiàn)有常規(guī)福利和員工自選彈性福利兩套方案,建議公司做出員工保留決策,提高員工福利待遇。在匯報時,Rachel從容地分析了游戲公司年輕員工多的特點,繼而對兩套方案的利弊、市場同行的操作、操作成本做了簡要的數(shù)據(jù)展示。老總在兩者之間很快就做出了決策。在施行過程中,Rachel還注意收集員工對自選彈性福利的反響,及時反饋給管理層,持續(xù)改進,員工的流失率因此逐步下降,員工隊伍保持平穩(wěn)。

請示匯報還要把握溝通的方式。對項目執(zhí)行詳細的過程分析或結(jié)項匯報,可以采取書面報告;簡要的情況變化反映或請示,可以口頭或者SMS溝通;需要附帶資料說明的事項,最好采取郵件匯報。一對一的溝通,口頭請示或匯報效率更高;一對多的溝通,最好先口頭跟上司或決策者進行溝通后,再進行書面溝通。對于比較重要的事項,書面的請示和回復(fù)會更為保險。閱讀型的上司喜歡書面匯報,深思熟慮;互動型的上司則樂意面對面溝通,講究效率。

Seven任職于金融企業(yè)的運營部門,政策變動對該企業(yè)的運作影響較大,某日一項地方性金融政策出臺后,影響到日常操作流程的修改,Seven收集到信息后,和風(fēng)險部門進行評估后,修改了操作流程。發(fā)布前需要領(lǐng)導(dǎo)審核,Seven通過郵件把請示,連同政策資料等發(fā)到分管老總的郵箱,卻遲遲得不到回復(fù)。Seven一周后見到老總時,問到此事,老總漠然地說:“我不清楚這件事的來龍去脈,怎么可以輕易做出批示?”Seven方恍然大悟,自己遺漏了發(fā)送郵件前和老總進行面對面的溝通,進而說明政策影響和流程修改的情況。由此可見,口頭溝通是實際操作中必不可少的步驟。

作為下屬,敢于擔(dān)當(dāng),敢于作為,敢于為上司排憂解難,才會得到信任。如果凡事被動等待,消極應(yīng)對,不反饋不匯報,擅自行動,則容易給上司留下壞印象,遭棄用。人在職場,切要重視請示與匯報,因為這是和上司溝通的主要渠道。若然每次事先做足準(zhǔn)備,把請示和匯報做到得體到位,上司對你的認(rèn)同就會逐步加深,你在日后的工作中就可不斷積累信任的資本,打造出職業(yè)發(fā)展的通途。

責(zé)編/齊向宇endprint

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