◎馬英哲

檔案的起源及其基本屬性分析

◎馬英哲

對于檔案管理者而言，如何對檔案的屬性進行分析研究是做好新形勢下檔案管理工作的重中之重，從現(xiàn)實經(jīng)驗來看，檔案管理的屬性可以分為知識屬性和信息屬性，對此，本文分析研究了檔案的起源及其基本屬性。

檔案的基本屬性 檔案的起源 知識屬性信息屬性 檔案屬性 屬性

檔案既有它的本質(zhì)屬性，也有一般的屬性。知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性。知識和信息是檔案的內(nèi)容，載體是檔案的形式，二者的統(tǒng)一就構(gòu)成了檔案這一事物。

一、檔案的起源

檔案是人類歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。人類社會隨著生產(chǎn)的發(fā)展，文字的發(fā)明，人們開始利用文字記事，交流思想和傳遞信息。因此，檔案大約產(chǎn)生于原始社會向奴隸社會的過渡時期。我國歷史悠久，文獻典籍浩如煙海，我國的檔案，歷史久遠，數(shù)量浩瀚，內(nèi)容豐富，價值珍貴，是舉世少有的。我國早在3000多年前的殷商時代，就已經(jīng)有了檔案。河南安陽小屯村出土的甲骨文，是我國公認的最早的文字記錄檔案。在陜西西安市西郊斗門鄉(xiāng)花園村發(fā)掘了一批甲骨文，根據(jù)有關(guān)專家考證，這批甲骨文，比殷商時代甲骨文要早1200年以上。因此，如果這項研究能夠最后被證實的話，我國最早的檔案就不是在3000多年前，而是在4500年至5000年之前就有了。

二、檔案的知識屬性

知識，是人類的認識成果，它來源于人們的社會實踐，是人的主觀世界對于客觀世界的概念和反映。檔案是人類認識世界和改造世界的記錄，是知識的一種載體。檔案是人們社會實踐活動的歷史記錄，它真實地反映了人類社會的各個歷史時期在政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、教育和衛(wèi)生等各個方面的實踐經(jīng)驗，是古往今來人們積累起來的知識寶庫。

知識是有繼承性的，前人的知識后人要繼承。檔案是人類知識的結(jié)晶，是后人學(xué)習和借鑒前人知識的重要工具。人類以前人的終點作為自己的起點，才能夠不斷進步和發(fā)展。檔案始終可以充當人類社會向前發(fā)展的起點線。檔案是人類積累知識的一種手段，它對于人類社會活動的記錄，是日積月累、年復(fù)一年、始終不斷地進行著的。檔案的這種形成和存在特點，決定了它具有積累、存儲知識的職能和傳播知識的職能。檔案是人們獲得知識的重要途徑之一，還是人們進行知識再生產(chǎn)的一種重要資源。

三、檔案的信息屬性

檔案是一種信息。什么是信息？目前國內(nèi)外還沒有統(tǒng)一的解釋?！掇o?！分械慕忉屖牵骸靶畔⑹侵笇ο⒔邮苷邅碚f預(yù)先不知道的報道”。信息論的創(chuàng)始人維納對于信息的解釋是：“信息是人們在適應(yīng)外部世界并且使這種適應(yīng)及作用外部世界的過程中，同外部世界進行交換的內(nèi)容和名稱。”意思是說，信息就是事物存在的方式或運動狀態(tài)以及這種方式或狀態(tài)的直接或者是間接的表述。而按照這個定義，檔案無疑就是一種信息。檔案是國家機關(guān)、社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的文字、圖形、聲音等形態(tài)的歷史記錄，是客觀事物存在和發(fā)展的反映，通過它人們可以了解事物發(fā)展變化的狀態(tài)和過程。檔案信息，就是記錄在檔案中的數(shù)據(jù)、情況、知識和消息。紙張、膠片、磁帶等是檔案信息賴以存在的載體。檔案信息作為整個信息的一個組成部分，它具有其它信息一樣的共性。它有可擴充性，隨著時間的發(fā)展和變化，檔案信息可以進行加工使之精練和濃縮。還有可代替性，利用檔案信息，可以減少人力、物力和財力的消耗?？蓚鬏斝允侵笝n案信息可以通過各種形式進行傳播，可分享性是指檔案信息可以供人們享用而信息不會被磨損和丟失，檔案部門不會因為檔案信息被利用而失掉了檔案信息的所有權(quán)。檔案信息除了具有信息的一般特征外，還具有自己的特殊性，主要是原生性和廣泛性。

1.檔案信息的原生性。這是檔案信息的產(chǎn)生特征，信息按其形成特征可分為原生性信息和派生性信息。檔案是人們進行社會活動所形成的第一手材料，是事物發(fā)生、發(fā)展和變化的原始記錄，它是沒有經(jīng)過處理的原始信息。它可以作為其它信息進行再加工的原材料，而產(chǎn)生出情報、圖書、資料等派生性信息。檔案信息的原生性，決定了檔案信息與其它信息的不同地位。

2.檔案信息的真實性。這是檔案信息的價值特征，檔案是歷史真跡，記載了當事人的印章、簽字、筆跡等。它是最原始、最真實、最具體地反映事物的本來面貌，是令人信服的真憑實據(jù)。檔案信息真實性決定了檔案信息的特殊價值——憑證作用。

3.檔案信息的廣泛性。我國著名科學(xué)家錢學(xué)森曾經(jīng)說過：“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的是信息的儲存，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示，所以這整個技術(shù)可以稱之為信息系統(tǒng)工程?！睓n案工作就是由檔案信息的收集、加工、傳遞、提供、存貯等一系列的信息工作所組成，形成信息工作系統(tǒng)的有機過程，它具有信息工作的一般特征。當然，檔案信息也具有自己的個性，所以才稱其為檔案工作。

當今時代是信息的時代，交流與溝通信息，是做好一切工作的重要環(huán)節(jié)和方面。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的全面進步，全國人民正在努力為實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢而奮斗，信息也早已經(jīng)成為人們從事各項社會實踐的第一需要。檔案工作者，明確認識檔案的信息屬性，努力開發(fā)檔案信息資源成為全面建成小康社會的宏偉目標，是當前頭等大事。

（作者單位：吉林省通榆縣醫(yī)療保險經(jīng)辦中心）

（責任編輯 張雅楠）