文/周鋒華

提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

文/周鋒華

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和和諧社會(huì)的構(gòu)建，我國(guó)的電氣企業(yè)得到了飛速的發(fā)展，辦公室是電力企業(yè)處理日常事務(wù)的中心，辦公室的文秘人員每天需要處理各種事務(wù)，因此，提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平有十分重要的作用。辦公室是處理日常事務(wù)的中心，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，辦公室承擔(dān)著審核把關(guān)、協(xié)調(diào)調(diào)度、監(jiān)督檢查等重任，隨著電力企業(yè)的快速發(fā)展，電力企業(yè)對(duì)辦公室文秘工作的要求也越來(lái)越高，為保證電力企業(yè)辦公室的穩(wěn)定運(yùn)行，電力企業(yè)要不斷提高辦公室文秘工作水平。

一、辦公室文秘工作的重要性

辦公室文秘很多工作都是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，例如領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)前，需要文秘人員進(jìn)行會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄、會(huì)后整理，領(lǐng)導(dǎo)在審批文件前，需要文秘人員進(jìn)行文件處理擬辦等，文秘人員的工作效率對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)展有很大的影響。辦公室文秘工作不僅是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，還是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸，例如當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，需要辦公室文秘人員進(jìn)行具體的文件起草，并下發(fā)到各個(gè)單位；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后，文秘人員要將領(lǐng)導(dǎo)帶回來(lái)的相關(guān)材料整理好，因此，做好辦公室文秘工作有十分重要的意義。

二、電力企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

（一）辦公室文秘人員解決問(wèn)題能力差。由于辦公室的日常工作比較繁忙，導(dǎo)致文秘人員忙于處理日常事務(wù)，在工作過(guò)程中，沒(méi)有掌握到工作的重點(diǎn)，導(dǎo)致文秘人員解決實(shí)際問(wèn)題的能力比較差，不能和上下級(jí)進(jìn)行有效地溝通，在起草文件的過(guò)程中，思路不清晰，很難幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常事務(wù)處理。

（二）辦公室文秘人員少，工作量大。目前，電力企業(yè)辦公室文秘人員比較少，加上辦公室的日常工作比較繁重，導(dǎo)致文秘人員忙里忙外，甚至還需要加班加點(diǎn)，文秘人員少，工作量大直接導(dǎo)致工作效率低、工作質(zhì)量差，這對(duì)辦公室工作的進(jìn)行造成很大的影響。

（三）辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)差。隨著科技的快速發(fā)展，電力企業(yè)對(duì)辦公室工作的要求越來(lái)越高，導(dǎo)致文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)已經(jīng)不能滿足辦公室對(duì)文秘人員的要求。目前，很多電力企業(yè)的辦公室文秘人員沒(méi)有學(xué)過(guò)專業(yè)的文秘知識(shí)，在工作中不能順利地完成工作任務(wù)；受工作性質(zhì)的影響，辦公室文秘人員很少出去學(xué)習(xí)培訓(xùn)，這導(dǎo)致文秘人員的知識(shí)更新比較慢，不能滿足辦公室工作的需求；有的文秘人員服務(wù)意識(shí)比較差，工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作散懶，這極大地影響了辦公室文秘人員的工作效率。

三、提升辦公室文秘工作水平的措施

（一）提高服務(wù)意識(shí)。電力企業(yè)辦公室的主要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)、部門及基層工作人員服務(wù)，因此，辦公室文秘人員要樹立良好的服務(wù)理念，堅(jiān)持做到熱情服務(wù)、真誠(chéng)服務(wù)，辦公室文秘人員要不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，積極完成領(lǐng)導(dǎo)和其他部門交辦的事情，辦公室文秘人員要發(fā)揮好辦公室的協(xié)調(diào)作用，這樣不僅能協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部關(guān)系，還能為企業(yè)樹立良好的形象。

（二）提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)要根據(jù)辦公室文秘人員的實(shí)際工作水平，制定合理的培訓(xùn)內(nèi)容，定期對(duì)文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而不斷提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)要擴(kuò)展文秘人員獲取知識(shí)的渠道，為文秘人員創(chuàng)建一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)文秘人員積極進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，電力企業(yè)要注重文秘人員的思想教育，強(qiáng)化文秘人員的工作責(zé)任心，從而不斷提高辦公室文秘人員解決問(wèn)題的能力。由于電力企業(yè)缺乏專業(yè)的辦公室文秘人員，因此，電力企業(yè)要積極引進(jìn)專業(yè)的人員，避免辦公室文秘人員少的現(xiàn)象。

（三）改進(jìn)工作方法。辦公室的工作比較繁雜，并且每一項(xiàng)工作都對(duì)全局有一定的影響，因此，電力企業(yè)的辦公室文秘人員要不斷改進(jìn)自己的工作方法，從而有效地提高工作效率。文秘人員在工作過(guò)程中，要分清工作的主次，做到忙而不亂，文秘人員要不斷摸索辦公室工作的規(guī)律，并掌握這種規(guī)律，從而有效地提高辦公室文秘工作水平。由于辦公室文秘人員的自由支配時(shí)間比較少，因此，文秘人員要協(xié)調(diào)好自身的心態(tài)，在工作中不斷充實(shí)自己。

（四）注重細(xì)節(jié)管理。辦公室的工作面比較廣，文秘人員在工作過(guò)程中要特別注意細(xì)節(jié)工作的處理，要用謙虛謹(jǐn)慎的工作態(tài)度進(jìn)行工作，加強(qiáng)全局意識(shí)，潛心工作，正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)交給自己的工作，并用實(shí)際行動(dòng)來(lái)帶動(dòng)身邊的同事，這樣才能為辦公室工作的順利進(jìn)行提供保障。

（五）抓住重點(diǎn)工作。辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)是做好文件整理工作，并準(zhǔn)確、及時(shí)地向上下級(jí)傳遞信息，例如領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)時(shí)，文秘人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，起草好領(lǐng)導(dǎo)的演講稿，并做好重要信息記錄、文件傳達(dá)等工作。信息傳達(dá)是辦公室的重要工作內(nèi)容之一，文秘人員在向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息前，首先要確定信息的準(zhǔn)確性，并對(duì)信息進(jìn)行認(rèn)真分析，了解成績(jī)背后隱藏的問(wèn)題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意這些問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)依據(jù)。

辦公室文秘工作對(duì)電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有十分重要的意義，因此，電力企業(yè)辦公室文秘人員要提高服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)工作方法，注重細(xì)節(jié)管理，抓住重點(diǎn)工作，不斷提高辦公室文秘工作水平，從而為電力企業(yè)辦公室工作的順利進(jìn)行提供保障。

（作者單位：廣東電網(wǎng)公司陽(yáng)江供電局）