徐彤艷

[摘 要]人事檔案及其管理工作在企事業(yè)單位體制改革中起著關(guān)鍵作用，它為單位提供各類人才基礎(chǔ)信息，記錄著人員調(diào)動(dòng)、變動(dòng)的信息資料，為勞動(dòng)工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)。所以，應(yīng)重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。進(jìn)入事業(yè)單位改革過渡期后，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認(rèn)真思考的問題?，F(xiàn)就哈爾濱機(jī)械研究所人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進(jìn)行分析，與同行們探討。

一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.檔案管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)人員，對人事檔案管理制缺乏重視，對人事檔案交接手續(xù)管理不嚴(yán)密。檔案人員大多不是專職，故離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，該存檔的件不存檔，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清，檔案內(nèi)容不完整。甚至有的人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)。由于科研單位工作重點(diǎn)是科研、開發(fā)、生產(chǎn)。單位管理的重點(diǎn)是如何研發(fā)更多高精端的產(chǎn)品，如何擠身于科研市場，如何提高專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)水平，為科研市場提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而對人事檔案管理不夠重視。

檔案管理人員對人事檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充。另外，某些科研、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核、甚至是職工最原始的工作調(diào)令等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

2.檔案管理人員本身對檔案管理認(rèn)識(shí)模糊。檔案管理人員對自己從事的管理工作沒有清晰的認(rèn)識(shí)和工作思路，工作程序混亂，上至單位的主管領(lǐng)導(dǎo)，下至職工本人都不十分了解人事檔案的重要意義。職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地接受專業(yè)培訓(xùn)掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。另外，人事檔案管理硬件設(shè)施不夠完善，缺少應(yīng)有的設(shè)備，致使檔案材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

3.人事檔案管理沒有完整的規(guī)章制度，工作起來沒有可遵循的依據(jù)，借閱、查詢、復(fù)印、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、交接等手續(xù)不齊全，材料缺失時(shí)有發(fā)生，一但發(fā)生材料遺失，出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)很難確定，很難查找責(zé)任人，為補(bǔ)充材料增加了難度。

4.檔案管理人員對檔案重要性的宣傳不到位。員工本人對人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

5.人事檔案管理手段落后。一直延用著十年前，甚至是二十幾年前的管理方法。因此，工作存在問題較多，在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應(yīng)用。

二、對策及思考

單位人事檔案是對個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，加強(qiáng)企事業(yè)單位人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務(wù)。針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)對策及思考：

1.提高對人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按程序交接。人事檔案記載著個(gè)人的工作履歷、生活經(jīng)歷等，在當(dāng)今社會(huì)化發(fā)展環(huán)境要求下，每個(gè)人的人事檔案直接關(guān)系到個(gè)人方方面面的利益，如社會(huì)保險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)的繼承、出國出境手續(xù)的辦理等等，因此提高各層次管理人員對人事檔案的重視，是做好此項(xiàng)管理工作的首要問題。另外，人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時(shí)催還，并整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，清理排序后及時(shí)存檔：四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的意義，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。弓I進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。單位不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評聘等個(gè)人利益息息相關(guān)的同時(shí)，更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，按周期時(shí)段對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。

3.建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動(dòng)做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便，在可能的情況下，及時(shí)補(bǔ)充缺失資料的證明等材料。因此，我們在收集檔案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

4.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，使領(lǐng)導(dǎo)干部和職工個(gè)人都能重視人事檔案的存在和管理，對收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

提高對職工檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加強(qiáng)宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。二是加強(qiáng)對職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

5.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

截至目前，單位共有人事檔案105卷，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，我們計(jì)劃對檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理，利用計(jì)算機(jī)將干部檔案資料整理、分類、排序輸人電腦，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化。在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面，實(shí)行微機(jī)化操作。

通過人事檔案現(xiàn)代化管理，在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現(xiàn)，從而真正做到人盡其才，才盡其用。

總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。