隋瑩

[摘 要]檔案是信息的重要載體，是主要信息源。規(guī)范人事資料檔案工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案管理的機(jī)密性、 充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，及時(shí)解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。本文分析了人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題入手，闡述了做好檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。

[關(guān)鍵詞]人事；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是形成的第一手資料，經(jīng)過(guò)檔案工作人員認(rèn)真整理形成的，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的見(jiàn)證。管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。人事部門按照政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字材料，是全面地正確選用干部的基礎(chǔ)。檔案工作加快發(fā)展，更好地為人事工作服務(wù)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的人事資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、材料收集不便缺損嚴(yán)重。由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，實(shí)行了雙重管理后，部分人員變動(dòng)之后，工作崗位檔案沒(méi)有收集整理歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。沒(méi)有檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)建立，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒(méi)有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)工作計(jì)劃收集存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，也沒(méi)有經(jīng)濟(jì)效益，管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)層層檔案工作不完善，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制。

2、管理力量薄弱。檔案管理人員對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。由于監(jiān)督不及時(shí)，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問(wèn)題，很多單位由于檔案自帶出現(xiàn)糾紛，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法及時(shí)溝通，很多檔案管理人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)工作精力投入不足，有時(shí)沒(méi)有定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，影響了檔案管理水平。

二、促進(jìn)人事檔案管理工作的措施

1.提高管理意識(shí)。要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。加強(qiáng)檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)造性。在提高自身專業(yè)水平的同時(shí)，熟悉檔案工作的管理模式，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2健全檔案管理制度。加強(qiáng)干部人事檔案工作，深化干部人事制度改革的基本任務(wù)，收集有價(jià)值的材料，完善檔案內(nèi)容。形成正確的用人導(dǎo)向，加強(qiáng)和促進(jìn)各項(xiàng)改革措施的貫徹落實(shí)。了解和研究組織人事工作，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，推進(jìn)干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問(wèn)題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)。檢查核對(duì)制度和管理人員職責(zé)和送交檔案制度，制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行為目標(biāo)，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

3、改進(jìn)和完善檔案功能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。檔案材料要建立管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)從上而下的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)避免歸檔時(shí)遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案具有的功能符合對(duì)信息的需求，人事檔案轉(zhuǎn)遞個(gè)人密封自帶也有其優(yōu)勢(shì)，專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進(jìn)行合理安排，也可以利用快遞實(shí)現(xiàn)安全和快捷的傳遞方式，檔案轉(zhuǎn)遞選擇不能固步自封，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，加以改進(jìn)保證檔案的安全，

4、采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理信息化對(duì)檔案工作的新要求。信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作人員要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運(yùn)用當(dāng)代管理新手段，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。

5、做好檔案管理工作，常抓不懈做好促進(jìn)檔案定級(jí)工作促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的不斷提高。檔案應(yīng)該按照 “一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來(lái)操作。檔案工作準(zhǔn)備早、 行動(dòng)快，不等不靠，了解和學(xué)習(xí)已歸檔立卷的經(jīng)驗(yàn)做法，對(duì)檔案工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。要求在整個(gè)準(zhǔn)備過(guò)程中做到項(xiàng)目多不亂，確保檔案資料在分類、編號(hào)、裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)中無(wú)差錯(cuò)。堅(jiān)持開(kāi)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動(dòng)。 檔案收集要完整齊全，科學(xué)規(guī)范應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。

總之，檔案管理工作者要努力練好基本功，建立健全檔案管理制度，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊跟時(shí)代發(fā)展要求，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備配置適宜檔案保存的設(shè)施，防止檔案的破損和散失，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家的保密政策。確保檔案管理以主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要端正服務(wù)態(tài)度，發(fā)揮好信息資源的作用，采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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