趙娜

[摘 要]文書檔案現(xiàn)代化管理的探究。隨著文書檔案管理模式的現(xiàn)代化信息化發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理的質(zhì)量和水平是現(xiàn)代化文書檔案管理的重中之重。完善文書檔案管理制度，不斷創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，從而實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；現(xiàn)代化管理；探究

引言

檔案是貯存和傳播知識的一種形式，記載著人們社會實踐活動中大量有知識價值的事實、數(shù)據(jù)、成果和理論，是歷史知識的寶庫，同時又是一種重要的信息資源，是今人了解過去、后人了解今天，總結(jié)經(jīng)驗、探求規(guī)律、服務(wù)現(xiàn)實的重要憑證。隨著文書檔案現(xiàn)代化管理的日新月異，提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，提高文書檔案的科學(xué)化管理，切實增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感、使命感、緊迫感，更好地發(fā)揮以檔資政、以檔育人的重要功能。在新的形勢下，就如何加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理提出個人淺見，就教同行。

1.文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

文書檔案現(xiàn)代化管理有利于方便快捷檢索檔案，提高檔案利用率。計算機(jī)信息系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)，具有多種檢索功能，關(guān)鍵在于管理人員在建立數(shù)據(jù)庫初期要選擇或開發(fā)適用的軟件系統(tǒng)，將原始數(shù)據(jù)認(rèn)真錄入、歸納及分類，使用時就可以達(dá)到方便快捷檢索的目的。

1.1信息數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化管理后，可以一次投入，多次產(chǎn)出。檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計、鑒定、借調(diào)、催還等參與資料編研工作，需要檔案管理人員定期、不定期地進(jìn)行檔案基本情況統(tǒng)計、檔案借閱歸還統(tǒng)計、超期檔案催還工作。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理后，通過一次編輯輸入工作，可以隨時隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，打印各種報表，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，真正實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)辦公自動化。

現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案管理已經(jīng)與檔案信息的需求者之間建立了相互溝通的關(guān)系，通過網(wǎng)絡(luò)向他們直接提供信息服務(wù)，檔案管理人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對信息進(jìn)行整理和檢索，其工作效率與信息存儲能力是人工操作無法比擬的，而這些信息的存儲量大，保存時間長，增加了信息的準(zhǔn)確度，實現(xiàn)了不同組織機(jī)構(gòu)之間的信息共享與服務(wù)。

1.2文檔一體化

隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理。文檔一體化管理模式使得文書處理工作成為文檔管理工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正實施將對文書檔案科學(xué)化管理帶來創(chuàng)新發(fā)展，將使文書檔案管理進(jìn)入更加科學(xué)，有序的管理階段。

2.文書檔案現(xiàn)代化管理建議

文書檔案現(xiàn)代化管理，是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2.1更新文書檔案的管理觀念

檔案管理觀念現(xiàn)代化是當(dāng)今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案現(xiàn)代化管理的意識。只有實現(xiàn)了思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開放的形勢和新技術(shù)革命發(fā)展的需要，為社會提供檔案信息。

2.2強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法

加強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識。利用現(xiàn)代化檔案管理的信息技術(shù)突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，實現(xiàn)對文書檔案的有效管理。完善文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)質(zhì)量的高度直接影響著檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在推行檔案管理的現(xiàn)代化過程中，要有步驟、有計劃、有方法地盡全力實現(xiàn)對檔案現(xiàn)代化管理，減少物資與人力或者物力以及財力方面的浪費(fèi)，全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

2.3完善檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識學(xué)習(xí)。時代在進(jìn)步，科學(xué)在發(fā)展，檔案人員不能僅局限于原有的知識范疇內(nèi)，要開擴(kuò)視野，多讀書、多學(xué)習(xí)，必須不斷更新知識，不斷提高專業(yè)水平，才能適應(yīng)信息化的需要。

加強(qiáng)檔案人員計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的培養(yǎng)。檔案人員能夠熟練掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的人才較少，要有計劃、有組織、有步驟、多層次、多渠道地組織人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)今信息時代科學(xué)技術(shù)發(fā)展飛快，知識不斷更新，要不斷學(xué)習(xí)新知識，了解新科技，探討新理論，研究新方法，不斷充實自己，為利用者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.結(jié)語

文書檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助下，已經(jīng)達(dá)到了先進(jìn)的管理水平，信息技術(shù)管理人員要不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能，實行對文書檔案的信息化的有效管理，實現(xiàn)文書檔案對人民群眾的有效應(yīng)用，實施文書檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的有效措施，積極適應(yīng)不斷更新的現(xiàn)代化信息技術(shù)，這樣才能實現(xiàn)對文書檔案現(xiàn)代化管理的意義。

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