摘要：本文基于對檔案社會化服務的概念界定和含義解讀，提出檔案社會化服務的理論依據(jù)來自現(xiàn)代服務業(yè)、檔案學、政治經(jīng)濟學和公共管理學，分別是服務外包理論、文件生命周期理論、社會分工理論、新公共管理理論和公共選擇理論。

關(guān)鍵詞：檔案社會化服務理論依據(jù)

TheoreticalFoundationof Archival Social Service

Abstract： Based on analyzing the concept of so？ cial service in archival profession， the article ex？ pounds the theoretical foundation of social service in archival profession. The foundation include Theo？ ry of Service Outsourcing， Theory of Records Life Cycle， Theory of Social Division of Labor， Theory of New Public Administration， and Theory of Public Choice.

Keywords： archival profession； social service； theoretical foundation

筆者曾對檔案社會化服務進行概念解讀[1]，闡述了其定義和基本含義。隨著研究的深入，筆者發(fā)現(xiàn)檔案社會化服務盡管目前在國內(nèi)外均有一定的實踐發(fā)展，但學界對于檔案社會化服務產(chǎn)生原因和依據(jù)的探討尚不深入。筆者擬從理論視角，分析闡述檔案社會化服務的依據(jù)和基礎。

一、檔案社會化服務理論依據(jù)的整體圖示

筆者思考檔案社會化服務的理論依據(jù)主要從其概念定義和含義入手。在研究中經(jīng)不斷完善，筆者最終將其定義為“社會組織基于社會分工，以經(jīng)濟、高效、優(yōu)質(zhì)、安全的方式提供的涉及檔案的專業(yè)性、專門化和社會化服務，與檔案服務社會化的區(qū)別在于服務主體不局限于檔案部門而是社會組織”。該定義既全面揭示出檔案社會化服務的內(nèi)涵和外延，又清晰展示出其與檔案服務社會化的區(qū)別。

按照筆者的解讀，檔案社會化服務的含義包括三個層次：首先，檔案社會化服務是一種服務，是服務的下位概念；其次，檔案社會化服務是涉及檔案專業(yè)的服務，其服務內(nèi)容和范圍都與檔案專業(yè)有關(guān)，檔案社會化服務與其他服務的關(guān)鍵不同點，就在于它的專業(yè)界限；再次，檔案社會化服務是社會化或者說立足社會分工的服務，是基于社會分工的立場，順應社會實踐發(fā)展的需要而產(chǎn)生的一種專業(yè)性、專門化、面向社會的服務，其特點和優(yōu)勢在于集中和整合檔案專業(yè)的資源（包括專業(yè)人才、專業(yè)制度、專業(yè)方法等）優(yōu)勢，為需求方提供專業(yè)化、社會化、規(guī)范化的檔案服務[2]。服務—檔案專業(yè)服務—社會化的檔案專業(yè)服務，這種外延范圍就為筆者指引了探尋檔案社會化服務理論依據(jù)的基本思路。

筆者認為，檔案社會化服務的理論依據(jù)主要涉及現(xiàn)代服務業(yè)領(lǐng)域、檔案專業(yè)領(lǐng)域、社會分工領(lǐng)域和公共管理領(lǐng)域四個方面。第一，檔案社會化服務從服務產(chǎn)業(yè)分布來看隸屬于現(xiàn)代服務業(yè)，因此現(xiàn)代服務業(yè)中的服務外包理論成為其理論基礎；第二，檔案社會化服務是一種專業(yè)的檔案服務，檔案學專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的文件生命周期理論也是其有力的支撐；再次，檔案社會化服務是一種基于社會分工的服務，因此政治經(jīng)濟學中的社會分工理論可為其提供依據(jù)；最后，檔案社會化服務是一種面向大眾的服務，其實踐發(fā)展也可得到公共管理學中相關(guān)理論的支持。綜上所述，其具體理論依據(jù)的整體關(guān)系如圖1所示：

二、基于現(xiàn)代服務業(yè)的理論——服務外包理論

服務業(yè)在20世紀被作為一個完整的概念提出，早期被稱作第三產(chǎn)業(yè)?！暗谌a(chǎn)業(yè)”這一概念最早由英國經(jīng)濟學家阿·費希爾提出，英國經(jīng)濟學家克拉克在1957年以“服務性行業(yè)”代替了“第三產(chǎn)業(yè)”概念。根據(jù)服務業(yè)排他式定義，凡不能劃入農(nóng)業(yè)和工業(yè)的產(chǎn)業(yè)部門全部劃歸服務部門。

“現(xiàn)代服務業(yè)”一詞在我國最早出現(xiàn)于1997年的“十五大”報告中，中長期科技發(fā)展規(guī)劃將其定義為“是在工業(yè)化比較發(fā)達的階段產(chǎn)生的，主要依托信息技術(shù)和現(xiàn)代管理發(fā)展起來的信息和知識相對密集的服務業(yè)”。其主體是為了適應現(xiàn)代社會發(fā)展特征和要求而提供市場化服務的部門。既包括伴隨著信息技術(shù)和知識經(jīng)濟的發(fā)展而產(chǎn)生的新興服務業(yè)，又包括利用現(xiàn)代信息技術(shù)、經(jīng)營理念、管理模式和服務方式改造傳統(tǒng)服務業(yè)而生成的服務業(yè)升級。其特征在于：建立在信息基礎設施之上；將信息技術(shù)和知識融入服務的各環(huán)節(jié)；實現(xiàn)了客戶服務的集成化、定制化、精準化；服務內(nèi)部管理實現(xiàn)了精準化運作、精確化管理、協(xié)同化創(chuàng)新。顯然，檔案社會化服務符合“現(xiàn)代服務業(yè)”的相關(guān)特征要求，并且屬于其下的生產(chǎn)性服務業(yè)—專門服務業(yè)—管理及科技咨詢服務[3]。

服務外包的理論思想可溯及英國經(jīng)濟學家羅納德·科斯和奧地利經(jīng)濟學家奧利弗·威廉姆森的“交易費用”，分析途徑沿著“交易成本—采購—外包”的脈絡不斷發(fā)展。外包依據(jù)轉(zhuǎn)移活動對象的差異可以分為制造業(yè)外包和服務外包。如果轉(zhuǎn)移對象屬于制造加工零部件或某種組裝、總裝活動則是制造業(yè)外包；如果轉(zhuǎn)移對象是作為投入的服務性活動則是服務外包。服務外包是把原來在企業(yè)內(nèi)部提供的服務性投入活動，通過正式或非正式的“服務水平合約”轉(zhuǎn)移給外部廠商去完成的現(xiàn)象。服務外包使原先通過企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)組織的服務性投入活動，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^市場合約方式聯(lián)系的活動。

按業(yè)務內(nèi)容劃分，服務外包主要分為信息技術(shù)外包（ITO）和業(yè)務流程外包（BPO）。前者是指企業(yè)向外部尋求并獲得包括全部或部分信息技術(shù)類的服務，服務內(nèi)容包括：系統(tǒng)操作服務、系統(tǒng)應用服務、基礎技術(shù)服務等。后者是指企業(yè)將自身基于信息技術(shù)的業(yè)務流程委托給專業(yè)化服務提供商，由其按照服務協(xié)議要求進行管理、運營和維護服務等。服務內(nèi)容包括企業(yè)內(nèi)部管理服務、企業(yè)業(yè)務運作服務、供應鏈管理服務等[4]。endprint

檔案社會化服務的內(nèi)容涵蓋檔案業(yè)務流程外包，是現(xiàn)代企業(yè)的一種經(jīng)營戰(zhàn)略，從而簡化職能結(jié)構(gòu)，降低經(jīng)營成本。而提供此類服務的專業(yè)機構(gòu)和部門亦可獲得規(guī)模經(jīng)濟效應，以較低成本提供更多服務。

三、基于檔案學的理論——文件生命周期理論

在國外，檔案社會化服務的最佳實踐范例是一種商業(yè)化的提供檔案專業(yè)服務的機構(gòu)——商業(yè)性文件中心。而商業(yè)性文件中心作為文件中心的一種形式，是效仿政府文件中心的產(chǎn)物，也具有文件中心的基本職能和作用。

文件中心是基于文件生命周期理論的最佳實踐。文件生命周期理論的基本內(nèi)容包括三點：第一，文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；第二，文件的完整運動過程由于文件價值形態(tài)的變化可劃分為若干階段；第三，文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的關(guān)系。文件生命理論將文件視為廣義概念，包括現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件?，F(xiàn)行階段的文件因機關(guān)需要頻繁利用，一般保存在機關(guān)內(nèi)部，服務對象以本機關(guān)為主。非現(xiàn)行階段文件對機關(guān)的作用基本喪失，其中大多數(shù)因為沒有歷史價值而被銷毀，少數(shù)具有永久保存價值的文件則需永久保存，保存場所轉(zhuǎn)移至檔案館，服務對象由機關(guān)擴展到社會各界。而對于半現(xiàn)行階段的文件，現(xiàn)行作用已經(jīng)開始衰退，利用率也逐漸降低，服務對象仍以機關(guān)為主，但文件的歷史價值尚未得到檢驗，不宜過早銷毀或移交到檔案館，因此這一階段需要有一個過渡性保管機構(gòu)集中保管這些文件。文件中心正是保管這些半現(xiàn)行文件的最佳場所，既能滿足機關(guān)自身的利用需求，又能檢驗文件是否具有歷史價值，并且其經(jīng)濟實用的獨特優(yōu)勢能夠充分滿足機關(guān)低成本、高效率的要求。

而商業(yè)性文件中心也同樣是基于文件生命周期理論的完美實踐。一方面，商業(yè)性文件中心符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求。文件生命周期理論要求為各階段文件找到最適宜的保管場所和管理方法。商業(yè)性文件中心正是對文件實施的階段性管理，它依托先進的科技對半現(xiàn)行文件提供集成化、專業(yè)化的管理，使文件在商業(yè)性文件中心內(nèi)部得到安全、高效的管理，成本更低，效率更高，更加經(jīng)濟實用。因此可以說，商業(yè)性文件中心是企業(yè)半現(xiàn)行文件最佳的保管場所，符合文件生命周期理論對文件階段式管理的要求。另一方面，商業(yè)性文件中心突出地體現(xiàn)了文件生命周期理論全過程管理的思想。由于商業(yè)性文件中心的服務對象主要是企業(yè)，企業(yè)出于效益的考慮要求商業(yè)性文件中心對其文件進行全過程管理并提供全方位服務。從文件的生成、管理和維護到最終處置，整個過程均由商業(yè)性文件中心進行高效管理?？傊?，文件生命周期理論正是商業(yè)性文件中心產(chǎn)生和發(fā)展的理論基礎和科學依據(jù)，也是檔案社會化服務的理論依據(jù)之一。

當然，文件生命周期理論并非國外獨有，盡管我國遲至20世紀80年代后期才開始明確采用“文件生命周期理論”的提法，但是這一理論的思想火花早在20世紀30年代就已經(jīng)萌發(fā)，當時的一些學者就提出文書和檔案實屬同一事物，文書和檔案不過是同一事物的兩個階段。20世紀50～60年代，我國的一些檔案學者開始對檔案的形成過程及規(guī)律進行研究，提出了“檔案自然形成過程論”的基本思想，認為檔案的形成過程是“由文書部門或有關(guān)人員立卷歸檔形成檔案開始，經(jīng)過檔案室，最后集中到檔案館”[5]。此后隨著我國文件管理工作的發(fā)展，20世紀80年代后期，我國的檔案學者在借鑒國外文件生命周期理論的基礎上，開始對文件和檔案的運動過程及規(guī)律開展深入研究，提出了全面的“文件運動周期理論”，指出文件從產(chǎn)生到成為檔案以至消亡是一個完整的運動過程，并對這一過程進行了階段劃分。

由此可見，不論是國外的文件生命周期理論，還是我國的文件運動周期理論，從萌芽到完善的過程都是殊途同歸的。文件檔案作為國內(nèi)外共有的事物，其運動過程和規(guī)律是普遍的客觀存在，科學闡釋文件運動過程與規(guī)律的文件生命周期理論或文件運動周期理論的適用性也無國界之分，可為我國的檔案社會化服務提供專業(yè)領(lǐng)域的理論支撐。

四、基于政治經(jīng)濟學的理論——社會分工理論

社會分工的思想起源于古希臘著名哲學家柏拉圖。在柏拉圖看來，勞動分工是自然的或天賦的要求，上天賦予人們不同的天分，要求人們從事不同的職業(yè)。到1776年，英國著名經(jīng)濟學家亞當·斯密在《國富論》中第一次提出社會分工理論（也叫勞動分工理論）。他認為社會分工對于提高勞動生產(chǎn)率具有十分重要的意義，具體原因有三：第一，社會分工使得勞動者熟練程度（勞動技能）增進，勢必增加他所能完成的工作量。第二，從一種工作轉(zhuǎn)到另一種工作，通常須損失不少時間，有了分工，就可以節(jié)省工作轉(zhuǎn)換的時間。第三，機器的發(fā)明，能夠在很大程度上簡化和便利勞動，而這些機器的發(fā)明也是由于勞動分工[6]。當然亞當·斯密的社會分工理論，并沒有把單個生產(chǎn)內(nèi)部的分工和社會范圍內(nèi)的分工相區(qū)別。

事實上，現(xiàn)代社會分工理論認為，社會分工是指人類從事各種勞動的社會劃分及其獨立化、專業(yè)化。社會分工是超越一個經(jīng)濟單位的社會范圍的生產(chǎn)分工，包括社會生產(chǎn)分為農(nóng)業(yè)、工業(yè)等部門的一般分工以及把這些大的部門再分為重工業(yè)、輕工業(yè)、種植業(yè)、畜牧業(yè)等產(chǎn)業(yè)或行業(yè)的特殊分工。社會分工是人類文明的標志之一，也是商品經(jīng)濟發(fā)展的基礎。沒有社會分工，就沒有交換，市場經(jīng)濟也就無從談起。社會分工的優(yōu)勢就是讓擅長的人做自己擅長的事情，使平均社會勞動時間大大縮短，生產(chǎn)效率顯著提高。能夠提供優(yōu)質(zhì)高效勞動產(chǎn)品的人，才能在市場競爭中獲得高利潤和高價值。

當然，對于檔案服務來說，目前許多政府機構(gòu)、企業(yè)、組織內(nèi)部都設立了一些檔案館、檔案室等，為其提供基本的檔案服務。但是隨著科學技術(shù)的發(fā)展，生產(chǎn)力的發(fā)展提高促進了社會分工，檔案服務職能的分工也越來越細化，對檔案服務機構(gòu)的人員、設備、安全等多方面提出了更高的要求，如社會不僅需要會收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)檔案管理的人才，還需要越來越多的專門人才承擔檔案數(shù)字化、檔案管理軟件的開發(fā)維護、維護電子文件長久真實保存等諸多工作。endprint

鑒于目前我國企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案機構(gòu)專業(yè)化程度相對較低，且對于檔案管理的需求有相似性，如果這些不同的組織都能將其內(nèi)部專業(yè)化程度較低的檔案管理工作，交給社會上專業(yè)化程度更高的檔案服務機構(gòu)來負責，一方面有利于提高檔案管理的專業(yè)水平和工作效率；另一方面，可減少自行雇傭人員、配置設備的費用，降低人力物力成本，有利于實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，更經(jīng)濟、更節(jié)約。因此，從社會分工理論角度看，檔案社會化服務就是讓專業(yè)機構(gòu)做自己擅長的事，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務產(chǎn)品，實現(xiàn)共贏的目的。

五、基于公共管理學的理論

公共管理學，是運用管理學、政治學、經(jīng)濟學等多學科理論與方法專門研究公共組織，尤其是政府組織的管理活動及其規(guī)律的學科群體系[7]。檔案服務是一種面向社會大眾的服務，雖然目前在我國提供檔案服務的主要是政府機構(gòu)，但“公共性”不等于“政府性”，政府并非“公共性”的唯一代言人。國外自20世紀80年代初期開始，政府解決公共問題的能力不足開始顯現(xiàn)，行政權(quán)力的擴展和政府的過分介入，阻礙了市場的內(nèi)在動力。因此，為減少施政成本并增強服務功能的“政府再造運動”成為焦點，并形成了一系列理論，公共管理學中的新公共管理理論、公共選擇理論等都可以為檔案社會化服務提供理論支持。

（一）新公共管理理論

新公共管理理論的倡導者之一英國學者胡德，將新公共管理概括為7個要點：1）政府部門專業(yè)化管理；2）政府部門要有明確的績效評估標準和測量；3）強調(diào)對產(chǎn)出結(jié)果的控制，即重視實際績效成果更甚于過程；4）打破傳統(tǒng)政府部門的本位主義，使原來龐大的組織規(guī)模分散成為圍繞不同公共產(chǎn)品和公共服務的企業(yè)化的單位；5）將市場的競爭機制引進政府部門；6）重視私營部門的管理務實風格；7）強調(diào)成本概念和紀律，特別是資源的有

效運用[8]。

新公共管理理論主張，在公共管理中采納企業(yè)化的管理方法來提高管理效率，引入市場競爭機制來提高服務的質(zhì)量和水平，強調(diào)在提供公共利益和服務時，除了拓展和完善官僚機構(gòu)之外，其他機構(gòu)也可以提供所有這些職能，公眾究竟選擇哪種方式則是取決于哪種方式更經(jīng)濟高效。

（二）公共選擇理論

公共選擇理論簡單來說，就是將經(jīng)濟學應用于政治科學、法學、行政管理、公共政策等其他社會科學與政策研究領(lǐng)域。美國著名經(jīng)濟學家詹姆斯·M·布坎南首創(chuàng)了公共選擇理論，他認為每個人都是理性“經(jīng)濟人”，都關(guān)心個人利益，追求最大效用，政府的行為也是如此。政府官員和政府組織都是理性自私的經(jīng)濟人，他們會在政治市場上以追求自身利益最大為出發(fā)點，并不斷擴大組織規(guī)模甚至出現(xiàn)壟斷，從而忽視了公眾的實際需求，結(jié)果導致的是官僚體系的無效率或過度生產(chǎn)，公共服務需求的供給不足或供給過度的現(xiàn)象都可能出現(xiàn)?；诖?，提高政府的服務效率和服務質(zhì)量，必須打破政府的壟斷地位，將政府的一些服務職能釋放給市場和社會，建立公私之間的競爭[9]。

通過以上對新公共管理理論和公共選擇理論基本觀點的介紹，不難看出這兩個理論的主張都對檔案社會化服務提供了有力支持。一方面，新公共管理理論要求在公共服務中引入企業(yè)的管理模式，實現(xiàn)更經(jīng)濟高效的服務，而檔案社會化服務正是基于社會分工的視角，通過集中社會資源，提供專業(yè)高效的檔案服務，從而提高檔案服務的整體水平；另一方面，公共選擇理論主張對于某些公共服務，政府應釋放職能給社會，讓更有效率的市場機制參與其中。而檔案社會化服務正是強調(diào)提供專業(yè)化檔案服務的不再僅僅是檔案局（館），而是鼓勵更多其他專業(yè)機構(gòu)提供這些服務，并且以集約高效的優(yōu)勢吸引公眾，實現(xiàn)檔案服務供給方式的多元化、專業(yè)化。目前來看，檔案社會化服務的產(chǎn)生和蓬勃發(fā)展，從一定程度上印證了新公共管理理論和公共選擇理論的觀點。

綜上，檔案社會化服務的提出可以找到公共服務領(lǐng)域的一些新理論作為依據(jù)，新公共管理理論、公共選擇理論的主要觀點均支持檔案社會化服務的產(chǎn)生和發(fā)展，在全社會范圍內(nèi)，不僅依靠政府來滿足檔案服務的需求，也鼓勵民間企業(yè)或組織提供專業(yè)化的檔案服務。

*本文是國家社科基金項目“檔案社會化服務的理論基礎與實踐發(fā)展研究”（項目編號11BTQ036）、國家社科基金重大項目“國家數(shù)字檔案資源整合與服務機制研究”（項目編號13&ZD184）的階段性成果。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院endprint