王韶頻

[摘 要]本文從高校檔案管理法規(guī)視角，以蘇州高校檔案工作協(xié)作組的高職院校檔案工作為例，對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析了目前高職院校檔案工作中存在的問(wèn)題及原因，并提出了具體發(fā)展對(duì)策，希望能為高職院校檔案工作發(fā)展提供可行的方向和有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞]管理法規(guī)；高職院校檔案；現(xiàn)狀；問(wèn)題；發(fā)展對(duì)策

2008年教育部頒布的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》為高校開(kāi)展檔案工作提供了法規(guī)保障。2012年江蘇省教育廳、江蘇省檔案局頒布《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），進(jìn)一步深化了高校管理工作內(nèi)涵建設(shè)，指明了高校檔案工作的方向。高職院作為專(zhuān)科學(xué)歷教育層次的高校，理應(yīng)依據(jù)《辦法》開(kāi)展檔案工作，筆者從高校檔案管理法規(guī)視角，以蘇州高校檔案工作協(xié)作組五所高職院為例，對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，闡述高職院校檔案工作總體情況，分析存在的問(wèn)題及原因，并提出發(fā)展對(duì)策。

一、總體情況

蘇州高校檔案工作協(xié)作組五所高職院檔案工作都在上級(jí)相關(guān)行政部門(mén)指導(dǎo)下，規(guī)范有序開(kāi)展檔案管理工作。各院校以蘇州高校檔案工作協(xié)作組活動(dòng)為依托，加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)；以江蘇省高校檔案研究會(huì)為平臺(tái)，以檔案年會(huì)為契機(jī)，積極開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究?？傮w來(lái)說(shuō)檔案工作開(kāi)展較好，具體體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是都設(shè)有檔案工作專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案工作，管理規(guī)章制度健全規(guī)范，都取得一定成果，目前80%檔案室獲江蘇省三星級(jí)檔案室及以上稱(chēng)號(hào)；二是均有檔案專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，軟硬件設(shè)施滿足檔案工作需求，目前80%檔案室實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)檔案；三是檔案信息化水平較高，全部采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，全部建成文件（案卷）級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，部分學(xué)校還建成了照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、存在的問(wèn)題

1.檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置附屬化

《辦法》規(guī)定：“高校檔案館或綜合檔案室”兩種形式，要求具備“建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷或排架長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米以上”三個(gè)條件中的任何一項(xiàng)，就應(yīng)設(shè)立檔案館，未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)該設(shè)立綜合檔案室。目前，蘇州高校檔案工作協(xié)作組中的高職院都滿足上述三個(gè)條件中的至少一條，但均未建立檔案館，只設(shè)立了綜合檔案室，且都隸屬于學(xué)校黨委辦公室/院長(zhǎng)辦公室。檔案工作和辦公室工作混在一起，檔案工作的附屬化、邊緣化，限制了檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作效率和質(zhì)量不足，從而進(jìn)一步導(dǎo)致檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)工作的缺失或薄弱。

2.檔案人員配備不足

《辦法》中規(guī)定“高校專(zhuān)職檔案工作人員列入學(xué)校編制序列，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定”。目前這些高職院辦學(xué)規(guī)模在5000～9000人不等，均超過(guò)50年辦學(xué)歷史，每年檔案收集整理的量較大且有不斷增加的趨勢(shì)，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作繁雜，檔案工作任務(wù)實(shí)為不輕，而實(shí)際情況是40%的檔案室只有1個(gè)專(zhuān)職檔案員，60%的檔案室有2個(gè)專(zhuān)職檔案員，且這些檔案工作機(jī)構(gòu)因是隸屬部門(mén)，部分檔案專(zhuān)職人員還承擔(dān)黨委辦公室/院長(zhǎng)辦公室其他工作任務(wù)。人員配備不足成了共同問(wèn)題。另外，由于檔案機(jī)構(gòu)附屬化，擔(dān)任檔案室主任的往往由辦公室主任兼職，并無(wú)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)，缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，也在一定程度上限制了檔案工作的發(fā)展。

3.檔案管理方法和水平存在差異

高職院校檔案工作管理水平存在差異，如絕大部分高職院已實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)檔案，但個(gè)別高職院沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全校檔案集中統(tǒng)一管理，有些類(lèi)別的檔案還散存在各個(gè)職能部門(mén)；絕大部分高職院都采用《辦法》中的分類(lèi)方法，但個(gè)別高職院沒(méi)有按此分類(lèi)方式分類(lèi)；絕大部分高職院實(shí)現(xiàn)部門(mén)立卷，但個(gè)別高職院并沒(méi)實(shí)現(xiàn)真正部門(mén)立卷。目前，40%的高職院有檔案工作考評(píng)體系，以此為抓手提高檔案工作質(zhì)量，但60%的高職院沒(méi)有相應(yīng)的機(jī)制?？偟膩?lái)說(shuō)在管理模式和方法上各高職院還存在一些差距。同時(shí)檔案信息化水平也參差不齊。

4.檔案開(kāi)發(fā)利用和文化功能待提高

《辦法》中明確把“編研、出版檔案史料、開(kāi)發(fā)檔案信息資源”列為高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，但是在實(shí)際工作中，檔案機(jī)構(gòu)受制于人員、經(jīng)費(fèi)等的約束，深層次編研和開(kāi)發(fā)檔案信息資源水平偏低。目前，這些高職院檔案機(jī)構(gòu)都編有大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革和發(fā)文匯集，60%高職院編有其他檔案二次編研成果，只有40%的高職院近三年內(nèi)每年至少有一種三次加工編研成果。由此可見(jiàn)，檔案深層次編研、檔案信息資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用還有待加強(qiáng)。

《辦法》中明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等多種形式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作，充分發(fā)揮檔案的文化教育作用”，但是目前檔案部門(mén)進(jìn)行檔案展覽宣傳校園文化的舉措甚少，80%高職院無(wú)校史館或校史館不屬于檔案部門(mén)管理，全都沒(méi)有檔案工作獨(dú)立網(wǎng)站，60%高職院沒(méi)有在學(xué)校網(wǎng)站上開(kāi)設(shè)檔案工作專(zhuān)欄，而在開(kāi)設(shè)檔案工作專(zhuān)欄的高職院中，也只有宣傳檔案法規(guī)的規(guī)章制度，而沒(méi)有切切實(shí)實(shí)宣傳高職院檔案工作本身的一些成果，并沒(méi)有發(fā)揮好檔案工作所應(yīng)有的文化功能。

三、原因分析

高職院校檔案工作問(wèn)題原因主要是沒(méi)有受到足夠重視，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、人員配備不足等，進(jìn)而導(dǎo)致具體檔案管理工作中的問(wèn)題及檔案信息開(kāi)發(fā)利用、服務(wù)等應(yīng)有功能的缺失或薄弱。筆者認(rèn)為檔案工作沒(méi)有受到足夠重視的原因有：

1.高職院校多為中專(zhuān)院校升格而成，在發(fā)展的過(guò)程中，往往追求學(xué)校發(fā)展的規(guī)模而忽視基礎(chǔ)性管理工作，這就好比經(jīng)濟(jì)落后的發(fā)展中國(guó)家，首先追求物質(zhì)發(fā)展而忽視精神層面的追求，只有在經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度才會(huì)考慮精神層面建設(shè)，這是事物發(fā)展的一般規(guī)律。

2.檔案利用作用發(fā)揮不明顯，體現(xiàn)在：一是領(lǐng)導(dǎo)直接利用檔案不頻繁，檔案發(fā)揮憑證作用多而發(fā)揮參考作用少，領(lǐng)導(dǎo)的直接利用感受會(huì)影響其重視程度；二是檔案發(fā)揮作用的非短期性和檔案發(fā)揮效益的非直接性，比如學(xué)生學(xué)籍材料，會(huì)在十年甚至更長(zhǎng)時(shí)間后再作為憑證發(fā)揮作用，且不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。

3.高職院校側(cè)重培養(yǎng)熟練掌握主干技術(shù)、實(shí)際應(yīng)用的人才，在校園文化建設(shè)、文化育人等方面較為薄弱，檔案被開(kāi)發(fā)利用發(fā)揮文化功能的可能性相比本科類(lèi)院校小很多。

四、發(fā)展對(duì)策

1.厘清關(guān)系準(zhǔn)確定位，找準(zhǔn)檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展方向

“受到重視”和“開(kāi)展好檔案工作”，看似前者是后者的必要條件，但實(shí)質(zhì)兩種是互為因果，相互促進(jìn)的關(guān)系。應(yīng)該在現(xiàn)有條件下積極開(kāi)展檔案工作，扎實(shí)做好基礎(chǔ)工作，加大檔案信息開(kāi)發(fā)利用，提高服務(wù)意識(shí)，尋求領(lǐng)導(dǎo)重視和多方面的支持；另一方面，由于高職院校本身的發(fā)展，檔案工作規(guī)范化程度越來(lái)越高，“精神層面”追求越來(lái)越多，為檔案工作發(fā)展提供更多有利條件，同時(shí)，《辦法》等高校檔案工作法律法規(guī)為高職院校開(kāi)展檔案工作提供了法律法規(guī)保障，檔案工作機(jī)構(gòu)要充分利用發(fā)展的良好機(jī)會(huì)加強(qiáng)“作為”。在具體的工作中，要不斷充實(shí)館藏資源，扎實(shí)做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，圍繞學(xué)校中心工作，主動(dòng)尋找服務(wù)機(jī)會(huì)，采用多種服務(wù)方式，注重發(fā)揮檔案在校園文化建設(shè)中的作用，注重發(fā)揮在學(xué)校重大活動(dòng)中的作用，注重發(fā)揮檔案在學(xué)校各階段中心工作中的作用。檔案作用發(fā)揮的越多，學(xué)校的支持就會(huì)越多，檔案工作即可得到良性發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)的附屬化、人員配備、信息化水平等問(wèn)題就能得到解決。

2.充實(shí)檔案工作人員，扎實(shí)做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

穩(wěn)定專(zhuān)兼職檔案人員隊(duì)伍是提高檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，增強(qiáng)檔案管理技術(shù)能力是提高檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，而這兩點(diǎn)都基于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。在目前檔案人員配備普遍不足的情況下，一要穩(wěn)定好現(xiàn)有的一支專(zhuān)兼職檔案人員隊(duì)伍，在建立人員隊(duì)伍的時(shí)候，要考慮到檔案工作是一項(xiàng)工作細(xì)致、責(zé)任重大的工作，需要綜合考慮人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，要加大兼職檔案管理人員檔案管理實(shí)用知識(shí)的培訓(xùn)力度和創(chuàng)造條件激發(fā)他們的工作熱情。二要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍能力建設(shè)和檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的專(zhuān)業(yè)水平，注重加大他們學(xué)歷提升和學(xué)術(shù)研究的機(jī)會(huì)，注重他們檔案管理專(zhuān)業(yè)新技術(shù)和新理論等方面的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案工作在信息時(shí)代的發(fā)展。

3.加強(qiáng)信息化和制度建設(shè)，提高檔案工作效率和質(zhì)量

目前高職院校檔案工作水平存在差異，檔案工作相對(duì)薄弱的高職院應(yīng)該要不斷加強(qiáng)制度化建設(shè)，以制度建設(shè)來(lái)科學(xué)規(guī)范管理，提高檔案管理工作質(zhì)量；以加快信息化建設(shè)來(lái)提高檔案管理工作效率，從而讓相對(duì)編制緊張的專(zhuān)職檔案人員有更多的時(shí)候來(lái)做檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作。具體的來(lái)說(shuō)，首先要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)的檔案，能防止某一類(lèi)檔案因部門(mén)變動(dòng)而保存不全的問(wèn)題，以確保學(xué)校整個(gè)檔案資源體系的完整性，這是保證學(xué)校檔案保存完整的重要前提。其次檔案管理工作每個(gè)步驟都要有相應(yīng)規(guī)章制度，大部分高職院已有較完整的制度體系，但還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作考核體系或制度的建立，合理規(guī)范的考核體系是檔案工作人員的動(dòng)力，也有利于檔案工作質(zhì)量的提高。再次要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)已是檔案管理一種趨勢(shì)，且要努力把系統(tǒng)整合到學(xué)校數(shù)字化建設(shè)大平臺(tái)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的收集、整理工作，適時(shí)開(kāi)發(fā)檔案信息資源并提供利用。

4.廣謀思路開(kāi)發(fā)檔案信息，努力發(fā)揮檔案文化功能

檔案提供利用是檔案管理工作的目的，除了現(xiàn)有檔案的利用外，更應(yīng)注重室藏檔案的信息資源開(kāi)發(fā)，做好檔案編研工作，主動(dòng)尋求服務(wù)機(jī)會(huì)。如何在有限的條件下做好檔案編研工作特別是深層次高質(zhì)量編研是很多學(xué)校的一個(gè)難題?？梢詮囊韵聨追矫嫒胧郑阂皇桥囵B(yǎng)好兼職檔案員業(yè)務(wù)水平及提高信息化水平，以求檔案工作效率提高，專(zhuān)業(yè)檔案人員能有更多的時(shí)間精力用入編研工作；二是可以聘請(qǐng)資歷深文筆好的老師有針對(duì)性地選擇題材，利用學(xué)校檔案資源來(lái)?yè)?dān)任深層次編研工作；三是可以邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)學(xué)生或是感興趣的學(xué)生選擇相應(yīng)題材，利用學(xué)校檔案資源來(lái)承擔(dān)一些多樣化的課題研究。

黨的十八大提出加強(qiáng)文化建設(shè)，高職院檔案應(yīng)該大力發(fā)揮文化功能，結(jié)合編研，積極開(kāi)展被動(dòng)與主動(dòng)相補(bǔ)充、多種利用方式相結(jié)合的檔案利用，可通過(guò)校園網(wǎng)上展示、實(shí)體檔案展覽、圖片檔案展示等大家喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式，讓大家多了解學(xué)校的“歷史”，增強(qiáng)愛(ài)校之心，發(fā)揮檔案文化功能。

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