文/吉林省四平市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所 史艷麗 董春慧

四平市食品藥品監(jiān)督管理局食品化妝品稽查分局 王丹

一、行政許可案卷的釋義

可從二個方面理解：理論界把行政許可案卷理解為是對行政許可程序本身的記載以及行政許可行為所根據(jù)的一切文獻資料，具有程序性、唯一性、封閉性、客觀性、整體性、相關(guān)性和多樣性以及追求卷宗的完美性。實務界把行政許可案卷理解為是按照一定的主題和過程，對內(nèi)部特征和外部特征的關(guān)聯(lián)性進行排列、編注頁碼、填寫目錄，并裝訂成冊的行政許可文書的組合體。通俗的講行政許可案卷就是將在行政許可過程中按照行政許可程序形成的文書，按照一定規(guī)則裝訂起來的卷宗。

二、申請材料

申請人提交的申請材料按時間或辦理程序的先后順序排列。申請材料為復印件的，需驗原件，證件所有人應在復印件上注明出件時間、用途并簽章。申請材料應字跡工整、清晰、頁面整潔，用A4紙打印或復印。

三、申請材料接受單

表內(nèi)應包括申請人、申請事項、收到申請時間等內(nèi)容，登記的申請材料按時間或辦理程序的先后順序排列，有承辦人和申請人簽字。注明此表一式二份，申請人和被申請人各持一份。

四、行政許可受理決定書

同意受理后，向申請人下達受理決定書，受理決定書的落款日期不要超過規(guī)定時限。

五、行政許可審批表

1.主要內(nèi)容應齊全，包括申請人的主要信息、承辦人意見、承辦機構(gòu)意見、分管領(lǐng)導意見、主管領(lǐng)導意見、審批意見。

2.承辦人意見：需要現(xiàn)場檢查的，應是現(xiàn)場檢查人意見，現(xiàn)場檢查應二人或二人以上。

3.所有意見應明確，不能只簽名、蓋章而不簽屬意見。

4.審批時間應在法定時限內(nèi)辦結(jié)。超出法定時限的，應經(jīng)行政主管領(lǐng)導審批，出具延期辦理審批表、通知書和回證。

5.經(jīng)過批準延期的，延期時間不能超出法定時限。

六、卷內(nèi)文件目錄

案卷封面（封皮）后面就是卷內(nèi)文件目錄，放置在卷內(nèi)文件材料之前，卷內(nèi)文件目錄應按照文件材料的排列順序逐件填寫。

1.案卷目錄應按照時間的發(fā)展順序合理排列。

2.目錄是否需要編頁號，沒有明確規(guī)定，工作中如果卷內(nèi)目錄在二頁以上，應該編號，這個編號與案卷的頁號沒有關(guān)聯(lián)。

3.目錄的主要內(nèi)容應包括：（1）序號；（2）題名（文件名稱）；（3）文件編號；（4）成文時間；（5）文件頁號；（6）備注等等。最后一行應在“文件頁號”欄內(nèi)注明最后一個頁號，畫一斜線。

4.再次注明最后一個頁號，同時在“備注”欄注明“終止頁”。

七、裝訂順序

行政許可案卷內(nèi)文件材料排列順序分二種：

一是按照辦理程序的客觀進程所形成文件材料時間的自然順序，它的特點就是查閱直觀。

二是按照辦理程序的客觀進程所形成文件材料時間的自然順序，兼顧文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進行排列。一般結(jié)論性、批復性材料及其送達回執(zhí)在前，其它材料按照辦理程序的客觀進程所形成文件材料時間的自然順序進行排列。行政許可證件（一般為復印件）應放在送達回證之前或之后。

八、封面的整理

1.封面格式。各單位使用的案卷封面格式不一樣，有的是本系統(tǒng)上級機關(guān)規(guī)定的格式，有的是本單位根據(jù)工作實際制定的格式，但是不管何種格式，主要內(nèi)容應包括：（1）制發(fā)文件的機關(guān)、即文件的發(fā)文機關(guān)；（2）案卷類別；（3）申請人；（4）申請事項；（5）許可決定書文號；（6）受理日期；（7）辦結(jié)日期；（8）受理部門；（9）受理人；（10）辦理結(jié)果；（11）歸檔日期；（12）歸檔號；（13）保管期限；（14）本卷共件頁；（15）全宗號；（16）目錄號；（17）案卷；等等。

2.受理單位名稱。（1）應是行政許可實施主體，分三類：

一是依法具有行政許可權(quán)的行政機關(guān)，能以本行政機關(guān)名義在法定職權(quán)范圍內(nèi)作出行政許可決定及相關(guān)文書。政府和政府所屬部門都屬于行政機關(guān)，但并非所有的行政機關(guān)都能夠?qū)嵤┬姓S可。只有法律、法規(guī)、規(guī)章明確規(guī)定有行政許可權(quán)的行政機關(guān)，才有權(quán)實施行政許可。

二是法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務職能的組織，能以本組織的名義在法定授權(quán)范圍內(nèi)作出行政許可決定及相關(guān)文書。具有管理公共事務職能的組織，是指承擔著管理公共事務的責任的組織，如醫(yī)院、學校、圖書館以及一些公用事業(yè)機構(gòu)等。這類組織經(jīng)法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)的授權(quán)，也可以實施行政許可。

三是依法受委托的行政機關(guān)，能以委托行政機關(guān)的名義在委托范圍內(nèi)作出行政許可決定及相關(guān)文書。一些行政機關(guān)雖然具有行政許可權(quán)，但由于某方面原因，可能無法有效實施行政許可。此種情況下，這部分行政機關(guān)可在其法定職權(quán)范圍內(nèi)，依照法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，委托其他行政機關(guān)實施行政許可。

（2）不能作為行政許可實施主體的，可分三種：一是以非法定行政主體的名義實施行政許可的；二是以非法定授權(quán)組織的名義實施行政許可的；三是實施的行政許可超出其法定職權(quán)的。

（3）單位名稱應是執(zhí)法主體的名稱，例如：XX市衛(wèi)生監(jiān)督所；不能是執(zhí)法主體下面承辦部門（科室）名稱。

（4）單位名稱應寫全稱或通用簡稱，不應寫日常口語簡稱，盡量不要寫通用簡稱，寫通用簡稱有時不同的檢查人員會有不同的掌握標準。

3.案卷名稱應是“行政許可案卷”，應標明“正卷”“副卷”；依法不能公開的材料和對許可事項集體討論的記錄，應當裝入副卷。

4.申請人：寫申請人的全稱，與案卷內(nèi)的申請人名稱要前后一致。

5.申請事項：事項名稱不清，不能揭示或不能全面揭示事項內(nèi)容的應根據(jù)事項內(nèi)容重新擬寫或補充標題，外加“”號。

6.文號：行政許可決定書的發(fā)文字號。

7.受理日期、辦結(jié)日期：應標注年、月、日，文件的形成時間，以阿拉伯數(shù)字標注。

8.受理部門、受理人、辦理結(jié)果、歸檔日期要據(jù)實填寫。

9.歸檔號：有三種編號方法，一是跨年度按順序連續(xù)編號，案卷量少的單位可選該方法；二是按每一年度編號，案卷量多的單位可選該方法；三是按類別編號。

10.保管期限：分“永久”“長期”“短期”，與案卷封面上的目錄號（阿拉伯數(shù)字）相對應。

11.本卷共件頁：要據(jù)實填寫。

12.全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號，用阿拉伯數(shù)字表示。也就是區(qū)檔案局給各單位的代號，可理解為各單位的識別碼，由各單位檔案室掌握?？梢杂勉U筆書寫。

13.目錄號：區(qū)分不同檔案門類不同保管期限的編號，用阿拉伯數(shù)“1”代表“永久”，“2”字代表“長期”，“ 3”代表“短期”。

14.案卷號：案卷的流水編號，用阿拉伯數(shù)字表示?？梢杂勉U筆書寫。

15.裝訂方法：案卷封面（封皮）使用軟卷皮紙，也就是平常說的牛皮紙；在軟卷皮左側(cè)采用細棉繩（三孔一線）或不銹鋼釘（左側(cè)裝訂，兩釘間距10—15CM）裝訂，軟卷皮包括案卷封面、封底兩部分。

九、案卷歸檔

1.行政許可案件辦結(jié)后應及時歸檔并制作案卷：做到一案一卷或一案數(shù)卷、一卷一號。

2.案卷可以分為正卷和副卷。依法不能公開的案件材料和行政許可實施機關(guān)案件集體討論記錄，應當裝入副卷。

3.案卷裝訂前，要對文書材料進行檢查，材料不完整或者破損的，要補充或者修補完整；文書材料中的文字不能耐久保存的，要進行復制；文書材料過小或者過大的，要進行襯貼或者折疊；需要附卷的信封，要展開并加貼襯紙，郵票不得取掉；文書材料上的金屬物必須剔除干凈。

4.每個案卷的封面格式內(nèi)容按封面格式要求填寫。

5.案卷內(nèi)的文書材料應按照辦理程序的客觀進程所形成文書材料時間的自然順序，兼顧文書材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進行排列。一般按照受理申請→審查決定→送達決定→頒發(fā)證照的順序。

6.行政許可案卷文書材料經(jīng)系統(tǒng)排列后，要逐頁編號。頁號一律用阿拉伯數(shù)字編在有文字正面的右上角、背面的左上角。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表、證物袋、卷底不編號。

7.卷內(nèi)目錄應按照文書材料的排列順序逐件填寫，一份文書材料編一個順序號，并寫明每件文書材料的起始頁，最后一件文書材料要注明終止頁。

8.案卷封面、卷內(nèi)目錄、文書材料文字、備考表應使用鋼筆（碳素、藍黑墨水）、毛筆書寫或計算機打印，字跡要工整、清晰。

9.同一證據(jù)材料按照下列要求排列：正本在前，副本在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批復在前，請示在后。

10.不能隨案裝訂立卷的證據(jù)材料，應放入證據(jù)袋中，并在證據(jù)袋上注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時間、地點和所在案件卷宗號。

十、其它要求

1.文書中使用的有關(guān)主體和事項名稱應當規(guī)范、準確、在整個案卷中要始終一致。不得使用不規(guī)范名稱、丟字錯字、前后不一致、混淆不清或被隨意改變。

2.行政許可機關(guān)名稱要寫全稱，盡量不用通用簡稱，禁用口語簡稱。

3.委托代理人申請行政許可的，應當附具授權(quán)委托書和代理人營業(yè)執(zhí)照或身份證復印件。

4.為了減少麻煩，申請人、經(jīng)辦人最好一致，不一致的，要出具委托書。

5、提交材料為復印件的，材料所有人應在復印件上簽字蓋章。但是不是證件所有人本人的簽字蓋章，難以確定真實性。

6.有的規(guī)定在案卷底頁背面應加蓋騎縫章。

7.許可案卷均采用A4紙。

8.行政許可檔案應在許可事項辦結(jié)后一個月內(nèi)按規(guī)范要求整理歸檔。