文/山西省呂梁市離石區(qū)人力資源和社會保障局 張淑軍

隨著我國人事體制改革不斷深入，省市縣各個層面的事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題日益明顯，它制約著人事管理順利開展。人事檔案管理它具備真實性、動態(tài)性及機密性，它與檔案的特征大致相同，是歷史的、全面的對人才進行考察與了解，對人才進行正確選拔或聘用的重要依據(jù)。

一、人事檔案管理的重要性

在人力資源和社會保障局的人力資源管理中人事檔案能為其提供識、選、用人才的依據(jù)，因此，它們兩者的關系是非常密切的。

（一）人事檔案對于用人單位的作用

簡單來說，人事檔案對于用人單位而言，它主要表現(xiàn)在為單位人事部門提供重要依據(jù)的作用?？赏ㄟ^人事檔案記錄，全面清楚了解員工的相關信息，比如：學習成績、思想表現(xiàn)、工作軌跡等，讓用人單位知人善用、選賢舉能，為領導科學決策和科學管理提供參考和依據(jù)。

（二）人事檔案對于個人的作用

對于個人而言，根據(jù)檔案的特點：真實性、原始性，它區(qū)別與其他任何資料有著不可替代的依據(jù)和憑證作用，因此它還具備很強的法律作用。因此，不管在民營企業(yè)、國有企業(yè)或事業(yè)單位的工資調(diào)整、工作調(diào)動、出國學習、職稱評定、生育情況、勞動保險等手續(xù)都可以以人事檔案為重要依據(jù)。

二、人力資源和社會保障局人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理專業(yè)人才的嚴重缺乏

由于檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)新老員工替換或其他因素，如：單位機構結構調(diào)整，這些都會造成人事檔案管理從業(yè)人員崗位的變動。由于新的檔案從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，僅僅會一些簡單的檔案操作，缺乏對人事檔案的重要性認識，對檔案的著錄、標引、檢索、收集、歸檔、裝訂等檔案管理專業(yè)知識基本技能認識不夠，這些都是嚴重影響了檔案管理工作的水平。由于這些檔案管理人員，還存在一部分缺乏檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，這些都是制約了單位檔案管理工作的順利開展。隨著信息時代的快速發(fā)展，這給檔案事業(yè)帶來很多便利，同時也給檔案人員提出了更高的要求，所以，要適應社會發(fā)展的需求，檔案從業(yè)人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術，并有效利用在檔案管理中去。

（二）欠缺完善的人事檔案管理體系

目前，依然存在很多事業(yè)單位沒有專門設立檔案管理小組，也沒有定期對檔案管理工作進行檢查與監(jiān)督，也無法及時的去對檔案工作進行核查與修復。更沒有針對人事檔案管理制定相關的制度，比如：人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面的詳細制度。同時，也有相當一部分單位即使有相關的人事檔案制度，但是還是出現(xiàn)缺乏執(zhí)行力或不嚴格的現(xiàn)象，這些因素都會導致檔案混亂，缺乏完善的檔案裝訂，不能真實的反映個人信息。

（三）人事檔案保密意識薄弱

隨著信息時代不斷深入生活、工作，面對現(xiàn)代化信息技術對檔案工作帶來的便利，針對檔案管理所設計的軟件也越來越多，更全面、智能化，也頻繁應用在單位中。鑒于此，一些檔案人員對計算機信息技術產(chǎn)生了依賴，忽視了紙質(zhì)檔案的重要性，降低了檔案信息的保護意識。

三、新形勢下人事檔案管理信息化建設的相關措施

（一）加強檔案信息化建設的思想

加強檔案信息化建設主要目的是對自動化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用，并以動態(tài)、即時、便捷性，不斷提高檔案管理水平，所以我們必須加強人事檔案管理的指導思想，對信息化建設的作用和意義給予充分的明確，這就是對人事檔案管理人員提出了更高的要求。所以我們要求檔案管理人員具備良好的學習態(tài)度，要用于創(chuàng)新、創(chuàng)造條件對現(xiàn)代化信息技術進行充分利用。提高檔案管理人員的檔案意識，實現(xiàn)人事檔案管理工作系統(tǒng)的統(tǒng)一、全面，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性和主動性。因為人事檔案管理工作并不是一蹴而就的，必須堅持從實際出發(fā)，循序漸進，不斷在實際工作中對信息化系統(tǒng)應用水平的提高。

（二）實現(xiàn)檔案一體化管理

在人事檔案管理信息化建設過程中，單位應該加強對過程的管理，利用先進的科學管理手段，加強對電子檔案的管理，保證檔案信息的完整、安全、有效性，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用計算機網(wǎng)絡技術對人事檔案工作進行一體化管理、服務。如：檔案借閱、查詢、傳送、存儲、盤點、借出等。

（三）加強檔案信息溝通

人事檔案資源的利用和開發(fā)不僅僅是檔案管理部門的職責，它與單位內(nèi)部各部門息息相關，這是要求單位完善協(xié)調(diào)機制，加強每個部門之間的信息溝通，保障干部檔案信息形成的規(guī)范性和全面性。

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