文/南通農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳海燕

一、增加信息化檔案管理資金的投入，確?，F(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)快速提高的背景下，我國高等教育也飛速的發(fā)展起來，逐漸擴(kuò)大了高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，導(dǎo)致了高校檔案管理呈現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的局面。然而，以前傳統(tǒng)的檔案管理方法在較大的程度上影響著檔案管理工作效率。針對這種情況便需要增加信息化檔案管理資源的投入，加強(qiáng)高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實做好高校檔案管理的基礎(chǔ)工作。其中主要從以下幾個方面入手：其一是改善高校檔案庫房條件，加強(qiáng)對高校檔案進(jìn)行合理的分類和處理；其二是配備圖文影像掃描、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、微縮系統(tǒng)等，充實高校信息化檔案管理的硬件建設(shè)；其三是各個高校應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，建立健全檔案管理工作體系，促使高校檔案信息管理能夠更加規(guī)范科學(xué)。

二、深入認(rèn)識信息化技術(shù)，堅持不斷創(chuàng)新的檔案管理理念

高校檔案管理越來越復(fù)雜化，堅持實行規(guī)范化管理則成為了非常重要的內(nèi)容。因此，作為高校檔案管理工作人員需要深化信息技術(shù)的認(rèn)識，同時應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理工作各個方面的實際情況，不斷創(chuàng)新檔案管理理念。在標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面建立檔案資源管理的先進(jìn)信息技術(shù)，和檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個環(huán)節(jié)加強(qiáng)有效管理。實行統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和立卷整理方法進(jìn)行高校檔案的計算機(jī)儲存和檢索技術(shù)，方便查詢、檢索、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)的工作，從而為高校檔案資料的安全性奠定較強(qiáng)的基礎(chǔ)。通過深入認(rèn)識信息化技術(shù)，以此強(qiáng)化檔案工作人員的管理理念。

三、堅持具體分析的原則，建立科學(xué)的信息化檔案管理機(jī)制

目前在高校不斷向前發(fā)展的過程中，高校檔案管理的重要性越來越突出。因此，在高校檔案的管理過程中應(yīng)該堅持具體問題具體分析的原則，構(gòu)建科學(xué)合理的信息化檔案管理機(jī)制。然而，由于高校檔案管理工作的機(jī)制與體制創(chuàng)新是緊密結(jié)合在一起的，體制的創(chuàng)新需要機(jī)制的創(chuàng)新，只有這樣才能夠真正提高高校檔案管理的工作效率。其中，在當(dāng)前高校檔案的管理過程中，管理水平的提升不僅需要人力、物力方面的支持，同時還需要科學(xué)合理的管理機(jī)制作保障。在當(dāng)前高校檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化和信息化的環(huán)境下，同時也對高校檔案管理工作的效率性和準(zhǔn)確性提出了更高的要求。

在高校檔案管理的過程中，科學(xué)合理的管理機(jī)制是做好高校檔案管理的重要保障。在通常情況下，學(xué)校大部分教職員工認(rèn)為檔案資料的搜集和整理是檔案管理工作人員的責(zé)任，就算學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出了要求，也是被動的完成任務(wù)，很少對檔案管理的工作方式進(jìn)行研究和創(chuàng)新。因此，高校應(yīng)該根據(jù)實際情況，構(gòu)建科學(xué)的信息化檔案管理機(jī)制，有效提高相關(guān)工作人員的工作積極性。同時，通過應(yīng)用管理機(jī)制來提高工作人員的工作責(zé)任心，讓其全身心的投入到高校的檔案管理工作中。其中可以通過以下幾種方式：選評先進(jìn)的檔案管理工作人員、檔案管理考核成績與工資待遇有效結(jié)合起來等。因此，要想完善高校檔案管理機(jī)制，還需要加強(qiáng)高校檔案內(nèi)部之間的聯(lián)系，以便高校檔案信息更好的為高校的發(fā)展服務(wù)。

四、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理組織隊伍建設(shè)

在現(xiàn)代高校檔案管理過程中，計算機(jī)技術(shù)的高效利用，能夠加大的提高各項信息的搜集、整理速度，同時能夠?qū)Ω黜棛n案管理信息快速進(jìn)行分類和處理。在這樣的背景下，便需要工作人員具備較高的綜合素質(zhì)。未來的高校檔案管理工作必須要有專業(yè)的管理人才，傳統(tǒng)的管理人才已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作要點，因為，未來高校檔案管理工作的人員需要具備多種多樣的技術(shù)，這些技術(shù)不僅僅包含了堅定的政治素質(zhì)，要需要對計算機(jī)知識進(jìn)行更加深入研究，并且具備堅實的外語基礎(chǔ)，尤其是現(xiàn)在很多檔案館都會與外國進(jìn)行交流，很多歸檔文件都需要用到外語，這種形勢下必須讓檔案管理人員具備這些能力。因此，隨著計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須具備多種技能，成為復(fù)合型人才。

五、結(jié)論

在不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，對檔案資料的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，從而阻礙了高校向前發(fā)展。因此，我們必須創(chuàng)新高校檔案信息化管理，提高檔案管理的信息化建設(shè)，推動檔案資料管理朝著正確化的方向發(fā)展。不斷加大檔案管理資料的開發(fā)，促使檔案管理工作更好的為高校教育服務(wù)，從而推動高校更好的向前發(fā)展。

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