文/泰山護理職業(yè)學(xué)院 李云霞

高職院校人事檔案是學(xué)校非常重要的資源，主要記錄了教職工和學(xué)生的個人經(jīng)歷、德才水平、學(xué)習(xí)和工作業(yè)績等信息，是職稱評定與考核的重要依據(jù)。隨著高職院校人事制度改革工作的不斷深入，人事檔案的利用率也越來越高，再加上互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，計算機管理技術(shù)已經(jīng)逐漸深入到人事檔案工作管理當中。本文就高職院校人事檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用進行了研究，希望對提高人事檔案管理工作信息化進程有一定的推動作用。

一、當前高職院校人事檔案管理的模式與現(xiàn)狀

當前高職院校人事檔案管理模式主要是由眾多管理知識集合而成的一個系統(tǒng)。目前，高職院校主要以《干部檔案工作條例》為人事檔案管理體制的依據(jù)。因此，人事檔案主要是按照管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進行管理。但是，隨著高職院校的發(fā)展以及人事變動的頻繁加大，高職院校的人事檔案管理逐漸缺乏實效性，主要表現(xiàn)有種類繁多、部門繁雜、效率低等等，因此經(jīng)常會有檔案失真、管檔案與管人相脫節(jié)、職能部門相互推諉、拖延等不良情況發(fā)生?？梢?，舊的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高職院校的人事發(fā)展。

二、高職院校人事檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，越來越多的檔案工作者認識到將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理當中，加強人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)是當前檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是提高人事檔案管理水平的必由之路。

（一）高職院校人事檔案信息管理系統(tǒng)

高職院校人事檔案信息管理系統(tǒng)是人事檔案信息組織的最高表現(xiàn)形式，能夠完成人事檔案的收集、整理、加工、貯存等工作，實現(xiàn)人事檔案信息的傳遞與交流。通過信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒏鞣N人事檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時滿足人事檔案保密性和安全性的各項要求。使用人事檔案信息管理系統(tǒng)的人員可以通過設(shè)置密碼、設(shè)置權(quán)限等方式有效的保證人事檔案的保密性和安全性。除此之外，人事檔案信息管理系統(tǒng)還能夠最大限度的提高人事部門的工作效率，同時便于人事檔案的社會化利用。

（二）高職院校人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為需要者提供高職院校人事檔案信息的平臺就是人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺將人事檔案信息放在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫當中，用戶能夠通過互聯(lián)網(wǎng)對部分信息進行查詢，從而遠程獲得相關(guān)的檔案文件。人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的建立不僅有助于企業(yè)了解人才的情況，也有助于人才了解企業(yè)的狀況，因此為人力資源的合理配置提供了非常便利的條件。

三、高職院校人事檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)過程中應(yīng)注意的問題

（一）數(shù)據(jù)的真實性、準確性和完整性

人事檔案中人事信息的真實性、準確性和完整性是人事檔案的生命，是其發(fā)揮作用的前提條件。因此在錄入相關(guān)的人事信息時，必須按照人事檔案的內(nèi)容進行錄入，保證錄入信息的準確無誤，同時要保證各字段信息填寫完整，從而確保信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息與人事檔案信息的一致性。人事檔案要想發(fā)揮其使用價值，就必須保證其真實性、準確性和完整性，否則就會失去效力。

（二）保證檔案管理信息系統(tǒng)的標準化和規(guī)范化

保證檔案管理信息系統(tǒng)的標準化和規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案信息系統(tǒng)價值的必要條件。首先，人事檔案管理信息系統(tǒng)字段設(shè)定要嚴格按照標準化和規(guī)范化執(zhí)行，從而能夠使得錄入的數(shù)據(jù)能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)相互交換，從而保證人事檔案管理信息系統(tǒng)能夠全面的了解人事檔案的基本內(nèi)容。其次要保證錄入數(shù)據(jù)的質(zhì)量，對錄入的信息要認真進行核對，提高信息系統(tǒng)的真實性與準確性。另外還要根據(jù)人事檔案的特點編制適合的管理軟件系統(tǒng)，更好的實現(xiàn)人事檔案的個性化管理。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的人事管理人才

信息技術(shù)應(yīng)用過程中除了需要計算機等硬件設(shè)施完善之外，還需要高素質(zhì)的人事管理人才。管理人事檔案信息系統(tǒng)的工作人員，需要既懂得人事檔案管理的理論知識，還要有一定的計算機操作水平。對于高級人才，要需要具有計算機應(yīng)用軟件、系統(tǒng)開發(fā)和維護能力以及完成數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的能力。除此之外，還需要工作人員了解人事檔案管理的各項規(guī)章制度，具有強烈的責任心和認真的工作態(tài)度，并且能夠在實踐中不斷積累經(jīng)驗，善于發(fā)現(xiàn)和改正工作中的不足，從而確保人事檔案管理信息系統(tǒng)的正常運行。另外，對于人事管理工作人員還要定期組織培訓(xùn)和考核，從而讓他們的工作水平能夠不斷提高，跟上時代發(fā)展的需要。

四、結(jié)束語

總之，人事檔案管理工作是高職院校管理工作中不可忽視的重要工作內(nèi)容。在高職院校人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，從而構(gòu)建信息化的人事檔案管理系統(tǒng)是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是時代發(fā)展的必然要求。

[1]董德臻.人事檔案應(yīng)納入高校檔案綜合管理[J].學(xué)校檔案,1991;(2):40.

[2]陳蓉輝.高校人事檔案納入綜合管理的優(yōu)越性和可行性[J].學(xué)校檔案,200;(1).