文/長(zhǎng)城國(guó)興金融租賃有限公司 劉國(guó)照 李沖

檔案是現(xiàn)代企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中不可或缺的重要組成部分，也是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去事實(shí)真相的“記錄儀”，是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的“中樞神經(jīng)”。近年來，隨著筆者公司金融租賃業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，在經(jīng)營(yíng)和管理中不斷形成的文書、制度，合同及聲像等檔案材料，如何運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，科學(xué)、合理、高效的管理、開發(fā)、利用好檔案，提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平和效果，把沉睡的檔案喚醒，使其成為“活資源”，對(duì)于促進(jìn)金融租賃企業(yè)改革發(fā)展，進(jìn)而產(chǎn)生良好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

一、金融租賃檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

由于金融租賃是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的交叉行業(yè)，涉及金融、投資、貿(mào)易、科技、管理、財(cái)務(wù)及法律等諸多領(lǐng)域。在開展業(yè)務(wù)過程中會(huì)產(chǎn)生種類繁多、數(shù)量巨大的檔案資料，同時(shí)，業(yè)務(wù)開展過程中也會(huì)不斷地用到歷史的檔案資料。因而，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)歷史檔案信息資源的開發(fā)利用具有非常重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（一）開發(fā)利用好金融租賃檔案，是促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要抓手

對(duì)金融租賃業(yè)務(wù)檔案所包含的信息資源進(jìn)行分門別類的整合、優(yōu)化，改變以往以查閱、調(diào)檔的被動(dòng)式服務(wù)，逐步向便于簡(jiǎn)化案卷和數(shù)據(jù)檢索程序，提高使用效率的主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)型。深入挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，用歷史信息更好地為未來業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考。

（二）開發(fā)利用好金融租賃檔案，是提高企業(yè)管理水平的重要途徑

隨著現(xiàn)代企業(yè)治理體系的不斷健全完善，新的管理理念不斷引入，企業(yè)發(fā)展朝著科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向推進(jìn)。作為基礎(chǔ)管理的檔案管理工作也應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，創(chuàng)新觀念，創(chuàng)新體制，創(chuàng)新制度，實(shí)現(xiàn)貼近企業(yè)實(shí)際需求的高效合理開發(fā)，對(duì)于提升企業(yè)科學(xué)管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）開發(fā)利用好金融租賃檔案，是展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展成果的重要手段

全程記錄了公司發(fā)展歷史，為地方金融發(fā)展提供了詳實(shí)的史料記載。如：筆者在編纂新疆地方志《新疆銀行業(yè)》篇的過程中，作為一部全面反映地方金融業(yè)發(fā)展歷史滄桑巨變的史志，入編內(nèi)容必須真實(shí)全面地再現(xiàn)歷史原貌。作為新疆地區(qū)唯一一家金融租賃企業(yè)，編輯部在編輯非銀行金融機(jī)構(gòu)志節(jié)時(shí)，完全依賴公司所提供的檔案資料。通過志書的編纂，向社會(huì)重現(xiàn)了公司在新疆經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要地位和作用。

二、金融租賃檔案信息資源開發(fā)利用過程中所面臨主要問題

（一）思想認(rèn)識(shí)不足，管理手段較為落后

對(duì)于金融租賃檔案的管理還停留在機(jī)械的收集、歸檔、匯編階段，只是業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)和信息按部門進(jìn)行分類、簡(jiǎn)單記錄名稱匯編成冊(cè)，看似系統(tǒng)規(guī)范，實(shí)則利用價(jià)值不高。還有的是重保管、輕利用，認(rèn)為只要給借閱人提供便利就行了，檔案管理僅僅發(fā)揮了收集、鑒定、銷毀、歸檔、檢索、查閱、復(fù)制功能，認(rèn)為檔案始終是死的，不會(huì)產(chǎn)生新的價(jià)值。

（二）檔案管理員不專業(yè)，影響檔案整體開發(fā)利用水平

據(jù)筆者所在公司情況，檔案管理人員為兼職，由于崗位比較枯燥，難以吸引年輕人。檔案管理員大都有老員工從事，這些員工往往精力有限，加之專業(yè)素養(yǎng)不高，難以對(duì)專業(yè)性很高的金融租賃檔案進(jìn)行深入的研究。往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”檔案管理始終停留在收集、整理、保管、調(diào)閱的層面，檔案信息資源開發(fā)利用成果較為局限，且難以為公司業(yè)務(wù)快速發(fā)展提供科學(xué)參考。此外，由于開發(fā)利用軟指標(biāo)較多，對(duì)檔案管理人員考核激勵(lì)難以量化。

（三）檔案信息資源開發(fā)沒有加工環(huán)節(jié)，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)

在檔案利用方面，往往是“需要用時(shí)再找，找不到了再整理”，機(jī)械式的提供查閱服務(wù)，缺乏經(jīng)常性的查閱整理、查漏補(bǔ)缺。有時(shí)為了應(yīng)付升級(jí)檢查，會(huì)邀請(qǐng)檔案局相關(guān)人士協(xié)助整理檔案，但是由于這些人不熟悉公司業(yè)務(wù)，其所整理的檔案僅適合達(dá)標(biāo)使用。缺乏系統(tǒng)的、全面的分析整理，給借閱和使用帶來了一定的不便。

三、有效提升金融租賃檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策建議

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的重要見證，承載著企業(yè)文化的積淀。金融租賃檔案全程記錄和全面反映不同歷史時(shí)期經(jīng)營(yíng)管理工作的真實(shí)全貌，金融租賃企業(yè)檔案信息資源只有藏用并重，科學(xué)開發(fā)，才能發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。因此，只有轉(zhuǎn)變“被動(dòng)式要求服務(wù)”為“主動(dòng)式提供服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)的轉(zhuǎn)變，才有不斷提升檔案的利用效能，具體要做到以下幾點(diǎn)：

（一）增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提升服務(wù)

加強(qiáng)金融租賃檔案信息的開發(fā)利用，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要把檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作來抓，在促進(jìn)業(yè)務(wù)大發(fā)展的同時(shí)，要將檔案管理工作提上議事日程，給予足夠的重視和支持，將檔案管理納入公司全局工作頭籌考慮。把檔案管理的重點(diǎn)放到檔案利用上，做到主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、超前服務(wù)、系統(tǒng)服務(wù)。增強(qiáng)職工的檔案利用意識(shí)，使職工養(yǎng)成遇到問題查檔案，通過檔案找證據(jù)，充分利用檔案信息資源，促進(jìn)開發(fā)利用向縱深發(fā)展。本著實(shí)用性、科學(xué)性相結(jié)合，簡(jiǎn)便多樣、查找方便的要求，由無(wú)序轉(zhuǎn)為有序，由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，經(jīng)過整理、加工、提煉，形成系統(tǒng)的、完整的、精煉的材料。

（二）加大投入，科學(xué)管理。檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作，是提高檔案利用效能的重要保證

如果硬件不過關(guān)、管理不科學(xué)、檢索手段不先進(jìn)，開發(fā)利用就是一句空話。因此，首先要加大對(duì)檔案管理軟硬件建設(shè)的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備，在檔案室面積、環(huán)境、硬件設(shè)施等長(zhǎng)期使用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面尤其要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)。其次，要建立和完善檔案信息庫(kù)，把經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種載體、各種門類檔案收集齊全，對(duì)檔案文件要進(jìn)行全面梳理檢查，規(guī)范檔案分類和排列，切實(shí)保障基礎(chǔ)信息資源不流失，完整、規(guī)范、安全地按時(shí)歸檔，并得到科學(xué)保管和有效利用。最后，逐步由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案發(fā)展，將云計(jì)算技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、文字圖表俱全的檔案信息庫(kù)，及時(shí)分析歸納公司不同時(shí)期經(jīng)營(yíng)發(fā)展規(guī)律，為公司改革發(fā)展提供決策依據(jù)。

（三）完善機(jī)制，規(guī)范運(yùn)作

要健全管理機(jī)制，依據(jù)《檔案法》，建立健全的金融租賃檔案管理制度，實(shí)行制度化、程序化、規(guī)范化管理，加強(qiáng)考核力度，量化考核指標(biāo)，做到有章可循，有章必循，真正將檔案管理工作落到實(shí)處。此外，要不斷完善反饋機(jī)制，促進(jìn)開發(fā)利用向新高度邁進(jìn)。準(zhǔn)確把握金融租賃業(yè)務(wù)改革發(fā)展的脈搏，結(jié)合企業(yè)檔案信息資源使用的實(shí)際，按制度編制、按需求定制。要建立檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)不遵守檔案管理制度，違規(guī)使用檔案，出現(xiàn)檔案損毀、泄密或造成不良影響的行為進(jìn)行懲罰。對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強(qiáng)的員工進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。通過健全和完善內(nèi)部激勵(lì)約束機(jī)制，不斷促進(jìn)檔案管理工作上臺(tái)階。

（四）深化編研，強(qiáng)化利用

由于金融租賃業(yè)務(wù)具有復(fù)雜性、靈活性、多邊形等特點(diǎn)，各類業(yè)務(wù)檔案沒有統(tǒng)一的范式，涉及到文書、證照、合同、影像資料等檔案資料，而且相互間交叉較多。因此，檔案管理人員要主動(dòng)打破傳統(tǒng)型服務(wù)模式，不斷提升自身技能，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)新檔案管理。根據(jù)新情況，捕捉新信息，分析金融租賃檔案管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確重點(diǎn)，加強(qiáng)總體策劃，把握趨勢(shì)，開展多樣性課題研究。圍繞當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合檔案使用頻次、利用價(jià)值等因素有選擇、有目的地開展編研服務(wù)，及時(shí)發(fā)布適用范圍廣、實(shí)用價(jià)值高，具有系統(tǒng)性、時(shí)效性、針對(duì)性、信息性和超前性的編研成果。再現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值屬性，為科學(xué)、便捷地利用檔案資源創(chuàng)造良好的條件，不斷拓展編研的范圍和深度。

總之，金融租賃檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史結(jié)晶，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是適應(yīng)信息化時(shí)代的實(shí)際需要。檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)化進(jìn)程，做企業(yè)發(fā)展的記錄者、事業(yè)進(jìn)步的推動(dòng)者、企業(yè)文化的傳播者，更好地為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

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