文/寶應(yīng)縣疾病預(yù)防控制中心 朱莉

疾病預(yù)防控制檔案包含各類傳染性疾病、慢性非傳染性疾病、計(jì)劃免疫、衛(wèi)生檢驗(yàn)、學(xué)校衛(wèi)生、食品衛(wèi)生等各類公共衛(wèi)生檔案資料，疾病預(yù)防控制檔案是特定時(shí)間、環(huán)境、條件下形成的，如疫情檔案材料的形成，就是疾病流行規(guī)律的歷史見證，它是特定時(shí)間、特定環(huán)境條件下的現(xiàn)場記錄。經(jīng)過長期收集、積累、整理，而逐步形成的，它不僅為日后的疫情暴發(fā)提供重要的參考和利用的價(jià)值，而且是各類傳染病逐步絕跡的歷史見證。因此，業(yè)務(wù)檔案是疾控部門的主要檔案。

一、實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息化建設(shè)的必要性

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出，在全國檔案事業(yè)第十個(gè)五年計(jì)劃期間，要堅(jiān)持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程，并提出了檔案信息的具體建設(shè)任務(wù)。

加快疾控中心檔案管理信息化的進(jìn)度是社會信息化飛速發(fā)展的趨勢。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化一方面能有效地打破傳統(tǒng)檔案管理保存因多種因素易損壞以及查找利用受限制等外在因素，另一方面使原本閉塞的管理工作實(shí)現(xiàn)了開放化、網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化的管理，提升了檔案部門的價(jià)值性、重要性。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)開展極不平衡，空白單位占據(jù)相當(dāng)比例，大部分單位，特別是基層單位檔案信息化的嚴(yán)重落后，信息化意識薄弱以及信息化軟件功能過于單一是主要原因，有些單位還是處在傳統(tǒng)的檔案歸檔模式,查找一份資料,要翻遍全宗目錄,再根據(jù)類別逐項(xiàng)查找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,至還不一定能查找到想要的資料。因此有效更新管理模式,改進(jìn)管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,提高工作效率,實(shí)行檔案管理信息化勢在必行，將目錄和文檔材料采用電子存檔,使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)出來,形成信息采集、調(diào)用、查詢、服務(wù)于一體的高效、智能化管理，使檔案的檢索和使用更加方便快捷。

二、如何做好疾控中心檔案信息化管理的建議

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的良好配置

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，而要保證信息化管理工作的良好運(yùn)行，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是建設(shè)信息化的基礎(chǔ)條件。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋,利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。

（二）檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)字化建設(shè)的主要包括三方面：一是檔案數(shù)字化工作，包括目錄數(shù)據(jù)庫的建立及全文掃描轉(zhuǎn)換工作；二是電子文件歸檔管理和電子檔案接收；三是數(shù)字信息資源采集，包括數(shù)字新聞、網(wǎng)上信息、重要數(shù)據(jù)庫、重大活動記錄四方面。

（三）提升檔案人員綜合素質(zhì)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化的成功之本，相較以前枯燥、乏味的傳統(tǒng)檔案管理工作，信息化的增加，相應(yīng)的對檔案人員的技術(shù)水平要求也相對較高，提升檔案管理人員專業(yè)技術(shù)及綜合素質(zhì)的培養(yǎng)是關(guān)鍵，可以通過在職培訓(xùn)、引進(jìn)人才、工作及維護(hù)外包三種途徑加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案人員要一手抓學(xué)習(xí)一抓落實(shí)踐，正確處理好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的硬件和軟件、檔案數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、現(xiàn)代信息技術(shù)人員的關(guān)系，因此，要始終把提高人員素質(zhì)放在第一位，以便很好地解決工作中遇見的問題并減少工作的隨意性、盲目性和不確定性。

（四）實(shí)現(xiàn)日常信息化工作

文書是檔案工作的基礎(chǔ)，給在收到文件后首先進(jìn)行計(jì)算機(jī)登記，再交給中心領(lǐng)導(dǎo)批閱，其次將批閱的內(nèi)容在單位局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳閱，同時(shí)注明傳閱時(shí)間和辦理時(shí)限,最后對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子掃描存檔，從而大大減少了檔案人員的工作量，也為年底歸檔工作打下良好基礎(chǔ)。對于人事檔案，我們根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從每人一個(gè)技術(shù)檔案袋的紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。這樣既使檔案管理員及查閱者對基本情況一目了然，提高了工作效率，又節(jié)省了檔案室的儲存空間及紙質(zhì)的重復(fù)浪費(fèi)。

（五）改變檔案管理傳統(tǒng)模式

隨著每年紙質(zhì)檔案數(shù)量的持續(xù)增加，占用了檔案室大量的儲存空間，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。利用計(jì)算機(jī)存儲載體不但可減少檔案人員的工作量，而且還能有效提高工作效率。檔案人員將疾控的各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檔案管理、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等信息化存檔后，可以有效地保護(hù)檔案原件，查看檔案時(shí)可直接查看電子文件，不必再去頻繁的翻閱紙質(zhì)文件，不僅能避免檔案原件被過多地使用而造成原件的損壞，而且也能避免檔案資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。