文/山西省長治市人口和家庭公共服務(wù)中心 崔彩萍

隨著檔案工作規(guī)范化和科學(xué)化的不斷深入，作為檔案工作重要組織部分的會計檔案也應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化管理。筆者根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本人從事會計及會計檔案管理多年，并多次參加市里組織的有關(guān)會計檔案專項檢查，談一些在會計檔案管理中存在的主要問題和對策。

一、會計檔案的主要內(nèi)容、概念和會計檔案管理工作中存在的主要問題

（一）會計檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)《會計檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，會計檔案的主要內(nèi)容包括：

1.會計憑證類的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和其他憑證。

2.會計賬簿類的總分類賬、明細(xì)分類賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

3.財務(wù)報告類的月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

4.其他類的會計核算資料。如財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保存清冊、會計檔案銷毀清冊、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件等均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

（二）會計檔案的概念

會計檔案是由上述憑證、賬簿、報告、報表、移交及保管和銷毀清冊等專業(yè)材料，按照有關(guān)規(guī)定，通過檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理、立卷、裝訂、歸檔并填寫有關(guān)卷皮、卷盒和目錄等轉(zhuǎn)化而成的。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是單位檔案工作的重要組成部分。

（三）會計檔案工作中存在的主要問題

根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《會計檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際。目前，會計檔案工作中存在的主要問題是：

1.會計檔案歸檔不及時。根據(jù)《檔案法》《檔案法實施辦法》和《會計檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，本單位對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。但在工作中，一些單位存在會計檔案多年存放在本單位財務(wù)科（室），不向本單位檔案室移交，有的甚至是由財會人員個人保管，一些財務(wù)人員把會計檔案當(dāng)成了自己的“私有財產(chǎn)”，會計檔案在一些單位和科（室）成為了神圣的、任何人不可接觸的神秘的東西，導(dǎo)致了一些單位檔案工作長期以來不能集中統(tǒng)一管理的局面。

2.會計檔案立卷不認(rèn)真。在檔案工作中，規(guī)范立卷是衡量檔案工作質(zhì)量好與差的主要標(biāo)準(zhǔn)。立卷就是將同一類型的文件材料，將他們之間的歷史聯(lián)系的文件材料組合過程。所以，在一些單位會計檔案立卷存在不認(rèn)真的現(xiàn)象。如：在記賬憑證中出現(xiàn)憑證日期先后顛倒；案卷內(nèi)金屬物未??；一些不應(yīng)歸檔的材料也放入其中等等。

3.會計檔案銷毀不嚴(yán)謹(jǐn)。根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。對定期保管的會計檔案，應(yīng)在保管期滿后及時銷毀，銷毀時應(yīng)按照有關(guān)程序和規(guī)定進(jìn)行會計檔案的銷毀。但在實際工作中發(fā)現(xiàn)一些單位在沒有申請報告、沒有制定銷毀清冊、領(lǐng)導(dǎo)沒有簽署意見、有關(guān)人員也沒有到場的情況下，將定期會計檔案自行銷毀的現(xiàn)象。

4.會計檔案管理不規(guī)范。一些單位在會計檔案管理工作中嚴(yán)重存在不規(guī)范現(xiàn)象。一是整理立卷不及時。一些單位財務(wù)人員為了省事到年終時才要進(jìn)行會計檔案整理工作，財會方面的文件資料隨處可見、隨處亂放。二是裝訂和填寫封面不規(guī)范。有的太厚，有的太薄，填寫封面時有的用圓珠筆和鉛筆等。三是由于不按規(guī)定及時歸檔，一些單位將會計檔案放在了編織袋和紙箱里。四是一些單位移交會計檔案時沒有移交清冊，沒有交接人員簽字、蓋章，不履行有關(guān)交接手續(xù)。五是會計檔案和其他物品混放在一般庫房里，長期下去檔案資料會損失、丟棄，導(dǎo)致會計檔案不完整。

二、會計檔案管理規(guī)范化的主要途徑或?qū)Σ?/h2>

檔案的最大價值在于提供利用，會計檔案也是如此。如何更規(guī)范地管理會計檔案，更好地發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟(jì)活動中的重要作用，其主要途徑或?qū)Σ呤牵?/p>

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化組織建設(shè)

會計檔案作為單位檔案工作的重要組成部分，首先，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，真正將會計檔案工作列入單位的重要議事日程。具體做到：單位應(yīng)確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)，吸收所有科室負(fù)責(zé)人和檔案資料人員，建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，同時明確領(lǐng)導(dǎo)組工作職責(zé)和組成人員的具體工作任務(wù)，做到職責(zé)明確，任務(wù)明確。其次，要配備專職人員，開展日常工作。單位應(yīng)根據(jù)會計檔案的工作量配備專（兼）檔案人員，開展經(jīng)常性的會計檔案管理工作，做到會計檔案隨時產(chǎn)生、隨時立卷、隨時裝訂、隨時歸檔，會計檔案不亂放、不積壓。再次，要完善制度，形成規(guī)范的管理機(jī)制。根據(jù)相關(guān)規(guī)定和工作需要，建立《會計檔案立卷歸檔制度》《會計檔案保管制度》《會計檔案移交制度》《會計檔案查閱制度》《會計檔案銷毀制度》等。在此基礎(chǔ)上，還要建立和完善必要的檢索工具，如:會計檔案歸檔登記簿、會計檔案查閱登記簿、會計檔案移交清冊、會計檔案的分類目錄等等。最后，要加大經(jīng)費(fèi)投入，增加必要的設(shè)施設(shè)備。隨著會計工作的形勢需要，為切實規(guī)范單位的會計檔案，應(yīng)配備必要的會計檔案專業(yè)軟件、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、會計檔案專用柜架等。

（二）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化法制建設(shè)

一是根據(jù)《檔案法》《檔案法實施辦法》《會計檔案管理辦法》的規(guī)定要求，廣泛宣傳有關(guān)檔案方面的知識，要更新觀念，嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)辦事。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作要堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，堅決杜絕不歸檔行為和據(jù)為己有的現(xiàn)象發(fā)生。建立較完善的會計檔案管理機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化工作措施，落實工作責(zé)任。二是要加大檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識的宣傳力度，切實做到單位領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)了解有關(guān)檔案知識，工作人員特別是檔案人員要熟知和掌握相關(guān)知識和要求，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，真正做到在檔案工作中不違規(guī)違法，確保各類檔案的齊全、完整和安全。三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要經(jīng)常參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，單位、部門和系統(tǒng)之間要經(jīng)常開展一些檔案管理方面的專門檢查和交流活動，通過這些有益的工作進(jìn)一步提高會計檔案乃至整個檔案工作的管理水平。四是要利用本單位、本系統(tǒng)和本地區(qū)重大宣傳活動的時機(jī)，大力開展檔案法律法規(guī)的宣傳，努力增強(qiáng)全民檔案意識和全社會檔案意識。

（三）加強(qiáng)管理，強(qiáng)化功能建設(shè)

隨著時代的發(fā)展，會計檔案應(yīng)在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，定期將會計檔案相關(guān)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，建立備查登記簿。同時提供備份數(shù)據(jù)時間、數(shù)量、保管方式等備份信息，管理人員要掌握相關(guān)專業(yè)知識，必須對磁性介質(zhì)信息進(jìn)行定期檢查復(fù)制，以防止有關(guān)信息損壞和丟失，確保電子會計檔案的絕對安全。要通過建立電子會計檔案的各種管理功能，為更好更快地提供會計檔案信息，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)打下堅實的信息基礎(chǔ)。

總之，要實現(xiàn)會計檔案管理規(guī)范化，組織領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，經(jīng)費(fèi)投入是保障，宣傳培訓(xùn)是手段，強(qiáng)化管理是目的。