文/河北省大清河河務(wù)管理處 楊曉云

檔案是全面記錄機(jī)關(guān)單位職責(zé)履行情況的重要載體，檔案管理是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史面貌的重要工作。近年來隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的文書工作帶來了巨大的沖擊。無紙化辦公在成為踐行國(guó)家機(jī)關(guān)節(jié)約政策的重要手段的同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的改變，為了適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)事務(wù)的開展，檔案管理工作改革迫在眉睫。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作滯后的突出問題

1.機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)于國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定的要求缺乏行之有效的行動(dòng)，從而未能切實(shí)實(shí)行檔案工作與相關(guān)管理工作的“同布置、同檢查、同考核、同驗(yàn)收”。

2.因辦公空間所限，檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)及設(shè)備設(shè)施的配備距離國(guó)家的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)仍有較大差距。

3.檔案的開發(fā)利用與信息化建設(shè)落后，檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)未能實(shí)施。

4.檔案室未能很好地發(fā)揮單位檔案資料信息中心的作用，咨詢或利用效果反饋登記達(dá)不到全年利用總數(shù)5%。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作改革措施

（一）健全組織，落實(shí)檔案管理目標(biāo)責(zé)任制

明確分管檔案管理工作組織領(lǐng)導(dǎo)。有處級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)主管檔案管理工作，從組織上提高對(duì)檔案管理的重視程度。各科室須安排負(fù)責(zé)與檔案室對(duì)接的檔案管理人員，以保證檔案管理工作組織系統(tǒng)嚴(yán)密，較少疏漏。檔案室實(shí)行定人定崗，所有專兼職檔案管理人員具有明確的檔案管理崗位職責(zé)。對(duì)檔案管理中的重要事項(xiàng)須提交處長(zhǎng)辦公會(huì)商定，及時(shí)解決檔案管理中的困難和問題。

（二）加強(qiáng)管理措施，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度

嚴(yán)格管理措施，組織全體專兼職檔案管理人員熱真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)資料，制定檔案管理的相關(guān)制度。對(duì)機(jī)關(guān)各科室的文件材料進(jìn)行全面的收集和整理，做到統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格，并完善形成了一整套規(guī)范的檔案管理制度。具體規(guī)定檔案的立卷歸檔要求、分類方案、保管期限、安全保管和查閱利用等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了各門類檔案的集中統(tǒng)一管理，從制度上、措施上有效地保證檔案工作地順利開展。

（三）立足基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案室的軟硬件投入建設(shè)

社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步在改變傳統(tǒng)辦公模式的同時(shí)，也給檔案的存放管理工作帶來了翻天覆地的變化。加強(qiáng)檔案軟硬件配套設(shè)施建設(shè)，應(yīng)按照創(chuàng)建省級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)，加大對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入，及時(shí)解決工作中的問題和困難，設(shè)置檔案專用庫(kù)房和榮譽(yù)陳列室，購(gòu)買密集架、微機(jī)、掃描儀、空調(diào)、自動(dòng)化裝訂機(jī)和防磁柜等設(shè)備，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案庫(kù)房面積，實(shí)現(xiàn)辦公室、查閱室和庫(kù)房的三分開，滿足檔案室防火、防蟲、防盜、防鼠、防潮、防強(qiáng)光、防霉變等七防的要求，為檔案的保管與利用提供了極大方便。

（四）完善檔案管理制度，推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化

單位應(yīng)積極組織學(xué)習(xí)《檔案法》等政策、法規(guī)，補(bǔ)充和完善《檔案室管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案安全保管制度》、《檔案登記統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用借閱制度》等，依據(jù)國(guó)家檔案局和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本單位的實(shí)際情況出臺(tái)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》并進(jìn)行實(shí)施，對(duì)處屬各科室的歸檔材料范圍、歸檔時(shí)間、責(zé)任人、負(fù)責(zé)人應(yīng)做出明確的規(guī)定和要求，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部和職工的檔案意識(shí)，使兼職或?qū)Ｂ殭n案人員在歸檔過程中有章可循、有據(jù)可依，讓查檔人員明白自己的責(zé)任和義務(wù)，避免了應(yīng)歸檔資料的流失，推進(jìn)單位的檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

重視對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)技術(shù)的提高，注重提升專兼職檔案人員掌握現(xiàn)代化的知識(shí)結(jié)構(gòu)和檔案管理技能。檔案管理人員應(yīng)積極參加省檔案局及相關(guān)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，結(jié)合工作實(shí)際學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。普及計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的“七防”安全教育。檔案管理部門積極訂閱《檔案學(xué)通訊》等刊物，舉辦檔案管理技能培訓(xùn)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案管理規(guī)定》、《驗(yàn)收管理規(guī)定》、《檔案驗(yàn)收管理辦法》等，對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)問題進(jìn)行研討，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、結(jié)語

時(shí)代在進(jìn)步，技術(shù)在發(fā)展，檔案的管理模式也應(yīng)該隨著時(shí)代的進(jìn)步而有所改革創(chuàng)新。作為機(jī)關(guān)事務(wù)的重要組成部分，做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作對(duì)于干部的選拔、聘任、職稱評(píng)定以及單位工作業(yè)務(wù)的開展具有重要意義。