吳 迪 林伍雄

（1.上海船舶研究設(shè)計(jì)院 上海 201203； 2.中國(guó)船舶及海洋工程設(shè)計(jì)研究院 上海 200011）

引 言

自20世紀(jì)60年代以來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的迅猛發(fā)展和信息化、智能化制造業(yè)的蓬勃興起，社會(huì)分工日趨細(xì)致，多任務(wù)、長(zhǎng)周期、綜合性、協(xié)同性的工程項(xiàng)目和任務(wù)活動(dòng)與日俱增。以往單憑個(gè)體或單一組織就能實(shí)施完成的任務(wù)或簡(jiǎn)單項(xiàng)目不斷減少，就連人們的“衣食住行”等基本需求都通過(guò)專(zhuān)業(yè)的社會(huì)分工解決。簡(jiǎn)單地說(shuō)，現(xiàn)時(shí)我們所從事的“工作”或“任務(wù)”都由一個(gè)有形或無(wú)形的“團(tuán)隊(duì)”來(lái)完成，都可以看成一個(gè)“項(xiàng)目”，而完成一項(xiàng)獨(dú)特的任務(wù)或工作都需要統(tǒng)籌好“質(zhì)量、時(shí)間、成本”三大核心問(wèn)題。［1］

通常，我們把“在一段時(shí)間內(nèi)為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或提供獨(dú)特服務(wù)所進(jìn)行努力的過(guò)程”定義為“項(xiàng)目”；在工作中使用項(xiàng)目管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技巧和工具對(duì)一個(gè)“項(xiàng)目”進(jìn)行控制，使工作結(jié)果達(dá)到或超越預(yù)期要求的過(guò)程就稱(chēng)為項(xiàng)目管理。

現(xiàn)代海洋工程項(xiàng)目，大多由業(yè)主（船東）通過(guò)在合格承包商中邀標(biāo)的形式進(jìn)行，也稱(chēng)“選擇性招標(biāo)”。當(dāng)然，如何取得國(guó)際海洋石油公司的合格分包商資格認(rèn)證，也有一套國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的流程和做法，本文不再贅述。一般而言，業(yè)主發(fā)往潛在承包商的標(biāo)書(shū)文件種類(lèi)繁多，既包括通用性的總則要求文件，也包括與具體項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)要求、技術(shù)基礎(chǔ)、工作范圍、規(guī)范規(guī)則、質(zhì)量控制、計(jì)劃與工期、付款方式、變更、格式合同和適用法律等各個(gè)方面。上述大量的招標(biāo)文件，都必須在短期內(nèi)（通常一個(gè)月左右或更短時(shí)間）作出響應(yīng)，按照招標(biāo)方的要求高質(zhì)量地完成，并在招標(biāo)文件中載明的投標(biāo)截止日期前完成投標(biāo)。顯而易見(jiàn)，海洋工程的投標(biāo)工作完全符合“項(xiàng)目”的一般定義:需要在特定時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)獨(dú)特的工作。將項(xiàng)目管理知識(shí)運(yùn)用于海工項(xiàng)目的投標(biāo)管理就顯得十分必要了。

1 海工項(xiàng)目投標(biāo)中的“五大過(guò)程組”

成立于1969年的美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMI（Project Management Institute）組織編寫(xiě)了《項(xiàng)目管理知識(shí)體系PMBOK指南》，是項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域中的“教科書(shū)”，其PMBOK的基本知識(shí)體系［2］都已在項(xiàng)目管理中得到了廣泛應(yīng)用。PMI將項(xiàng)目管理工作分解為具有內(nèi)在邏輯性聯(lián)系的“五大過(guò)程組”（見(jiàn)圖1），包括:啟動(dòng)、計(jì)劃、控制、執(zhí)行和收尾。

針對(duì)海工投標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)際情況，可以把上述五大過(guò)程組逐一進(jìn)行分析。

1.1 啟動(dòng)過(guò)程組

投標(biāo)管理或市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)在獲得海工項(xiàng)目招標(biāo)信息后，應(yīng)在第一時(shí)間根據(jù)工作流程和決策程序，初步分析招標(biāo)方的資信情況和招標(biāo)項(xiàng)目的基本要求，評(píng)估承接該產(chǎn)品對(duì)投標(biāo)方各項(xiàng)資源的需求和意義，綜合評(píng)判并決定是否參與投標(biāo)。從業(yè)界的慣例來(lái)看，無(wú)論是否參與投標(biāo)，收到標(biāo)書(shū)的乙方均需以負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）書(shū)面簽署的方式回函明確告知招標(biāo)方是否參與投標(biāo)。因此，一旦確定參與投標(biāo)，即可視為該“投標(biāo)項(xiàng)目”進(jìn)入到“啟動(dòng)”階段，即完成立項(xiàng)。

圖1 五大過(guò)程組

同時(shí)，投標(biāo)工作啟動(dòng)后，應(yīng)組建投標(biāo)項(xiàng)目組進(jìn)行管理，并由公司高層任命項(xiàng)目經(jīng)理（或總負(fù)責(zé)人）。項(xiàng)目組統(tǒng)一制定本次投標(biāo)工作的工作方案，確定清晰的目標(biāo)，給予必要而充分的授權(quán)，調(diào)撥恰當(dāng)?shù)馁Y源，評(píng)估與公司整體目標(biāo)的一致性，并在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中貫徹執(zhí)行。

在啟動(dòng)過(guò)程中的關(guān)鍵活動(dòng)之一，就是根據(jù)招標(biāo)書(shū)的各項(xiàng)要求，成立項(xiàng)目組。鑒于投標(biāo)過(guò)程涉及到許多部門(mén)的工作，而且周期相對(duì)較短，建議組建“職能型”項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)形式（見(jiàn)圖2）。在這種組織形式下，投標(biāo)工作由單位市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部門(mén)牽頭，技術(shù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、后勤等部門(mén)參與，分頭準(zhǔn)備材料，便于開(kāi)展相關(guān)工作，提高整體工作效率。

圖2 “職能型”項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)

投標(biāo)工作項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程完成的標(biāo)志是:工作組織體系建立、任務(wù)目標(biāo)明確、所需資源得到保證、分工責(zé)任落實(shí)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求清楚。

投標(biāo)工作項(xiàng)目啟動(dòng)涉及到諸多項(xiàng)目外的因素，比如船廠在某些領(lǐng)域?yàn)榱巳〉么彤a(chǎn)品的突破，從戰(zhàn)略角度考慮項(xiàng)目的承接，部門(mén)及公司層面在資源配置上可能會(huì)給予傾向性支持。從某方面講，項(xiàng)目成功與否與啟動(dòng)階段的項(xiàng)目謀劃及資源配置關(guān)聯(lián)度更高。

1.2 計(jì)劃過(guò)程組

要完成任何一項(xiàng)工作都必須首先制定切實(shí)可行的計(jì)劃，投標(biāo)工作也不例外。計(jì)劃制定是否科學(xué)的基本判定條件主要有四點(diǎn):第一，工作任務(wù)分解符合邏輯，可執(zhí)行性強(qiáng)；第二，各項(xiàng)子任務(wù)內(nèi)容和目標(biāo)明確，可操作性強(qiáng)；第三，所有子任務(wù)或活動(dòng)的計(jì)劃執(zhí)行情況都具有可監(jiān)控性，有一定的可調(diào)整性；第四，當(dāng)最不利于計(jì)劃執(zhí)行的情形出現(xiàn)時(shí)，完成整個(gè)項(xiàng)目仍有補(bǔ)救預(yù)案或措施，即計(jì)劃具有可挽回性，最初計(jì)劃留有余地和相關(guān)預(yù)案。

一般而言，工程投標(biāo)必須在截止日期前完成，時(shí)間上是沒(méi)有彈性的。換句話(huà)說(shuō)，項(xiàng)目投標(biāo)工作計(jì)劃制定是一個(gè)“倒排計(jì)劃”的過(guò)程。因此，只有在準(zhǔn)確地將任務(wù)進(jìn)行合理分解［3-4］（WBS，見(jiàn)圖3），才能根據(jù)各項(xiàng)子任務(wù)的實(shí)際工作量和資源的匹配情況，合理安排各項(xiàng)子任務(wù)的工作計(jì)劃。這也是制定計(jì)劃的出發(fā)點(diǎn)——保證項(xiàng)目順利進(jìn)行并按期完成。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，制定計(jì)劃時(shí)還應(yīng)保證各項(xiàng)子任務(wù)之間的有機(jī)聯(lián)系，雖有不同分工但不能割裂，整個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目作為一個(gè)總?cè)蝿?wù)的性質(zhì)不能變，所有分解的子任務(wù)都必須圍繞整套標(biāo)書(shū)這個(gè)中心任務(wù)進(jìn)行，并對(duì)這種計(jì)劃采取監(jiān)控措施（比如定期召開(kāi)簡(jiǎn)短的檢查例會(huì)），發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)微調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃，并對(duì)關(guān)鍵路徑上的工作進(jìn)行資源優(yōu)化和支持，確?？傔M(jìn)度可以調(diào)控。所以，項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)計(jì)劃是一個(gè)“過(guò)程控制”的動(dòng)態(tài)概念，需要跟蹤和更新。從項(xiàng)目實(shí)際來(lái)看，船廠及企業(yè)制定投標(biāo)計(jì)劃的詳細(xì)程度及可執(zhí)行性在很大程度上與是否具備類(lèi)似項(xiàng)目經(jīng)歷有關(guān)。船廠如果沒(méi)有相關(guān)產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)，即使在商務(wù)條款接近或占優(yōu)時(shí)，其往往會(huì)被排除在名單外。海洋工程項(xiàng)目中船東及業(yè)主更關(guān)注建造的進(jìn)度及質(zhì)量，因?yàn)轫?xiàng)目延期或運(yùn)營(yíng)因維修中斷帶來(lái)的損失遠(yuǎn)大于項(xiàng)目建造階段節(jié)省的成本。因此項(xiàng)目投標(biāo)的計(jì)劃尤其建造計(jì)劃是投標(biāo)過(guò)程中重要的加分項(xiàng)。

圖3 投標(biāo)工作的任務(wù)分解示意圖

周詳而可執(zhí)行的計(jì)劃結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn)具備更大的競(jìng)標(biāo)優(yōu)勢(shì)。對(duì)于擬進(jìn)入新領(lǐng)域的船企，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可通過(guò)聯(lián)合體投標(biāo)方式承擔(dān)分包工程，也可通過(guò)商務(wù)融資等方式彌補(bǔ)弱項(xiàng)。

1.3 執(zhí)行過(guò)程組

投標(biāo)工作的執(zhí)行過(guò)程是根據(jù)授權(quán)和分工，項(xiàng)目組嚴(yán)格按照計(jì)劃和工作分解執(zhí)行相關(guān)任務(wù)的過(guò)程，是操作整套標(biāo)書(shū)文件的具體過(guò)程。執(zhí)行過(guò)程中項(xiàng)目組管理層要注重協(xié)調(diào)、集成及管理計(jì)劃所需資源；分任務(wù)負(fù)責(zé)人要清楚自己的目標(biāo)以及如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑；項(xiàng)目組通過(guò)對(duì)所制定計(jì)劃的執(zhí)行和跟蹤，及時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種變化，并采取措施、降低風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程，是集中體現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)精神和界面協(xié)調(diào)能力的階段，執(zhí)行力、應(yīng)變能力和團(tuán)隊(duì)合作精神是該過(guò)程中的重點(diǎn)。

1.4 控制過(guò)程組

眾所周知，項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程大多不會(huì)一帆風(fēng)順，更多的情形是會(huì)碰到各種各樣預(yù)料內(nèi)外的棘手問(wèn)題，比如:資源不足，進(jìn)度延誤，外部因素影響，任務(wù)目標(biāo)臨時(shí)變更，關(guān)鍵路徑上的任務(wù)（其活動(dòng)沒(méi)有浮時(shí)，其周期決定了整個(gè)項(xiàng)目的總工期，也稱(chēng)為“關(guān)鍵活動(dòng)”。見(jiàn)示意圖4）進(jìn)展拖沓等等。具體到海洋工程項(xiàng)目投標(biāo)階段，可以表現(xiàn)為:消化標(biāo)書(shū)的專(zhuān)業(yè)人才不夠；由于技術(shù)資料不足或缺乏資料積累而無(wú)法給出足夠精確的物量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；因節(jié)假日等因素造成外購(gòu)設(shè)備詢(xún)價(jià)不充分；技術(shù)方案的設(shè)計(jì)未按時(shí)完成；招標(biāo)方臨時(shí)通知變更技術(shù)要求或補(bǔ)充新要求；公開(kāi)澄清資料帶來(lái)的標(biāo)書(shū)變更；公司高層投標(biāo)決策戰(zhàn)略變化；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況變化等等。

總體而言，投標(biāo)工作中的控制過(guò)程就是對(duì)項(xiàng)目情況實(shí)時(shí)跟蹤、并對(duì)照計(jì)劃目標(biāo)進(jìn)行管理的過(guò)程。項(xiàng)目控制首先要對(duì)各種變化進(jìn)行監(jiān)控和報(bào)告，比如我們熟悉的“日?qǐng)?bào)”、“周報(bào)”或“月報(bào)”、“例會(huì)”制度等；其次要適當(dāng)控制工作范圍的變化，以確保進(jìn)度；另外，項(xiàng)目控制中還要在確保質(zhì)量的前提下降低成本。當(dāng)然，要確?？刂七^(guò)程順利高效，達(dá)到目的，就首先要對(duì)投標(biāo)過(guò)程中的各種可能的風(fēng)險(xiǎn)和變化進(jìn)行分析羅列，［5］預(yù)先準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施或備選方案，必要時(shí)可利用有效的軟件管理系統(tǒng)提高控制效率。

1.5 收尾過(guò)程組

項(xiàng)目管理工作中的收尾工作其實(shí)是十分重要的一環(huán)，但往往被忽視。因?yàn)槿魏我粋€(gè)項(xiàng)目都有一定的生命周期，有開(kāi)始就有結(jié)束。項(xiàng)目的收尾過(guò)程是一個(gè)整理、總結(jié)、歸檔、驗(yàn)收的過(guò)程。好的收尾過(guò)程，不但可以更好地完成項(xiàng)目，而且可以總結(jié)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各種經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為下次項(xiàng)目投標(biāo)工作積累寶貴經(jīng)驗(yàn)和文字材料。有條理的收尾，也是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。無(wú)論項(xiàng)目投標(biāo)的結(jié)果如何，是否中標(biāo)，都要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目投標(biāo)的管理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)。對(duì)管理過(guò)程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法要在后續(xù)工作中加以推廣應(yīng)用；反之則應(yīng)該認(rèn)真分析失敗的原因，可以改進(jìn)或避免的管理問(wèn)題。投標(biāo)成功的經(jīng)驗(yàn)和失標(biāo)的教訓(xùn)都是財(cái)富，值得在收尾過(guò)程中給予重視。

圖4 關(guān)鍵路徑示意圖（任務(wù)4和任務(wù)6是關(guān)鍵活動(dòng)）

2 投標(biāo)工作項(xiàng)目管理的關(guān)注重點(diǎn)

鑒于海洋工程項(xiàng)目的投標(biāo)具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、時(shí)間短、標(biāo)書(shū)內(nèi)容多、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)高以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手多等客觀困難，卓有成效的投標(biāo)管理只是中標(biāo)的必要條件之一。此外，我們?cè)谕稑?biāo)管理中還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn):第一，注重平時(shí)的資料積累，及時(shí)更新資格認(rèn)證文件和財(cái)務(wù)審計(jì)文件，形成標(biāo)準(zhǔn)文件可隨時(shí)提供；第二，認(rèn)真全面消化招標(biāo)文件內(nèi)容，建立強(qiáng)有力的投標(biāo)項(xiàng)目組；第三，分析招標(biāo)方評(píng)標(biāo)依據(jù)，在大權(quán)重評(píng)分項(xiàng)目上重點(diǎn)投入，提高標(biāo)書(shū)綜合得分；第四，高層領(lǐng)導(dǎo)要重視投標(biāo)決策，重視競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，采取合理的報(bào)價(jià)策略和明顯優(yōu)于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的解決方案，并采用一定的投標(biāo)技巧，以最大限度地爭(zhēng)取中標(biāo)并獲得預(yù)期收益。

以2010年末一艘大型半潛運(yùn)輸船的投標(biāo)過(guò)程作為案例說(shuō)明投標(biāo)工作中的關(guān)注重點(diǎn)。當(dāng)時(shí)正值船市低谷期，運(yùn)輸船訂單較少，海洋工程訂單相對(duì)活躍，國(guó)內(nèi)主要船廠都謀求借助海洋工程項(xiàng)目解決訂單短缺問(wèn)題。該船為目前世界范圍內(nèi)最大半潛運(yùn)輸船，專(zhuān)用于大型海工裝備運(yùn)輸。船東在簽訂首筆大宗運(yùn)輸合同后隨即開(kāi)始尋找船廠實(shí)施建造。船東對(duì)建造進(jìn)度最為關(guān)注，要求在2012年12月底前交付，建造周期極為緊張。

包括集團(tuán)骨干船廠在內(nèi)的幾家國(guó)內(nèi)大型船廠與韓國(guó)某船廠參與競(jìng)標(biāo)。這幾家船廠都具備大型海洋工程裝備建造經(jīng)驗(yàn)和建造能力。集團(tuán)骨干廠憑借綜合實(shí)力進(jìn)入到最后一輪，與韓國(guó)船廠競(jìng)標(biāo)。從商務(wù)層面看，扣除人民幣遠(yuǎn)期升值等不利因素后，國(guó)內(nèi)船廠仍具有相當(dāng)價(jià)格優(yōu)勢(shì)，另在首付比例等融資方面具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；從建造方面看，國(guó)內(nèi)船廠接受船東最關(guān)注的建造進(jìn)度節(jié)點(diǎn)日期和延期罰款條款，并結(jié)合內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃對(duì)占用船塢甚至備用船塢進(jìn)行統(tǒng)籌安排。綜合來(lái)看，似乎國(guó)內(nèi)船廠競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)明顯，勢(shì)在必得，而船東最終卻選擇了韓國(guó)船廠，其主要理由是國(guó)內(nèi)船廠沒(méi)有相關(guān)建造經(jīng)驗(yàn)。

該船的建造合同價(jià)格約2.4億美元，已于2012年末交付運(yùn)營(yíng)。投標(biāo)中的價(jià)格差比超過(guò)20%，這也足以說(shuō)明本船的投標(biāo)最關(guān)鍵點(diǎn)在于保障交船時(shí)間節(jié)點(diǎn)。除硬件措施和合同條款外，建造經(jīng)驗(yàn)是決定性要素。不同項(xiàng)目和產(chǎn)品的投標(biāo)所關(guān)注的重點(diǎn)不一樣，不同船東的要求也不盡相同，投標(biāo)中應(yīng)多溝通，靈活把握。

在該船競(jìng)標(biāo)起步階段，集團(tuán)內(nèi)船廠并沒(méi)有特別突出優(yōu)勢(shì)，但是憑借集團(tuán)的政策支持和項(xiàng)目組的努力，進(jìn)入最后一輪競(jìng)標(biāo)，這說(shuō)明項(xiàng)目組的運(yùn)行管理高效、協(xié)調(diào)給力、重點(diǎn)也把握得比較準(zhǔn)。雖然最終未能中標(biāo)，但這仍是一次較成功的投標(biāo)。

3 結(jié) 論

隨著項(xiàng)目管理理論的深入人心，用項(xiàng)目管理知識(shí)體系進(jìn)行各種任務(wù)和項(xiàng)目的管理工作日益普遍。海洋工程項(xiàng)目的招投標(biāo)是一項(xiàng)高度國(guó)際化的市場(chǎng)行為，具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性；其全過(guò)程都按照國(guó)際慣例進(jìn)行，投標(biāo)方需要在較短的時(shí)間內(nèi)提供合格的資質(zhì)、技術(shù)、物量、報(bào)價(jià)、計(jì)劃、分包等大量投標(biāo)文件材料，是計(jì)劃牽引型多任務(wù)工作，具有項(xiàng)目管理的各種典型要素。在投標(biāo)工作中采用項(xiàng)目管理的方法，可以通過(guò)五大過(guò)程組來(lái)控制投標(biāo)工作的全局，確保投標(biāo)工作協(xié)調(diào)、高效、高質(zhì)地按計(jì)劃進(jìn)行。

隨著國(guó)內(nèi)船企將更多進(jìn)入到國(guó)際海洋工程領(lǐng)域開(kāi)展投標(biāo)，這對(duì)投標(biāo)工作的項(xiàng)目管理在組織構(gòu)成、運(yùn)行、協(xié)調(diào)、決策等方面的要求將越來(lái)越高。

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