梁霽寧++沈哲++范琳琳

【摘 要】 傳統(tǒng)串行報銷模式產(chǎn)生的“報賬難”問題長期制約著高校財務工作的效率和發(fā)展。通過建立網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)、無現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)相結(jié)合的無等候報賬信息化平臺則能有效緩解報賬人員與財務工作者的矛盾，提升預算精細化管理的水平。文章結(jié)合無等候報賬系統(tǒng)在西南交通大學的推廣實施情況，分別從項目負責人、實際報賬人和財務人員的角度對實際報賬的操作流程進行了詳盡的分析和闡述，并對該系統(tǒng)的推廣、維護以及完善工作提出了相應的建議，可作為其他院校推行無等候報賬的參考。

【關(guān)鍵詞】 無等候報賬系統(tǒng)； 網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)； 無現(xiàn)金系統(tǒng)； 物流管理

中圖分類號：F235.1；G475 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）25-0123-04

一、引言

隨著高校經(jīng)濟業(yè)務持續(xù)增長，工作量劇增和人員短缺的矛盾、現(xiàn)金流劇增與規(guī)避現(xiàn)金風險的矛盾日益凸顯；同時，由于報賬人員對報銷流程及相關(guān)制度不熟悉導致報銷不規(guī)范、往返多次報銷等問題，使得報賬耗時又低效，成為制約學校財務工作效率和管理水平提高的瓶頸。

2012年3月起，西南交通大學開始試點推行無等候報賬系統(tǒng)。無等候報賬是指報賬人員在網(wǎng)上填報預約報銷申請，然后將相關(guān)憑證及預約單送至計財處，財務人員在規(guī)定時間內(nèi)予以處理的報銷模式。無等候報賬系統(tǒng)是實現(xiàn)無等候報賬模式的信息化平臺，由網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、無現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)組合而成，三大系統(tǒng)有機結(jié)合，缺一不可。具體流程參見圖1。

在無等候報賬系統(tǒng)的實際推廣過程中，除了自上而下地完善體系和宣傳以外，重視廣大師生（用戶）的體驗和反饋也是我校從傳統(tǒng)報銷模式順利過渡的重要一環(huán)。因此，本文以西南交通大學為背景，著重從用戶體驗的角度介紹了高校無等候報賬系統(tǒng)建設的經(jīng)驗，并提出一些改進措施。

二、高校財務報賬用戶分類及其需求

除了財務部門人員以外，教職工和在校學生一直是我校財務報賬的最主要參與者，也是此次網(wǎng)上無等候報賬系統(tǒng)的主要用戶。由于他們各自對財務信息的傳遞渠道、質(zhì)量獲悉的程度不同，從而造成財務信息不對稱的情況普遍存在，也影響了財務效率的提高。按照實際操作中信息獲知程度與權(quán)責關(guān)系的不同，本文將高校財務報賬用戶分為兩類：項目負責人和實際報賬人。

（一） 項目負責人及其需求

項目負責人主要是指學校各科研項目課題的負責人，或者是分管事業(yè)經(jīng)費的學院（部門）領(lǐng)導，具有項目管理、報賬的直接操作權(quán)限。每個項目課題、打包經(jīng)費基本都與項目負責人一一對應。

項目負責人的需求，主要是能夠全面掌握各項經(jīng)費預算的使用情況，對項目余額進行有效地控制和管理，以實現(xiàn)科研項目、事業(yè)活動的順利開展。

（二） 實際報賬人及其需求

在實際中，項目負責人忙于教學以及科研業(yè)務，難以事事親力親為，通常委托其他老師或在校學生為其處理項目報賬事宜。因此，實際報賬人常常是校內(nèi)其他教職工（包括學院辦公室負責人員、科研項目參與人員）、在校研究生及本科生等。

在我校無等候報賬平臺中，根據(jù)權(quán)限的高低將實際報賬人分為“管理員”和“無限額經(jīng)辦人”，他們都具有申請網(wǎng)上報賬的權(quán)限。區(qū)別在于管理員在同一個項目中是唯一的，他可以再次將網(wǎng)上報賬權(quán)限授權(quán)給無限額經(jīng)辦人；而同一個項目可以有多個無限額經(jīng)辦人，無限額經(jīng)辦人沒有再次授權(quán)給他人進行項目賬務處理的權(quán)限。

需要注意的是，在無等候報銷模式中，默認非項目負責人是沒有項目操作權(quán)限的。獲得項目負責人的授權(quán)后，實際報銷人才能通過其本人的財務賬號進行實際的網(wǎng)上報賬操作。

由于現(xiàn)階段大部分教職工和在校學生都缺乏財務基礎知識，對財經(jīng)法規(guī)、學校規(guī)章制度和財務部門的規(guī)定及細則等報賬信息的掌握程度有限，因此實際報賬人的首要需求是操作界面友好、簡單易懂、方便快捷，其次是報賬金額能夠及時到賬。

三、用戶參與的“無等候報賬”全過程

根據(jù)前文的介紹，高校財務報賬用戶主要分為項目負責人和實際報賬人兩類，在無等候報賬系統(tǒng)的操作中，兩類用戶的操作也是不同的。

（一）項目負責人：控制管理、委托授權(quán)

通過互聯(lián)網(wǎng)實名登陸財務處網(wǎng)站后，項目負責人可以清晰地查詢到其名下經(jīng)費的預算執(zhí)行情況、預算凍結(jié)情況、項目用款情況和項目往來情況等基本信息。通過全面動態(tài)地掌握項目經(jīng)費的情況，防范經(jīng)費使用中可能出現(xiàn)的風險，有利于科研項目負責人進行項目申請和項目決算。

同時，項目負責人可在項目授權(quán)管理模塊中授權(quán)一名管理員和多名無限額經(jīng)辦人，使其具有對項目網(wǎng)上報賬的權(quán)限。如果項目需要多人處理，管理員可協(xié)助負責人授權(quán)多名無限額經(jīng)辦人。

（二）實際報賬人：網(wǎng)上報賬、查詢物流

上文所說的無限額經(jīng)辦人即一般意義上的實際報賬人。在得到項目負責人或管理員的授權(quán)后，實際報賬人可實名登陸計財處網(wǎng)站進入無等候報賬模塊，對特定項目進行網(wǎng)上報賬。具體而言，實際報賬人一般會依次進行如下操作：

1.整理票據(jù)、申請預約報賬確認單

實際報賬人預先將原始憑證按照類別和金額大小歸類整理，可以自主選擇時間、地點并通過互聯(lián)網(wǎng)計算機終端登錄財務處網(wǎng)站后申請預約報銷單：選中特定的報銷項目進行操作，填寫報銷的基本信息（票據(jù)張數(shù)、聯(lián)系方式等），然后依照原始憑證的類別填入對應的費用項，系統(tǒng)會自動計算出合計數(shù)。如果填入的金額超過了對應費用項的預算數(shù)，系統(tǒng)會彈出警告窗口，該金額也就無法錄入系統(tǒng)中。

費用項填寫完畢后，選擇費用的支付方式。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)支持對公及對私的無現(xiàn)金支付方式，共有四種：無現(xiàn)金轉(zhuǎn)個人、異地電匯、同城銀行轉(zhuǎn)賬、沖銷其他項目借款。一個報銷單可以選擇一種支付方式，也可以選擇多種支付方式相組合。目前，在對私無現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬方面，我校已經(jīng)實現(xiàn)校內(nèi)教職工人員庫與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的對接。實際報賬人輸入指定教職工的工資編號后，系統(tǒng)會自動錄入其姓名和賬號，減輕報賬人手工錄入工作量的同時也降低了報錯率；在公務卡啟用后，實際報銷人也可以選擇直接轉(zhuǎn)入其公務卡賬戶中。在對公轉(zhuǎn)賬方面，系統(tǒng)會自動記錄報賬人錄入的轉(zhuǎn)賬信息，再次轉(zhuǎn)給相同單位時，可以減少重復錄入帶來的不便。endprint

當所有報銷金額選中支付方式后，系統(tǒng)會自動生成固定格式的預約報賬確認單，報銷人只需打印即可。報賬確認單上需相關(guān)負責人簽字作為再次確認，并加蓋公章，同時驗收人和經(jīng)辦人簽字后，預約單才能正式生效作為報賬憑據(jù)。

2.將報賬憑證與報賬確認單送至計財處

實際報賬人將之前整理好的報賬憑證依次粘貼在規(guī)定的報銷粘貼單上，注明金額合計數(shù)，然后一并將帶有簽章的報賬確認單裝入預置的特制信封中，交往計財處指定窗口核對基本信息后，無需排隊等待即可完成會計資料的傳遞手續(xù)。由于報賬憑證在交到會計核算中心和被處理之間有一定時差，如出現(xiàn)票據(jù)不全的情況難以認定責任，容易引發(fā)糾紛，因此，實際報賬人將報賬材料交往計財處時，必須在固定的窗口進行材料預審核，報賬人需簽字確認票據(jù)是完整的。

完成以上手續(xù)后，在票據(jù)合格、各項費用填列正確的情況下，實際報銷人已經(jīng)基本完成了無等候報賬的全過程。

3.查閱物流信息、財務處的報錯通知

實際報賬人在完成以上兩步后，如果想查詢報銷業(yè)務的處理情況，可以通過“查看預約物流”模塊實現(xiàn)，選擇相應的報銷單后，接單日期、制單人及其聯(lián)系方式等信息均會顯示出來。如果報賬憑證不符合相關(guān)規(guī)定，實際報賬人會收到計財處的電話通知，報銷人需取回材料進行更正或取消該預約報銷。

（三） 財務人員：提取信息、賬務處理、無現(xiàn)金支付

與傳統(tǒng)窗口報銷模式不同的是，前臺手工錄入的會計信息，可以直接從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中提取加工，減少了財務核算的差錯率，實現(xiàn)了財務人員工作重心從簡單分類整理錄入到會計信息加工的轉(zhuǎn)移，提高了會計核算工作的效率。同時，無等候報賬系統(tǒng)更有利于實現(xiàn)會計人員對經(jīng)費預算的事中控制，對內(nèi)部管理的積極性也會提高，逐步適應多樣化、復雜化的財務核算和管理要求。

無現(xiàn)金支付可以解決現(xiàn)金流量大、風險因素多、結(jié)算時間長、監(jiān)管漏洞多等問題，財務人員可以更為專注于付款信息的核實，并迅速反饋信息，現(xiàn)金出納的工作強度和壓力也相應減輕了，提高了工作的質(zhì)量和效率。特別是無現(xiàn)金支付與現(xiàn)行公務卡制度相結(jié)合后，能夠更加有效地彌補監(jiān)管漏洞，提高項目資金的使用效益，幫助辦事人員實報實銷，及時還款。

通過近半年的宣傳和漸進式推廣，我校于2012年10月初實現(xiàn)了全校范圍無等候報賬，同期接單量有了顯著的提高（見圖2），2013年年終單周接單量甚至高達8 188份，說明在實際操作中無等候報賬系統(tǒng)的運行是卓有成效的。

四、優(yōu)化用戶體驗的措施和待改進方案

（一）試點推廣、分批試行

無等候報賬系統(tǒng)這一理想化的報賬平臺從紙上談兵到全校推廣之前，財務人員需要通過試點院系、部門的反饋，詳細了解師生用戶在實際操作過程中會遇到哪些共性的問題并去協(xié)商解決。我校將各個學院分為五個批次試行無等候報賬模式，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗和問題，逐步擴大影響力。發(fā)放的操作手冊中，除了展示網(wǎng)上報賬平臺的操作流程，還詳細羅列了常用費用項名稱對應的開支范圍，對報賬信息掌握程度有限的師生提供簡明的指導。

（二）收集意見、升級系統(tǒng)

在我校全面推行無等候報賬系統(tǒng)后，根據(jù)師生普遍反映的問題對系統(tǒng)機型及時升級和優(yōu)化。例如，有部分教職工不明確差旅費補助的標準，于是將差旅費的模板進行更細化的設置，系統(tǒng)根據(jù)報賬人選擇的職務級別自動計算出對應的補助金額。同時，根據(jù)會計制度的調(diào)整和核算方式的變動，預置的費用項模板也要不斷與時俱進，適應會計信息處理的要求。例如，高校實行“營改增”后，增值稅的核算需加入原有的網(wǎng)上預約報銷模塊中。

（三）短信平臺建設

每一張網(wǎng)上預約報銷單都有條形碼，財務人員運用掃碼器將報銷單從收單到處理的每一個階段都可以反映到物流查詢系統(tǒng)當中，報賬人可以登陸財務系統(tǒng)進行查詢。但是賬務處理完畢、無現(xiàn)金支付成功后只有收款人可通過銀行短信通知得知消息，該消息目前還不能通過短信發(fā)送至實際報賬人，常有師生來電咨詢到賬信息。另外，在通知報賬人報賬憑據(jù)有誤的時候，財務人員是通過電話聯(lián)系報賬人的，報賬人到前臺后僅憑記憶找回憑單，效率較低。

今后我校將逐步建設更加完善的短信平臺，在對公對私轉(zhuǎn)賬、匯款業(yè)務完成之后，系統(tǒng)可以自動發(fā)送短信通知給報賬人，可有效緩解詢問到賬問題；在通知報錯報賬材料時，將增設系統(tǒng)預置的信息模板，財務人員可以將報錯的報銷單據(jù)流水號、報賬時間、報錯原因等問題發(fā)送給實際報賬人，通知其及時處理；在取回票據(jù)時，根據(jù)預留的信息，財務人員也能盡快找到相應的報銷材料。

總之，無等候報賬系統(tǒng)利用互聯(lián)網(wǎng)和銀?；ヂ?lián)技術(shù)，結(jié)合了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、無現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)，使財務報銷基本實現(xiàn)“無等候”和“無現(xiàn)金支付”。對于項目負責人而言，能夠通過此平臺對科研事業(yè)經(jīng)費有實時動態(tài)的了解和管理；對于廣大的實際報賬人而言，節(jié)省了大量的排隊報賬和申領(lǐng)現(xiàn)金的時間，報賬更為自主、方便；財務人員工作重心也從繁重的信息錄入轉(zhuǎn)移到對會計信息的審核加工處理，提高了賬務處理的效率和質(zhì)量，無等候報賬系統(tǒng)實現(xiàn)了報賬用戶和財務人員的互利雙贏?！?/p>

【參考文獻】

[1] 王娜.高校財務投遞式報銷與網(wǎng)上自助式報銷模式比較研究[J].教育財會研究，2012，23（6）：14-20.

[2] 徐永凡.網(wǎng)上報銷的幾個基本內(nèi)容及應注意的幾個問題[J].商業(yè)會計，2009（24）：49-50.

[3] 薛亞琴.淺談無現(xiàn)金報賬在高校中的應用[J].經(jīng)濟研究導刊，2011（19）：90-91.endprint