高華艷

檔案利用工作就是以利用者為服務(wù)對象，以館（室）藏檔案為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開發(fā)和直接提供檔案為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。它又被稱為“檔案的利用服務(wù)工作”或“檔案利用工作”、“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者提供檔案和情報(bào)信息。

一、利用工作在檔案工作中的地位

利用工作是檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的手段，在檔案工作中占有突出的地位，主要表現(xiàn)在兩個方面：

1.利用工作是社會上衡量檔案館（室）工作做得好與壞的主要標(biāo)志。利用工作直接與社會發(fā)生關(guān)系，向各界提供檔案，集中體現(xiàn)檔案工作的目的和作用。它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口，所以利用工作做得好壞，必然影響社會各方面對檔案工作的評價。

2.利用工作對整個檔案工作有檢驗(yàn)和推動作用。具體表現(xiàn)在。（1）利用工作的開展，必然向檔案工作其他環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的要求，促進(jìn)各環(huán)節(jié)工作的開展；（2）通過利用工作能夠發(fā)現(xiàn)其他工作環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，有利于揚(yáng)長補(bǔ)短，不斷提高管理水平；（3）做好利用工作，是對檔案工作最有效的宣傳，能夠引起社會重視，取得各方面支持?？傊霉ぷ魇菣n案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。經(jīng)驗(yàn)證明，搞好利用工作能使整個檔案工作具有生機(jī)，否則整個檔案工作就會死氣沉沉。

三、檔案利用的方式

1.閱覽室服務(wù)。閱覽室是供利用者閱覽檔案和接受咨詢的基本場所，是提供檔案利用的一種普遍的主要的方式。閱覽室服務(wù)既便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件。它可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一人借出而妨礙他人利用。它還可以為利用者提供多些檔案線索，獲得更豐富的材料。為做好閱覽室服務(wù)工作，閱覽室工作人員要樹立為閱覽者服務(wù)的思想和良好的工作作風(fēng)，熱情主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)地滿足閱覽者提出的各種合理要求和解決耐心負(fù)責(zé)地解答各種問題，當(dāng)好閱覽者的助手和參謀。

2.外借。檔案一般不借出館外使用，但在特殊情況下，如照顧黨政領(lǐng)導(dǎo)或必須使用原件作試時，可以暫時借出使用。檔案的外借使用，有嚴(yán)格的制度，必須經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)，借出的期限不宜過長，數(shù)量也應(yīng)有必要的控制。出借檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，借用單位要對檔案保密和安全負(fù)責(zé)，保證按時交回，對收回的檔案要進(jìn)行細(xì)致檢查。

3.制發(fā)復(fù)制本。根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，已成為檔案館（室）提供利用服務(wù)的一種重要方式。

檔案復(fù)制本，可根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種。副本，反映檔案原件的所有組成部分，摘錄只選取文件某些部分。復(fù)制方法大體可分為手抄、打字、印刷及攝影、復(fù)印等。檔案復(fù)制本必須仔細(xì)校對，并在文件余白或背后注明檔案館室的名稱、檔案原件的編號，必要時加蓋公章，以示負(fù)責(zé)。

4.展覽。檔案展覽是根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)地陳列檔案，是提供利用的一種方式。

檔案展覽的主要特點(diǎn)和作用是：檔案展覽會本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場，利用者可以從中得到較集中和系統(tǒng)的材料，甚至發(fā)現(xiàn)從未見過和難以找到的珍貴材料與線索；可以在一定范圍內(nèi)組織較多的觀眾參觀服務(wù)面比較廣泛且經(jīng)過選擇和組織展出的典型材料，以檔案的原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長，給觀眾留下深刻的印象，起到生動的宣傳教育作用。檔案展覽可顯示檔案內(nèi)容的豐富及其特有的作用，引起人們對檔案的注意和利用的興趣，從而宣傳檔案工作的意義。

檔案展覽，應(yīng)當(dāng)注意檔案的保護(hù)和保密。檔案展品一般應(yīng)用復(fù)制品，必須展出原件時，應(yīng)陳列在有保護(hù)措施的陳列柜內(nèi)，時間不宜過長。凡需保密不能公開的檔案不能展出，需要展出時要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5.制發(fā)檔案證明。檔案證明是檔案館（室）應(yīng)利用者的申請，根據(jù)館（室）藏檔案中的記載而制發(fā)的書面證明材料。機(jī)關(guān)和個人為了處理與解決某個問題，往往需要檔案館（室）出具檔案證明，如公安、檢察、司法機(jī)關(guān)需要審理案件的證明材料，個人需要有關(guān)工齡、學(xué)歷和財(cái)產(chǎn)方面的證明材料，等等。因此，制發(fā)檔案證明是檔案館（室）提供檔案服務(wù)的一種方式。

制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，對申請書的審查和檔案證明的編寫，都必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對待。編寫檔案證明時，以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，如果必須由檔案工作者根據(jù)檔案內(nèi)容綜合或摘要敘述時，務(wù)必保證表述的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。書寫檔案證明的工作人員不能擅自對材料進(jìn)行解釋，否則證明材料就會失去真實(shí)性，不能起到憑證作用。如發(fā)現(xiàn)檔案材料互相矛盾時，應(yīng)將幾種不同的材料同時列入檔案證明中，以供使用者分析研究。對于某些名詞、術(shù)語或事件，可進(jìn)行必要的注釋和說明，還應(yīng)寫明檔案證明接受者（申請者），以尼制發(fā)檔案證明的檔案館的名稱和證明制發(fā)日期。檔案證明寫好后，必須經(jīng)認(rèn)真校對、審查批準(zhǔn)后，加蓋檔案館或機(jī)關(guān)公章發(fā)出。

6.參考咨詢。參考咨詢工作是檔案館（室）以檔案為根據(jù)，通過個別解答問題，向利用者提供檔案的有關(guān)情況和檢索途徑的一種服務(wù)方式。一是接受咨詢。利用者提出問題后，應(yīng)首先審明咨詢的目的、內(nèi)容、范圍和要求。在接受咨詢問題的內(nèi)容已超出業(yè)務(wù)范圍或應(yīng)由其他機(jī)關(guān)、單位辦理的，涉及黨和國家機(jī)密的，屬予家庭與個人方面不宜公開的問題等，可以說明情況，謝絕回答。二是查找檔案材料。根據(jù)利用者提出的咨詢問題，深入分析研究，確定查找范圍，選定檢索工具，明確檢索途徑和方法，查找有關(guān)的檔案材料。三是答復(fù)咨詢問題。經(jīng)過一系列的工作，找到利用者所需要的檔案材料后，即可回答咨詢問題，回答咨詢的方式視其具體情況，分別采取直接提供答案、提供檔案復(fù)制本、介紹有關(guān)查找線索等途徑。提供檔案材料時要注明檔案材料的出處，包括作者、文種、形成時問、檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）。若檔案中對同一事實(shí)有不同記載要全部提供給利用者，由他們分析判斷，決定取舍。四是建立咨詢檔案?；卮鸬淖稍儐栴}，應(yīng)有目的地建立咨詢檔案。凡是重要的有長遠(yuǎn)參考價值的，或者可能重復(fù)出現(xiàn)與解答不了的咨詢問題，都應(yīng)作完整的記載，包括各種原始記錄、解答咨詢的過程、最后結(jié)果等。