趙 艷

（武警石家莊士官學院，河北 石家莊 050000）

論高校檔案管理的人本化及其實施措施

趙 艷

（武警石家莊士官學院，河北 石家莊 050000）

高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，人本化管理是現(xiàn)代管理的新理念和精髓，也是高校檔案管理和可持續(xù)發(fā)展的必然要求。本文結合《高等學校檔案管理辦法》，從介紹人本化管理的內涵與特征出發(fā)，提出在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施，表明了只有在檔案管理工作中樹立以人為本的理念，有效地實施人本化管理，才能優(yōu)化檔案這一重要信息載體，更好地服務于組織和社會單元，切實提高高校檔案在高校建設和發(fā)展中的作用和功能。

高校檔案管理；人本化；內涵與特征；實施措施

高校檔案是高等學校發(fā)展的歷史性記錄，高校檔案管理既是高校管理工作的重要組成部分，也是社會檔案管理的不可或缺的要素。為此，教育部和國家檔案總局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》，使得這項政治性和機密性很強的工作有了操作的規(guī)范和行動的指南。高校檔案管理人員要深刻領會《高等學校檔案管理辦法》的出發(fā)點，適應知識經濟時代的客觀要求，實行人本化管理，將管理理念和管理方式從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動態(tài)管理轉變，確立人在管理過程中的主導地位與服務核心。

一、高校檔案人本化管理的內涵與特征

人本化管理是20世紀80年代以來風靡全球的一種新型管理模式。高校檔案的人本化管理主要體現(xiàn)在樹立和強化以人為本的檔案管理理念，強調一切以“人”為中心，維護“人”的利益，滿足“人”的需求。其客觀屬性主要包括兩個方面：第一是在檔案館（室）內部以管理人員為本，一切依靠管理人員，樹立管理人員的“主人”意識。第二是在外部以檔案查詢應用的服務對象（師生或社會相關部門及個體）為本，樹立“以服務對象為本”的服務理念。其內涵是在檔案館（室）內部管理建立一整套完善的動力、壓力、約束等管理機制，根據人的需求規(guī)律，尊重人的情感，激發(fā)人的熱情，追求人的發(fā)展，實現(xiàn)人的價值，在檔案的收集編目、調閱查詢、系統(tǒng)管理等技術性、學術性、專業(yè)性較強的工作中廣泛征求一線檔案管理人員的意見和建議，充分發(fā)揮一線檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性和創(chuàng)造性。將檔案館（室）隊伍建成一個氣氛和諧、裝備現(xiàn)代、管理科學、良性循環(huán)和持續(xù)高效的團隊集體，最大限度地發(fā)揮檔案館（室）信息資料、設備、資金的作用，更好地為教師的教學、科研、大學生成長成才及社會相關部門服務。在對檔案使用對象的服務過程中，堅持以人為本，以服務對象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現(xiàn)人文關懷，實現(xiàn)組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統(tǒng)的檔案管理機制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實現(xiàn)等需要，為檔案管理人員創(chuàng)造了各種有形和無形的條件和環(huán)境，為他們的自我實現(xiàn)和自我超越創(chuàng)造了空間。同時拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關系，以人性化的服務與管理實現(xiàn)了“內部”與“外部”的同步激活。

二、在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施

1.營造良好的檔案工作環(huán)境，引導檔案管理人員主動發(fā)揮自己的潛能。傳統(tǒng)的高校檔案管理集中表現(xiàn)為物本管理，把主要的視點放在了檔案本身，忽視了人的因素?，F(xiàn)代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰(zhàn)略投資資源，管理的核心自然落實到了人的身上。新時期高校檔案管理應該將“以人為中心”貫穿于管理活動的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設法營造良好的檔案工作環(huán)境，在精神和物質兩個方面構建留住人、影響人、激勵人的大氣候，創(chuàng)設和諧、民主的人際關系，根據個性特點、特長和潛質進行人力資源的最佳配置，及時處理好檔案管理中出現(xiàn)的問題，積極提倡檔案管理人員對檔案館（室）的各項工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學校檔案管理事業(yè)的發(fā)展與自身的利益和發(fā)展密切相關，進而引導檔案管理人員主動發(fā)揮自己的潛能，以主人翁的姿態(tài)參與檔案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理機制，形成檔案管理人員的內在追求導向。要開創(chuàng)高校檔案事業(yè)的新局面，離不開檔案管理人員才能的發(fā)揮，而公正、公平的人事管理機制是檔案管理人員努力工作的有效動力。首先要建立一套科學、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規(guī)范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學配置，實行崗位管理，根據誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責的原則，形成目標明確、責任權利對應的崗位責任制，認可并落實檔案管理人員的各項權利。第三要引進競爭機制，創(chuàng)新用人制度、分配制度、獎勵制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現(xiàn)象。客觀、公正地評價考核每個人的工作，并與晉升職務、職稱嚴格掛鉤。第四要強化監(jiān)督機制，堅持“依法治檔”，及時消除不良影響。第五要為檔案管理人員創(chuàng)造盡可能多的學習、培訓和進修機會，拓寬他們的發(fā)展空間，力爭用機制引導管理人員正確的內在追求。

3.充分利用現(xiàn)代信息技術，提升高校檔案管理人性化水平。隨著社會信息化程度的提高，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時俱進。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應該充分利用現(xiàn)代信息技術，積極開發(fā)、運用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設高校檔案電子信息管理系統(tǒng)，建立起資源數據庫。利用軟件對高校檔案的收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計檢索、編研利用等業(yè)務環(huán)節(jié)實施計算機有效管理，實現(xiàn)檔案工作自動化，檔案管理工作信息化，計算機檢索系統(tǒng)實用化。

4.把檔案服務對象作為管理的著眼點，實現(xiàn)和優(yōu)化檔案管理的服務功能。高校檔案管理工作應以檔案使用者為本，離開了檔案服務對象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉變服務理念，樹立“用戶之上、服務第一”的管理意識，隨時傾聽檔案服務對象的反饋意見，征求并尊重檔案服務對象的潛在需求，及時整改服務中的不足。其次要提高服務素質，熟悉館藏，提升業(yè)務水平和服務品質。在實行微笑服務的同時，開展“為人找檔案”、“為檔案找人”、“使檔案物盡其用”等人性化服務。

高校檔案管理的人本化實現(xiàn)了從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動態(tài)管理的轉變，為開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導地位，有效激發(fā)了高校檔案管理的活力，對于實現(xiàn)高校檔案館（室）的總體管理目標，更好地為檔案使用者和社會服務具有不可或缺的推動作用。

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