蔣瑛

摘要：房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理，是房地產企業(yè)工作的重要組成部分。本文通過對房地產檔案信息資源開發(fā)利用中存在問題的研究，提出加強房地產檔案信息資源開發(fā)利用效果的有效途徑和方法。

關鍵詞：檔案房地產檔案開發(fā)利用

近年來，隨著社會經濟的快速發(fā)展和人們物質生活水平提高，人們對住房的需求不斷增長，房地產業(yè)蓬勃發(fā)展，住房建設的速度和工程規(guī)模不斷加大。房地產開發(fā)企業(yè)是房屋的開發(fā)建設單位，在企業(yè)的管理及房屋的建設、銷售及物業(yè)管理過程中，必然產生大量的文件，這些文件是企業(yè)正常運作以及房屋建設并投入使用的重要前提。房地產開發(fā)企業(yè)在經營管理、房屋建設及物業(yè)管理過程中產生的文件資料是否規(guī)范，將影響企業(yè)檔案管理的質量和利用效率。

一、房地產檔案信息資源開發(fā)中存在問題

（一）檔案信息資源管理分散，不利于開發(fā)利用。信息資源的豐富是開發(fā)利用的基礎，但實際上，業(yè)務和行政檔案沒有完全集中管理。在目前情況下，房地產檔案信息均分散在多個部門進行保管存放，一些檔案室的建設并不是在檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進行建立，這種分級管理模式常導致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室出現(xiàn)重復存檔以及爭奪檔案資源現(xiàn)象，甚至存有相關法律法規(guī)相互沖突，無法協(xié)調工作等問題，直接對檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。

現(xiàn)代房地產開發(fā)企業(yè)行政、人力資源、財務、工程技術、銷售、物業(yè)管理等部門一應俱全，在經營管理活動中形成的文件基本上由各部門分散管理，有的甚至保存在業(yè)務經辦人手里，在檔案管理工作中沒有做到集中統(tǒng)一管理。由于房地產開發(fā)企業(yè)人員的流動性相對較大，文件的分散保管使檔案容易散失；檔案保管的責任不清，工作出現(xiàn)問題時便互相推諉，使文件流失的幾率增大。這些情況必然影響到檔案的管理和利用，影響業(yè)務工作的開展，給工作造成困擾，嚴重的還會對企業(yè)的利益造成損失。

許多房地產企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應有職責，監(jiān)督并且協(xié)調室藏檔案開發(fā)利用工作，但是這樣的管理制度，從根本上來說，部門對檔案室的監(jiān)督相當于對自身的監(jiān)督，因此無法對開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。

（二）檔案工作的重點仍舊停留在傳統(tǒng)手工整理階段，而對其內容開發(fā)和提供利用還沒有提上日程。檔案整理工作是檔案業(yè)務建設的中心環(huán)節(jié)。只有經過科學整理，檔案才能實現(xiàn)系統(tǒng)化和科學化的管理和有效利用。房地產開發(fā)企業(yè)的工程建設文件在工程竣工驗收后須向城建檔案館移交，工程文件整理的質量直接影響著進館工程檔案的質量。分類和編目是檔案整理工作的重要內容，雖然企業(yè)檔案有相關的工作規(guī)范，但由于沒有結合本企業(yè)實際編制的分類方案和整理標準，導致檔案的整理工作比較混亂。此外，在檔案的著錄和登記工作中，大部分房地產開發(fā)企業(yè)只是對檔案進行了題名的登記或用Excel數(shù)據(jù)表對檔案信息做簡單的著錄和排序，管理方法和技術都有待改進。

（三）檔案開發(fā)利用服務觀念落后，對檔案認識不足。首先，許多人對檔案工作的認識僅局限于個人人事檔案，但具體涉及到保管、利用以及內容卻均不清楚，甚至許多領導干部認為檔案工作只是單純保管好檔案實體，無需開發(fā)利用。其次，檔案工作者自身素質問題。多數(shù)檔案工作人員僅具備檔案文史知識，而熟悉精通計算機信息化、管理、法律等綜合知識人員稀少，單一知識結構直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。

我國目前相關法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時開發(fā)利用，哪些不可以，而到期卻不適合開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準確把握，另外《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》中雖對公民隱私權做出保護，但是，相關檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產檔案信息的開發(fā)與利用。

二、房地產檔案信息開發(fā)利用的有效途徑

（一）加強房地產檔案統(tǒng)籌管理

第一，以維護與建立房屋樓盤表為中心，對各房管業(yè)務管理進行梳理，以形成各類型房地產檔案關系結構圖，以便對數(shù)字化房地產檔案更好進行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復建設與建設不足等現(xiàn)象出現(xiàn)。

第二，對室藏紙質檔案以掃描形式形成其數(shù)字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務數(shù)據(jù)連接通道，完成檔案與業(yè)務數(shù)據(jù)的清點核對工作，對各類數(shù)字檔案以及紙質檔案實現(xiàn)配套管理，以減少冗余數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這一步既可以由檔案室與業(yè)務部門共同完成，又可由業(yè)務部門單獨完成。

第三，對產生的檔案以及業(yè)務數(shù)據(jù)需要進行前置管理。即所謂在業(yè)務審核、受理等過程中，對相關數(shù)據(jù)關系直接建立起電子邏輯組織關系。電子數(shù)據(jù)以及文件需要直接歸檔，形成數(shù)字化檔案，盡可能做到避免重復勞動，以提高歸檔質量與歸檔效率。

（二）加強房地產檔案信息化建設，突破利用局限

房地產檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數(shù)據(jù)管理信息化。檔案原件就是原始文件，是數(shù)據(jù)源頭和房地產身份證明。電子檔案數(shù)據(jù)指原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，它從原件提取數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)庫進行各種操作。要建立高質量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準確性、完整性，在利用檔案的過程中不斷更新升級檔案信息系統(tǒng)。同時建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。

自從房產管理信息綜合系統(tǒng)實行以來，極大提高房地產事業(yè)工作效率。但是隨著房地產日益成熟，在業(yè)務辦理過程中逐漸暴露出局限性，開始制約信息化工程發(fā)展。據(jù)調查反映出兩個問題：第一是在前置業(yè)務已受理情況下，在下一步收件的時候進行驗收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無變化則與前置業(yè)務資料實現(xiàn)共享。第二，當收件資料是前置業(yè)務成果時業(yè)務人員根據(jù)情況查詢前置業(yè)務辦理過程，以數(shù)據(jù)或掃描件等形式完成共享。為避免資料重復，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務內資料名稱，在統(tǒng)一業(yè)務資料基礎上再次調研，統(tǒng)一想法，制定計劃，進行測試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實現(xiàn)房地產檔案資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎。

自從房屋權屬登記數(shù)字檔案利用以來，效果顯著：單位查檔案不受地點、時間等客觀因素影響，根據(jù)新系統(tǒng)隨時查閱檔案資料。服務方式多樣化，加入網上預售備案系統(tǒng)與二手房合同網上交易系統(tǒng)，實現(xiàn)房屋查封、抵押等信息網絡化查詢，并且提供自主信息查詢服務，以提高服務效率，并且建立起房產數(shù)據(jù)GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

（三）加強房地產檔案信息服務，豐富利用形式

加強房地產檔案信息的服務開發(fā)，增加利用形式。加大宣傳力度，通過各種媒體，舉辦房地產展覽向社會展示檔案資源的價值和利用方法，使人們的意識形態(tài)影響實踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識。同時也要樹立超前服務的意識，建立房地產檔案網絡中心，實現(xiàn)資源的最大化共享。

參考文獻：

[1]王芳主編.《數(shù)字檔案館學》.中國人民大學出版社，2010.

[2]劉耿生.《檔案開發(fā)與利用教程》.中國人民大學出版社，2010.

[3]張美芳，唐躍進主編.《檔案保護概論（21實際檔案學系列教材）》.中國人民大學出版社，2013.

作者單位：北京大成房地產開發(fā)有限責任公司endprint